Информация и информационная культура

Информационная система Компьютеры, компьютерные сети, информационное и программное обеспечение, персонал Сбор, обработка, анализ, передача, хранение, обеспечение безопасности информации

Необходимо понимать разницу  между компьютерами и информационными  системами. Компьютеры, оснащенные специализированными  программными средствами, являются технической  базой и инструментом для информационных систем. Информационная система немыслима  без определения ее миссии, задач, архитектуры, инфраструктуры, конфигурации, средств телекоммуникаций и персонала, взаимодействующего с компьютерами. В связи с этим повторим приводившееся  выше определение.

 

Информационная система - взаимосвязанная совокупность концепций, методов, технологий, технических и  программных средств, используемых для сбора, обработки, хранения и  выдачи информации потребителю в  интересах достижения поставленной цели. Современное понимание информационной системы предполагает использование  компьютера в качестве основного  технического средства переработки  информации.

Информационная система определяется следующими свойствами:

 

• любая ИС может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения сложных  систем;
• при построении ИС необходимо использовать системный подход;
• ИС является динамичной и развивающейся системой;
• ИС следует воспринимать как систему обработки информации, состоящую из компьютерных и телекоммуникационных устройств и реализованную на базе современных технологий;
• выходной продукцией ИС является информация, на основе которой принимаются решения или производится автоматическое выполнение рутинных операций;
• участие человека зависит от сложности системы, типов и наборов данных, степени формализации решаемых задач.

В крупных организациях, наряду с персональным компьютером, в состав технической базы информационной системы  может входить универсальная  ЭВМ (Mainframe). Кроме того, техническое  воплощение информационной системы  само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, конечного  пользователя, для которого предназначена  производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.

 

История развития информационных систем и цели их использования на разных этапах представлены в таблице 5.2 и на рисунке 5.1.

 

Первые информационные системы  появились в 1950-х годах. В эти  годы они были предназначены для  обработки счетов и расчета зарплаты, а реализовывались на электромеханических  бухгалтерских счетных машинах. Это приводило к некоторому сокращению затрат и времени на подготовку бумажных документов.

 

1960-е годы знаменуются  изменением отношения к ИС. Информация, полученная с их помощью, стала  применяться для периодической  отчетности по многим параметрам. Для этого организациям требовалось  компьютерное оборудование широкого  назначения, способное обслуживать  множество функций, а не только  обрабатывать счета и считать  зарплату, как было раньше.

 

В 1970-х и 1980-х гг. ИС начинают широко использоваться в качестве средства управленческого контроля, поддерживающего  и ускоряющего процесс принятия решений.

 

Таблица 5.2. Изменение подхода  к использованию информационных систем

Период времени Концепция использования информации Вид информационных систем Цель использования

1950-1960 гг. Бумажный поток расчетных документов Информационные системы обработки расчетных документов на электромеханических бухгалтерских машинах Повышение скорости обработки документов. Упрощение процедуры обработки счетов и расчета зарплаты

1960-1970 гг. Основная помощь в подготовке отчетов Управленческие ИС для производственной информации Ускорение процесса подготовки отчетности

1970-1980 гг. Управленческий контроль производства и реализации Системы поддержки принятия решений Выработка наиболее рационального решения

1980 гг. - настоящее время Управление стратегией развития предприятия Системы для высшего звена управления Поддержка управления возможностями бизнеса

 

 

 

Рис. 5.1.

К середине 1990-х гг. концепция  использования ИС вновь изменяется. Они становятся стратегическим источником информации и применяются на всех уровнях организации любого профиля. ИС этого периода, вовремя предоставляя нужную информацию, помогают организации достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достойных партнеров, организовывать выпуск продукции по низкой цене и многое другое.

