Кредитная политика организаци

 

Или наоборот: нередко долги  возникают из не решенных ранее конфликтов, которые могут вообще не относиться к данному делу. Нерешенный конфликт, обида могут повлечь нежелание  заказчика выполнять свои обязательства. Причем в конфликте может быть объективно виновата именно ваша сторона. Другими словами, нарушение обязательств вашей компании может использоваться вашим партнером как повод  для нарушения обязательств со своей  стороны.

 

Постарайтесь заранее  обратить внимание на ситуации, которые  могут вызвать конфликт, и решайте  их. Чаще всего мы просто ленимся  выяснять, в чем дело. Позаботьтесь о том, чтобы конфликты не повлекли за собой нарушения обязательств.

 Помните, что у заказчика  могут быть и другие отношения  с вашей компанией. Лучше узнать  о них заранее. 

 

Что делать, если заказчик, который  в прошлом платил хорошо и был  обязательным, внезапно отказывается платить и просит заменить товар  или переделать работу? Например, сумма  спора — $5000. Понятно, что терять эти деньги не хочется. Но все равно  в первую очередь оцените, насколько  он прав в своих претензиях. Возможно, правда действительно не на вашей  стороне и именно ваши сотрудники оказались не на высоте. В этом случае требовать заплатить действительно  будет недальновидно. А если заказчик действительно прав? Оцените, что  будет, если вы, получив этот платеж, потеряете заказчика. Возможно, ваши отношения строились годами и  могли бы продолжаться. Настояв на своем, вы потеряете и делового партнера, и всю будущую прибыль, которая  могла бы быть в разы больше суммы  потери. В этом случае лучше уступить и просто более внимательно следить  за исполнением обязательств перед  этим заказчиком в дальнейшем.

 

Суета вокруг бухгалтера

 

Другие отношения могут  быть установлены и вами. Например, с бухгалтерами. Любите ли вы бухгалтеров  ваших заказчиков так, как люблю  их я? Это мощная сила! От них многое зависит.

 

Знаете ли вы, как зовут  бухгалтера вашего главного покупателя? Ваших десяти крупнейших покупателей? Знаете ли их любимые цветы или профессиональные праздники (вроде «праздника сдачи годового отчета»)?

 

Скорее всего нет.

 

Познакомьтесь с этими  людьми срочно. Обычно они не избалованы вниманием кого бы то ни было со стороны, кроме производителей бухгалтерских  программ и информационно-правовых систем (те звонят почти ежедневно). Бухгалтеров ценят внутри компании, но мало замечают сторонние компании, например поставщики.

 

Но не замечают их, только пока не возникает проблема. И если знакомиться с человеком приходится в это критическое время, вам  будет тяжело убедить его, что  вы хороший и что давно работаете  с их компанией. Изначально бухгалтер  будет настроен на защиту своей фирмы  от посягательств таких людей, как  вы. Он будет видеть в вас агрессора. Подумайте, ведь тогда он сможет придраться к вашим документам, потребовать  их переделать, потерять счет, не прислать платежку и т.п.

 

Не ждите конфликта  как повода познакомиться. Скорее всего, бухгалтеры ваших заказчиков — очень  приятные люди. Они занимаются интеллектуальным трудом, не должны вам ничего продавать (по служебным обязанностям во всяком случае) и уже в силу этого вполне искренни в своих суждениях. Поэтому после заключения договора спросите, с кем из сотрудников данного отдела вы будете вести дела, представьтесь им. Это будет высоко оценено, так как в бухгалтерии отметят, что вы понимаете их важность. А также они сразу узнают о том, что договор заключен. К сожалению, зачастую о необходимости оплачивать счет в бухгалтерии узнают, только когда все сроки уже прошли.

 

Ваши отношения с бухгалтером  заказчика могут быть удивительно  нежными и романтичными — ведь фактически вы лично ничего друг другу  не должны. О поставках договорились другие люди: служба продаж вашей фирмы  и служба закупок фирмы вашего делового партнера. Поэтому ваше искреннее  внимание к бухгалтеру, небольшие  знаки внимания будут рассматриваться  как искренняя, чистая любовь. В отличие  от подобных знаков внимания отделу закупок  или вообще тем, от кого зависит принятие решения о покупке.

 

Зачем вам все эти сложности? Да затем, что хотя решение о покупке  принимает исполнительный директор, но то, когда именно эта покупка  будет оплачена, всецело зависит  от главного бухгалтера или финансового  директора. А у них может быть другое мнение о необходимости этой поставки в данный момент, о возможностях для развития компании, и к тому же в их руках находятся более  свежие данные о движении денежных средств на счету.

 

Другими словами, они могут  знать, что с какой-то покупкой поторопились на месяц-другой. И именно они весь этот месяц будут тянуть с оплатой… Вот и получается, что эти люди обладают вполне ощутимым влиянием на ваш бизнес, даже если вы продаете микросхемы.

