Профессия "Офис-менеджер"

Это индивидуальный показатель, который повышает субъективную значимость работы для человека. Целостность  работы - степень, с которой работа требует завершения целостной и  определенной задачи или этапа работы от начала и до конца с видимым  результатом. Если сотрудник видит  весь процесс в целом, он чувствует  себя причастным к результатам работы и осознает ответственность своих  действий. Значимость работы - степень, в которой задание имеет существенное влияние на жизнь или работу людей как в данной организации, так и во внешнем окружении. Например, для понимания сравним двух рабочих: один закручивает гайку в самолете, а другой складывает скрепки в коробочки. Это требует примерно одних и тех же навыков, но согласитесь, что значимость работы у них будет разная. Незакрученная гайка в самолете может привести к огромной трагедии. Цель менеджера сделать так, чтобы даже тот сотрудник, который кладет скрепки в коробочки, понимал важность своей работы для организации и внешнего мира. Автономность - степень, в которой работа предоставляет реальную свободу, независимость и возможность действовать по своему усмотрению в планировании работы и определении способов ее выполнения. Величина уровня автономности индивидуальна. Обратная связь - степень, в которой выполнение заданий сопровождается получением прямой и ясной информации относительно эффективности работы. Это очень важный показатель, сотрудник должен постоянно получать эту обратную связь, чтобы корректировать свои неэффективные действия и продолжать делать то, что оценивается менеджером как эффективная работа [9,135].

Стоит сказать, что именно во внутренней психологической мотивации  кроется огромный потенциал сотрудника для компании. Имеет смысл добавить, что о НС речь должна заходить только тогда, когда удовлетворены базовые  потребности сотрудников и они  получают средний или выше среднего оклад. Но совсем иначе дело обстоит  с менеджерами среднего и высшего  звена, специалистами. Мотиваторы «белых воротничков» отличаются своей «нематериальностью», и такой фактор, как уровень заработной платы, стоит далеко не на первом месте. Интересно, что, несмотря на страну проживания, национальность и даже время эти корреляции остаются в неизменном виде.

Так, в Санкт-Петербурге был  проведен опрос 20 HR-менеджеров, высшего  и среднего звена, среди которых  были представители компаний крупного и среднего бизнеса. Респондентам был  задан вопрос: «Что вас мотивирует (стимулирует) сейчас на работу и что  вас может замотивировать в будущем?». Ниже даны факторы по убыванию, но те, которые назывались больше двух раз. Таким образом, на первых местах стоят факторы, называемые больше других и выше по значимости.

* Положительная оценка  работы со стороны сотрудников

* Уважение и высокая  оценка моей работы со стороны  руководства

* Уважаемое, адекватное  начальство; согласие с внутренней  политикой и ценностями компании

* Уровень ответственности  и задач; самостоятельность и  независимость

* Нравится сам бизнес  и сфера деятельности, в которой  работаю. Значимость отрасли.

* Компенсационный пакет

* Стабильная, официальная  заработная плата

Заработная плата стоит  не на первом месте, но, тем не менее, вошла в список и звучит как  «стабильная и официальная заработная плата». Понятно, что такая формулировка говорит о специфике российского  рынка и о том, что заработная плата у сотрудников многих компаний не является «белой»: сложности возникают тогда, когда приходится показывать свой доход, например при получении банковского кредита. Несмотря на российскую действительность на первое место у менеджеров выступают такие показатели, как положительная оценка их работы, как со стороны сотрудников компании, так и со стороны руководства, как «обладание влиянием». Но можно ли стимулировать всех одними и теми же способами? Конечно же, нет. Есть общие закономерности, но всегда нужно уметь выделить те случаи, к которым общие законы не подходят, особенно если речь идет о человеке. К человеку важен индивидуальный подход. «Теория ожиданий» Виктора Врума хорошо отражает смысл этой поговорки. В данной теории значение имеют два аспекта: ситуативное лидерство и индивидуальная система мотивации.

