Профессия "Офис-менеджер"

1.8.9. Правила внутреннего  трудового распорядка.

1.8.10. Правила и нормы  охраны труда, требования производственной  эргономики, санитарии и гигиены.

2. Общие должностные обязанности

2.1. Офис-менеджер обязан

2.1.1. Возглавлять работу  аппарата управления предприятия  и уверенно руководить им.

2.1.2. Обеспечить своевременное  и качественное выполнение офисом  возлагаемых на него повседневных  задач в строгом соответствии  с утверждённым порядком работы.

2.1.3. С получением дополнительных  указаний и поручений руководителя  предприятия организовывать их  своевременное и качественное  исполнение.

2.1.4. Обеспечивать рациональное  использование материальных, технических  и иных средств офиса в интересах  выполнения задач по предназначению.

2.1.5. Обеспечить надёжную  защиту документов и информации, составляющих государственную и  служебную тайну.

2.1.6. Руководить обучением  подчинённых, создавать им условия  для повышения квалификации.

2.1.7. Осуществлять контроль за соблюдением подчинёнными правил внутреннего трудового распорядка, требований техники безопасности.

2.1.8. Использовать по отношению  к подчинённым предоставленные  права по их поощрению (привлечению  к ответственности).

2.1.9. С учётом складывающейся  деловой ситуации осуществлять  предварительное планирование работы  руководителя предприятия на  предстоящий период, разрабатывать  меры по её всестороннему обеспечению.

2.1.10. Регулярно осуществлять  планирование личной работы и  работы аппарата управления.

2.1.11. Представлять на утверждение  руководителю предприятия графики  дежурств сменных администраторов  офиса, графики уборки помещений  и выхода автомашин в рейс.

2.1.12. Организовывать ведение  отчётности офиса по установленной  форме и требуемом объёме.

3. Специальные должностные  обязанности

3.1. Офис-менеджер обязан

3.1.1. Разрабатывать, внедрять  и обеспечивать оптимальное функционирование  технологии офисной работы.

3.1.2. Распределять служебные  полномочия между сотрудниками  офиса.

3.1.3. Лично обеспечивать  контроль за сроками и качеством исполнения наиболее важных и срочных указаний и поручений руководителя предприятия.

3.1.4. Обеспечивать координацию  и взаимодействие между аппаратом  управления и структурными подразделениями  предприятия (включая филиалы  и представительства), в том числе  посредством использования технических  средств и каналов коммуникации  и ведения приёма посетителей.

3.1.5. Принимать меры к  организации и поддержанию на  должном уровне документационного  обеспечения офисной деятельности, в том числе эффективное ведение  деловой переписки, надёжное хранение  управленческой документации, оперативное  исполнение документов и информационных  запросов.

3.1.6. Принимать участие  в организации маркетинговой  деятельности предприятия и осуществлять  с этой целью управление корпоративным  Интернет-ресурсом, подготовку внутрикорпоративных  мероприятий, вести бизнес-консультирование  руководителя предприятия в пределах  своей компетенции.

3.1.7. Осуществлять управление  финансовыми ресурсами аппарата  управления.

3.1.8. Организовывать текущее  жизнеобеспечение деятельности  офиса, принимать меры по поддержанию  в нём порядка в течение  дня, а также по устранению  неисправностей и сбоев в работе  офисного оборудования и оргтехники.

3.1.9. Своевременно принимать  меры по предупреждению (устранению, нейтрализации) событий (явлений), препятствующих нормальному функционированию  офиса.

3.1.10. Осуществлять управление  персоналом аппарата управления.

3.1.11. Принимать меры к  повышению эффективности офисной  работы, сокращению сроков и совершенствованию  качества её выполнения.

3.1.12. Представлять руководителю  предприятия предложения по обеспечению  надлежащих эргономических и  санитарно-гигиенических условий  труда в офисе, рационализации  рабочих мест его сотрудников.

4. Права офис-менеджера

4.1. Офис-менеджер имеет  право

4.1.1. Принимать решения  в целях обеспечения повседневной  деятельности аппарата управления  предприятия - по всем вопросам, относящимся к его компетенции.

