Информация и информационная культура

Компания и её информационные службы должны быть организованы таким  образом, чтобы система управления помогала отслеживать изменения во внешнем мире и формировать соответствующие изменения в стратегии и политике компании. Таким образом, одной из главных задач ИС предприятия является обеспечение информационного взаимодействия между внешним окружением и внутренней средой (рис. 5.4).

 

Каковы источники формирования информационных ресурсов предприятия?

 

В компании имеется внешняя  и внутренняя информация в зависимости  от источника ее возникновения. Она  отражает взаимопроникающие организационные, управленческие и производственные процессы в компании и составляет ее информационные ресурсы.

 

Любое предприятие, получающее ресурсы, в том числе и информационные, перерабатывает их в продукты своей  деятельности. При этом оно порождает  специфическую внутреннюю среду, которая  формируется совокупностью структурных  подразделений, персоналом, техническими средствами и технологическими процессами, экономическими и социальными отношениями.

 

 

 

 

Рис. 5.4.  Внешняя и внутренняя среды предприятия

Информация внутренней среды  отражает финансово-экономическое  состояние предприятия и результаты его деятельности. Обработка этой информации осуществляется посредством  стандартных формализованных процедур.

 

Внутренняя информация, как правило, точна и адекватно отражает состояние предприятия.

 

Примеры внутренней информации: планы, приказы, распоряжения, отчеты, производственные данные, движение финансов и других ресурсов, подготовка персонала, сферы применения продуктов деятельности, методы и каналы сбыта, техника продаж, заказы, поставки.

 

Источники внутренней информации: директорат и администрация предприятия, планово-финансовые подразделения, бухгалтерия, ИТ-отделы и вычислительные центры, отделы главного инженера и главного механика, производственные подразделения, юридические, эксплуатационные и ремонтные  службы, отделы логистики, закупки и  сбыта.

 

Внешняя среда - экономические, политические и социальные субъекты, действующие за пределами предприятия, связи и отношения с ними. Это, соответственно, экономические, политические, социальные, технические, технологические, научные и другие отношения с партнерами, потребителями, конкурентами, государственными органами и общественными организациями.

 

Информация внешней среды  часто неполна, противоречива, приблизительна, разнородна, неадекватно отражает состояние  внешней среды.

 

Примеры внешней информации: рынок и его нестабильность, требования и ожидания потребителей, "происки" конкурентов, тенденции в деловой  среде и состояние мировых  рынков, спрос и предложения, изменения  в законодательстве.

 

Источники внешней информации и формы ее подачи чрезвычайно  разнообразны. Укажем самые важные из них.

 

Общая информация о состоянии  экономики: информационно-аналитические  обзоры, специализированные печатные издания, газеты, Internet-сайты. Например, сервер "РосБизнесКонсалтинг" (www.rbc.ru) предоставляет следующую информацию:

• оперативные экономические новости;
• оперативную информацию с СЭЛТ/FOREX;
• биржевые индексы (Доу-Джонс, АК&М, NIKKEY);
• данные по валютному, фондовому, вексельному, кредитному рынкам;
• аналитическую информацию по отраслям производства и банковским ресурсам.

Специализированная экономическая  информация. На информационном сервере  Центробанка (www.crb.ru) можно найти  всю свободно распространяемую информацию по финансовому рынку - межбанковский  кредитный рынок, ставки привлечения  рублевых и валютных депозитов, рынок  облигаций Банка России, рынок  государственных ценных бумаг, курсы  валют на любую прошедшую дату, динамика валют, кросс-курсы и т. д.

Официальная информация из государственных  органов и органов управления - законы, указы, постановления, нормативные  документы, сообщения таможенных и  налоговых органов.

Информация по ценам на товары: журналы и бюллетени, каталоги, сайты в Internet. В российской части  Всемирной паутины это в основном данные по компьютерной, аудио-, видеотехнике, цифровым устройствам, книжным и  музыкальным новинкам.

Тематическая информация. Основной источник - российские и зарубежные информационные поисковые Internet-системы: Google, Yahoo!, AltaVista, Rambler, Яndex и многие другие. Системы выполняют поиск документов по ключевым словам с учетом морфологии языков. Поиск осуществляется по тематическим серверам и заявленным разделам.

