Управление персоналом муниципальной организации

Документы второй группы регламентируют задачи, функции, права, обязанности подразделений и  отдельных работников системы управления персоналом; содержат методы и правила  выполнения работ по управлению персоналом. Например, Гражданский кодекс, Трудовой кодекс, руководящие документы (положения, инструкции, правила) Министерства здравоохранения и социального развития и других государственных органов, приказы, положения, инструкции, издаваемые руководителем организации или соответствующим подразделением по вопросам труда, численности и оплаты труда и т.п.

Документы технического, технико-экономического и экономического характера содержат правила, нормы, требования, регламентирующие стандарты  всех категорий и видов. Нормы  планировки помещений и рабочих  мест, стандарты, технические установки, тарифные ставки, коэффициенты доплаты; бизнес-план, смета затрат на производство, типовые нормы времени, различные отчёты, система стандартов по технике безопасности и прочее.

Важнейшим внутренним организационно-регламентирующим документом является Положение о подразделении - документ, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения кадровой службы¹: его задачи, права, функции, ответственность.

Ответственность за обеспечение  системы управления персоналом нормативно-методическими документами несут соответствующие подразделения аппарата управления организации (отдел организации управления, юридический отдел).

На основе типовых  документов с учётом особенностей организации  работники службы управления персоналом разрабатывают документы для внутреннего пользования. Так, важными организационно-распорядительными документами являются Правила внутреннего распорядка, которые включают следующие разделы:

• общие положения;
• порядок приёма и увольнения рабочих и служащих;
• основные обязанности рабочих и служащих;
• основные обязанности администрации;
• рабочее время и его использование;
• поощрение за успехи в работе;
• ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

В распоряжении кадровой службы находятся все нормативные акты, на основании которых составляются документы внутреннего пользования:

• коллективный договор:
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положения о подразделениях (отделах, службах, группах) и др.

Важнейшим организационным  документом является Коллективный договор, разрабатываемый при непосредственном участии подразделения службы управления персоналом. Коллективный договор - это соглашение, заключаемое трудовым коллективом и администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности на календарный год.

К документам организационно-методического  характера относятся те, которые  регламентируют выполнение функций  по управлению персоналом.

Сюда входят:

• Положение по формирования кадрового резерва в организации;
• Положение по организации адаптации работников;
• Рекомендации по организации подбора и отбор персонала;
• Положение по урегулирования взаимоотношений в коллективе;
• Положение по оплате и стимулированию труда;
• Инструкция по соблюдению правил техники безопасности и др.

Основополагающим документом в кадровой службе являются должностная  инструкция – документ, регламентирующий деятельность в рамках каждой управленческой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту  должность. Она может быть составлена на основе типовых требований к должности, содержащихся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов, служащих, но с учётом особенностей организации и социально-экономических условий. Аналогично составляются должностные инструкции² по другим рабочим местам в кадровой службе организации.  

2.4 Организация обучения  и аттестация персонала в администрации Абанского района

Обучение персонала — это развитие профессиональных знаний, умений и навыков сотрудников с учетом целей соответствующих подразделений, которые в свою очередь определяются стратегией компании. Благополучная, стабильная организация думает о своем будущем, готова вкладывать в него деньги.

В зависимости от целей  и возможностей конкретной организации  обучение может быть узкоспециальным (профессиональным) и корпоративным, проходить в форме лекций, семинаров, тренингов. Сейчас модным стало дистанционное обучение через Интернет: обучаемые выполняют задания и проходят тестирование на сайте обучающей организации, после чего получают по почте официальный документ о квалификации. Организовать учебный процесс можно по-разному: привлечь специалистов и менеджеров фирмы, пригласить внешних преподавателей, тренеров, экспертов. Компании обычно используют смешанные формы обучения, а крупные организации создают собственные учебные центры и корпоративные университеты.

Обучение полезно и  требуется в трех основных случаях. Во-первых, когда человек поступает  в организацию. Во-вторых, когда служащего  назначают на новую должность, или  когда ему поручают новую работу. В-третьих, когда проверка установит, что у человека не хватает определенных навыков для эффективного выполнения своей работы.

Обучение – это  большая, специализированная область. Специфические методы обучения весьма многочисленны, причем их нужно приспосабливать к требованиям профессии и организации. Некоторые основные требования, обеспечивающие эффективность программ обучения, сводятся к следующему:

1. Для обучения нужна  мотивация. Люди должны понимать  цели программы, каким образом  обучение повысит их производительность и, тем самым, их собственное удовлетворение своей работой.

2. Руководство должно  создать климат, благоприятствующий  обучению. Это подразумевает поощрение  учащихся, их активное участие  в процессе обучения, поддержку  со стороны преподавателей, желание отвечать на вопросы. Важным моментом может оказаться и создание определенной физической среды. Некоторые организации предпочитают проводить обучение в специальных центрах, а не в помещениях своей организации.

3. Если навыки, приобретаемые посредством обучения, являются сложными, то процесс обучения следует разбить на последовательные этапы. Участник программы должен иметь возможность отработать на практике навыки, приобретенные на каждом этапе обучения, и уже только затем двигаться дальше.

4. Учащиеся должны  почувствовать обратную связь  по отношению к результатам  обучения, необходимо обеспечить  положительное закрепление пройденного  материала. Это может происходить  в форме похвалы или признания  успехов со стороны преподавателя,  либо, в случае компьютеризированных современных систем обучения, в виде непосредственной обратной связи при правильном решении задач, предложенных программой.

