Профессия "Офис-менеджер"

 

К основным качествам  офис-менеджера  следует отнести:

1. Клиентоориентированность. Важно, чтобы клиент, войдя первый раз в офис компании, почувствовал себя как дома и захотел вернуться снова. (От этого во многом зависит в том числе и успех бизнеса.) Приветливое лицо офис-менеджера, его обходительность, вежливость и хорошие манеры -- вот то, что может привлечь посетителя.

2. Сообразительность, отличная  память. Так как занимающиеся  работой референта, офис-менеджера  и помощника руководителя, как  сервер, ежедневно пропускают через  себя несколько мегабайт информации, важно всю эту информацию держать  в голове.

3. Аккуратность. Все документы  по папочкам, все звонки в журнал, вся корреспонденция зарегистрирована. В офисе порядок и уют, все  сотрудники обеспечены канцтоварами, вся техника функционирует исправно.

4. Грамотная речь. Особенно  важна для секретарей и ресепшионистов, которые ведут телефонные переговоры и принимают гостей офиса. Компании, работающие с иностранными клиентами, требуют еще и владения иностранными языками. Желательно двумя. Кстати, может пригодиться этот навык еще и в выполнении функции переводчика -- при необходимости.

5. Приятные внешние данные.

6. Сдержанность. Между двух  огней - руководителем и клиентами  - иногда приходится несладко. Важно  не терять самообладание и  выдержку.

Умение ставить задачи. Пусть и не слишком сложные, но координирующие работу всех сотрудников[4,185].

 

Профессионально важные качества офис-менеджера рассматриваются  на трех уровнях:

*на уровне задач деятельности  менеджера;

*на поведенческом уровне;

*на уровне свойств  личности.

 

На основе управленческой деятельности офис-менеджера можно  выделить следующие профессионально  важные качества:

    1)Организаторские  качества, характеризующиеся умением  подбирать, расставлять кадры,  планировать работу, обеспечивать  четкий контроль. Организаторские  качества - это следствия проявления  ряда психологических свойств  личности.

Наиболее важными являются:

1. Психологическая избирательность - способность адекватно, без искажения отражать психологию организации.
2. Критичность и самокритичность - способность видеть недостатки в поступках и действиях других людей и своих поступках.
3. Психологический контакт - способность устанавливать меру воздействия, влияния на других людей.
4. Требовательность - способность предъявлять адекватные требования в зависимости от особенностей ситуации.
5. Склонность к организаторской деятельности, т.е. потребность в ее выполнении.
6. Способность заряжать своей энергией других людей, активизировать их.

Среди других организаторских  качеств следует отметить такие как:

1. Целеустремленность - умение поставить четкую и ясную и стремится к ее достижению;
2. Гибкость - способность реально оценивать обстоятельства, адаптироваться к ним, не меняя, при этом принципиальных позиций;
3. Работоспособность - способность длительно выполнять работу с высокой эффективностью;
4. Настойчивость - волевое свойство личности, проявляющееся в упорном стремлении достичь сознательно поставленной цели;
5. Самостоятельность - способность осуществлять деятельность, опираясь на собственные возможности без чужой помощи;
6. Дисциплинированность - подчинение установленному порядку, умение налаживать и поддерживать дисциплину в коллективе;
7. Инициативность - умение действовать энергично, способность выдвигать идеи и намечать пути их воплощения.

Общей основой развития менеджера  как специалиста и как компетентного  управленца являются

2) Интеллектуальные качества.  

Интеллект может выступать  или не выступать в качестве фактора  успешности менеджера в зависимости  от того, какие ресурсы менеджера - интеллектуальные или коммуникативные  включены в его деятельность.

Существенное значение имеют  для деятельности менеджера 

3)Коммуникативные качества:

- способность к кооперации  и групповой работе;

- поведенческие ориентации  при разрешении конфликтных ситуаций;

- социальная компетентность  при реализации своих целей.

Менеджер в свой деятельности постоянно осуществляет три вида общения:

*субординационное, или общение  при взаимодействии руководителя  и подчиненных.

*служебно-товарищеское - это  общенье между руководителями-коллегами.