4.1.2. Представлять руководителю  предприятия свои предложения  по комплектованию офиса квалифицированным  персоналом, а также по поощрению  (привлечению к ответственности)  подчинённых - в тех случаях,  когда собственных полномочий  недостаточно.

4.1.3. Готовить и представлять  руководителю предприятия свои  предложения по совершенствованию  работы аппарата управления предприятия  (его дополнительному финансированию, материально-техническому обеспечению  и т.п.).

4.1.4. Участвовать в работе  совещаний руководства предприятия  при рассмотрении вопросов, касающихся  работы аппарата управления.

5. Взаимоотношения (связи  по должности) офис-менеджера

5.1. В целях эффективного  осуществления своих полномочий  офис-менеджер взаимодействует

5.1.1. С руководителем предприятия  - в порядке подчинённости.

5.1.2. С другими должностными  лицами предприятия - при решении  вопросов деятельности, отнесённых  к компетенции аппарата управления  предприятия.

5.1.3. С руководителями  других структурных подразделений  предприятия - при решении совместных  задач по обеспечению управления  предприятием.

5.2. Офис-менеджер имеет  право вести внутреннюю служебную  переписку по вопросам, отнесённым  к компетенции аппарата управления  предприятия, в том числе с  другими структурными подразделениями  и должностными лицами предприятия.

6. Ответственность и порядок оценки работы офис-менеджера

6.1. Офис-менеджер несёт  административную, дисциплинарную  и материальную ответственность

6.1.1. За нарушение положений  руководящих документов по вопросам  деятельности аппарата управления  предприятия.

6.1.2. За невыполнение указаний  руководства предприятия, касающихся  работы офиса.

6.1.3. За несохранение государственной и служебной тайны.

6.1.4. За неправомерное  использование предоставленных  служебных полномочий, а также  использование их в личных  целях.

6.2. Оценка работы офис-менеджера  осуществляется

6.2.1. Руководителем предприятия  - регулярно, в процессе повседневного  осуществления офис-менеджером своих служебных полномочий.

6.2.2. Аттестационной комиссией  предприятия - периодически, но не  реже одного раза в год на  основании документированных итогов деятельности аппарата управления предприятия за оценочный период.

6.3. Основным критерием  оценки работы офис-менеджера  являются качество, полнота и  своевременность выполнения им  своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией  и заключённым с офис-менеджером трудовым договором.

При этом следует помнить, что ни одна, даже самая подробная, инструкция не в состоянии отразить все нюансы и детали, связанные  с осуществлением офис-менеджером своих должностных полномочий, - настолько они многообразны. Выручить в этой ситуации начинающего офис-менеджера могут дополнительные организационно-методические документы (инструкции по отдельным видам офисной деятельности), а также опыт повседневной работы.[13]

1.4.Квалификационные требования к офис-менеджеру

Помимо функциональных требований следует упомянуть и об отличиях в требованиях работодателей  к профессиональной подготовке офис-менеджеров. Эти требования можно разделить (условно) на общие (базовые), дополнительные и специальные.

Общие требования к профессиональной подготовке офис-менеджера:

1. Опыт работы по данной  профессии (в должности офис-менеджера  или в аналогичной должности  - помощник руководителя, секретарь  и др.) от полугода до трёх  лет (в зависимости от статуса  должности, на которую в данном  случае претендует соискатель).

2. Высшее образование  (предпочтительно - по профилю  предприятия, объявившего конкурс  на соответствующую вакансию, в  области управления или техническое).

3. Знание разговорного (как  минимум) английского языка (для  работы на предприятии, в организации  или учреждении с персоналом  из числа иностранных граждан  - знание второго иностранного  языка).

4. Уверенные навыки в  работе на персональном компьютере (ПК), предполагающие не только  умение грамотно пользоваться  установленным программным обеспечением (ПО), но и самостоятельно производить  инсталляцию ПО, несложную настройку  и профилактику ПК, подключение  периферии и пр.

5. Знание основных компьютерных  программ (минимально - операционная  система Windows, MS Office, Internet Explorer).