Совокупность внешней и внутренней информации, обслуживающие системы  и технологии, ИТ-специалисты и  персонал ИТ-подразделений составляют информационно-технологический ресурс (Information Technology Resource - ITR) современного предприятия.

 

Обсуждая проблемы использования  ИТ в бизнесе, не следует говорить об информационных технологиях вообще. К настоящему времени созданы тысячи программных продуктов, сотни технологий, десятки протоколов и соглашений о разработке и использовании интерфейсов, международных стандартов в области ИТ-приложений. В отличие от бытовой сферы, где ИТ используются непосредственно (аудио- и видеотехника, мобильная телефонная связь, цифровые фототелевизионные системы, технологии обработки текстов и изображений, широкий спектр информационных услуг и т. д.), применение ИТ в целях информатизации бизнеса происходит опосредованно - с помощью разработки и внедрения информационных систем различного назначения. Информационные технологии становятся средством преобразования данных и формирования информационных потоков внутри и вне предприятия. В рамках одной информационной системы могут использоваться десятки ИТ. Таким образом, информационная система предприятия является средой для реализации современных ИТ.

 

Информационные системы (ИС) могут очень сильно различаться  по своим функциям, архитектуре, реализации в зависимости от конкретной области  применения. Однако можно выделить по крайней мере два свойства, которые являются общими для всех информационных систем.

 

Во-первых, любая информационная система предназначена для сбора, хранения и обработки информации. Поэтому в основе любой информационной системы лежит среда переработки, хранения и доступа к данным. Среда  должна обеспечивать уровень надежности хранения и эффективность доступа, соответствующие области применения информационной системы. Заметим, что  в обычных вычислительных программных  системах наличие такой среды  не является обязательным.

 

Во-вторых, информационные системы  ориентируются на конечного пользователя, например, банковского клерка, работника  склада, бухгалтера или чиновника  городской администрации. Такие  пользователи могут быть очень далеки от мира компьютеров. Для них терминал, персональный компьютер или рабочая  станция являются всего лишь средством  обеспечения профессиональной деятельности. Поэтому информационная система  обязана обладать простым, удобным, легко осваиваемым, "комфортным" интерфейсом, который должен предоставить конечному пользователю все необходимые  для его работы функции, но в то же время не дать ему возможности  выполнять какие-либо действия, которые  могли бы нанести вред информационной системе.

 

Конкретные задачи, которые  должны решаться информационной системой, зависят от той прикладной области, для которой система предназначена. Области применения информационных приложений разнообразны: банковское дело, страхование, медицина, транспорт, образование, государственное управление, разработка программного обеспечения  и т. д. Трудно найти область деловой  активности, в которой сегодня  можно было бы обойтись без использования  информационных систем. С другой стороны, конкретные задачи, решаемые банковскими  информационными системами, отличаются от задач, для решения которых  создаются медицинские или транспортные информационные системы.

 

Объединяет все эти  системы одно основополагающее обстоятельство: руководство компаний испытывает потребность  в достоверной информации о различных  аспектах бизнеса компании и внешней  среды в целях поддержки принятия решений. От этого зависит качество управления компанией, возможность  эффективного планирования ее деятельности, выживание в условиях жесткой  конкурентной борьбы. При этом критически важными являются наглядность форм представления информации, быстрота получения новых видов знания, возможность анализа текущих  и исторических данных.

Роль структуры управления в формировании ИС

 

Создание и использование  информационной системы для любой  организации предполагает выполнение следующих условий:

 

структура ИС, ее функциональное назначение должны соответствовать  целям, стоящим перед организацией. Например, в коммерческой фирме (ИС) - эффективный бизнес, извлечение максимальной выгоды; на государственном предприятии - решение экономических и социальных задач;

информационная система  должна контролироваться людьми, которые  понимают ее назначение, цели и задачи, и использоваться в соответствии с основными социальными и  этическими принципами;

ИС должна обеспечивать производство достоверной, надежной, систематизированной  и своевременной информации.

Таким образом, для создания и использования ИС необходимо сначала  понять и выстроить структуру, функции  и политику предприятия, цели управления и принимаемых решений, возможности  применяемой технологии. Ключевые элементы любого предприятия - структура и  органы управления, стандартные процедуры, персонал, корпоративная культура. Построение ИС должно начинаться с  анализа структуры управления организацией.