*дружеское - это общение  на основе морально-психологических  норм взаимоотношений.

В зависимости от конкретной ситуации и целей, важно точно  применить тот или иной стиль  общения. Если менеджер обладает навыками общения, то ему легко устанавливать  деловые контакты.

Умение устанавливать  деловые контакты, располагать к  себе людей зависит от манеры поведения. Хорошие манеры помогают быстро адаптироваться в любой обстановке, упрощают налаживание  контактов, расширяют возможности  оказывать влияние на людей.

Далее обратим на следующее:

4)Мотивационно-волевые качества:

1. стремление к успеху (ориентация на достижение, стремление обладать, решительность, доверие к себе);
2. осторожность
3. самоопределение (свобода, самоопределение, открытость);
4. социальная компетентность (компетентность, разговорчивость, общительность, готовность к обсуждению, обаяние, дружественное отношение к организации, уверенная манера держать себя).

В литературе по психологии менеджмента можно встретить  ряд работ ученых изучающие менеджера  и предпринимательские качества, потенциал которых зависит от умения предвидеть и быстро оценивать  ситуацию рассчитать возможные результаты, умения разумно рисковать.

Наиболее важным качеством  менеджера является устойчивость к  стрессу. Стрессоустойчивость - это способность противостоять сильным отрицательным эмоциональным воздействиям, вызывающим высокую психическую напряженность, поскольку деятельность менеджера протекает в условиях значительных психологических нагрузок.

Таким образом, можно выделить в структуре профессионально  важных качеств менеджера организаторские, интеллектуальные, мотивационно-волевые и предпринимательские качества.[14]

 

1.3.Документы, регламентирующие

деятельность  офис-менеджера

Основные правовые документы, регламентирующие деятельность офис-менеджера, это трудовой договор и должностная  инструкция.

Как следует из содержания ст. 56 Трудового кодекса РФ, трудовой договор представляет собой соглашение между работником и работодателем. В соответствии с трудовым договором  работодатель и работник принимают  на себя ряд обязательств. В частности работодатель обязуется: [2]

а) предоставить работнику  работу по обусловленной трудовой функции;

б) обеспечить работнику  условия труда, предусмотренные  нормативными правовыми актами, содержащими  нормы трудового права;

в) своевременно и в полном размере выплачивать работнику  заработную плату.

Работник в свою очередь, обязуется:

а) выполнять определённую соглашением трудовую функцию;

б) соблюдать действующие  в организации правила внутреннего  трудового распорядка.

См. Приложение 1.

Трудовой договор, как  бы тщательно он ни был составлен, не может отражать во всех деталях  вопросы компетенции (служебной  ответственности) офис-менеджера. Но функциональное назначение трудового договора состоит  отнюдь не в этом. Для регламентации  подобных вопросов существует другой документ - должностная инструкция, в соответствии с которой офис-менеджер и осуществляет свою деятельность.

Порядок и правила подготовки должностной инструкции регламентируются положениями Типовой инструкции по делопроизводству и Методических рекомендаций по унификации текстов  управленческих документов.

Как следует из содержания указанных документов, в общем  случае в инструкции излагается порядок  осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений  нормативно-правовых актов.

Соответственно, в должностной  инструкции офис-менеджера излагается порядок осуществления им повседневной административно-хозяйственной деятельности. Этот документ применяется как самостоятельный  правовой акт, который подписывается  разработчиком, утверждается руководителем  предприятия (в форме грифа утверждения  или путём издания распорядительного  документа о его утверждении) и имеет следующую структуру.

1. Общие положения.

2. Функции работника.

3. Обязанности работника.

4. Права работника.

5. Взаимоотношения (связи  по должности) работника.

6. Ответственность работника.

7. Оценка работы.

Текст инструкции печатается на общем бланке предприятия и  излагается от третьего лица единственного  или множественного числа, преимущественно  с использованием следующих конструкций: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается». Заголовок к  тексту должностной инструкции формулируется  в родительном падеже, например: «(Должностная инструкция) офис-менеджера - помощника руководителя предприятия».

