Организация валютного контроля уполномоченным банком

Организация — ООО «А ГРУПП».

Подтверждающие документы — товарная накладная (ТН) в комплекте с доверенностью, грузовая таможенная декларация (ГТД), корректировка таможенной стоимости (КТС).

Паспорт сделки — документ валютного контроля, содержащий информацию по внешнеторговому договору.

Досье по ПС — подборка документов по валютному контролю в рамках паспорта сделки, открытого по внешнеторговому договору.

Справка о поступлении валюты РФ — документ валютного контроля, содержащий информацию об идентификации по паспорту сделки поступивших денежных средств.

Справка о подтверждающих документах -  документ валютного контроля, содержащий информацию по подтверждающим документам.

Товароведы — товароведы складок ООО «А ГРУПП».

Для совершенствования осуществления валютного контроля в организации, «А ГРУПП» приобрела специальный программный модель RayCon Foreign Trade, встроенный в 1С:Предприятие-Торговля, использующийся для формирования документов валютного контроля и ведения в электроном виде базы данных по ним. Данная программа значительно совершенствует работу валютного контролёра, так как помогает отслеживать все документы по отгрузке и поступлению денежных средств в 1С:Предприятие.

В ООО «А ГРУПП» действует утверждённый типовой договор по внешнеторговым сделкам, который был разработан юридическим отделом с соблюдением всех норм Законодательства РФ. Изменения в данный договор могут внесены только протоколам разногласия, с согласование юридического отдела и отдела валютного контроля. Все внешнеторговые договора заключаются в российских рублях, соответственно валюта платежа — Российский рубль (Типовой договор компании приведен в приложении 4).

Валютный контролёр в компании занимается не только формированием и отправкой различных форм отчётов в соответствующие отделы банка, но также принимает активное участие в деятельности компании, это проявляется в полном ведение внешнеторгового договора от его подписания до завершения всех обязательств по нему.

Организация валютного контроля в ООО «А ГРУПП» базируется за чётким соблюдением своих обязанностей за каждым отделом компании (распределение обязанностей по отделам приведены в приложение 5), и предоставление всей полной информации отделу валютного контроля.

Порядок подписания внешнеторгового договора и оформления паспорта сделки

Менеджер по продажам (менеджер по закупкам) передает проект внешнеторгового договора, в качестве основы используется типовой договор, для визирования валютному контролёру.  В случае отсутствия замечание валютный контролёр визирует договор не позднее следующего дня, при наличие замечаний — даёт рекомендации и согласовывает новую редакцию договора с юридическим отделом не позднее следующего рабочего дня. Внешнеторговый договор подлежит передачи для подписания сторонами только при наличии визы валютного контролёра.

Менеджер по продажам (менеджер по закупкам) в момент подписания внешнеторгового договора обязан  уведомить нерезидента- сторону по договору о необходимости не совершать оплаты по внешнеторговому договору до получения уведомления об оформлении паспорта сделки. Осуществление отгрузок и зачисление оплаты по внешнеторговому договору возможны только после получения уведомления об открытии паспорта сделки.

При первом получении подписанного внешнеторгового договора (в виде оригинала, электронном или по факсу) менеджера по продажам (менеджера по закупкам) не позднее следующего рабочего дня передает его валютному контролёру.

Валютный контролёр обеспечивает подписание паспорта сделки банком в срок не позднее 3 рабочих дней с момента получения подписанного внешнеторгового договора.

Валютный контролёр уведомляет по электронной почте менеджера по продажам (менеджера по закупкам) об открытии паспорта сделки по внешнеторговому договору в день получения информации о его подписании.

Порядок предоставления документов по валютному контролю в банк

Порядок работы при предоставлении подтверждающих документов по экспорту в Республику Белоруссия.

Передача валютному контролёру отсканированных товарных накладных по отгрузке в Республику Беларусь осуществляется товароведом в течении 1 рабочего дня с даты их оформления.

ТН должны быть подписаны со стороны «А ГРУПП», подписи должны быть заверены печатью, со стороны грузополучателя подписи должны быть заверены  печатью, либо в случае получения третьем лицом по доверенности, одновременно передаётся доверенность, оформленная надлежащим образом. Товаровед сканирует ТН и доверенность, контролируется качество и полнота отсканированных документов и передает по электронной почте валютному контролёру.

