Организация бухгалтерской службы компании

Формы первичных учетных  документов приняты Приказом Министра финансов Республики Казахстан от 20 декабря 2012 года № 562 разработаны в  целях приведения в соответствие с постановлением Правительства  Республики Казахстан от 14 октября 2011 года № 1172 «Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета», а  также в реализацию Закона Республики Казахстан «О внесении изменений  и дополнений в некоторые законодательные  акты Республики Казахстан по вопросам организации деятельности Национального Банка Республики Казахстан, регулирования финансового рынка и финансовых организаций», предусматривающего замену РНН, идентификационным номером с 1 января 2013 года [4].

Перечень основных типовых форм первичных документов утвержден приказом Министерства финансов РК от 20 декабря 2012 года № 562 [6]:

• форма КО-1 приходный кассовый ордер
• форма КО-2 расходный кассовый ордер
• форма КО-3 журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
• форма КО-4 кассовая книга
• форма КО-5 книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств и их эквивалентов
• форма Д-1 доверенность
• форма Д-2 журнал учета выданных доверенностей
• форма Т-1 расчетная ведомость (книга)
• форма Т-2 платежная ведомость
• форма Т-3 авансовый отчет
• форма А-1 акт о приемке активов
• форма А-2 Акт о приемки актива для установки
• форма А-3 акт приемки - передачи актива в монтаж
• форма А-4 акт о выявленных дефектах актива
• форма А-5 акт приемки-передачи отремонтированных, реконструированных (модернизированных) активов
• форма ДА-1 акт приемки - передачи долгосрочных активов
• форма ДА-2 инвентарная карточка учета долгосрочных активов
• форма ДА-3 акт на выбытие (списание) долгосрочных активов
• форма ДА-4 накладная на внутреннее перемещение долгосрочных активов
• форма БА-1 акт приемки - передачи биологических активов
• форма БА-2 инвентарная карточка учета биологических активов
• форма БА-3 акт на списание биологических активов
• форма ОC-1 карточка учета арендованных (долгосрочно – арендованных) основных средств
• форма ОC-2 акт на списание автотранспортных средств
• форма З-1 приходный ордер запасов
• форма З-2 накладная на отпуск запасов на сторону
• форма З-3 карточка учета запасов
• форма З-4 акт об оприходовании запасов, полученных при разборке и демонтаже основных средств
• форма З-5 накладная на внутреннее перемещение запасов
• форма З-6 акт списания запасов
• форма З-7 ведомость учета остатков запасов на складе
• форма ИНВ-1 акт инвентаризации запасов, находящихся в пути
• форма ИНВ-2 акт инвентаризации инвестиций
• форма ИНВ-3 акт инвентаризации отгруженных запасов
• форма ИНВ-4 акт инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности
• форма ИНВ-5 акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них
• форма ИНВ-6 акт инвентаризации денежных средств и эквивалентов денежных средств
• форма ИНВ-7 инвентаризационная опись запасов, принятых (сданных) на ответственное хранение
• форма ИНВ-8 инвентаризационная опись долгосрочных активов
• форма ИНВ-9 инвентаризационная опись биологических активов
• форма ИНВ-10 инвентаризационная опись запасов
• форма ИНВ-11 инвентаризационная опись инвестиций
• форма ИНВ-12 инвентарный список долгосрочных активов
• форма ИНВ-13 инвентаризационный ярлык запасов
• форма ИНВ-14 инвентаризационная опись бланков строгой отчетности
• форма ИНВ-15 опись инвентарных карточек по учету биологических активов
• форма ИНВ-16 сличительная ведомость результатов инвентаризации долгосрочных активов
• форма ИНВ-17 сличительная ведомость результатов инвентаризации биологических активов

На основе первичных документов составляются бухгалтерские проводки и формируется исходная информация, которая используется для дальнейшей обработки в целях получения различных экономических показателей, характеризующих деятельность предприятия. Поэтому указанный перечень типовых форм, как правило, является недостаточным для отражения всей информации о деятельности организации.

Организация должна определить необходимый и достаточный перечень первичных документов, которые разрабатываются самостоятельно, с приложением этих форм к учетной политике [66].

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме или требованиям, соответствующим органом, осуществляющим регулирование деятельности в сфере бухгалтерского учета и финансовой отчетности в соответствии с законодательством Республики Казахстан. Первичные документы, формы которых или требования к которым не утверждены уполномоченным органом и разработаны индивидуальным предпринимателем или организацией самостоятельно, принимаются к учету, если содержат обязательные реквизиты в соответствии с законодательством Республики Казахстан. В зависимости от характера операции или события, требований нормативных правовых актов Республики Казахстан и способа обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Формы первичных учетных документов, утвержденные организацией, приводятся в приложении к учетной политике. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Целесообразно перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, представить в учетной политике организации в качестве приложения.

К ведению бухгалтерской документации предъявляются определенные требования, основными из которых являются: документальность, краткость и ясность записей, взаимный контроль записей. В бухгалтерской документации текст и цифры должны быть написаны четко и ясно, подписи поставлены разборчиво.

Следует иметь в виду, что в соответствии с пунктом 6 статьи 7 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» от 28.02.2007 N 234-3 (с изменениями по состоянию на 26.12.2012 г.) при составлении первичных документов и регистров бухгалтерского учета на электронных носителях индивидуальные предприниматели и организации должны изготовить копии таких документов на бумажных носителях для других участников операций, а также по требованию государственных органов, которым такое право требования предоставлено в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

Все первичные документы, поступающие в бухгалтерию, должны подвергаться проверке работниками бухгалтерии.