 

Информационная стратегия  как ключевой фактор успеха

 

В известной книге Ксавьера Гилберта "Менеджмент" дается точная оценка роли информационных технологий в современном бизнесе. Многие компании предлагают рынку новые виды продукции, но оказываются не в силах обеспечить устойчивое конкурентное преимущество. У них есть только продукция. Другие составляющие конкурентного успеха отсутствуют. Системы сбыта не соответствуют  продаваемым товарам или нужному  уровню услуг. Рынок недостаточно сегментирован, и маркетинг оказывается ненаправленным. Системы автоматизации производства были созданы для предыдущего  поколения продукции, а условия  конкуренции и сбыта изменились.

 

Когда конкуренция принудит компанию к снижению расходов или  к повышению прибыли, эти отсутствующие  элементы, может быть, наконец, появятся, и тогда функциональные службы начнут действовать согласованно. Изменения  идут шаг за шагом: сначала бухгалтерия, затем инженерное обеспечение, в  конце - планирование и маркетинг. Такая "лоскутная" стратегия едва ли пригодна в ситуации общеотраслевых сдвигов. Она не может направлять динамику изменений, не в силах создать  новую модель конкуренции и обратить разовое изобретение или приобретение технологии в источник длительного  конкурентного преимущества.

 

Действительно, эффективная  инновация не сводится только к новой  продукции. Нужен набор конкурентных качеств - дизайн продукта, организация  производства, направленность маркетинга, каналы сбыта и предоставление услуг. В результате потребителям будет  предъявлено новое качество - более  привлекательное соотношение между  воспринимаемой ценностью и действительной ценой. Чтобы получить растущее конкурентное преимущество, изменения следует  осуществлять достаточно быстро.

 

Стратегии, направленные на повышение ценности производимой продукции  и на ее удешевление, обычно исключают  друг друга. Быстрота изменений позволяет  добиться оптимизации главных составляющих формулы конкуренции - роста воспринимаемой ценности без повышения цены или  сокращения цены без снижения ценности. Скорость важна для обеих составляющих формулы конкуренции - для прибыли  и цены. Чем быстрее реакция  на требования рынка, тем выше прибыль. При этом нужна более гибкая и  более дешевая организация процесса.

 

Новые победители внедряют свои новаторские подходы очень оперативно. Они постоянно следят за рынком и  быстро реагируют на новую информацию. Разработка и внедрение новой  продукции ведется опережающими темпами. Информационные технологии и  организация управления, производства и сбыта взаимно дополняют  друг друга и настраиваются так, чтобы с наибольшей скоростью  давать заказчикам ожидаемый продукт  или услугу с требуемым качеством.

 

Примеров того, как работает такой подход, достаточно. Широко известно исследование, проведенное известным  агентством McKinsey, которое показало, что если товар попадает на рынок  с шестимесячным отставанием  от графика, компания теряет 36% прибыли, потенциально возможной за период жизни  этого товара. Если, с другой стороны, он попал на рынок вовремя, но при  этом расходы на разработку и внедрение  оказались на 50% выше заложенных в смету, совокупная прибыльность уменьшается всего на 3,5%. Компании Toyota, Nissan и Honda тратят на создание новой модели в среднем 24 месяца. У компаний Ford, Chrysler и General Motors на это уходит от 36 до 48 месяцев. При этом японские компании тратят на разработку модели от 1 до 1,5 млрд долларов, а американские - от 3,2 до 4 млрд долларов.

 

Большинство компаний, которые  рискнули провести реинжиниринг основных бизнес-процессов с применением  новейших информационных технологий, убедились, что новые технологии не дают обещанных преимуществ, если нет новых, согласованных с планированием  и производством стратегий. Возможности  информационных технологий часто преувеличиваются, но сами они не виноваты! Технология не в силах спасти традиционные стратегии  адаптации к изменениям, предполагающие длинную череду усовершенствований. Успешные стратегии ведут к быстрым  изменениям. Быстрые стратегии делают информационные технологии эффективными, а технологии, в свою очередь, делают реальными быстрое следование этим изменениям.

