Профессия "Офис-менеджер"

Министерство образования  и науки Российской Федерации

Федеральное государственное  автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования

 

 

«Вятская Государственная  Сельскохозяйственная Академия»

Экономический факультет

Курсовая работа на тему

Профессия «Офис-менеджер»

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа

студента 3 курса

Обухова Н.В.

Преподавателю

экономического 

факультета

Набоких.А.А.

 

 

 

Киров

2013 год

Введение………………………………………………………………………………………….2

Глава 1.Офис-менеджер и его характеристика

1.1.Офис-менеджер и его  функции……………………………………………………………..3

1.2. Профессионально важные качества офис-менеджера…………………………………….7

1.3. Документы, регламентирующие

деятельность офис-менеджера………………………………………………………………….10

1.4.Квалификационные требования  к офис-менеджеру………………………………………16

Глава 2.Анализ работы офис-менеджера с документами на примере ООО «Тропа»

2.1.Краткая характеристика предприятия……………………………………………………...19

2.2. Анализ работы с  документами в ООО «Тропа»………………………………………......21

 

Глава 3. Мотивация  персонала офиса

3.1 Грейдинг как вид мотивации персонала офиса……………………………………………26

3.2 Нематериальное стимулирование  как область мотивации персонала  офиса……………28

Заключение……………………………………………………………….................................32

Список использованных источников……………………………………………………………33

Приложение 1…………………………………………………………………………………….34

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Цель: сформировать представление о профессиональном облике офис-менеджера и специфике его работы, изучить содержание и основные направления повседневной деятельности офис-менеджера в условиях современного предприятия, включая вопросы управления персоналом, изучить способы мотивации персонала.

Задачи курсовой работы:

1)Познакомиться с профессией офис-менеджер;

2)Определить основные качества офис-менеджера;

3)Узнать какими документами регулируется деятельность офис-менеджера и какие к нему существуют квалификационные требования; 

4)Понять функции офис-менеджера  и качества, которыми он должен  обладать;

5)Изучить работу офис-менеджера на примере предприятия;

6)Рассмотреть 2 способа  мотивации офиса – с помощью  систем «грейдинга» и «нематериального стимулирования».

Методы исследования:

- метод работы с документами;

- метод анализа информации;

- метод синтеза информации;

-метод опроса. 

Практическая значимость:

Результаты исследования могут быть использованы в работе офис-менеджеров как начальниками так и непосредственно менеджерами, а также студентами обучающимися по специальности «Менеджмент организации», «Управление персоналом», которые могут ближе познакомиться с данной профессией и с помощью этого определить свою будущую работу,  разработанная должностная инструкция может повысить работоспособность офисных организаций и увеличить их прибыль.

 

 

 

 

 

Глава 1. Офис-менеджер и его особенности

1.1.Офис - менеджер и его функции

Офис-менеджер - один из руководящих  работников предприятия, который подчиняется  непосредственно директору. Его  основной задачей является организация и обеспечение работы офиса [5,122].

Офис-менеджер- это профессиональный администратор, осуществляющий руководство деятельностью управленческого аппарата предприятия (но не структурного подразделения вообще). Образно говоря, офис-менеджер - это «хозяин офиса», «начальник штаба», первый помощник руководителя в решении бесчисленного множества административно-хозяйственных вопросов деятельности предприятия (организации, учреждения).

Офис-менеджмент представляет собой один из видов управленческой деятельности. Главными отличительными чертами офис-менеджмента являются:

- тесное сочетание и  взаимопереплетение его функциональных составляющих (планирование, организация, контроль, учёт и т.д.);

- непосредственное (личное) взаимодействие офис-менеджера со  значительным количеством персонала,  выполняющего самые разные функции;

- промежуточное положение  данного вида деятельности между  стратегическим и тактическим  менеджментом.[1]

Офис-менеджмент можно обозначить как оперативное руководство  управленческим аппаратом предприятия.

 

Перечень функций офис-менеджера  условно можно разделить на пять групп:

1. Управленческие.

· построение организационной структуры офиса;

· планирование работы офиса;

· руководство персоналом офиса - распределение обязанностей, делегирование полномочий, организация  обучения персонала, планирование его  карьеры и т.д.;

· разработка и внедрение  в офисе корпоративной культуры в соответствии с принятой на предприятии в целом;

· разработка политики общения  с клиентами.

2. Административные. Под  административными обязанностями  понимаются организация делопроизводства  в офисе, построение взаимоотношений  между структурными подразделениями,  «зонирование» офиса и т.д.

3. Хозяйственные. Они начинаются  с организации закупки офисной  техники, комплектующих, расходных материалов и заканчиваются руководством по установке оборудования и постановке его на техническое обслуживание, обеспечением взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией.

4. Контрольные. Здесь подразумевается  проведение инвентаризаций и  ревизий материальных ценностей,  аттестация персонала, организация  внутренней отчетности и осуществление  иных мероприятий по контролю.

5. Отчетные. Они включают  в себя организацию подготовки  отчетов перед вышестоящим руководством  для контроля со стороны последнего [6,116].

