Организация бухгалтерской службы компании

Вследствие этого у  хозяйствующего субъекта возникает  потребность в наличии своевременной  информации для принятия управленческих решений и для оценки их результатов. А с другой стороны, субъект должен представить соответствующую информацию и тем, кто инвестировал (или кто  собирается инвестировать) в него средства;

• в условиях рынка остается необходимость представления отчета перед государством о правильности налоговых отчислений и платежей, и др.

И так, бухгалтерский учет - представляет собой упорядоченную систему  сбора,  регистрации и обобщения  информации в денежном выражении  об имуществе, обязательствах организаций  и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Целью бухгалтерского учета на основе общих принципов и положений, закрепленных в нормативных документах по бухгалтерскому учету, является создание такой системы учета и отчетности, которая обеспечивала бы необходимой финансовой информацией следующих потребителей:

- инвесторов (внешних и внутренних), предоставляющих капитал, вкладывающих его в ценные бумаги и инвестирующих в дочерние (зависимые) товарищества, совместно контролируемые юридические лица;

- кредиторов - для определения, будут ли кредиты и проценты, причитающиеся им, выплачены в срок;

- покупателей, заинтересованных в информации о непрерывности деятельности субъекта, особенно при наличии долгосрочного соглашения;

- рабочих и служащих, заинтересованных в информации о стабильности и рентабельности своих работодателей, способности субъекта обеспечивать их заработной платой и осуществлять пенсионные отчисления;

- государство, заинтересованное в информации о распределении ресурсов и, следовательно, деятельности субъектов, и т. д.

Первичные данные о фактах хозяйственной деятельности отражаются и обобщаются в бухгалтерском учете так, что формируются множественные информационные показатели о состоянии отдельных видов финансовых ресурсов (активов), их источников или возникших обязательствах. Разрозненные данные о единичных фактах в бухгалтерском учете систематизируются в информацию, характеризующую обобщенную картину результатов хозяйственной деятельности. Экономические показатели в бухгалтерском учете являются результатом отражения, обобщения и соизмерения данных обо всех единичных фактах, изменяющих состояние хозяйства. Вместо данных о конкретных фактах предоставляется информация о хозяйственных процессах и явлениях.

В зависимости от функции  управления в системе экономической  информации различают нормативную, плановую, учетную, аналитическую информацию. Бухгалтерский учет является накопителем  и хранителем информации до ее востребования  для переработки в управленческие решения. Учет представляет собой самостоятельную информационную систему, регламентированную программами сбора, обработки, хранения и поиска данных.Необходимо различать понятие «информация» от «данные». Между ними существует сложная диалектическая зависимость.

Хозяйственные процессы, выступающие  как форма движения хозяйственных  ресурсов, осуществляются в виде множества  хозяйственных операций.

Каждая хозяйственная  операция – это совершаемый во времени и пространстве процесс, который имеет четко определенные начало и конец, место выполнения. Для осуществления хозяйственных  операций затрачиваются труд и энергия, привлекаются материальные денежные ресурсы  и др. Объектом бухгалтерского учета  обычно выступает завершенная хозяйственная  операция. В ней отражается, как  правило, сам факт совершения операции и ее результат. Наблюдая и обобщая  данные о хозяйственных операциях, бухгалтерский учет создает информацию о непрерывном движении хозяйственных  ресурсов и хозяйственных процессов. Весь оборот хозяйственных ресурсов (активов), осуществляемый через хозяйственные  процессы, отражается в бухгалтерском  учете как множество хозяйственных  операций и других хозяйственных  фактов, относящихся к конкретным хозяйственным процессам.Выполнение хозяйственных операций обеспечивает движение определенных хозяйственных  ресурсов. В этом отношении каждая хозяйственная операция конкретна  и относится к определенному  виду бухгалтерского учета. Вместе с  тем хозяйственные операции и  факты обладают общими самостоятельными свойствами, позволяющими рассматривать  их обособленно от других объектов бухгалтерского учета.

1.3 Организация документооборота в бухгалтерском учете

предприятия

В современных условиях рыночной экономики бухгалтерия становится одним из важнейших подразделений, определяющих финансовую стратегию организации влияющих на развитие ее хозяйственной деятельности. Поэтому требуется постоянное совершенствование организации и деятельности бухгалтерии улучшения ее кадрового состава, внедрения прогрессивных технологий обработки информации. Продукты труда работников бухгалтерии это финансовые, расчетно-денежные, первичные, отчетно-статистические, организационно-распорядительные и другие документы, которые отражают жизнеспособность предприятия и перспективы его дальнейшей деятельности.

Важным направлением улучшения работы бухгалтерии является совершенствование организации и ведения документооборота.

Документооборот - это особая часть управленческой деятельности организации, связанная с работой над документами.

Все документы различаются по характеру и значимости. Например: документами государственной важности являются законы Республики Казахстан, облеченные в письменную форму. Исторические документы: содержат ценные сведения об истории развития общества, о героических подвигах и т.д. Они служат основным источником написания истории государства, отдельных его периодов и т.д.

Деятельность предприятий отражается как в административной, так и в специальных системах документации.

В административной документации отражается управленческая деятельность. В специальной - отражается бухгалтерский, статистический, налоговый учет, планирование и другие специальные функциональные стороны деятельности организации [9].

