Внешняя среда организации

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

введение

В  последние  годы,  когда  речь  идет  об  управлении,  о  создании  новых или  совершенствовании  деятельности  функционирующих  предприятий, учреждений,  одним  из  самых  употребляемых  понятий  являются организация (предприятие),  организационная  структура,  организационная культура, организационное поведение, организация производства, организация труда и отдыха и многие другие. Это обусловлено тем, что именно  в  организациях (предприятиях)  или при их  содействии  осуществляется  человеческая  деятельность.  В  организациях  тесно переплетаются интересы  личности  и  групп,  мотивы  и  ограничения,  дисциплина  и  свободная  творческая деятельность. 

Любая  организация  функционирует  в  определённой  окружающей  её среде, с которой она находится  в определённых связях и взаимодействиях.

Эту среду называют внешней средой. В связи с тем, что современные организации представляют собой открытые системы, они получают из внешней среды энергию, информацию, материальные и другие ресурсы для обеспечения  своей  деятельности.  При  этом  каждая  организация отдаёт  во  внешнюю  среду  продукты  своей  деятельности (товары,  услуги  и  др.). Разрыв связей  с внешней средой  чаще  всего означает  для организации окончание её жизненного цикла (гибель). Все это обусловливает важность и актуальность темы данной работы.

Целью курсовой работы является исследование внешней среды и методов ее изучения. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• рассмотреть основные определения, особенности и значение внешней среды;
• исследовать типы организаций по взаимодействию с внешней средой;
• показать взаимодействие организации с внешней средой;
• изучить методы исследования внешней среды организации;
• провести анализ внешней среды и ее влияние на подготовку и реализацию управленческих решений, в частности проанализировать влияние внешней среды рекламного агентства «Лира-М».

Предмет исследования – управление организацией (предприятием).

Объект исследования – внешняя  среда организации (предприятия).

Методологической и теоретической  основой исследования избраны системный, организационно-структурный и функциональный подходы.

Системный подход в теоретической и практической части работы позволит сориентировать исследование на раскрытие целостности объекта изучения и всех её составляющих и сведение их в единую теоретическую картину системно и комплексно.

Организационно-структурный подход предполагает изучение структуры и состояния внешней среды организации и её организационных ресурсов.

Функциональный подход позволит изучить внешнюю среду и её влияние на функции подразделений и организации в целом.

Работа состоит из введения, 4 глав, заключения и списка использованных источников.

 

Глава 1 Основные определения, особенности и значение внешней среды

1.1 Научные основы исследования внешней среды предприятия

Фактор внешней среды стал предметом  пристального внимания сравнительно недавно. В управленческой мысли представление о значении внешнего окружения и необходимости учитывать силы, внешние по отношению к организации, появилось в конце 50-х годов. Это стало одним из важных вкладов системного подхода в науку управления, поскольку подчёркивалась необходимость для руководителя рассматривать свою организацию как целостность, состоящую из взаимосвязанных частей, в свою очередь опубликованных связями с внешним миром. Ситуационный подход позволил расширить теорию систем за счёт разработки концепции, согласно которой наиболее подходящий в данной ситуации метод определяется конкретными внутренними и внешними факторами, характеризующими организацию и влияющими на неё соответствующим образом.

Внешняя среда организации включает такие элементы, как потребители, конкуренты, правительственные учреждения, поставщики, финансовые организации и источники трудовых ресурсов.

В 1974 г., в преддверии мирового экономического кризиса американский экономист Э. Элбинг писал:

«Внешнее окружение организации все больше становится источником проблем для современных руководителей. По сути дела, руководители самых важных для общества организаций — деловых, образовательных, государственных — вынуждены сосредоточить внимание на быстро изменяющейся среде и ее воздействиях на внутреннее строение организации»¹.

Следует различать силы прямого и косвенного воздействия на организацию извне. Среда прямого воздействия включает факторы, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое влияние операций организации. К этим факторам относят поставщиков, трудовые ресурсы, законы и учреждения государственного регулирования, потребителей и конкурентов.

