Информация и информационная культура

 

Пользователи могут получать полноценную отдачу от информации только в том случае, если эта информация точна, полна, из нее несложно извлекать  знания. Информация из хранилищ и витрин данных может быть объединена с информацией  из неструктурированных источников, с последующим предоставлением  доступа к ней различным группам  пользователей, причем каждая из подобных групп может иметь свои ожидания относительно того, каким образом  им должна быть предоставлена информация.

 

Некоторые руководители просто хотят, чтобы отчеты предоставлялись  каждое утро, другим требуется иметь  перед собой инструментальную панель руководителя, отображающую критически важные бизнес-показатели. Кто-то из менеджеров хочет выполнять усложненные запросы с иерархической детализацией данных или же делать срезы и манипулировать своими данными.

 

Знания имеют небольшую  ценность, если они не являются руководством к действию или не намечаются к  использованию в бизнес-процессах! Пользователи нуждаются в таком  представлении информации, которое  бы соответствовало их уникальным бизнес-процессам. На рынке предлагается много программных  продуктов для решения разнообразных  общих и частных проблем. Среди  них:

 

системы генерации отчетов  для формального представления  информации (например, программный  продукт Crystal Reports компании Crystal Decisions, предназначенный  для создания корпоративной отчетности);

аналитические системы для  сложного динамического анализа  данных ;

системы генерации персональных запросов, анализа и создания отчетов  для индивидуальных пользователей, имеющих разнообразные потребности  по представлению и анализу информации;

решения по разработке КИС-приложений (Enterprise Information System Applications - EISA), предназначенные  для создания инструментальных панелей  руководителя и аналитических приложений для добычи данных.

В самом общем виде задачи менеджмента можно свести к пяти ключевым вопросам:

 

Где мы находимся?

Чего мы хотим достичь?

Как мы туда попадем?

Сколько времени и ресурсов на это потребуется?

Сколько это будет стоить?

Для сложных систем характерно то, что управлять ими приходится, как правило, в условиях неполной информации, отсутствия знания закономерностей  функционирования и постоянного  изменения внешних факторов. Поэтому  процессы управления и принятия решений  имеют итерационный характер. После  принятия решения и применения управляющего воздействия необходимо вновь оценить  состояние, в котором находится  система, и решить вопрос о том, правильно  ли мы движемся по намеченному пути. Если отклонения нас не удовлетворяют, то необходимо переопределить наборы данных, скорректировать решение  и "перезапустить" процесс управления.

 

Современные информационные технологии при поиске ответов на поставленные вопросы позволяют  аналитику формулировать и решать задачи нижеследующих классов.

 

Аналитические - вычисление заданных показателей и статистических характеристик бизнес-деятельности на основе ретроспективной информации из баз данных.

 

Визуализация данных - наглядное  графическое и табличное представление  имеющейся информации.

 

Извлечение (добыча) знаний (Data Mining) - определение взаимосвязей и  взаимозависимостей бизнес-процессов  на основе существующей информации. К  данному классу можно отнести  задачи проверки статистических гипотез, кластеризации, нахождения ассоциаций и временных шаблонов. Например, путем анализа экономических  и финансовых показателей деятельности компаний, которые затем обанкротились, банк может выявить некоторые  стереотипы, которые можно будет  учесть при оценке степени риска  кредитования.

 

Имитационные - проведение на ЭВМ экспериментов с формализованными (математическими) моделями, описывающими поведение сложных систем в течение  заданного или формируемого интервала  времени. Задачи этого класса применяются для анализа возможных последствий принятия того или иного управленческого решения (анализ "что, если?..." ).

 

Синтез управления - используется для определения допустимых управляющих  воздействий, обеспечивающих достижение заданной цели. Задачи этого типа применяются  для оценки достижимости намеченных целей, определения множества возможных  управляющих воздействий, приводящих к нужному результату.

 

Оптимизационные - основаны на интеграции имитационных, управленческих, оптимизационных и статистических методов моделирования и прогнозирования. Вместе с постановкой задачи синтеза  управления позволяют выбрать на множестве возможных управлений те из них, которые обеспечивают наиболее эффективное (с точки зрения определенного  критерия) продвижение к поставленной цели.

 

 

 

 

увеличить изображение

Рис. 6.6.  Категории ИС для  обработки различных типов данных

В настоящее время существуют определенные категории информационных систем (или соответствующие модули интегрированных ИС), которые обслуживают  каждый организационный уровень  и помогают успешно решать указанные  выше классы задач с обработкой соответствующего типа данных (рис. 6.6 и 6.7).