 

 Не забывайте, что  бухгалтер — ваш агент влияния  внутри компании-заказчика. Он  имеет непосредственный доступ  к счетам.

 

Часто бухгалтерия самостоятельно решает, как быстро и в каком  порядке оплачивать счета. Поэтому  ваша репутация в глазах финансовых работников заказчика должна быть безупречной. Приложите усилия и завоюйте эту  позицию.

 

С другой стороны, во многом бухгалтер — это исполнитель, то есть он исполняет то, что ему  поручает руководство. Но тем не менее в финансовых вопросах он — весьма и весьма влиятельная фигура внутри компании. К его мнению прислушаются, поэтому важно, чтобы в нужный момент он сказал о вас: «Полагаю, что этой компании нужно заплатить побыстрее, если не возражаете. Больше нет причин медлить».

Продажи и кредит

 

Конечная цель бизнеса  — это получение прибыли. А  прибыль возникает в результате реализации (продажи) товаров и услуг. Поэтому обучению сотрудников отдела продаж уделяют много времени  и сил. Множество книг и тренингов  посвящено тому, как заставить  заказчика сказать «да» и взять  ваш товар или воспользоваться  вашей услугой. Создается впечатление, что суть продажи заключается  только в этом: уговорить заказчика. Но действительно ли это самое  важное? Ведь факт продажи становится таковым только тогда, когда деньги заказчика оказались на вашем  счету. Желательно вовремя.

 

Если вы работаете в  магазине и продаете в кредит телевизоры, у вас есть особая причина волноваться, что покупатель не заплатит. Собственно, ваши деньги — только разница между  ценой, которую вы заплатили поставщику, и ценой, по которой вы продали  телевизор, то есть ваша прибыль. Если заказчик не заплатит, вы потеряете  и свою прибыль, и деньги, которые  уже заплатили поставщику. Ваше положение  в бизнесе существенно осложнится: ведь вы потеряете часть оборотных  средств и не сможете удовлетворить  потребности других, более обязательных покупателей.

 

Если вы производите телевизоры или добываете нефть, неплатежи  со стороны торговцев или конечных покупателей также мешают вашему бизнесу развиваться. Однако у вас  сохраняются шансы в крайнем случае вернуть ваш товар и продать его кому-то другому.

 

Но если вы оказываете услуги, вы в особой ситуации. Поскольку  услуга нематериальна (если говорить точнее, не сопровождается переходом прав собственности), вы не сможете вернуть назад вашу работу после того, как она сделана.

 

Как говорил У. Черчилль, важно  не столько то, сумеете ли вы преодолеть трудности жизненного пути, сколько  то, что, преодолев эти трудности, вы сможете продолжать движение в  том же направлении. В нашем случае это означает, что сам по себе долг не страшная вещь. Мы все постоянно  оказываемся в состоянии долга, берем кредиты, договариваемся об отсрочке платежа. В этом нет ничего плохого. Важно то, что по обоюдной договоренности с продавцом вы заплатите несколько  позже, обе стороны знают об этом и их это устраивает. Проблемы возникают  тогда, когда долг вовремя не возвращается. В дальнейшем подобную ситуацию мы будем называть просроченным долгом, дебиторской задолженностью и т.п. Понятия нормального уровня задолженности  или нормального количества «плохих» долгов не существует: все зависит  от рынка, специфики деятельности, множества  других факторов. Но есть самые общие  ориентиры, и они таковы:

если у вас бизнес с  низкой нормой добавленной стоимости  относительно стоимости товара, например, торговля или производство, то уровень  «плохих» долгов не должен превышать 0,5–2 процента от оборота;

если у вас бизнес с  относительно высокой нормой добавленной  стоимости, например, услуги, консалтинг, то уровень «плохих» долгов может  достигать и 20 процентов от оборота.

 

Если суммы «плохих» кредитов в кредитном портфеле банка превысили 20 процентов, считается, что такой  банк уже находится в рисковой зоне. Проверьте, какова ситуация в  вашей компании. Если ваши показатели высоки, возможно, и вам угрожает опасность.

 

Почему же возникает просроченная задолженность и что становится ее причиной?

 Контролируйте уровень  и качество долгов ваших Клиентов, не позволяйте чужим кредитам  угрожать вашему бизнесу. 

Ранняя диагностика ваших  внутренних проблем

 

Задолженность нередко образуется в ситуациях, когда в организации  отсутствует система контроля поступления  денежных средств по заключенным  сделкам. Бывают случаи, когда продукцию  отгружают, не зная, получен ли аванс  от заказчика. Так что возникновению  долга может способствовать отсутствие системы обмена информацией в  вашей компании.

 

То, что иногда вы сами ответственны за возникающие долги, очень трудно осознать, еще труднее признаться в подобном, но сделать это совершенно необходимо.