Ситуативное лидерство - это  управление, адекватное конкретной ситуации. То есть стиль управления должен соответствовать  специфике ситуации и группы, например, в кризисных ситуациях эффективно быть директивным, а в ситуации корпоративного мероприятия такой стиль уже  не адекватен, и более эффективен демократический или либеральный  стиль.

Индивидуальная система  мотивации - это такая система, которая  учитывает конкретные потребности  сотрудников и выстраивается  таким образом, что данный сотрудник  понимает взаимозависимость между  эффективностью своей работы и получаемой за это «наградой». При этом «награда»  за хорошую работу должна быть именно той, которую он сам считает наградой.

Грамотный руководитель должен знать, что мотивирует его сотрудников, а если он этого пока еще не знает, тогда нужно приступать к изучению своих подчиненных как можно  скорее. Для этой цели можно использовать ряд опросников на выявление мотиваторов, а также простая беседа с сотрудником может дать много информации.[10]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Офис-менеджер - это сотрудник, управляющий офисом - его информационными, техническими, материальными и человеческими  ресурсами. Он является самым настоящим управленцем. Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется уровнем профессиональных знаний офис-менеджера, его умение чётко выполнять свои обязанности, освобождая руководителя от нерациональной траты времени.

На примере предприятия  ООО «Тропа» мы узнали что очень важной частью обязанностей офис-менеджера является  документооборот. Правильная организация документов офис-менеджера позволяет сократить время и трудозатраты на обработку документов, добиться равномерного поступления документов и пропорциональной загруженности как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

Внедрение системы грейдов и нематериального стимулирования  поможет создать в компании подходящий психологический климат сотрудников, а это в свою очередь создаст профессиональных специалистов , способных реализовать бизнес - цели компании и соответственно увеличить ее прибыль.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемых источников

1. Дёмин, Ю.М. Эффективный офис-менеджер / Дёмин Ю.М. – СПб.: Питер, 2004. – 203 с.: ил.

2. Трудовой кодекс Российской Федерации: Офиц. текст: (Принят 21 дек. 2001г.). – М.: Омега-Л, 2003. – 176с.

3. Щур, Д.Л., Офис-менеджер / Щур Д.Л., Труханович Л.В. // Кадры предприятия. – 2002. - № 3. – с. 15-20.

4. Янкович Ш.А. Управление офисом. - М.: ЮНИТИ, 2008. - 255с.

5. Власов Л.В. Секретарь - референт - референт - помощник руководителя. - СПб.: Книга, 2003 г. - 214с.

6. Волгина И. В. Офис-менеджер: Практическое пособие - Издательство: Дашков и К, 2010 г. - 452 с.

7. Санкина, Л. Должностной и численный состав службы делопроизводства / Санкина Л. // Управление персоналом. – 2009. - № 7. – с. 58-59.

8. Подобед, М.А. Документооборот предприятия / Подобед М.А., Усманова Н.Р. – 3-е изд., доп. и перераб. – М.: Приор-издат, 2008. – С.96.

9. Киселев Л.Н. Как организовать современный офис. - М., 2002. --208 с.

10. Юкаева В.С. Управление персоналом: Уч. пособие. М. 2007. - 291 с.

11. Делопроизводство: более 120 документов: Образцы, док., орг. и технология работы / Галахов В.В., Корнев Н.К., Ксандопуло Г.И. и др. – М.: Проспект, 2009. – С.177.

12. Паничкина, С.Н. Организация офис-менеджером поездки для сотрудников компании / Паничкина С.Н., Дресвянская К.В. // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2009. - №7. – с. 56.

 

13. Корнеев, И.К. Профессиональная подготовка офис – менеджера / Корнеев И. К. // Справочник секретаря и офис – менеджера. – 2002. - № 4. – с. 17-25.

