Профессия "Офис-менеджер"

На предприятиях сосредотачиваются  наиболее квалифицированные 
кадры, решаются вопросы экономного расходования ресурсов, снижения 
издержек           производства,          сбыта           продукции, применения высокопроизводительного оборудования и технологий. Все это требует от руководителей всех уровней глубоких экономических знаний. В условиях рыночной экономики выживает то предприятие, которое наиболее грамотно, своевременно и компетентно определяет требования рынка, организует производство продукции, пользующейся спросом, обеспечивает высоким доходом высококвалифицированных специалистов. В условиях рыночной экономики возрастает значение трех основных направлений организации предприятия:

Научной организации производства - создание оптимальной технико-технологической  системы на предприятии (эффективно функционирующие производственное оборудование, техника и технология, упорядоченные технико-организационные  взаимосвязи работников);

Научной организации труда - построение здоровых нормальных (высоко коммуникабельных) отношений в коллективе;

Научной организации управления - система технических,

экономических и организационных  средств, обеспечивающих целенаправленность воздействия на материальную и человеческую подсистемы предприятия. Она способствует их взаимодействию в целях достижения наилучшего морально-технологического и экономического эффекта. Любое предприятие - это организация воздействия персонала на ресурсы предприятия. Чем основательнее она организована и умело регулируется, тем больше надежд на получение экономической выгоды, на прибыльное возмещение понесенных затрат.

ООО «Тропа» - это обособленная специализированная организация (юридическое  лицо), основанием которой является высокоорганизованный трудовой коллектив  работников-профессионалов, способный с помощью имеющихся в его распоряжении средств производства из поставленного сырья и материалов изготовлять нужную потребителям продукцию. В связи с этим к важнейшим задачам ООО «Тропа» относятся:

1. Возмещение произведенных расходов и получение дохода владельцем предприятия;
2. Недопущение сбоев в работе предприятия, в том числе срывов поставок, выпуска недоброкачественной продукции, резкого сокращения объемов производства и доходов предприятия;
3. Обеспечение потребителей продукцией в соответствии с договорами и рыночным спросом;
4. Обеспечение нормальных условий труда (без травматизма), возможностей профессионального роста работников и своевременной полноценной зарплаты персоналу;
5. Охрана окружающей среды и создание рабочих мест;
6. Стабильное наращивание темпов роста объемов производства и доходов предприятия.

К основным функциям ООО  «Тропа» можно отнести:

1. Изготовление продукции в соответствии с профилем предприятия и спросом на рынке;
2. Обеспечение продажи и поставки продукции потребителям;
3. Послепродажное техническое и консультационное обслуживание продукции;
4. Материально-техническое обеспечение производственного персонала на предприятии;
5. Разработка и исполнение мероприятий по повышению качества продукции;
6. Снижение удельных издержек и рост объемов производства на предприятии;
7. Соблюдение действующих стандартов, нормативов, государственных законов и внутренних распорядительных документов.

ООО «Тропа» представляет собой сложный комплекс, динамизм и слаженность работы всех подразделений  и служб которого обеспечивается механизмом управления. Механизм управления - это, прежде всего, иерархическая система  административных органов и управленческих структур, при помощи которой согласованно решаются основные задачи предприятия  и достигаются цели, стоящие перед  производством, устанавливаются внутренние связи, осуществляется контроль исполнения, используются рычаги воздействия, охватывающие деятельность всех подразделений, служб  работников предприятия от рабочего до директора. Механизм управления ООО  «Тропа» включает следующие компоненты:

1. Основные принципы и правила управления, нацеленные на решение задач, стоящих перед управляемым объектом;
2. Функциональную структуру органов управления;
3. Экономические и юридические законы и ограничения;
4. Информацию, методы, правила и технические средства обработки информации.