Под средой косвенного воздействия  понимают факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного воздействия на операции, но тем не менее сказываются на них. К ним относятся состояние экономики, научно-технический прогресс, социокультурные и политические изменения, влияние групповых интересов и существенные для организации события в других странах.

М. Вебер в своей концепции идеальной бюрократии подчеркивал, что руководители  бюрократической  организации  четко  осознают  её  цели  и  осуществляют управление деятельностью по их достижению рациональным способом.  Современная  жизнь  гораздо  сложнее  теоретических  построений  и поэтому  существует ряд   причин  малой  эффективности,  свойственной бюрократии.

Одной  из  важных  причин,  влияющих  на  снижение  эффективности  бюрократической организации, является неопределённость. Она обусловлена,  главным  образом,  различными  сочетаниями целей организаций и средств, применяемых для их достижения. Большое  влияние  на  деятельность  организации  оказывает  внешняя среда,  в  которой  организация  осуществляет  свою  деятельность. 

Английский ученый П. Чекленд в 1972 г. опубликовал работу, в которой рассматривал проблему «мягких» систем. В ней он  рассматривал  мир с двух сторон: 

а) как совокупность систем, созданных  природой или человеком;

б)  как  проблематичный,  малоструктурированный,  допускающий  множество  толкований.  Эта  сторона  реального  мира  также  изучается  с  помощью системного анализа. При этом системы рассматриваются не как часть реального  мира,  а  как  системно-организованный  процесс  его  изучения.

П.  Чекленд  подчеркивал, что внешняя среда налагает свои ограничения на решение проблемной ситуации.

1.2 Характеристики внешней среды

Взаимосвязанность факторов внешней среды обусловлена силами, которые воздействуют со стороны одних факторов на другие факторы. Так же как изменение любой внутренней переменной может сказываться на других, изменение одного фактора окружения может обусловливать изменение других. Взаимосвязанность возросла в последнее время в связи с глобализацией мировых рынков. Например, в настоящее время, по разным оценкам,  в доле продуктов питания крупных городов России более 70% приходится на импорт.

Топ менеджеры самых разных  компаний больше не могут рассматривать внешние факторы изолированно. Следует помнить, что эти факторы взаимосвязаны и динамичны, причем это приводит к необратимым общим изменениям.

Сложность внешней среды — это многочисленность факторов, на которые организация обязана реагировать, а также высокий уровень изменчивости каждого фактора. В числе внешних факторов, на которые организация вынуждена реагировать, — давление государственных актов, заинтересованные группы влияния, многочисленные конкуренты и ускоренные технологические изменения. Организации, использующие много видов исходных материалов, разных специалистов и ведущие дела с многими предприятиями мира, действуют в более сложной среде, чем организации, у которых эти параметры иные. В более сложных условиях действуют быстро развивающиеся организации, использующие разнообразные технологии.

Подвижность среды — это скорость, с которой происходят из-менения в окружении организации. Исследования указывают на то, по окружение всех современных организаций изменяется с нарастающей скоростью. Но есть организации, внешняя среда которых особенно подвижна. Например, скорость изменения технологий и параметров конкурентной борьбы в авиационной промышленности, производстве компьютеров, биотехнологии и сфере телекоммуникаций, фармацевтической, химической и электронной промышленности выше, чем в кондитерской и табачной промышленности, кроме того, подвижность внешнего окружения может быть выше для одних подразделений организации и ниже для других. Подвижность среды определяет необходимость опираться на разнообразную информацию для принятия эффективных решений.

Неопределенность внешней  среды является функцией количества информации, которой располагает организация о конкретном факторе, и функцией уверенности в этой информации. Если информации мало или есть сомнения в ее точности, среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется адекватная, точная и надежная информация. Чем неопределеннее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения. Известно, что недостаток информации  и  её  недостоверность  порождают  недоверие  к  ней  и,  соответственно,  можно  говорить  о  высоком  уровне  неопределённости.  Слишком большой  объём  информации  также  иногда  приводит  к  неопределённости.

Это  обусловлено  тем,  что  информация  может  поступать  из  разных  источников, из разных стран в самом различном виде. Сбор, обработка и анализ такой  информации  требуют  больших  затрат  времени,  трудовых  и материальных  ресурсов,  что  часто  не  под  силу  организации,  и  поэтому  решения принимаются  до  того,  как  будет  обработана  и  проанализирована  вся  поступившая информация.

