Разработка делового мероприятия для привлечения потребителей

Выделяют несколько  этапов подготовки мероприятия:

1. Подготовка сценария.

Индивидуально для каждого праздника разрабатываются  оригинальные сценарии мероприятия, учитывая задачи, стоящи при организации праздника и все пожелания, не забывая о корпоративном стиле.

2. Поиск места проведения мероприятия.

В соответствии с составленным сценарием подбирается  место для проведения мероприятия. Можно организовать мероприятие в клубе, казино, на яхте и др. местах. А также для проведения корпоративного отдыха можно предложить перенести мероприятие за границу: в отели Турции, Египта и т.д.

3. Организация технического оснащения мероприятия.

Квалифицированная техническая поддержка в организации зрелищного корпоративного праздника, является тем самым фундаментом, который позволяет реализовать самые смелыее сценарии. При организации технической части корпоративного праздника главное ориентироваться на формат мероприятия, чтобы выбрать соответствующий комплект звукового, светового, проекционного оборудования.

4. Оснащение площадки.

Есть залы, площадки, усадьбы, теплоходы, которые для  проведения корпоративного праздника или другого корпоративного мероприятия предлагают только «стены» (банкетные залы, выставочные павильоны, музеи, зелёные площадки).

В этих случаях  необходимо материальное оснащение:

• аренда банкетной мебели;
• аренда мебели для chill out – зоны;
• аренда столового стекла;
• аренда ресторанного текстиля;
• аренда шатров и тентов;
• аренда биотуалетов и умывальников;
• аренда и обслуживания выездного гардероба и прочее.

5. Оформление корпоративного мероприятия.

Декораторы  создадут неповторимую атмосферу для  мероприятия и украсят место  проведения, учитывая сценарий праздника, стиль и корпоративные цвета  компании.

Оформление корпоративного праздника играет важную роль. Именно размещённые в нужном месте баннеры с логотипом компании, растяжка с корпоративным слоганом, корпоративный видеоклип, создают атмосферу корпоративного мероприятия и влияют на лояльность к организации сотрудников и приглашенных гостей праздника.

6. Питание.

 

 Агентства помогают сделать  правильный выбор формата организации питания, которых не так уж мало. Основные из них – банкет (русская и французская форма), фуршет, буфет (то, что принято называть так же шведский стол), коктейль и барбекю.

Каждая из этих форм облуживания  имеет свои особенности, которые  делают ее идеальной для корпоративного праздника или тренинга и совершенно неприемлемой для конференции или презентации.

7. Поиск ведущего корпоративного мероприятия.

Именно этот человек призван, чтобы вести за собой гостей корпоративного праздника. Лучший ведущий – правильно произносит название компании и имя генерального директора, следует сценарию, умеет увлечь гостей, поэтому он должен быть профессионалом.

8. Подготовка развлекательной программы.

Особое место в развлекательной программе корпоративного праздника с 2008 года занимают постановка корпоративного танца с участием сотрудников организации и написание корпоративного гимна или песни для праздника, презентации или тренинга.

9. Фото-видео съемка.

Профессиональные  операторы и фотографы помогут надолго сохранить воспоминания о прошедшем корпоративном празднике, тренинге или презентации.

10. Рекламно-сувенирная продукция.

Следует помнить, что организация корпоративного праздника это внутренняя PR акция.

Корпоративное мероприятие превращается во внешнюю PR акцию, если на презентацию или корпоративный праздник вы приглашаете своих партнёров или клиентов.

Обычная кружка или футболка с логотипом Вашей  Компании может повысить лояльность сотрудников.

После составления  примерного плана мероприятия необходимо рассчитать бюджет. Для этого необходимо установить время проведения мероприятия, подготовить отчет о затратах на мероприятие.

При подготовке любого корпоративного мероприятия, организатор проходит через следующие этапы:

1. Определение  целей и формата мероприятия.

Первое, с чего всегда надо начинать, – четко спросить у себя:

• Чего конкретно я хочу добиться проведением этого мероприятия? (сплотить людей в команду, приятно провести время, донести новую информацию).
• Для кого (какой целевой аудитории) устраивается мероприятие (сравните – мероприятия для студентов; для руководителей крупных климатических фирм – мужчин возрастом за 40 лет; для женщин от 20 до 50 в праздник 8 марта).
• Какой формат мероприятия больше подойдет данной группе и для решения конкретных задач (конференция, тимбилдинг, вечеринка, многофункциональное – такое, как съезд дилеров).

