Управленческие решения

Система, состоящая из ряда разнородных элементов, называется сложной. Сложность системы обусловлена их большим числом, разнообразием, взаимосвязанностью, неопределенностью поведения и реакций. Такие системы обычно являются многоуровневыми и иерархичными (высший уровень управляет нижестоящим и одновременно сам подчиняется вышестоящему). Введение в них дополнительного элемента (даже аналогичного имеющимся) порождает новые и изменяет существующие в рамках системы отношения.

Системы делятся на механистические и органические. Механистические обладают постоянным набором неизменных элементов, четкими границами, однозначными связями, не способны изменяться и развиваться, функционируют под воздействием внешних импульсов. В механистической системе связи между элементами носят внешний характер, не затрагивают внутренней сути каждого из них. Поэтому элементы менее зависимы от системы и вне ее сохраняют самостоятельное бытие (колесико от часов может продолжительное время играть роль запасной детали). Но потеря такой системой хотя бы одного элемента ведет к нарушению всего механизма функционирования. Наиболее наглядный пример этому — те же часы. Органические системы характеризуются противоположными качествами. В них увеличивается зависимость части от целого, а целого отчасти, наоборот, уменьшается. Например, человек при потере многих органов может продолжать свою жизнедеятельность. Чем глубже связь элементов органической системы, тем больше роль целого по отношению к ним. Таким системам присущи свойства, которых нет у механистических, например способность к самоорганизации и самовоспроизведению. Специфической формой органической системы является социальная (общество, фирма)

1.3.Система  управления и ее элементы

Социальные системы являются упорядоченными, целостными; функционально  и технологически неоднородными; иерархичными по структуре; динамичными с точки  зрения состава и количества элементов.

Обычно они постоянно  развиваются, эволюционируя в направлении  усложнения (хотя иногда могут временно стабилизироваться или даже деградировать). Это развитие протекает под влиянием противоречивого взаимодействия внешних  и внутренних факторов. Поэтому оно  неравномерно (может быть прерывистым, скачкообразным) и не всегда предсказуемо.

Важная особенность социальной системы (как и органической системы вообще) состоит в том, что небольшие изменения в одном из ее элементов могут вызвать «цепную реакцию», привести к серьезным последствиям для нее в целом. Это свойство широко используется в управлении: с помощью небольшого адресного воздействия в нужный момент легко достичь крупных результатов (об этом говорит так называемая теория рычага).

Для того чтобы социальная система была устойчивой, правильно  сориентированной, а следовательно, жизнеспособной, она должна обладать управляющим элементом (системой управления). Последний осуществляет ориентировку, интеграцию и контроль функционирования отдельных ее частей, поступления ресурсов, результатов и т. п., их коррекцию на основе обратной связи.

Система управления организацией представляет собой весьма сложное  образование, включающее следующие  взаимосвязанные элементы:

• органы (субъекты) управления (должности, подразделения);
• коммуникационные каналы;
• набор методов, технологий, норм, правил, процедур, предписаний, полномочий, определяющих поведение работников и порядок выполнения тех или иных действий.

Принципами построения системы  управления являются:

а) соответствие целям организации;

б) сопряженность функций  и полномочий;

в) ориентированность на определенный уровень компетентности персонала;

г) допущение неформальных связей;

д) обеспечение эффективного контроля;

е) гибкость и адаптивность.

Как и любая органическая система, система управления находится  в постоянном развитии. Это развитие может быть экстенсивным (путем увеличения числа субъектов, связей между ними) и интенсивным (за счет рационализации функций, процедур и т. д.).

Система управления характеризуется:

• составом, соподчиненностью, информационной нагрузкой элементов, способом их взаимодействия;
• уровнем централизации или децентрализации полномочий;
• степенью специализации и регламентации функций;
• стабильностью или изменчивостью поведения;
• открытостью или закрытостью (восприимчивостью или невосприимчивостью к внешним влияниям);
• техническим оснащением.

Определенное соотношение  субъектов управления, связанных  между собой коммуникационными  каналами, образует структуру этой системы, отражающую статику менеджмента, а совокупность методов, технологий и проч. — его механизм. Структурно система управления состоит из управляющей и управляемой подсистем, границы между которыми весьма условны. Они взаимодействуют с помощью механизма управления, который соответствующей частью принадлежит каждой из них.

Под управляющей подсистемой  можно понимать ту часть системы  управления, которая вырабатывает, принимает и транслирует управленческие решения, обеспечивает их выполнение. Она имеет иерархическую структуру  во главе с направителем (центральным звеном). Им может быть индивид или коллектив (например, совет директоров).

Понятию «управляющая подсистема»  близко понятие «субъект управления», однако они не тождественны. В состав субъекта входят только те элементы подсистемы, которые связаны с выработкой решений (на каком бы уровне они ни находились).

К управляемой подсистеме относятся элементы, которые воспринимают управляющее воздействие и преобразуют  в соответствии с ним поведение  того объекта, на который оно направлено.

Объект управления представляет собой все те элементы организации, которые, воспринимая управленческое воздействие, подчиняют ему свое функционирование и развитие. В качестве объекта можно рассматривать  рядовых исполнителей, процесс, отношения и т. д.

Нужно иметь в виду, что  объект управления отличается от субъекта не сам по себе как таковой (субстанциально), а выполняемыми функциями. Поэтому, например, одно и то же лицо в разных ситуациях может быть и тем  и другим. Обычно субъект управления по масштабу меньше объекта и сложность  его ниже, но он более активен  и динамичен; объект же, наоборот, инертен.