Валютный контролёр формирует в  RayCon справку о подтверждающих документах на основании данных ТН и обеспечивает передачу комплекта документов в банк в срок не позднее 2 рабочих дней, следующих за днем получения ТН от товароведа.

Валютный контролёр осуществляет контроль за получением экземпляра справки организации в срок не позднее 5 рабочих дней с даты отправки в банк. В случае необходимости связывается с банком и обеспечивает получение экземпляра справки с отметкой о приёме.

В случае отказа банка о приёме справки валютный контролёр дорабатывает справку с учётом замечаний и обеспечивает передачу комплекта подтверждающих документов в банк в срок не позднее 3х рабочих дней с даты получения возвращённых документов из банка.

Каждую пятницу валютный контролёр запрашивает товароведа по электронной почте о наличие не переданных ТН по отгрузке в Республику Беларусь. Товаровед в течении 1 рабочего дня с момента получения запроса должен письменно подтвердить по электронной почте отсутствие не переданных документов, либо обеспечить их передачу.

Не позднее 15 числа месяца следующего за отчётным валютный контролёр должен произвести сверку с банком о наличие всех принятых подтверждающих документов. Если в ходе проверки было выявлено отсутствие каких-либо документов, то валютный контролёр должен в кратчайшие сроки обеспечить их передачу.³⁸

 Порядок работы при предоставлении подтверждающих документов по импорту.

Передача валютному контролёру электронных копий грузовых таможенных деклараций по импортным внешнеторговым договорам осуществляется ответственным лицом в срок не позднее 5 календарных дней, следующих за датой в штампе «Выпуск разрешён»а.

Валютный контролёр формирует в  RayCon справку о подтверждающих документах на основании данных ГТД и обеспечивает передачу комплекта документов в банк в срок не позднее 2 рабочих дней, следующих за днем получения ГТД от сотрудника компании.

Валютный контролёр осуществляет контроль за получением экземпляра справки организации в срок не позднее 5 рабочих дней с даты отправки в банк. В случае необходимости связывается с банком и обеспечивает получение экземпляра справки с отметкой о приёме ГТД.

В случае отказа банка о приёме справки валютный контролёр дорабатывает справку с учётом замечаний и обеспечивает передачу комплекта подтверждающих документов в банк в срок не позднее 3х рабочих дней с даты получения возвращённых документов из банка.

В случае изменения данных о фактической стоимости товара, ввезённых на территорию РФ, передача валютному контролёру электронных копий КСТ и ГТД по импортным внешнеторговым договорам осуществляется ответственными сотрудниками в срок не позднее 5 календарных дней , следующих за датой оформления КТС.

Валютный контролёр формирует в  RayCon справку о подтверждающих документах на основании данных КТС и обеспечивает передачу комплекта документов в банк в срок не позднее 2 рабочих дней, следующих за днем получения КТС от сотрудника компании.

Каждую пятницу валютный контролёр запрашивает ответственных сотрудников по электронной почте о наличие не переданных ГТД и КСТ по импортным контрактам. Сотрудник в течении 1 рабочего дня с момента получения запроса должен письменно подтвердить по электронной почте отсутствие не переданных документов, либо обеспечить их передачу.

Порядок предоставления информации а валютных операциях в российских в банк

Порядок работы при предоставлении данных о поступлениях в российских рублях в банк.

Каждую пятницу валютный контролёр формирует в  RayCon справки о поступлении валюты РФ по всем поступившим от нерезидентов оплатам по внешнеторговым договорам, в том числе возвратам авансовых платежей по импортным контрактам, и обеспечивает передачу справок в банк.

Валютный контролёр осуществляет контроль за получением экземпляра справки организации в срок не позднее 5 рабочих дней с даты отправки в банк. В случае необходимости связывается с банком и обеспечивает получение экземпляра справки с отметкой о приёме.

В случае отказа банка о приёме справки валютный контролёр дорабатывает справку с учётом замечаний и обеспечивает передачу в банк в срок не позднее 3х рабочих дней с даты получения возвращённых документов из банка.

В случае если условия экспортного внешнеторгового договора предусмотрена оплата товаров после отгрузки товаров, менеджер по продажам в момент подписания договора обязан уведомить нерезидента - сторону по договору о необходимости производить оплаты по договору в строгом соответствии со сроками, предусмотренными в спецификациях.