Определив цели и аудиторию, нужно следовать  им при планировании и проведении мероприятия до конца, не отвлекаясь на свои личные пристрастия и привязанности (а также и вашего босса).

2. Поиск исполнителя.

Когда цели ясны, надо найти исполнителя. Принципиально  решите, кто Вам нужен – агентство, которое сделает все под ключ (придумает идею и сценарий, найдет исполнителей) или просто поставщик сырья (номеров, ведущих, оформителей – при вашем сценарии и полной ответственности). Мы всегда старались найти грамотных исполнителей – таких, которые дадут хороший совет и помогут составить сценарный план.

3. Поиск площадки

После того, как определились с формой мероприятия, необходимо выбрать место его проведения, «площадку». Площадка – не просто место, но и набор возможностей, который может не только подкорректировать, но даже и изменить формат мероприятия. Даже если мы будем сравнивать пансионаты, увидим, как серьезно они отличаются набором своих возможностей: у этих есть бассейн, у других – шикарный зал для проведения вечеринки, здесь табоган, лошади, лыжи, у других есть специально оборудованное место для командных игр и партнеры для их проведения, другой пансионат расположен на воде – прогулка на катере, водные соревнования, водные лыжи.

Единственный  совет – при выборе площадки не рассчитывать только на мнения исполнителя, но всегда лично смотреть площадки (запланировать на поездки 1-2 дня), фотографировать все возможности, все номера, в которых будут проживать ваши гости, пробовать меню, собрать все прайс-листы. Если речь идет о площадке в регионах – спросить своих дилеров (гостиница, конференц-зал), если за границей – поискать отзывы и спросить людей, которые там были.

4. Детальное  планирование мероприятия.

Теперь, когда известны все базовые элементы, которые будут входить в состав мероприятия, необходимо составить детальный план мероприятия.

Чем масштабнее мероприятие – тем более тщательно готовятся планы и тем больше конкретных документов Вам придется сделать.

Вот неполный список документов, которые присутствует при  подготовке дилерского съезда одной из компаний:

1. Общий план мероприятия – основной документ организатора, где по минутам отражено мероприятие, длящееся несколько дней. Присутствуют следующие пункты:

• Дата и время.

• Конкретный этап мероприятия: например, соревнования в академии приключений, подготовка к расселению в пансионате, расселение в пансионате, конференция, свободное время, банкет, круглые столы, шашлыки, отъезд и т.д.
• Название конкретного мероприятия, входящего в тот или иной этап – например, в рамках конференции – регистрация, сама конференция, кофе-брейки, регистрация на программу отдыха и т.д.
• Подготовка – что надо сделать до мероприятия, чтобы оно не сорвалось.
• Описание – краткое описание самого мероприятия.
• Ответственный – конкретное лицо, которое отвечает за реализацию мероприятия.
• Список участников – лица, принимающие участие в организации этапа мероприятия, находящиеся в подчинении ответственного за данный этап.
• Документы и материалы – документы и материалы, которые нужны для организации. Например, для рассадки по автобусам – нужны таблички или флаги компании на автобус + списки отъезжающих (а кто-то поедет на своем транспорте); для расселения по номерам – нужны списки расселения по номерам.

2. План мероприятия со списком решаемых задач для компании-Исполнителя.

3. Программа мероприятия и план конференции для гостей.
4. Табличка с расселением по номерам (кто и где живет).
5. Список мобильных телефонов дилеров.
6. Список номеров машин гостей – для передачи на охрану.
7. Таблички и указатели.
8. Шаблоны приглашений для гостей со схемой проезда.
9. Форма для фиксирования окончательного списка участников (не все приглашенные готовы приехать).
10. Опросная форма для выявления интереса к тем или иным научным темам.
11. Меню на завтрак, обед и особенно – на банкет.
12. План проведения банкета.
13. Список номинаций для награждения на банкете.

Конечно, и список неполный, и он будет свой у каждого организатора. Для того чтобы подготовить мероприятие, кроме опыта каждый раз требуется решать одну и ту же задачу: мысленно пройти все мероприятие от первого до последнего момента.

5. Команда для  мероприятия и распределение  ролей.

Любой организатор знает, что в одиночку, без команды, сделать что-нибудь серьезное достаточно сложно. Именно поэтому, даже вчерне написав план мероприятия – Вы должны четко определиться, кто Вам будет помогать в реализации проекта. Люди должны быть авторитетные, морально устойчивые (чтобы не напились и другим не дали). Людей должно хватать для мероприятия – именно поэтому, составляя детальный план, смотрите, чтобы один и тот же человек не оказался у вас в двух местах одновременно.

