Организация работы отдела по связям с общественностью на примере ОАО "Синарский трубный завод"

Помимо вышеперечисленных должностных обязанностей, должностная инструкция специалиста в области отношений с инвесторами (IR) может содержать следующее:

• разработка внутренних и внешних IR-процедур;
• организация отношений с инвесторами и обеспечение благоприятного имиджа компании;
• подготовка и проведение годовых собраний акционеров;
• поддержка контактов с аналитиками инвестиционных банков и других финансовых учреждений;
• обеспечение инвесторов ежеквартальными и годовыми отчетами;
• создание планов продвижения компании;
• мониторинг базы акционеров;
• проведение конференц-звонков, подготовка заявлений и пресс-релизов, справочных материалов о компании;
• поддержание информации и презентация финансовых результатов на сайте, работа с финансовыми СМИ.

Должностные обязанности специалиста в области связей с государственными органами (GR)могут содержать следующее:

• Определение и анализ потребностей предприятия в сфере взаимодействия с органами государственной власти.
• Отслеживание деятельности органов государственной власти и прогнозирование их влияния на предприятие. Мониторинг и анализ проводимой государством политики в сфере деятельности предприятия являются отправным пунктом для любой лоббистской деятельности.
• Координация выстраивания отношений предприятия с органами государственной власти.
• Воздействие на органы государственной власти, корректировка.
• Обеспечение преференций и государственных заказов для предприятия.

Должностные обязанности специалиста по внутрикорпоративному PR могут содержать следующее:

• Поддержание духа единой и сплоченной команды профессионалов, объединенных корпоративной идеей или философией;
• укрепление кадрового состава, поиск и выявление талантливых сотрудников;
• предотвращение утечки кадров и нейтрализация конфликтных ситуаций в коллективе;
• реализация функции "предохранительного клапана" — в ходе неформального общения выявляются назревающие проблемы или кризис;
• участвовать в дальнейшем развитии у сотрудников чувства корпоративной гордости за фирму;
• дальнейшее развитие корпоративной культуры;
• повышение качественных и количественных показателей работы персонала за счет создания и использования дополнительных (нематериальных) возможностей для стимулирования сотрудников.

Помимо должностных инструкций деятельность сотрудников по связям с общественностью также может регламентироваться следующими нормативными документами:

закон о печати и СМИ, авторское право; приказы и распоряжения высшего руководства предприятия в пределах своей компетенции; Нормативно-методические документы предприятия по документационному обеспечению управления; состав информации, являющейся служебной и коммерческой тайной, порядок ее использования и защиты; инструкции по безопасности труда; «Правила внутреннего трудового распорядка для персонала ОАО «Синарский трубный завод»; документы Системы менеджмента в пределах своей компетенции; «Политика и целевые показатели в области охраны труда и промышленной безопасности»; «Политику и цели в области качества»; «Экологическую политику и целевые показатели»; основы этики и эстетики; основы организации труда и психологии управления; правила пользования звукозаписывающей, звуковоспроизводящей аппаратурой, издательским комплексом, видео и фотоаппаратурой; грамматику и стилистику русского языка, порядок подготовки материалов для публикации; основы полиграфического производства; передовой отечественный и зарубежный опыт в сфере общественных связей.

Для привлечения талантливых и активных потенциальных кадров можно использовать студенческие конкурсы среди ВУЗов, а также специальные мероприятия внутри предприятия.

Прибегнуть к помощи PR-агентства можно в следующих случаях: проведение более глубокой аналитической работы, помощь в проведении масштабных специальных мероприятий.

Для оценки эффективности PR - деятельности можно воспользоваться качественными и количественными методами оценивания, а также методом коммуникационного аудита.