 

Координация работы всех подразделений  предприятия осуществляется через  органы управления разного уровня. Под управлением понимают обеспечение  поставленной цели при условии реализации следующих управленческих функций: организационной, плановой, учетной, анализа, контрольной, стимулирования. Рассмотрим кратко их содержание.

 

Организационная функция  заключается в разработке организационной  структуры и комплекса нормативных  документов: штатное расписание фирмы, отдела, лаборатории, группы с указанием  подчиненности, ответственности, сферы  компетенции, прав, обязанностей и т. п. Чаще всего это излагается в  положении по отделу (лаборатории) или  в должностных инструкциях.

 

Планирование (плановая функция) состоит в разработке и реализации планов по выполнению поставленных задач. Например, бизнес-план для всей фирмы, план производства, план маркетинговых исследований, финансовый план, план проведения научно-исследовательской работы (и т. д.) на различные сроки (год, квартал, месяц, день).

 

Учетная функция заключается  в разработке или использовании  уже готовых форм и методов  учета показателей деятельности фирмы: бухгалтерский, финансовый, управленческий, складской и т. п. В общем случае учет можно определить как получение, регистрацию, накопление и предоставление информации о реальных хозяйственных  процессах.

 

Анализ, или аналитическая  функция, связывается с изучением  итогов выполнения планов и заказов, определением влияющих факторов, выявлением резервов, исследованием тенденции  развития и т. д. Выполняется анализ различными специалистами в зависимости  от сложности и уровня анализируемого объекта или процесса. Анализ результатов  хозяйственной деятельности фирмы  за год и более проводят специалисты- аналитики, а на уровне цеха, отдела, - менеджер этого уровня (начальник или его заместитель) совместно со специалистом- экономистом.

 

Контрольная функция чаще всего осуществляется менеджером соответствующего уровня: контроль выполнения планов, расходования материальных ресурсов, использования  финансовых средств и т. п.

 

Стимулирование (мотивационная  функция) предполагает разработку и  применение различных методов стимулирования труда подчиненных работников:

 

финансовые стимулы - зарплата, премия, акции, оплата путевок и т. п.;

психологические стимулы - повышение  в должности, избрание в закрытый клуб, благодарности, дипломы, звания, степени и т. п.

Стандартные процедуры в  организации - точно определенные правила  выполнения заданий в различных  ситуациях. Они охватывают все стороны  функционирования организации, начиная  от технологических операций по составлению  документов на производимую продукцию  и заканчивая разбором жалоб потребителей.

 

Корпоративная культура - совокупность представлений, этических принципов, типов поведения, исполнение бизнес-правил. Особую роль играет важная ее составляющая - информационная культура персонала  и предприятия в целом. Это  находит отражение в информационной системе, так как существует взаимозависимость  между стратегией, правилами, процедурами  организации и аппаратной, программной, телекоммуникационной частями ИС. Поэтому  на этапе внедрения и проектирования ИС очень важным является активное участие менеджеров, определяющих круг предполагаемых для решения проблем, задач и функций по своей предметной области.

 

Любое предприятие является сложным организмом, который состоит  из большого числа разнородных объектов и процессов, имеющих собственные  управляющие органы. Для согласования функционирования всего предприятия  необходима общая многоуровневая система  управления. В практике менеджмента  принято выделять три основных уровня управления (иерархии управленческой деятельности): стратегический, тактический, операционный. Управленческая пирамида, отражающая уровни возрастания власти, ответственности и динамику принятия решений, показана на рисунке 6.1 [Донченко И.В. http://do.rksi.ru/library/].

 

 

 

 

Рис. 6.1.  Управленческая пирамида предприятия

Каждый из "этажей" управления характеризуется собственным набором  функций, уровнем компетентности и  ответственности и нуждается  в соответствующей информационной поддержке (рис. 6.2). Это находит отражение  в том, что информационные системы  общего назначения включают в себя локальные управленческие подсистемы соответствующего уровня. Следует сразу  выделить две составляющие успеха в  информационной деятельности на всех уровнях управления - организационную и технологическую.