 

 

 

 

Рис. 6.7.  Категории ИС, поддерживающие различные типы решений

Современная компания с разветвленным  бизнесом, как правило, имеет:

 

системы поддержки деятельности руководителя (Executive Support Systems - ESS) на стратегическом уровне;

управляющие информационные системы (Management Information Systems - MIS) и системы  поддержки принятия решений (Decision Support Systems - DSS) на среднем управленческом уровне;

рабочие системы знания (Knowledge Work System - KWS) и системы автоматизации  делопроизводства (Office Automation Systems - OAS) на уровне знаний;

системы диалоговой обработки  транзакций (Transaction Processing Systems - TPS) на эксплуатационном уровне.

 

Системы диалоговой обработки  транзакций

 

Системы диалоговой обработки  транзакций (TPS) - базовые системы, обслуживающие  исполнительский (эксплуатационный) уровень  организации. Это компьютеризированная система для автоматического  выполнения большого числа транзакций (Transactions), составляющих стандартный  бизнес-процесс этого уровня. Примеры - коммерческие расчеты, заказы, регистрация  продаж, заполнение стандартных форм, платежных ведомостей, отчетов.

 

На этом уровне цели, задачи, ресурсы точно определены, их выполнение связано с минимальным риском, данные, как правило, формализованы. Правила очень жесткие, и решения  всегда структурированы. Соответствие критериям и шаблонам должно быть полным. Объемы обрабатываемых данных велики, но потоки и структура данных (Data Flow and Data Structure) четко идентифицированы и легко контролируются автоматизированными  средствами. Информационные системы  этого уровня не являются самостоятельными - они обычно выполняются в виде приложений, которые по тем или  иным правилам интегрируются в общую  корпоративную ИС. Типичный пример: интеграция модулей "1С: Бухгалтерия", "LanDocs", "LanStaff" и пр. в систему  диалоговой обработки данных. Технология такого встраивания хорошо отработана, есть достаточно много фирм (в их числе и "ЛАНИТ-ТЕРКОМ" в Санкт-Петербурге), которые быстро и качественно выполнят эту работу.

 

Рабочие системы знания и  автоматизации делопроизводства

 

Рабочие системы знания (KWS) и автоматизации делопроизводства (OAS) обслуживают информационные потребности  на тактическом и функционально- оперативном уровнях управления организацией.

 

Ключевые вопросы управления знаниями:

 

Как формировать и актуализировать  знания?

Как сделать знания используемыми?

Как измерить знания?

Как оценить людей, владеющих  знаниями?

Как мотивировать владельцев знаний?

Как заставить сотрудников  делиться знаниями?

Как выявить скрытые знания и поставить их на службу бизнесу?

Рабочие системы знания используют разнородные, многопрофильные данные различной степени формализации. Их цель - аккумулировать знания и опыт, сформировать "рабочее" знание для  сопровождения основной деятельности и для получения дополнительных оригинальных знаний, необходимых для  выполнения, например, перепроектированных  бизнес-процессов или для формирования подхода при оценке нестандартной  ситуации, а также находить новые  области применения для уже использованных данных. Они способствуют систематизации данных и созданию новых знаний. Задача руководителя подразделения KWS - гарантировать, чтобы новые знания и технический опыт были востребованы и должным образом интегрированы  в бизнес. Рабочие места KWS выполняются  в виде научных или инженерных АРМов (Workbench, Workstation) и являются частью КИС. Работники знания - высококвалифицированные  специалисты с широким научным  и техническим кругозором и хорошей  профессиональной подготовкой.

 

Несколько примеров известных  программных продуктов по формированию и управлению корпоративными знаниями:

 

продукт "Microsoft SharePoint Portal" как средство управления знаниями (www.microsoft.ru);

продукт "Система формирования и управления знаниями Excalibur Retrieval Ware" группы компаний АСК (http://www.ask.ru);

линейка продуктов eDOCS компании Hummingbird (www.hummingbird.ru).

Пользователи системы  автоматизации делопроизводства работают с почти формализованными данными, их функции - дополнять и контролировать работу систем TPS на эксплуатационном уровне, а также делопроизводство и документооборот, которые образуют подсистему документационного обеспечения (ДОУ) на уровне организации (рис. 6.8. Это менеджеры среднего звена, делопроизводители, технологи, разработчики и т. д. Решения являются в большой степени структурированными, и поэтому результаты легко прослеживаются. Локальные и сетевые OAS имеют развитый графический интерфейс, позволяющий успешно работать сотруднику с минимальной информационной подготовкой.