В случае необходимости получения возврата авансового платежа по неисполненным, в том числе частично, импортным договорам менеджер по закупкам передает копию письменного требования о возврате валютному контролёру в срок не позднее следующего дня после даты его формирования.

Менеджер по закупкам ведет ежедневный мониторинг возврата аванса по импортному договору и обеспечивает поступление суммы возврата в срок по внешнеторговому договору.

В случае получения информации о невозможности соблюдения сроков возврата, менеджер по закупкам незамедлительно сообщает об этом валютному контролёру и инициирует подписание дополнительного соглашения об увеличении срока возврата аванса в кратчайшие сроки.³⁹

Порядок работы при осуществление оплаты по импортным контрактам.

При получении распоряжения от финансового отдела об оплате по импортному внешнеторговому договору, бухгалтер Банка - клиента сообщает информацию о платеже валютному контролёру и запрашивает о возможности проведения данной оплаты и правильном коде вида валютной операции.

Валютный контролёр сообщает бухгалтеру Банка — клиента правильные реквизиты платежа по внешнеторговому договору и в случае необходимости передает необходимые документы для проведения платежа в срок не более  часа с момента получения сообщения.

Отчётность и хранение документов по валютному контролю в организации

По каждому паспорту сделки валютный контролёр формирует досье по ПС, в которое помещает оригинал внешнеторгового договора, оригиналы  дополнительных соглашений, оригинал паспорта сделки, справки с отметками банка о приёме.

Валютный контролёр обеспечивает сохранность документов досье ПС не менее 3х лет с даты завершения срока внешнеторгового договора. Подтверждающие документы (ТН и ГТД) хранятся валютным контролёром в электроном виде, оригиналы ТН и ГТД хранятся в бухгалтерии не менее 3х лет с даты завершения срока внешнеторгового договора.

Валютный контролёр 1 раз в год не позднее 31 января следующего года запрашивает в банке Ведомости банковского контроля по всем паспортам сделок, по которым проводились операции в течении этого года и проводит сверку с учётными данными. В случае выявления расхождений связывается с банком и обеспечивает устранение не позднее 31 марта соответствующего года.⁴⁰

Ответственность в случае нарушения по валютному контролю

В случае выявления действий, влекущих нарушения законодательства по валютному контролю, валютный контролёр составляет служебную записку в адрес Финансового директора с описанием ситуации, виновного лица/лиц, возможных последствий, варианты решения возникших проблем.

К сотруднику, ответственному за действия, приведшие к нарушению, а также за нарушения положений настоящего порядка применяются дисциплинарные взыскания.

В случае вынесения постановления о применение штрафных санкций за нарушения валютного законодательства к ООО «А ГРУПП», данные расходы относятся на финансовый результат компании.

 

 

 

 

 

 

Вывод по 2 главе

 

          В этой главе была рассмотрена организация работы компании  
ООО «А ГРУПП». Из представленной выше информации видно, что деятельность компании идёт в соответствии с Законодательством Российской Федерации. «А ГРУПП» уже третий год удерживает лидирующие позиции в рейтинге как ведущий поставщик трубной продукции. Но на этом деятельность компании не ограничивается, об этом говорит большой перечень предлагаемой номенклатуры и услуг. Вся продукция компании соответствует стандарту ГОСТ. ООО «А ГРУПП» имеет обширную клиентскую  базу, а также надёжных поставщиков. В настоящий момент компания работаем практически со всеми российскими производителями труб, а также с отдельными украинскими трубными заводами и отечественными металлургическими комбинатами. К примеру, компания имеет статус официального представителя Объединенной металлургической компании, официального дилера Трубной Металлургической Компании, VIP-клиента Уральского трубного завода и корпорации Интерпайп, одного из крупнейших потребителей Северстали и Группы ЧТПЗ. Структура компании представляет собой обширную систему, которая включает в себя большое количество  отделов, а также филиалов в различных городах.⁴¹

           Управление центральным офисом, а так же всеми представительствами ведётся из Москвы. Все отделы компании имеют высококвалифицированных руководителей, которые определяют цели и задачи отдела, а так же решают все текущие вопросы. Каналы связи между отделами функционирую на высоком уровне. Такой результат был достигнут в результате чёткого разделения обязанностей между отделами, грамотном управлении, наличием высококвалифицированных специалистов умеющих работать в команде.