Для организации процесса обучения специалисты используют так называемую модель обучения. Это циклическая  модель, ее цикл похож на циклы, существующие в других видах проектных работ. С небольшими модификациями она может применяться в качестве основы для работы как специалистами по обучению, так и линейными менеджерами.

Следуя модели систематического обучения, схема обучения будет выражена так: личность не может на должном уровне выполнить задачу и поэтому нуждается в обучении.

Определение потребностей в обучении может предприниматься на различных  уровнях. Потребности организации  в целом должны быть проанализированы специалистом по кадрам или отделом обучения в соответствии с общими производственными целями и политикой организации в планировании рабочей силы. При этом определяется необходимость обучения конкретных групп работников по всем подразделениям после консультаций с линейными менеджерами. Эта работа должна также включать в себя анализ ожидаемого эффекта от воздействия обучения на выполнение организацией производственных задач.

Следующий уровень анализа — потребности в обучении коллектива отдела или подразделения. Такая работа требует некоторой предварительной подготовки, определенных затрат времени, чтобы проанализировать текущую ситуацию в отделе. Полезен ряд вопросов, на которые целесообразно ответить для выявления существующих недостатков. К ним можно отнести вопросы, касающиеся выполнения основных показателей отдела (уровень брака и отходов, количество жалоб покупателей или клиентов; уровень пропусков по причинам несчастных случаев и болезни; текучесть кадров), а также и такие вопросы, как: обладают ли Ваши сотрудники навыками, позволяющими им замещать отсутствующих коллег? не являются ли аналогичные показатели более высокими в других отделах, занимающихся сходной деятельностью? и др. Очень полезно в процессе определения потребностей в обучении проанализировать критические случаи в работе отдела.

Наиболее детальный анализ потребностей в обучении происходит на уровне самой  работы. Основное требование здесь  — определить все функции и  действия, которые осуществляют сотрудники в процессе реального выполнения конкретной работы.

Должностная инструкция, детально расширенная  для организации обучения, может  служить полезным материалом для  выделения и описания знаний, навыков  и установок, необходимых для  выполнения каждого из составляющих задачу действия на требуемом уровне. Уровни определения потребностей в обучении, рассмотренные выше, составляют основу систематической модели обучения. Однако, кроме того, важно учитывать, что люди хотят сами, что им самим необходимо для личного развития. Существует множество причин, по которым необходимо учитывать мнения самих сотрудников, если это возможно. Одна из них состоит в том, что иногда определение потребностей подчиненных в обучении на основе первого впечатления об их способностях может оказаться серьезной проблемой; в этом случае учет собственных взглядов подчиненных может быть очень полезным.

Таким образом, хорошее  обучение требует индивидуального  подхода к потребностям каждого  сотрудника. Любой метод имеет  свои преимущества и недостатки. Приемы и методы обучения, используемые для выпускников школ и институтов, могут быть совершенно непригодны для людей пожилого возраста. Обучение на рабочем месте характеризуется непосредственным взаимодействием с обычной работой в обычной рабочей ситуации. Такое обучение может осуществляться в различных формах. Определяющим признаком здесь является то, что обучение организовано и проводится специально для данной организации и только для ее сотрудников.

Обучение вне работы включает все виды обучения за пределами  самой работы. Такое обучение проводится внешними учебными структурами и, как правило, вне стен организации.

Названные методы обучения не исключают  друг друга, так как обучение в  стенах организации может вестись  с отрывом или без отрыва от работы. Кроме того, они могут  дополнять друг друга, так как обучение в процессе работы часто совмещается с обучением в других организациях или учебных заведениях.

Каждый метод имеет свои преимущества и недостатки. И главным критерием  при выборе того или иного метода является его эффективность для  достижения целей обучения каждого конкретного работника.

Хотя развитие техники в перспективе  будет оказывать все большее  влияние на процессы обучения, оно  вряд ли сможет полностью исключить  личные контакты человека с человеком. Это еще раз подчеркивает важность роли руководства в процессе подготовки персонала.

Изменение среды управления и применяемых стратегий заставляет муниципальное образование постоянно развивать способности. Капиталы приходят и уходят, технологии изменяются и исчезают. Остаются только люди, и именно от них зависит рост капиталов и эффективное использование технологий.

В администрации Абанского  района непрерывно производится обучение персонала, выяснилось, что высшие должности муниципальной службы категории «руководители» прошли курс краткосрочного повышения квалификации и обучения в Сибирском государственном аэрокосмическом университете имени академика М.Ф. Решетнева по курсу «Управление финансами в социальной сфере» в 2008 году. Для главных должностей муниципальной службы категории «руководители» повышении квалификации и обучение организовали в 2008 году в Институте экономики, управления и природопользования (СФУ).

Главные должности муниципальной  службы категории «специалисты»  проходят краткосрочный курс повышения  квалификации в Сибирской академии государственной службы с 1997года по 2009год.

Старшие должности муниципальной  службы категории «специалисты»  так же проходят краткосрочное повышение  квалификации и обучение в Красноярской школе управления агропромышленным комплексом, Сибирском государственном технологическом университете.

Ведущие должности муниципальной  службы категории «обеспечивающие  специалисты» проходят повышение квалификации в Красноярском государственном  аграрном университете, а так же в Сибирском Федеральном университете в течение многих лет.

Так же очень важную роль в управлении персоналом играет аттестация. Аттестация кадров – важная составная часть управления персоналом, наиболее эффективная форма оценки кадров.

Обязательной аттестации подлежат работники в предусмотренных  отдельными законами случаях. Добровольная аттестация проводится по усмотрению (решению) администрации с целью оптимизации управления персоналом, а значит, для повышения работоспособности  и качества выполненной работы.