 

 

 

 

Рис. 6.8.

Подсистемы делопроизводства обеспечивают работу с электронными версиями документов, шаблонами и  реквизитами учетно-контрольных  форм в соответствии с правилами  и стандартами делопроизводства, принятыми в России и в организации. Подсистемы документооборота обеспечивают строго регламентированное и контролируемое движение документов внутри и вне  организации на основе информационных и коммуникационных технологий. Процессы делопроизводства и документооборота являются процессами, документально  отражающими и обеспечивающими  управленческие процессы.

 

Основные задачи подсистемы ДОУ применительно к программным  системам автоматизации управленческой деятельности:

 

документирование - создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность (подготовка, оформление, согласование и изготовление);

разработка правил и организация  документооборота - обеспечение поиска, движения, хранения и использования  документов;

систематизация архивного  хранения документов - определение  правил отбора, систематизации, хранения данных и информации, поиск в базах  и хранилищах данных и использование  для поддержки принятия управленческих решений и производственных процедур.

Функции корпоративной автоматизированной подсистемы документационного обеспечения  управления:

 

организация единого порядка  работы с документами в подразделениях;

подготовка, изготовление, оформление в соответствии с шаблонами, согласование, корректировка, доставка, регистрация, учет документов;

использование унифицированных  форм представления и обработки  документов;

обмен документами внутри и между структурными подразделениями  организации и с внешней средой;

своевременное обеспечение  сотрудников организации полной, точной и достоверной информацией  о состоянии подготовки и исполнения документов, решений и поручений  руководства организации;

проведение информационно-справочной и аналитической работы по вопросам документационного обеспечения;

обеспечение защиты процессов  документооборота и делопроизводства;

формирование отчетов, в  том числе статистических, на основании  информации о документах, их местонахождении  и состоянии их исполнения.

Примеры фирм и программных  продуктов, реализующих подсистему ДОУ:

 

компания Lotus (дочерняя компания корпорации IBM) имеет 10-летнюю историю  работы на российском рынке с продуктами, реализующими ДОУ в среде Notes - многие российские партнеры Lotus создали собственные  корпоративные приложения в среде Notes, которые автоматизируют сложные  процессы делопроизводства и работы с документами;

среди наиболее известных  отечественных продуктов этого  класса можно назвать продукты "Босс-Референт" (АйТи), семейство продуктов "Золушка" и "DIS-Assistant" (Институт развития Москвы), ЭСКАДО (Интерпроком Лан), "CompanyMedia" и "OfficeMedia" (ИнтерТраст);

 

основными известными игроками российского рынка ДОУ, помимо партнеров Lotus, являются следующие компании с  соответствующими продуктами: Ланит ("LanDocs"), Оптима ("Optima Workflow"), Электронные  Офисные Системы ("Дело") и ряд  других поставщиков.

 

 

Управляющие информационные системы

 

Первые управляющие информационные системы (Management Information Systems - MIS) стали  появляться в 70-х годах ХХ века с  развитием вычислительной техники.

 

 

 

 

Рис. 6.9.  Схема обработки  данных и подготовки информации в MIS

Такие ИС обслуживают управленческий уровень, обеспечивая менеджеров среднего и высшего звеньев текущей  информацией о выполнении основных бизнес-процессов в компании и  о некоторых изменениях во внешней  среде. Они обеспечивают интерактивный  доступ к показателям текущей  деятельности фирмы, архиву отчетов  и решений, приказам, распоряжениям, протоколам совещаний, отчетным формам.

 

Обычно такие системы  ориентированы в основном на внутреннего  пользователя и обслуживают функции  планирования, управления подразделениями  и службами, контроля и поддержки  решений на управленческом уровне. Блок-схема типичной MIS приведена на рис. 6.9.

 

Приведем основные характеристики корпоративных управляющих систем. Такие системы:

 

работают с формализованными и/или частично формализованными данными  и поддерживают частично структурированные  и слабоструктурированные решения  в широком диапазоне на функционально-оперативном  и управленческих уровнях, преобразуя формализованные данные в "MIS-файлы". Решения, поддержанные MIS, обязательны для исполнения на эксплуатационном уровне, пополняют "копилку" решений в KWS и транслируются посредством OAS;