14. Глухов В.В. Менеджмент: "Питер" 2009г. - с.86

 

 

 

 

 

Приложение 1

Примерный текст трудового договора с офис-менеджером¹

 

Трудовой договор

_______________    _____________

(место заключения)                       (дата заключения)

 

1. Стороны по договору

Предприятие (организация, учреждение)_________________________________

(указать название в  соответствии с учредительными  документами)

 

____________________________________________________________________

(наименование)

 

________________________________________________________________________________

в лице… (указать наименование должности, фамилию, имя, отчество руководителя предприятия)

____________________________________________________________________

(должность, Ф.И.О.)

 

именуемое в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны и гражданин (гражданка)…(указать фамилию, имя, отчество) _______________________________

                                                                               (Ф.И.О.)

 

именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны заключили настоящий  договор о нижеследующем.

_______________________

Соответствует требованиям  Постановления Минтруда РФ от 14 июля 1993 г. № 315, содержанию соответствующих  разделов Квалификационного справочника  должностей служащих, утвержденного  Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37 и положениям главы 10 ТК.

2. Предмет договора

Работник…(указать фамилию, имя, отчество)_____________________________

                                                                                                                   (Ф.И.О.)

принимается на работу в  аппарат управления предприятия__________________

(наименование структурного  подразделения предприятия)

на должность офис-менеджера__________________________________________

(полное наименование  профессии, должности)

квалификации руководитель____________________________________________

(разряд, квалификационная  категория)

3. Вид договора

Настоящий договор является: договором по основной работе, договором  по совместительству ___________________________________________________

(нужное подчеркнуть)

4. Срок действия договора

Настоящий договор заключается:

на неопределенный срок (бессрочный)__________________

на определенный срок________________________________

(указать конкретную причину  заключения срочного договора)

 

 на время выполнения  определенной работы______________________________

                                                                                    (указать, какой именно)

5. Начало и окончание  действия договора

Начало работы _______________________________________________________

(число, месяц прописью, год)

Окончание работы____________________________________________________

(указать «нет» или  число, месяц прописью, год)

Работник обязуется приступить к исполнению обязанностей по настоящему договору в соответствии с п. 7 (см. ниже)___________________________________

                                                                 (указать дату)

6. Сведения об испытательном  сроке

Срок испытания, устанавливаемый  работнику в соответствии, с настоящим  договором:_____________________________________________________________

(указать «нет» или  продолжительность испытательного  срока)

 

7. Права и обязанности  работника

7.1. Работник должен выполнять  следующие обязанности

Общие обязанности работника  предприятия, предусмотренные коллективным договором от... № …, функциональные обязанности, предусмотренные должностной инструкцией офис-менеджера от ... № ..., а также обязанности по неразглашению конфиденциальной информации по «Обязательству работника предприятия о неразглашении конфиденциальной информации» №....

(указать конкретно или  ссылку на соответствующие документы)

7.2. В процессе своей  повседневной деятельности работник, кроме того, обязан

7.2.1. Возглавлять работу  аппарата управления предприятия  и уверенно руководить им.

7.2.2. Обеспечивать своевременное  и качественное выполнение офисом  возлагаемых на него повседневных задач в строгом соответствии с утвержденным порядком работы.

7.2.3. С получением дополнительных  указаний и поручений руководителя  предприятия организовывать их своевременное и качественное исполнение.

7.2.4. Обеспечивать рациональное  использование материальных, технических  и иных средств офиса в интересах  выполнения задач по предназначению.

7.2.5. Обеспечивать надежную  защиту документов и информации, составляющих государственную и служебную тайну.

7.2.6. Руководить обучением  подчиненных, создавать им условия для повышения квалификации.

7.2.7. Осуществлять контроль за соблюдением подчиненными правил внутреннего трудового распорядка, требований техники безопасности.

7.2.8. Использовать по отношению  к подчинённым предоставленные  права по их поощрению (привлечению  к ответственности).