Система бухгалтерского учета организации регламентируется следующими законодательными и нормативными документами:

• Закон РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» от 28.02.2007 N 234-3 (с изменениями по состоянию на26.12.2012 г.);
•     Типовой план счетов бухгалтерского учет Приказ министерства финансов Республики Казахстан от 23.05.2007 г. № 185;
• Рабочий план счетов бухгалтерского учета разработанный организации   ей на основе Типового плана счетов в соответствии с выбранной учетной политикой и утвержденный руководителем субъекта (приказ №72 от 01.07.08г.);
• Правила ведения бухгалтерского учета. Приказ Министерства финансов Республики Казахстан от 14.10.2011 г. № 1172;
• Регистры бухгалтерского учета. Приказ Министерства финансов Республики Казахстан от 30.01.2013 г. №49;
• Формы первичных документов. Приказ Министерства финансов Республики Казахстан от 20.12.2012 г. № 562;
• Нормативные акты, методические рекомендации, инструкции к вышеназванным документам и другие нормативные акты по организации бухгалтерского учета;
• Учетная политика организации.

Бухгалтерский документ - это письменное распоряжение на совершение хозяйственных операций или подтверждения действительного осуществления данной операции. Данные, содержащиеся в документах, служат в дальнейшем единственным основанием для отражения хозяйственных операций в текущем бухучете. Документы также широко используются в процессе оперативного руководства деятельности субъекта. На основании документов ведется постоянное наблюдение за движением материальных и денежных средств, состоянием расчетов с дебиторами, кредиторами и т.д. Документы используются как доказательство при спорах, возникающих между предприятиями, так как они являются письменным свидетельством совершенных хозяйственных операций и основой записей в бухучете. Документы, оформляющие хозяйственные операции, представляют собой бумажные бланки, которые печатаются типографским способом или составляются на электронных носителях и содержат строки, графы в виде колонок, куда заносятся сведения о хозяйственных операциях. От качества оформления зависят полнота и достоверность показателей всей системы учета.

В соответствии со статьей 7 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности»  от 28.02.2007 N 234-3 (с изменениями по состоянию на 26.12.2012 г.)бухгалтерская документация включает в себя первичные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовую отчетность и учетную политику. Бухгалтерские записи должны производиться на основании первичных документов, которые фиксируют факт совершения операции или события. Первичный документ на электронном носителе имеет силу первичного документа, оформленного на бумажном носителе [1].

Процесс отражения совершаемых организацией операций в первичных документах принято называть документированием хозяйственных операций. Документооборот представляет собой процесс создания (получения), принятия к учету, обработки и передачи в архив первичных учетных документов.

Каждый документ в бухгалтерском учете проходит свой маршрут, однако для всех документов существуют следующие этапы документооборота:

• составление первичного учетного документа в соответствии с установленными требованиями;
• передача документа в бухгалтерию;
• проверка и обработка принятых документов;
• составление по документам учетных регистров;
• сдача документа в архив.

Правила документооборота утверждаются в составе учетной политики организации по бухгалтерскому учету.

Следует отметить, что каких-либо нормативных положений о порядке организации документооборота и о том, в каком виде этот порядок отражать в учетной политике, не существует. Соответственно, каждое предприятие самостоятельно определяет правила своего документооборота.

Общая схема документооборота включает в себя следующие позиции:

• первичные документы;
• учетные регистры;
• бухгалтерскую и налоговую отчетность;
• график документооборота;
• хранение документов.

В настоящее время значение процедур документирования      усиливается в связи с требованиями налогового законодательства, где установлен принцип обоснованности и документального подтверждения проводимых организацией хозяйственных операций для целей налогообложения.

Так, согласно статье 100 Налогового кодекса РК, вычеты производятся       налогоплательщиком при наличии документов, подтверждающих расходы, связанные с его деятельностью, направленной на получение дохода. Данные расходы подлежат вычету в том налоговом периоде, в котором они фактически были произведены, за исключением расходов будущих периодов, определяемых в соответствии с Международными стандартами финансовой отчетности и требованиями законодательства Республики Казахстан о бухгалтерском учете и финансовой отчетности [8].

Последствия отсутствия надлежаще организованной системы документооборота:

• неоперативное поступление информации;
• отсутствие определенного маршрута документа;
• увеличение сроков прохождения документа;
• необоснованное скопление документов на отдельных этапах;
• увеличение утерь документов;
• низкая исполнительская дисциплина, отсутствие ответственности;
• отсутствие контроля исполнения документа.

В составе документов бухгалтерского учета различают:

• первичные документы;
• учетные документы;
• отчетные документы.

Под первичным учетом понимают первоначальную стадию учетного процесса, на которой производится измерение данных хозяйственной операции и регистрация их в документах. Документы должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания, они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные документы - документальное свидетельство, как на бумажном, так и на электронном носителе, факта совершения операции или события и права на ее совершение, на основании которого ведется бухгалтерский учет.

Документы принимаются к учету, если они правильно оформлены и содержат обязательные реквизиты. Реквизитами называется совокупность признаков и показателей, содержащихся в документе. Таковыми являются:

• наименование документа (формы);
• дата составления;
• наименование организации или фамилия и инициалы индивидуального предпринимателя, от имени которых составлен документ;
• содержание операции или события;
• единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении);
• наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события) и правильность ее (его) оформления;
• регистрационный номер налогоплательщика.

Многие первичные документы имеют унифицированные, т. е. типовые, формы. К таким основным первичным документам относятся документы, оформляющие прием и выдачу денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера), перечисление денежных средств с расчетного счета (платежные поручения), поступление и отпуск материалов (доверенности, требования, накладные, акты о приемке) и т. д.