Последующий текст документа  можно условно разделить на констатирующую и основную части. Констатирующей (вводной) частью должностной инструкции обычно служит раздел «Общие положения», в  котором указываются основания  разработки, основное назначение документа, сфера его распространения, ответственность  за нарушение установленных в  нём требований и т.п.

Основной текст должностной  инструкции служит для последовательного  изложения порядка и правил осуществления  офис-менеджером своих служебных полномочий с учётом специфики организационного устройства и содержания деятельности предприятия, может делиться на главы, пункты и подпункты. При этом главы должны иметь названия и порядковую нумерацию римскими цифрами. В свою очередь, нумерация пунктов и подпунктов должна производиться арабскими цифрами.

Примерный текст разработанной должностной инструкции

офис-менеджера

1. Общие положения

1.1. Офис-менеджер является  руководителем аппарата управления  предприятия. Он является непосредственным  начальником для всех сотрудников  офиса.

1.2. Приказы и распоряжения  офис-менеджера по организации  повседневной деятельности офиса  являются обязательными для исполнения  всеми его сотрудниками. Кроме  того, распоряжения офис-менеджера  от имени руководителя (во исполнение  указаний и решений руководителя) предприятия являются обязательными  для исполнения другими должностными  лицами (структурными подразделениями)  предприятия.

1.3. Офис-менеджер подчиняется  непосредственно руководителю предприятия.

1.4. Офис-менеджер назначается  на должность и освобождается  от должности приказом руководителя  предприятия на основании решения  аттестационной комиссии предприятия  по представлению заместителя  начальника службы персонала.

1.5. Офис-менеджер отвечает

1.5.1. За работу аппарата  управления предприятия, своевременное  и качественное выполнение им  задач по предназначению.

1.5.2. За исполнительную  и трудовую дисциплину подчинённых.

1.5.3. За сохранность документов (сведений), содержащих государственную  и служебную тайну.

1.5.4. За обеспечение безопасных  условий труда, поддержание порядка,  выполнение правил пожарной безопасности  в помещениях офиса.

1.6. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование  (по специальности «менеджмент») или высшее профессиональное  образование и дополнительная  подготовка в области теории  и практики менеджмента, стаж  работы по специальности не  менее двух лет.

В практической деятельности офис-менеджер должен руководствоваться

1.7.1. Постановлениями, распоряжениями, приказами и др. федеральными  и ведомственными руководящими  документами, регламентирующими  деятельность аппарата управления  предприятия.

1.7.2. Нормативными актами, методическими рекомендациями, непосредственно  устанавливающими порядок выполнения  работ в офисе.

1.7.3. Правилами внутреннего  трудового распорядка.

1.7.4. Правилами охраны  труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии  и противопожарной защиты.

1.7.5. Настоящей должностной  инструкцией.

1.7.6. Приказами и распоряжениями  руководителя предприятия, а также  других должностных лиц предприятия.

1.8. Офис-менеджер должен  знать

1.8.1. Законодательные, нормативно-правовые  и нормативно-методические акты  по вопросам управления деятельностью  предприятия.

1.8.2. Цели, стратегию развития  и бизнес-план (программу оргразвития) предприятия.

1.8.3. Профиль, специализацию,  организационную структуру предприятия,  схему организационного взаимодействия  аппарата управления с должностными  лицами и структурными подразделениями  (в т.ч. филиалами и представительствами)  предприятия.

1.8.4. Менеджмент, в том  числе передовой отечественный  и зарубежный опыт в области  офис-менеджмента.

1.8.5. Задачи офиса по  обеспечению управления предприятием  и деятельности руководителя  предприятия, возможности офиса  по решению указанных задач.

1.8.6. Порядок и правила  планирования и отчётности по  вопросам деятельности офиса,  требования к подготовке документов.

1.8.7. Нормы времени и  выработки на основные операции  и процессы, а также нормы обеспечения  офисного труда канцпринадлежностями, оборудованием, оргтехникой и расходными материалами к ней.

1.8.8. Правила эксплуатации  средств офисной вычислительной  техники, коммуникации и связи.