Таким образом, можно сделать следующие выводы: отдел по связям с общественностью входит в структурное подразделение «Пресс-служба» ОАО «СинТЗ», основная функция которой – это обеспечение взаимодействия со СМИ. В связи с этим в организации отдела по связям с общественностью есть проблемы: начальник отдела подчиняется начальнику структурного подразделения Пресс-служба, что затрудняет непосредственное взаимоотношение между отделом и руководством предприятия.Так как на ОАО «СинТЗ» создана Пресс-служба цель деятельности которой – взаимодействие со СМИ, то PR – деятельности на предприятии не уделяется должного внимания, поэтому основная PR–деятельность сводится лишь к взаимодействию со СМИ, а также выпуску корпоративной газеты и заводскому радиовещанию, вследствие чего PR-отдел осуществляет взаимодействие только с некоторыми целевыми аудиториями (СМИ, персонал, местное население). Должностные обязанности сотрудников пресс-службы и PR-отдела дублируются, поэтому необходимо разграничить деятельность сотрудников пресс-службы и PR-отдела.

Для решения этих проблем были предложены следующие пути оптимизации работы по связям с общественностью:

1.Отдел по связям с общественностью можно выделить в отдельное структурное подразделение 2 типа, в штатном расписании которого были представлены: специалист по внутрикорпоративному PR, специалист по связям с инвесторами, специалист по разработке специальных мероприятий и рекламно-выставочной деятельности, специалист по связям с государственными органами и общественными учреждениями. Для функционирования PR-отдела необходимо разработать положение о деятельности PR- отдела, в котором нужно обозначить направления деятельности, цели, задачи, функции. Поэтому были предложены основные направления деятельности, функции отдела по связям с общественностью, примерные должностные обязанности сотрудников отдела по связям с общественностью. Для оценки деятельности отдела можно применять количественные и качественные методы, метод коммуникационного аудита. Для разработки и проведения исследований, можно привлечь PR-агентство, что поможет более глубоко и качественно провести необходимые исследования.

Постоянно осуществляемая деятельность PR – отдела во взаимодействии с основными целевыми аудиториями поможет сформировать и поддерживать позитивное общественное мнение, а также формировать имидж предприятия в глазах главных целевых аудиторий предприятия – акционеры, инвесторы, персонал, местное население, органы государственной власти.

 

Заключение

 

Таким образом, изучив проблему эффективной организации отдела по связям с общественностью на крупном предприятии можно сказать, что она является актуальной на сегодняшний день.

PR - как часть маркетинговой системы, выполняет функцию управления человеческими ресурсами для создания наиболее эффективного взаимодействия предприятия и целевых аудиторий направленного на формирование взаимного доверия и согласия. Поэтому для наиболее эффективного взаимодействия необходимо создать PR–отдел, который будет способствовать налаживанию и поддержанию связей с наиболее важными группами общественности. Начальник отдела по связям с общественностью должен непосредственно находится в подчинении одного из представителей управления предприятия, и иметь возможность оказывать влияние на деятельность предприятия с точки зрения PR. Для этого необходимо определится с организационной структурой отдела, функциями и задачами.

В данной работе была исследована специфика организации деятельности PR-отдела открытого акционерного общества «Синарский трубный завод» и предложены пути оптимизации деятельности PR-отдела.

Синарский трубный завод – крупное промышленное предприятие по производству стальных, нержавеющих и чугунных труб. Основные целевые аудитории предприятия – сотрудники, местное население, органы власти, акционеры, инвесторы, СМИ.

В ходе исследования организации работы отдела по связям с общественностью были определены следующие проблемы: отдел по связям с общественностью входит в структурное подразделение Пресс-служба, цель деятельности которой – взаимодействие со СМИ, издание корпоративной газеты, поэтому деятельность PR-службы в основном, направлена на сотрудничество с одной целевой аудиторией - средствами массовой информации. Начальник PR-отдела подчиняется начальнику Пресс-службы, и не имеет прямого доступа к управленцам предприятия. В отделе PR-деятельности работают 2 специалиста, которые в силу своей немногочисленности не в состоянии охватить все целевые аудитории, также их обязанности дублируются с обязанностями сотрудников пресс-службы.