 

Например, вы можете провоцировать  возникновение долгов, просто поздно выставляя счета Клиентам. Скажем, вы выполнили некую работу, за которую  была произведена предоплата. Однако в дальнейшем заказчику потребовались  дополнительные услуги и т.п. Вы все  сделали, но счет выставили не сразу  и даже не через неделю, а, например, через месяц. За это время заказчик мог уже отчитаться за завершение некоего проекта, подвел итоги и  посему не рассчитывал на дополнительные затраты. И теперь вам предстоит  дополнительная психологически тяжелая  процедура: получить подтверждение, что  некие дополнительные работы были выполнены, но их стоимость не включили в оплаченный счет и т.д. Хотя всего-то нужно было выставить счет без лишней задержки.

 Жизненно важно определить  потенциально проблемные долги.  Чем раньше вы это сделаете, тем больше у вас шансов  на успешное взыскание. 

 

Ваша внимательность и  ваши решения на этом этапе могут  определить весь дальнейший ход событий. Согласитесь, что лучше вообще не иметь должников, чем потом доблестно  с них взыскивать положенное. Но если ужасное случилось и у вас появился незапланированный должник, осознать ситуацию и степень ее опасности следует как можно раньше. Чем скорее вы определите, какие методы взыскания лучше всего подходят для каждого конкретного случая, и примените адекватные методы взыскания, тем больше у вас шансов на успех. Вы должны действовать быстро и решительно. В противном случае потери неизбежны.

 

Лечебно-профилактический подход

 

Работа с должником  похожа на профилактику, диагностику  и лечение болезни. Наиболее важна  профилактика: лучше, если болезни не будет вообще. И потом по нарастающей: если болезнь обнаружена на раннем этапе, ее проще вылечить; и наоборот, запущенная форма оставляет мало шансов на успех.

 

Так же и с долгами. Чтобы  потом не было мучительно больно, к  ним стоит относиться предельно  бережно, аккуратно и немедленно реагировать на любую возникающую  проблему.

 Жизненно важно определить  потенциально проблемные долги.  Чем раньше вы это сделаете, тем больше у вас шансов  на успешное взыскание. 

 

Чем отличается обычный человек  от профессионала? Тем, что профессионал видит неочевидные вещи. Глядя  на рентгеновский снимок, вы видите мутные черные пятна на темно-сером  фоне. А профессионал видит, например, небольшое смещение малой берцовой кости, связанное с последствиями  старого перелома. Так и в бизнесе: научитесь видеть признаки потенциальных  проблем раньше, чем сами проблемы проявят себя.

 

Сигналы тревоги, которые  первыми могут заметить ваши специалисты  службы продаж

 

Находясь на передовой, общаясь  с Клиентами, сотрудники отдела продаж могут увидеть и узнать о них  больше, чем кто-либо другой в вашем  офисе. Это ваши глаза и уши, и  пусть они будут широко раскрыты. Эти люди первыми могут заметить даже самые слабые сигналы приближающегося  кризиса у покупателя. Своевременная  реакция: перемещение заказчика  в другую группу риска, соответствующие  изменения в процедуре оплаты счета, например, переход на предоплату, — может спасти вас от появления  проблемных долгов.

 

 

 

 

 

 

У вас могут быть и другие сигналы, свои собственные, указывающие  на то, что в компании заказчика  что-то не в порядке. Пропишите в  инструкции, на что должны обращать внимание ваши продавцы. Создайте свою, уникальную инструкцию, отвечающую специфике  именно вашей отрасли.

 

Если заказчик плохо отзывается об уважаемом вами конкуренте, позвоните  конкуренту и прямо спросите, в  чем тут дело. Возможно (весьма возможно), что ваш новый Клиент просто задолжал им. И поэтому, скрываясь от них, на сей раз обратился именно к  вам… Если это так, то честь быть следующим весьма сомнительна. Деньги вперед — или сделки не будет.

 Позвоните конкуренту  и спросите, почему ваш новый  Клиент ушел от них. Возможно, он уже задолжал им.

 

А может быть и так. Вы едете  в аэропорт. Не просто едете —  вы туда несетесь, опаздывая на самолет. Вернее, хотите в аэропорт, но… Ужин с важным заказчиком затянулся, на улице  дождь, и такси, как назло, не попадаются. Вы в отчаянном положении! Наконец  рядом с вами останавливается  симпатичная желтая машина, шофер  согласен отвезти вас в аэропорт. Все хорошо, но цена, которую он запрашивает, слишком высока: он хочет вдвое  больше, чем вы обычно платили за такую поездку… Шофер — отличный психолог, он понимает, что выбора у  вас нет и потери от того, что  вы опоздаете, будут куда выше, чем  расходы на его слишком дорогие  услуги…