Функционирование механизма  управления обеспечивается администрацией ООО «Тропа», к которой относится  директор, его заместители и помощники, начальники цехов, служб, отделов и  других подразделений, а также специалисты  и служащие, подготавливающие для  руководителей необходимую информацию и документы.[7]

2.2. Анализ работы  с документами в ООО «Тропа»

Документооборот в ООО  «Тропа» происходит по замкнутой  цепочке. При поступлении или  получении документа секретарь  его регистрирует и предоставляет  на резолюцию руководителю, после  резолюции руководителя документы  поступают к исполнителям в зависимости  от рода документа, после выполнения документ поступает опять к секретарю  для регистрации и отправки. Организация  документооборота ООО «Тропа» предполагает соблюдение правил, в соответствии с которыми происходит движение документов, главным из которых является обеспечение оперативного прохождения документов по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. В ООО «Тропа» выполняются правила обработки документов на каждом этапе движения документации. Работа с документами в ООО «Тропа» относится к обязанностям офис – менеджмента.

Обработка входящих документов ООО «Тропа» проходит следующие  этапы:

1.   прием и первичная обработка документов; 
2. предварительное рассмотрение и распределение;
3.   регистрация документов;
4.   рассмотрение документов руководителем и принятие решения об их исполнителях, сроках и характере исполнения;
5. направление на исполнение;
6. исполнение документов;
7. помещение исполненного документа в дело.

Входящие документы ООО «Тропа» начинают свое движение по организации после первичной обработки. Количество инстанций, которые они должны пройти от момента поступления в организацию до исполнения, определяется структурой организации, распределением обязанностей между руководством, степенью самостоятельности структурных подразделений, технологией регистрации и общей организацией делопроизводства.

В ООО «Тропа» документ передается исполнителю практически  сразу после рассмотрения руководителем.

Значительно ускорить движение документов помогает их предварительное  рассмотрение, которое проводится после  первичной обработки документов. Предварительное рассмотрение позволяет определить, какие документы должны передаваться на рассмотрение руководителю организации или его заместителям, а какие могут быть переданы непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Одной из задач, которые при этом решаются, является освобождение руководителя от излишнего потока второстепенной информации. Эта работа проводится, секретарем руководителя, его помощником или работником службы документационного обеспечения управления, которые являются офис-менеджерами и должны иметь высокий уровень квалификации, достаточный стаж работы, хорошее знание распределения обязанностей между работниками организации, а также доверие к ним руководителя. Основным критерием, влияющим на движение документов к исполнителю, является содержание документа, поэтому необходимо иметь четкие представления о положении дел в организации, функциях структурных подразделений, функциях и специализации отдельных сотрудников.[12]

Документы, адресованные структурным  подразделениям или конкретным должностным  лицам, передаются сразу по назначению без предварительного рассмотрения.

Предварительное рассмотрение предусматривает просмотр всех поступивших  на имя руководства документов. При  этом выявляется документация, которая  должна быть предоставлена руководителю в обязательном порядке. Это –  распорядительные документы вышестоящих  органов власти и управления, документы  по принципиальным вопросам деятельности, имеющие большое значение в связи  со сложившейся ситуацией, требующие  координации работы структурных  подразделений и т. п. Перечень такой документации может быть составлен самим руководителем. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения управления или помощником руководителя целесообразно направлять в структурные подразделения и исполнителям. Документы, предназначенные нескольким структурным подразделениям или исполнителям, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Таким образом, предварительное рассмотрение помогает ликвидировать те инстанции движения документов, которые не оправданы деловой необходимостью, позволяет не скапливать большое количество лишней документации на столе руководителя. Это, в свою очередь, может значительно сократить сроки прохождения документов и предупредить срывы в их исполнении.

 Документы, требующие исполнения, регистрируются и передаются руководителю, который принимает решение не только по существу содержащихся в документах вопросов, но и по характеру исполнения, срокам и т. д. После рассмотрения документа руководителем в регистрационные формы переносятся его резолюции, которые задают направление дальнейшего движения документов, так как определяют их исполнителей.