Для решения проблем были предложены пути оптимизации по организации работы отдела по связям с общественностью: выделить отдел по связям с общественностью в отдельное структурное подразделение, разграничить направления деятельности подразделений: пресс-служба взаимодействует со СМИ, отдел по связям с общественностью взаимодействует с остальными целевыми аудиториями – инвесторами, гос.органами, персоналом, для чего в штатное расписание PR-отдела необходимо ввести должности сотрудников взаимодействующих с этими группами общественности, а также разработать должностные инструкции. При выведении отдела по связям с общественностью в отдельное подразделение начальник отдела должен непосредственно подчиняться топ-менеджменту предприятия для успешного продвижения внешней и внутренней политики предприятия.

Таким образом, эффективная организация работы отдела по связям с общественностью позволит наиболее четко и функционально проводить PR-деятельность по формированию и подержанию имиджа предприятия в глазах целевой аудитории, а также достигать поставленных целей и задач в более короткие сроки.

 

Cписок использованной литературы

 

1. Акберин, Р.З. Совершенствование структуры, функций и экономических взаимоотношений управленческих подразделений предприятий при разных формах хозяйствования / Акберин, Р.З., Кибанов А.Я. : учебное пособие - М.: ГАУ, 2001. – 98 с.
2. Алешина, И. В. Паблик рилейшенз для менеджеров. Курс лекций [Текст] / И.В. Алешина. – М. : Эксмос, 2002.- 480с.
3. Антипов, К.В., Баженов, Ю.К. Паблик рилейшнз: учеб. пособие [Текст] / К.В. Антипов, Ю.К. Баженов. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Изд-ий дом «Дашков и К», 2000. – 132с.
4. Батурчик, М.В. Основы Public Relations / М.В. Батурчик. : курс лекций.- Режим удаленного доступа: http://www.ffsn.bsu.by /infocom/baturchik/pr
5. Беленкова, А. А. PRостой пиар / Беленкова А. А. - М.: НТ - Пресс, 2007. - 256 с.
6. Берлов, А. PR для маленькой такой компании. / Алексей Берлов. /Советник.-2005.-N 4. - С. 25-26.
7. Блэк, С. Введение в паблик рилейшенз / С. Блэк - Ростов н/Дону : Феникс, 1998. - 320 с.
8. Божук, С.Г. Маркетинг [Текст] : учебник для вузов / С.Г. Божук, Т.Д. Маслова, Л.Н. Ковалик. – СПб. : Питер, 2006. – 400с.
9. Буари, Ф. А. Паблик рилейшенз, или Стратегия доверия / Ф. А. Буари - М. : 2001.
10. Варакута, С. А. Связи с общественностью / С. А. Варакута - М. : ИНФРА - М, 2004.
11. Василенко, А.Б. Пиар крупных российских корпораций / А.Б. Василенко – М., 2007.
12. Викентьев И.Л. Приемы рекламы и public relations. / И.Л. Викентьев. - СПб, 1995.
13. Галумов, Э.А. Основы PR / Э.А. Галумов – режим удаленного доступа : http://evartist.narod.ru /text15/033.htm
14. Горкина, М. Б. Пять шагов от менеджера до PR - директора / М. Б. Горкина. - М. : Альпина Бизнес Букс, 2007. - 220 с.
15. Григорьев, М. Интегрированные коммуникации: стратегический PR, маркетинг или что-то еще? / Григорьев, М. // Маркетинг. - 2004. - N 1. - С. 12-16.
16. Годовой отчет ОАО «ТМК» за 2007 год.

17. Джефкинс Фрэнк, Ядин Дэниэл. ПАБЛИК РИЛЕЙШНЗ. : Учебное пособие для вузов / Перевод с английского под редакцией Б.Л. Еремина. - М: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.

18. Доти Д. И. Паблисити и паблик рилейшнз / Перевод с англ. Издание 2-е.-М.: "Филинь", 1998.