6. Поэтапная  реализация планов (до начала мероприятия).

У каждого своя форма контроля хода подготовки к мероприятию: кто-то делает в табличке еxеls календарный график подготовки, кто-то пользуется для этого Outlook-ом.

Важно, чтобы это делалось – и чтобы ни один из моментов не был забыт по недоразумению. Форс-мажоры сами Вас отыщут, не стоит их создавать искусственно.

Важный момент – не забудьте перед мероприятием устроить собрание для организаторов – еще раз все проговорить и решить сложные вопросы. 

Работа во время  мероприятия

7. Работа во  время мероприятия.

Во время мероприятия  – главное, четко следовать планам и иметь возможные варианты и  дополнительных (резервных) людей на тот случай, если графики сместились и кто-то заболел. Держите под рукой мобильники Исполнителей и ответственных людей из Вашей команды. Организатор – «ничего не делает», ходит со своей папочкой и все контролирует. Все вертится вокруг него, он спокоен и невозмутим, следит за графиком и убивает всех, кто этот график нарушают. Жесткая субординация и никаких самостоятельных решений исполнителями, если они идут вразрез «генеральной линии».

8. Разбор полетов, подведение итогов.

Календарное завершение мероприятия  для организатора ни в коем случае не означает, что мероприятие для  него уже закончилось. Обязательным продолжением следует раздача кнутов и пряников, сбор отзывов, выводы – короче говоря, то, что обычно называют «Разбор Полетов».

Проводится «разбор полетов» в несколько этапов и для разных аудиторий.

1. Первое – по горячим следам и в рамках группы организаторов. То есть через 1-2 дня после окончания мероприятия группа организаторов извлекает подробные планы по мероприятию и очень скрупулезно, шаг за шагом, с удовольствием проходят все мероприятие, как оно развертывалось во времени.  
   В конце таблицы делаются как предварительные общие выводы, так и выводы по персоналиям. Задача данного этапа – подготовка собрания с конкретной оценкой работы всех, в том числе и себя, для раздачи кнутов и пряников, а также подготовка предварительных выводов для корректировки концепции мероприятия, его планирования и проведения.
2. Вторым этапом является Общее Собрание всех участников, где, во-первых, все получают по заслугам (и в хорошем смысле тоже), а также происходит уже общее обсуждение прошедшего мероприятия и собираются мнения на будущее. 
   Обсуждению подвергается сама концепция и форма мероприятия, что в принципе удалось/не удалось, затем идет поэтапный виртуальный прогон мероприятия во времени с общей оценкой работы групп лиц и конкретных персон. По ходу обсуждаются варианты улучшения концепции и работы. Собрание проводится при содействии руководства, которое подтверждает своим авторитетом выводы организаторов. Все, что говорится на собрании, тщательно записывается и потом анализируется организаторами.
3. Третий этап – это редактирование документа «Разбор Полетов» на основе собранной информации на собрании, а также на основе сбора отзывов от участников (как устных, так и письменных). Для сбора отзывов можно разослать небольшую анкету, как общего содержания, так и конкретно по интересующим вопросам. 

После подготовки развернутого документа Организаторской Группой делаются выводы, которые посвящены уже не деталям проведения конкретного мероприятия (кто, когда не подал чай), а таким вещам, как правильность выбора концепции мероприятия и его формы проведения.

Таким образом, организация и проведение мероприятия заказчика будет построено с учетом корпоративной культуры, которая в настоящее время стала неотъемлемой частью современной компании.

Выводы по разделу один

Организация и  проведение мероприятия заказчика будет построено с учетом корпоративной культуры. Для создания event-мероприятия необходимо его поэтапное планирование. Грамотно организованный корпоративный event может существенно повысить успешность компании. Как и любые другие специальные мероприятия, «корпоративки» могут нести в себе массу совершенно разного контента. Например, они могут быть развлекательными, релаксирующими. Или же закрепляющими некий успех, достижение в формате праздника. Или же, наоборот, мобилизующими в формате тренинга. Важно в любом случае одно: каждое корпоративное специальное мероприятие обязательно должно разрабатываться в рамках какой-то концепции, в рамках поставленных задач и обозначенных целей, при необходимости с привлечением внешних специалистов, и каждая деталь должна быть грамотно выверена и точно взвешена.