 

Само по себе информационное обеспечение не является длительно  действующим фактором успеха. Если исходить из возможностей современных  информационных технологий и слепо  искать, где бы в компании их применить, почти наверняка получите негодную корпоративную стратегию. Информационное обеспечение всего лишь помогает реализовать возможности, создаваемые  формулой конкуренции. Технологии широко доступны, а вот творческие формулы конкуренции, ориентированные на быстроту реакции и обновление производства, достаточно редки.

 

Новое оружие конкуренции - обновление и скорость реакции на происходящие изменения. Чтобы действовать быстро, нужна инициатива и ответственность  руководителя, нужны рабочие группы, включающие специалистов разных профессий, располагающих общей информационной базой и умеющих работать с  ней. Информационные системы управления производством очень полезны, но не являются их заменой. Для информационных систем управления конкуренцией главное - не информационная технология, а формула  конкуренции, ключевые для нее факторы  успеха и приданные ей информационные возможности. Если среди принимающих  решения не найдется ни одного человека, способного задавать действительно  важные вопросы, и если будут использоваться традиционные критерии, то при принятии этих решений могут возникнуть проблемы.

 

Внешнее и внутреннее информационное окружение предприятия

 

Развитие информатизации бизнеса показало, что ИТ и бизнес взаимно влияют друг на друга. С одной стороны, информационные технологии и построенные на их основе информационные системы должны быть полностью интегрированы в деятельность предприятия. С другой стороны, бизнес должен постоянно чувствовать поддержку со стороны ИТ и не только открывать для себя новые возможности, но и развивать их, чтобы извлечь максимальную выгоду из новых технологий. Таким образом, ИТ постепенно смещаются в центр парадигмы управления предприятием.

 

Взаимодействие между  технологиями и бизнесом - сложная  и комплексная проблема. Оно подвержено влиянию большого числа факторов, включая структуру бизнеса, организационно-функциональное построение предприятия, бизнес-правила, политику, корпоративную культуру, опыт и знания управленцев, внутренние технологические процессы, внешнее  окружение.

 

Менеджеры должны постоянно  принимать эти факторы во внимание, чтобы успешно внедрять и использовать новые ИТ или управлять существующими системами.

 

Вычислительные и телекоммуникационные средства достигли такого уровня развития, а объемы перерабатываемой информации стали настолько велики, что информация стала товаром и важнейшим  стратегическим ресурсом.

 

Организации создают ИС, чтобы  повысить эффективность и конкурентоспособность  своего бизнеса. Это важнейшая, но не единственная причина для создания дорогостоящих систем. Существует много других причин, отличных от сугубо экономических, которые приводят руководителя компании, корпорации, холдинга к необходимости инвестировать средства в информатизацию бизнеса.

 

 

 

 

Рис. 5.2.  Внешние и внутренние факторы, вызывающие изменения в  структуре и политике компании

На рис. 5.2 отражены внешние  и внутренние факторы, вызывающие изменения  в структуре и политике компании в соответствии с моделью конкурентных сил Портера [Porter Michael E. Competitive Strategy]. Процесс взаимодействия внешних и внутренних факторов развития компании показан на рис. 5.3.

 

Разделение систем ИТ на внешние и внутренние подсистемы необходимо для эффективной компенсации "давления" внешних и внутренних факторов. Чтобы выжить в современных условиях, компания должна постоянно приспосабливаться к изменяющемуся окружению.

 

Фирма не может сегодня, по определению, оставаться стабильной - она должна успевать меняться, чтобы:

 

• удовлетворять постоянно изменяющимся требованиям  потребителей,
• не уступать соперникам в условиях жесткой конкуренции,
• совершенствовать внутренние процессы, расширять диапазон товаров и услуг,
• ставить перед персоналом реальные цели, предоставляя для их реализации достаточную творческую свободу действий в рамках тактических задач,
• развивать в первую очередь те бизнес-процессы, которые ориентированы на выполнение ожиданий клиента.

Для этого недостаточно просто формулировать и передавать руководящие  указания по цепочке многоуровневой управленческой иерархии компании.

 

 

 

 

Рис. 5.3.  Процесс взаимодействия внешних и внутренних факторов развития компании