Характер исполнения может  быть различным в зависимости  от содержания и назначения документа. Ряд документов не требует письменного  ответа. Они содержат указания, инструкции, просьбы по выполнению каких-либо действий. Их исполнением будет являться конкретная деятельность специалиста: проведение переговоров, консультации по вопросам, определенным поступившим документом, организация каких-либо мероприятий. В этом случае на исполненном входящем документе ставится отметка о произведенных действиях. Например, «Проведены переговоры. 15.10.2009» или «Проведены консультации с компанией «КРОНА». Информация других документов требуется для ознакомления сотрудников с реальным положением дел, например с результатами решения каких-либо вопросов. Служба документационного обеспечения управления проводит ознакомление с документом необходимого круга сотрудников и на поступившем документе проставляет отметки «Принято к сведению», «Принято к руководству». Сводки, отчеты, заявки, информационные письма и др. документы, также не требующие письменного ответа, передаются специалистам, которые используют их в оперативной работе. Например, данные, содержащиеся в поступившем документе, сотрудник может включить в свой отчет или план и на входящем документе проставить отметки «Включено в план», «Включено в отчет» и т.п.

Наибольшее внимание уделяется  документам, которые требуют ответа. Их исполнение заключается в подготовке ответного документа, который будет  являться уже исходящим документом. Порядок его подготовки рассматривается  ниже.

Порядок работы с исходящими документами ООО «Тропа».

Работа с исходящими документами, как инициативными, так и ответными, заключается в следующих действиях:

1. подготовка проекта документа;
2. его оформление и согласование (визирование);
3. удостоверение;
4. регистрация;
5. отправка из организации.

Исполнение документа  начинается со сбора информации по вопросу. Проводится изучение норм и  положений соответствующих правовых актов и нормативных документов, анализ информации ранее изданных документов и т. д. На этом этапе исполнитель  нуждается в использовании информационно-поисковой  системы по документам организации  и самих документов. После этого  готовится проект будущего документа.

Проект документа проходит этап внутреннего согласования с  руководителями структурных подразделений  и специалистами. Их согласие с содержанием  документа выражается визированием. Согласование документа может быть и внешним. В этом случае проект документа  направляется соответствующим организациям или конкретным должностным лицам  этих организаций. Для предварительного ознакомления и согласования с несколькими  должностными лицами проект документа  может быть размножен и передан  одновременно всем участвующим в  его подготовке организациям и лицам (параллельное согласование). Однако иногда требуется последовательное согласование, в соответствии с функциями сторонних  организаций или структурных  подразделений данной организации. Принципиальные изменения в процессах  визирования могут происходить  при наличии в организации  локальной компьютерной сети. Такая  сеть позволяет создавать документ в электронной форме, затем передавать его для редактирования, получения  заключения, визирования. Возможности  компьютерных технологий позволяют  изменить прежние методы работы, однако требуют решения вопросов, связанных  с доступом к информации сотрудников  организации, а также с проставлением  подлинной подписи в грифе  или визе согласования.

После получения на проекте  документа всех виз документ перепечатывают с учетом сделанных замечаний  и передают на подпись руководителю. Документы передаются на подпись  вместе с приложениями к ним. Исходящие  документы подписываются руководством организации или руководителями структурных подразделений. Уровень  подписания документов, установленный  в конкретной организации, оказывает  непосредственное влияние на движение исходящих документов: чем он выше, тем больше инстанций должен пройти документ. Поэтому целесообразно  там, где возможно, предоставлять  право подписи руководителям  структурных подразделений в  соответствии с их функциями.

После подписания исходящий  документ передается в службу документационного  обеспечения управления или секретарю  для регистрации, затем на отправку.

На документе, который  находился на исполнении (поступившем  документе), и в регистрационной  форме проставляются соответствующие  отметки об исполнении и о списании документа в дело: проставляются  данные ответного документа и  отметка «В дело».

Поступивший документ, который  был исполнен, и копия отправленного  ответного документа с визами согласования подшиваются в дело. Подлинник ответного документа  исполнитель передает на отправку в  службу делопроизводства или секретарю  компании. Такая же схема действует  и при подготовке инициативных исходящих  документов.[8]