Указанные требования являются минимальными.

В представленном перечне  они перечислены по важности в  порядке убывания. На практике это  означает, что при принятии решений  о назначении соискателя на должность  офис-менеджера работодатель в первую очередь обратит внимание на наличие  у него практического опыта работы, его образовательный уровень  и степень владения иностранным  языком.

В качестве дополнительных к профессиональным качествам офис-менеджера работодателями наиболее часто упоминаются следующие требования.

1. Наличие у соискателя  опыта административно-хозяйственной  работы и / или работы с персоналом.

2. Дополнительное образование  (второе высшее, а также различные  формы повышения квалификации, в  первую очередь в области менеджмента  и т.п.).

3. Продвинутый уровень  владения иностранным языком, например, способность выполнять письменные  и / или устный перевод, умение  самостоятельно читать техническую  документацию и специальную литературу  на иностранном языке и т.п.

4. Умение обращаться с  офисной оргтехникой (ксерокс,  факс, сканер, мини-АТС, устройства  бесперебойного питания, зарядные  устройства), в идеале - умение быстро  выявить и устранить мелкие  неисправности в них.

5. Владение информационными технологиями (в частности, основами программирования, HTML), умение работать с прикладным программным обеспечением (как правило, по профилю предприятия - AutoCad, PhotoShop, FineReader, комплексы 1С: Бухгалтерия, Кадры, Предприятие, Торговля, Склад и т.п.), а также со справочными правовыми системами (СПС): «Гарант», «Консультант», «Кодекс» и т.п.

Что касается специальных требований, предъявляемых работодателями к соискателям на должность офис-менеджера, то их спектр необычайно широк. В то же время предъявление подобных требований к профессионализму офис-менеджера выглядит вполне оправданным, а их отсутствие может по меньшей мере существенно затруднить для новоиспечённого «хозяина офиса» эффективное исполнение им своих должностных обязанностей, и это, в свою очередь, крайне отрицательно скажется на организации работы аппарата управления предприятием в целом.

Чтобы сложилось объективное  представление о характере специальных  требований к профессиональной подготовке офис-менеджера, приведём наиболее типичные из них.

1. Понимание специфики  деятельности предприятия, владение  соответствующей терминологией  и лексиконом.

2. Профессиональное владение  методами руководства в условиях, аналогичных условиям предприятия  (практический менеджмент - от полугода  и более).

3. Наличие некоторых специальных  знаний, в частности финансов, бухгалтерии,  маркетинга, логистики, методов экономического  и статистического анализа и  др.

4. Умение водить автомобиль, осуществлять и организовывать  грамотную эксплуатацию иной  специальной техники и вспомогательного  оборудования (системы наружного  наблюдения, средств автоматизации  и механизации работ, ризографа, стиральной машины, сплит-системы или кондиционера).

5. Профессиональное владение  специальным программным обеспечением  либо умение самостоятельно программировать  (Delphi, Oracle, Java-script, Visual Basic и т.п.).[3]

 

 

ГЛАВА 2.Анализ работы менеджера  с документами на примере ООО  «Тропа»

менеджер документ организация  контроль

2.1.Караткая характеристика  предприятия

Общество с ограниченной ответственностью «Тропа», далее по тексту Общество, учреждается и действует  в порядке, предусмотренном Гражданским  кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 08.02.1998г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», иным действующим законодательством Российской Федерации и уставом Общества.

ООО «Тропа»    создано      для осуществления предпринимательской деятельности и извлечения прибыли.

Основными видами деятельности ООО «Тропа» являются ремонт и пошив одежды, ремонт обуви, парикмахерские услуги, пошив флагов, изготовление стендов.

Место нахождения Общества: 400074, Россия, г. Волгоград, ул.Рабоче-Крестьянская, д.38.

Уставной капитал 10 000 рублей.

В условиях рыночных отношений  центр экономической деятельности перемещается к основному звену  всей экономики - производственному  предприятию. Именно на этом уровне создается  нужная обществу продукция, выполняются  общественно необходимые работы, оказываются необходимые услуги.