Внесение исправлений в кассовые и банковские первичные документы не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

В процессе составления и  обработки документов, записи их данных в учетные регистры могут быть допущены различные ошибки, например, такие, как неверная запись сумм, ошибочная корреспонденция счетов, неверный подсчет итогов. Допущенные ошибки в бухгалтерских документах следует устранять в строго установленном порядке, соблюдая определенные правила. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается, в остальные первичные документы исправления могут быть внесены лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы с указанием даты внесения исправлений.

Существует несколько  способов исправления ошибок в документах бухгалтерского учета:

Корректурный метод применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей. Ошибочная запись зачеркивается тоненькой чертой, чтобы было видно написанное, рядом проставляется правильное. Исправление заверяется подписью лица, ответственного за составление данного документа.

Метод красного сторно - метод отрицательных чисел. Применяется, когда в учетных записях указана неправильная корреспонденция счетов. Ошибочная запись повторяется в той же корреспонденции счетов, но красными чернилами. При подсчете итогов сторнировочная запись вычитается. Тем самым неправильная запись аннулируется. После этого составляют новую проводку с правильной корреспонденцией счетов и записывают обычными чернилами (пастой).

Метод дополнительных проводок применяется, когда в учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но преуменьшена сумма операции. В этом случае на сумму разницы составляют дополнительную проводку по той же корреспонденции счетов [9].

Таким образом,документация учета призвана обеспечить:

• сплошной непрерывный учет всех объектов;
• юридическое обоснование бухгалтерских записей, производимых на основании документов, имеющих доказательную силу;
• использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью субъекта;
• контроль за сохранностью собственности, поскольку документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности;
• укрепление законности, так как документы дают основание для суждения о правильности и целесообразности той или иной операции.

В целом, бухгалтерская обработка документа, поступившего в бухгалтерию организации до записи данных в учетные регистры, проводится в три этапа, указана на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1 - Этапы обработки бухгалтерских документов

На первом этапе проводится проверка документа по существу. Такая проверка заключается в установлении законности осуществляемых хозяйственных операций, целесообразности их проведения и взаимоувязке отдельных показателей документа. Документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, не принимаются к бухгалтерскому учету и передаются главному бухгалтеру для принятия решения. Главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности хозяйственной операции.

На практике между руководителем организации и главным бухгалтером организации нередки случаи возникновения разногласий по поводу осуществления той или иной хозяйственной операции. В случае возникновения разногласий первичные учетные документы по таким операциям могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю ответственность за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и отчетность.

На втором этапе проводится формальная проверка документа на наличие обязательных реквизитов, заключающаяся в установлении правильности использования бланка установленной формы, в проверке полноты и правильности заполнения всех необходимых реквизитов документа.

На третьем, заключительном, этапе проводится:

группировка документов- процесс обработки документов, при котором документы группируются в пачки, однородные по экономическому содержанию документов. Целью группировки документов является подготовка сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств организации за отчетный период;

арифметическая проверка, состоящая в проверке арифметических результатов итогов и правильности отражения количественных и стоимостных показателей документов;

таксировка, заключающаяся в переводе натуральных и трудовых измерителен в обобщающий денежный измеритель. Таксировка проводится непосредственно в первичном документе путем умножения соответствующего количества в натуральном измерителе на цену за одну единицу;

котировка - процесс проставления в бухгалтерском документе корреспонденции счетов по хозяйственной операции, осуществленной на основании данного документа [66].

Документы, прошедшие проверку и принятые к учету, рекомендуется помечать отметкой, исключающей их повторное использование и формирование повторных бухгалтерских записей. Если первичные документы обрабатываются вручную, на документе проставляется дата записи в учетный регистр, при обработке документа с применением вычислительной техники на документе ставится оттиск штампа контролера, ответственного за обработку документа.

Документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также служащие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному погашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.

Многие унифицированные формы первичной учетной документации предусматривают наличие на документах печати, которая заверяет подлинность подписи должностного лица на документе.

В соответствии с пунктом 4 статьи 6 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» с изменениями по состоянию на 26.12.2012 г.)операции и события отражаются на синтетических счетах способом двойной записи на основании Типового плана счетов бухгалтерского учета организаций, соответствующего требованиям, установленным уполномоченным органом [1].

Бухгалтерские проводки, составленные в соответствии с первичными документами, затем переносятся и группируются в учетных регистрах. Таким образом, регистры несут вторичную информацию, источником которой были документы.

Регистры бухгалтерского учета - это формы для обобщения, систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для ее отражения в системе бухгалтерского учета и финансовой отчетности.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводятся итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяются путем сопоставления оборотных ведомостей или другим способом.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их [66].

Формы или требования к регистрам бухгалтерского учета утверждаются уполномоченным органом в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

Данные регистров, бухгалтерского учета в сгруппированном виде переносятся в финансовую отчетность.

Учетные регистры различаются:

• по внешнему виду;
• способу ведения учета;
• по содержанию.

По внешнему виду учетные регистры подразделяются на книги, карточки и свободные листы. Первыми учетными регистрами можно назвать амбарные книги, которые вели купцы для учета своих товаров. С увеличением числа хозяйственных операций стали применять книги других форм: по учету прихода и расхода материалов, денежных средств и т. п. Позднее, для того чтобы разделить труд между работниками, которые ведут учет, вместо книг стали применять карточки и свободные листы. Карточки предназначены, как правило, для организации учета различных объектов аналитического учета, например инвентарные карточки для учета основных средств, карточки учета материалов на складе. Свободные листы представляют собой учетные регистры большою формата, они содержат большее количество сведений по сравнению с карточками. К свободным листам относятся ведомости, журналы-ордера и т. д.