19.Емельянов, С.М. Теория и практика связей с общественностью. Вводный курс. – Спб.: Питер, 2007. – 240с.

20. Журнал «Вестник ТМК» № 4 – 2008 год

21. Журнал «Вестник ТМК» № 3-4 - 2007 год

22. Ильинский, С.В. Энциклопедический словарь PR и рекламы. 700 терминов. / С.В. Ильинский, И. Франк. – электронный ресурс - 2002г.

23. Коллективный договор ОАО «СинТЗ» на 2008 год.

24. Коляда Е. Промышленные гиганты по прицелом СМИ. Азбука PR крупных промышленных предприятий. – режим доступа: http://4p.ru/theory/t_nn_0234.html

25. Кондратьев, Э.В., Связи с общественностью: учебное пособие для высшей школы / Кондратьев, Э.В., Абрамов Р.Н. Под общ. ред. С.Д. Резника. – 3-е изд. – М. : Академический Проект, 2005. – 432 с.

26. Королько, В.Г. Основы паблик рилейшнз /В.Г. Королько – М. "Рефл-бук", К.: "Ваклер" - 2000. – 528с

27.Котлер Ф. Основы маркетинга. / Перевод с английского В. Б. Боброва. М., - Изд. "Прогресс", 1991

28. Катлип, Скотт, М., Сентер, Аллен, X., Брум, Глен, М. Паблик рилейшенз. Теория и практика, 8-е изд. : Пер. с англ. : Уч.пос. — М. : Издательский дом "Вильямс", 2003. — 624 с

29. Кочеткова, А. В. Теория и практика связей с общественностью: Учебник для студентов вузов/ А.В. Кочеткова, В. Н. Филиппов, Я. Л. Скворцов,

А.С. Тарасов. - Спб. : Питер, 2007. - 240 с.

30. Кривоносов А. Д. PR-текст в системе публичных коммуникаций. — 2-е изд., доп. — СПб.: «Петербургское Востоковедение», 2002.

31. Кузнецов, В. Ф. Связи с общественностью: теория и технологии: учебник для студентов вузов / В. Ф. Кузнецов. - М. : Аспект-Пресс, 2006. - 300 с.

32. Лысикова, О.В. Имиджелогия и паблик рилейшенз в социокультурной сфере: учеб. пособие / О.В. Лысикова, Н.П. Лысикова. – М. : Флинта : МПСИ, 2006. – 168с

33. Маркетинговые связи с общественностью – режим удаленного доступа: www.barmashovks.ru

34. Маслова, В.М. Связи с общественностью в управлении персоналом [текст] : учеб.пособие / В.М. Маслова. – М. : Вузов. Учеб., 2005. – 126с.

35. Михайлов, Ю.И. Связи с общественностью по русски [Текст] / Ю.М. Михайлов. – М. : Бератор – Паблишинг, 2007. – 320с.

36. Мориарти, С.И. Связи с общественностью и интегрированные маркетинговые коммуникации: преимущества интеграции / Мориарти С.И. – режим удаленного доступа: www.advertology.ru / article20119/ htm

37. Мюррей, А. PR / А. Мюррей. - Пер. с англ. В. Новикова. - М. : - ФАИР-ПРЕСС, 2003. - 192 с.

38. Ньюсом Д. Все о PR. Теория и практика паблик рилейшенз / Д. Ньюсом, Ван Слейк Терк, Д. Крукеберг. 7-е изд. - М. : Инфра-М, 2001.

39. Орлова, Т.М. Паблик Рилейшнз и реклама в маркетинге / Орлова, Т.М. // Маркетинговые исследования в России. - 1996. - № 5. - С. 20 - 28.

40. Парамонова, Т. Н. Составляющие элементы системы маркетинговых коммуникаций / Т. Н. Парамонова, В. Ш. Бикулов / Маркетинг.- 2005. - N 2. - С. 67-73.