В небольших предприятиях, офис-менеджер может быть руководящим  звеном среднего уровня, обладающим, с  одной стороны, урезанными, по сравнению  с перечисленными, полномочиями, а  с другой - дополнительными, не совсем свойственными им обязанностями, как  то: непосредственное ведение делопроизводства (в том числе кадрового) или  выполнение части функций менеджера  по персоналу (например, таких, как поиск  необходимых специалистов для офиса, проведение предварительных собеседований  и т.д.). Иногда на офис-менеджера возлагаются даже обязанности по ведению первичной бухгалтерии - он сам должен работать с банковскими документами, выписывать счета-фактуры, накладные, расходные и приходные ордера и т.д. На торговых предприятиях офис-менеджеру зачастую вменяется общение с клиентами и координация продаж.

Синтез функций, возлагаемых  на офис-менеджера на российских предприятиях, предполагает, что он выполняет следующие  обязанности:

1. Организует структуру  (зонирование) офиса, исходя из  поставленных вышестоящим руководством  задач и профиля предприятия.

2. Выбирает на основе  рекомендаций технической службы  предприятия и организует закупку  офисной техники (компьютеров,  принтеров, факсимильных аппаратов,  телефонов, мини-АТС, копировальных  машин, диктофонов и др.), ее  установку и ввод в эксплуатацию.

3. Разрабатывает и составляет  графики проведения профилактических  и текущих ремонтов оборудования, периодических закупок расходных  материалов, а также порядок утилизации  и списания оборудования, выработавшего  свой ресурс.

4. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса (осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию, температурный режим, пр.).

5. Организует использование  в работе офисной оргтехники; осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, офисных коммуникаций; обеспечивает взаимосвязь с сервисными организациями по техническому обслуживанию офисной техники (разрабатывает схему действий персонала при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования, по вызову специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания).

6. Организует обеспечение  необходимыми для работы офиса  товарно-материальными ценностями (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др.; проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).

7. Определяет порядок  получения товарно-материальных  ценностей, организует платежи  за их поставку, оформляет доверенности.

8. Организует работу по  ведению бюджета расходов на  офисные нужды, по оптимизации  прямых и косвенных хозяйственных  затрат.

9. Обеспечивает хранение  товарно-материальных ценностей  (канцтоваров, расходных материалов  и т.п.), необходимых для работы  офиса, организует учет и выдачу  предметов и средств труда работникам офиса.

10. Организует работу по  инвентаризации хозяйства офиса.

11. Координирует работы  по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению и хранению  документации в соответствии  со стандартами делопроизводства); организует документооборот офиса.

12. Организует прием и  рассылку деловой корреспонденции  (регистрацию и обработку входящей  и исходящей корреспонденции), ведет  в пределах своих полномочий  деловую переписку.

13. Организует:

· встречу, прием, регистрацию  и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;

· прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;

· материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.

14. Организует и проводит  деловые переговоры (планирует деловые  встречи, определяет линию деловых  переговоров, управляет переговорами  с соблюдением правил этикета  и протокола, организует документальное  оформление переговоров, анализирует  результаты деловых встреч).

15. Руководит работниками  офиса: распределяет обязанности  между ними; доводит до сведения  работников задания и принятые  в отношении их решения; определяет  степень ответственности работников; разрабатывает стандарты качества  работы и критерии оценки качества  работы; анализирует эффективность  работы; осуществляет контроль за исполнением принятых решений.

16. Организует работу секретарей  на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров  (прием входящих звонков, управление  исходящими звонками, переадресация  звонков), приему и отправке телефонограмм;  контролирует культуру речи секретарей (операторов).

17. Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).

18. Назначает работников, несущих материальную ответственность  за переданные им для выполнения  рабочих заданий товарно-материальные  ценности; определяет схемы передачи  товарно-материальных ценностей  от одного материально-ответственного  лица другому.

19. Обеспечивает выполнение  работниками корпоративных правил  и норм поведения.

20. Разрабатывает и внедряет  системы мотивации и дисциплинарной  ответственности работников офиса,  осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.

21. Оказывает работникам  офиса помощь в разрешении  возникающих в ходе работы  проблем, принимает меры по  предупреждению конфликтных ситуаций.

22. Координирует работу  офиса по подготовке к закрытию (приведение в порядок рабочих  мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование  систем охранной сигнализации, пр.) и подготовке к новому рабочему  дню.

23. Обеспечивает взаимодействие  офиса с другими структурными  подразделениями предприятия.

 

Организует совместно  со службой безопасности проведение работ по планированию и внедрению  мероприятий по поддержанию внутриофисного режима и информационной безопасности. Руководит подготовкой отчетной документации для вышестоящего контроля [6,54].

1.2. Профессионально важные качества офис-менеджера

Качества офис- менеджера - это обобщенные, наиболее устойчивые характеристики, которые оказывает  решающее влияние на управленческую деятельность. Это весьма сложные  в психологическом плане образования, зависящие от множества факторов: особенностей характера, структуры  личности, ее направленности, опыта, способности, условий деятельности.

Талант офис-менеджера  определяется многими психологическими качествами, которые являются профессионально  важными. Многогранный характер управленческой деятельности накладывает своеобразный отпечаток и на личностные характеристики офис-менеджера.