Если управление имеет  официальный характер, то его субъект  организационно и юридически оформляется  в виде должности (совокупности должностей), образующих подразделение управления. Но субъект может действовать  и без такого оформления. Главное, чтобы он генерировал и реализовывал соответствующие решения.

Для того чтобы взаимодействие между субъектом и объектом управления было эффективным, необходимо выполнение ряда условий.

Во-первых, они должны соответствовать  друг другу, быть совместимыми. Это  позволит им полностью реализовать  свои потенциальные возможности, избежать многих сбоев и «накладок».

Во-вторых, в рамках единства субъект и объект управления должны обладать относительной самостоятельностью. Предусмотреть все необходимые  действия в конкретных ситуациях  из-за удаленности от места событий, незнания деталей, интересов объекта и его возможных психологических реакций, особенно в непредвиденных обстоятельствах, как правило, затруднительно. Поэтому принятые наверху решения могут быть неоптимальными.

В-третьих, субъект и объект управления должны осуществлять между  собой двустороннее взаимодействие, определенным образом реагируя на информацию, полученную от другой стороны.

Это облегчает корректировку  последующих шагов, которые обеспечивают их приспособление к изменению внешней  среды и друг к другу.

В-четвертых, как субъект, так и объект управления должны быть заинтересованы в четком взаимодействии (один — в получении необходимых  в данной ситуации команд, другой —  в своевременном и точном их исполнении).

Подобная ситуация возникает  в том случае, когда личные цели участников управленческого процесса будут совпадать и одновременно соответствовать объективным целям  объекта управления. Ведь возможность  субъекта управлять обусловлена  готовностью объекта следовать поступающим командам.

Перечисленные условия должны обеспечить управляемость объекта, т. е. его адекватную реакцию на управляющее  воздействие. Высокая реактивность может иметь форму готовности исполнения требований, сотрудничества; низкая — бездействия, противодействия, формальных действий.

Управляемость зависит от таких обстоятельств, как знания и опыт персонала, соответствие стиля  управления условиям внутренней и внешней  ситуации, достаточность полномочий руководителя, социально-психологический климат.

В рамках системы управления между объектом и субъектом существуют самые разнообразные связи: непосредственные и опосредованные; главные и второстепенные; внутренние и поверхностные; постоянные и временные; закономерные и случайные.

Через эти связи осуществляется действие механизма управления, который  должен:

а) соответствовать целям  и задачам объекта управления;

б) учитывать реальные условия  осуществления управленческой деятельности;

в) предусматривать надежные, сбалансированные методы воздействия  на управляемый объект;

г) поддаваться контролю;

д) иметь возможности для  совершенствования.

Система управления должна быть эффективной. К признакам ее эффективности можно отнести:

• высокую оперативность, надежность, качество принимаемых решений;
• минимизацию затрат времени, связанных с их подготовкой;
• экономию общих издержек и расходов на содержание аппарата управления;
• улучшение технико-экономических показателей основной деятельности и условий труда;
• снижающуюся долю административных работников в персонале организации.

Эффективность функционирования системы управления можно повысить с помощью более надежных обратных связей; своевременности и полноты  информации; учета социально-психологических  особенностей участников; обеспечения  оптимального размера подразделений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Элементы  процесса управления

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Управление персоналом

2.1.Персонал  и его численность

Персонал — это полный личный состав наемных работников организации (за исключением руководства), выполняющих  различные производственно-хозяйственные  функции. Та часть персонала, которая  официально числится в ее штатах, называется кадрами.

Обычно персонал формируется  целенаправленно. Это позволяет  установить его оптимальную профессиональную и квалификационную структуру, обеспечить рациональное распределение и загрузку работников.

Численность персонала (на конкретную дату или в среднем за период) определяется характером, масштабами, сложностью, трудоемкостью производственных процессов, степенью их механизации, автоматизации, компьютеризации. Эти факторы задают ее нормативную (плановую) величину, которую  на практике почти никогда не удается  обеспечить.

Более объективно персонал характеризуется списочной (фактической) численностью, т. е. количеством сотрудников, которые официально работают в организации  в данный момент (в том числе  и временно отсутствуют). В их составе  вьщеляют три категории: постоянные, временные и сезонные работники.

В условиях дефицита кадров списочная численность может  существенно отличаться от нормативной.

Поскольку не все работники  ежедневно бывают на рабочем месте, истинную величину персонала в каждый данный момент характеризует его  явочная численность.

Персонал находится в  постоянном движении вследствие приема на работу одних и увольнения других. Процесс его движения называется оборотом. Различают оборот по приему и оборот по выбытию. Оборот по приему представляет собой число лиц, зачисленных  на работу после окончания учебных  заведений, по организованному набору, в порядке перевода из других организаций, по направлению органов трудоустройства, по приглашению ее самой. Оборот по выбытию характеризуется численностью лиц, уволившихся из организации заданный период, сгруппированных по причинам увольнения. В зависимости от этих причин он бывает необходимым и излишним (текучесть).Необходимый оборот по выбытию имеет под собой объективные причины: состояние здоровья работников, семейные обстоятельства, требования законодательства (например, о воинской службе), естественные (возраст), а поэтому неизбежен.

Его можно спрогнозировать  и даже достаточно точно рассчитать (призыв в армию или уход на пенсию).