Руководитель каждой организации должен хорошо понимать, что, чем более  неопределённой  является  внешняя  среда,  тем  труднее  принимать адекватные и эффективные решения.

Приспособление организации  к изменениям внешней среды. Для  того  чтобы  организация  работала эффективно,  она  должна  своевременно приспосабливаться к изменениям окружающей среды.

Наиболее  важными  проблемами  при  взаимодействии  организации  с внешней средой являются проблемы, обусловленные неопределённостью и ресурсной зависимостью. 

Для того чтобы уменьшить зависимость организации от неопределённости,  необходимо  научиться  снижать  её  уровень.  Этого  можно  достичь следующими  способами:  улучшением  взаимодействия  и  повышением уровня  информированности  о  состоянии  внешней  среды;  выбором  новой стратегии; изменением организационной структуры и др.

Для  улучшения  взаимодействия  и  повышения  уровня  информированности целесообразно сделать организацию более открытой и активно взаимодействующей  с  внешней  средой.  Организация  может  узнавать о внешней среде, о конкурентах, о деловом окружении. Вместе с тем организация получает  больше  возможностей  для  того, чтобы передавать  деловую информацию во внешнюю среду.

Изменения  организационной  структуры  можно  проводить  по  самым различным  направлениям,  начиная  с  увеличения  числа  подразделений  и должностей,  т.е.  увеличивая  её  разнообразие,  осуществлять  дифференциацию и интеграцию подразделений, выбирать рациональное для данных условий соотношение централизации и децентрализации, выбирать тип такой организационной  структуры,  которая  бы  позволяла  гибко  реагировать  на изменения внешней среды.

 

Глава 2 Тип организаций по взаимодействию с внешней средой

При  выделении  таких  организаций  используют  два  подхода:  механистический и органический.

2.1 Механистические  организации 

Механистические  организации  ассоциируются  с  механическими  системами,  с  машинами  и  оборудованием,  предназначенными  для выполнения  определенных  операций.  В  механистических  организациях  очень высок уровень экстенсивного использования формальных правил и процедур,  централизован  процесс  принятия  решений,  очень  жесткой  является иерархия власти в организации и четко определена ответственность.

Такие  организации  могут  действовать эффективно  в условиях  применения  рутинной (давно  применяемой,  традиционной)  технологии.  К  ним можно  отнести,  например,  многие  отрасли  машиностроения,  некоторые отрасли инфраструктуры, в том числе такие специфические, как пожарная охрана, милиция и др.  На  них мало  влияет  внешняя среда.  Сфера услуг, оказываемых ими, и сбыт их продукции традиционно обеспечены.

Многие специалисты в области  управления считают механистические организации аналогом веберовской бюрократической организации.

Преимуществами механистической, так же как и бюрократической организации, являются следующие:

• организации известны общие ее цели и задачи;
• работа в организации может делиться на отдельные операции;
• общая цель организации должна быть достаточно простой, чтобы  позволить  выполнять  ее  на  основе  централизованного планирования;
• выполняемая членами организации работа может быть измерена;
• главный способ мотивации работников - денежное вознаграждение;
• власть руководителя признается как законная.

С начала 60-х гг.  стали появляться  более гибкие  организационные структуры,  которые по  сравнению с механистическими (бюрократическими)  были  лучше  приспособлены  к  быстрой  смене  внешних  условий  и  использованию  более  передовых  технологий.  Такие организации получили название адаптивных или органических. Это название обусловлено их возможностями приспосабливаться к изменениям в окружающей среде так же, как это делают живые организмы.

2.2 Органический  тип  организации 

Такой тип  организации характеризуется  слабым  или  умеренным использованием формальных правил и процедур, небольшим числом  уровней  иерархии,  децентрализацией, участием  работников  в подготовке и принятии решений.

Этот подход эффективен в условиях использования новых передовых технологий,  которые  характеризуются  высокой  неопределенностью и когда  имеется  сложное  и  динамическое  внешнее  окружение.