Составление платежного календаря производственного предприятия

В общем виде цели ОУФ выглядит следующим образом:

• поддержание репутации партнера, выполняющего обязательства;
• обеспечение устойчивой абсолютной ликвидности.

 

Для достижения этих целей должен быть решены следующие задачи:

• поддерживать наиболее ликвидную часть оборотных средств^[9] на уровне, достаточном для проведения ежедневных расчетов;
• свести к минимуму риск задержки важнейших  платежей при изменении условий финансирования (присвоить наивысший приоритет);
• создать механизмы контроля над действиями менеджеров, уполномоченных принимать решения по расходованию средств;
• своевременно обеспечивать информацией о состоянии расчетов предприятия, в идеальном варианте обеспечение этой информацией в On-line режиме;
• не допускать образования избыточных остатков денежных средств на счетах и в кассе предприятия.

На тактическом уровне месячный план движения денежных средств  формируется таким образом, что поступление и расходование платежных средств в нем сбалансированы. Но обеспечение ежедневного баланса может быть достигнуто только путем принятия оперативных решений по выбору даты того или иного платежа и платежного средства, которым этот платеж будет осуществлен.

В отличие от стратегического  и  тактического уровней, инструменты оперативного управления финансами должны обеспечивать не только связь с предыдущим уровнем, но и непрерывность процесса управления. Это достигается путем применения такого способа планирования, когда начало планового периода приходится на один из дней текущего периода.

Функции и структура системы оперативного управления финансами.

Механизм  функционирования системы.

Система оперативного управления финансами выполняет пять взаимосвязанных функций:

• планирование поступлений, расходов и остатков платежных средств в краткосрочной перспективе (до одного месяца);
• исполнение намеченных планов оплаты расходов;
• учет возникающих и погашаемых обязательств, движения и остатков платежных средств;
• контроль исполнения планов по возникновению и погашению обязательств и расходованием платежных средств;
• план-факт анализ данных о движении обязательств и платежных средств и выявление причин отклонений.

 

 

Схема функциональной структуры  системы ОУФ, которая также дает общее представление о механизме работы данной системы, приведена на рисунке:

Рис.2 Принципы оперативного управления финансами.

Для того чтобы эффективно выполнять свои функции и отвечать базовым требованиям система  оперативного управления финансами должна включать в себя следующие основные подсистемы и элементы:

• Оперативное планирование поступлений и платежей. Инструментами служат заявки ответственных распорядителей, платежный календарь.
• Система ЦФО, в отношении которых устанавливаются лимиты расходования платежных средств.
• Система приоритетов платежей, используемая для балансирования платежного календаря и ранжирования платежей в платежном календаре.
• Механизм согласования и утверждения платежей и корректировки платежного календаря.
• Процедуры контроля состояния лимитов ответственных распорядителей.
• Система оперативного учета возникновения и погашения обязательств.

 

Система приоритетности платежей позволяет сбалансировать платежный календарь в том случае, когда сумма заявок ответственных распорядителей на платеж в определенный день перекрывает доступный объем ресурсов. С другой стороны, в дневном плане платежей (реестре) платежи также группируются в порядке убывания приоритета, что позволяет избежать потери ликвидности при отклонениях величины входящего денежного потока от прогнозного уровня. Система приоритетов может быть ограничена одним уровнем – в целом по предприятию, либо включать дополнительные уровни, например, учитывающие степень важности платежа для данного ответственного распорядителя.

При формировании платежного календаря возможна ситуация, когда  балансирование поступлений и платежей внутрисистемными методами невозможно. В этих случаях приходится выбирать из двух альтернатив: привлечение заемных  средств, либо корректировка производственных планов.

В том случае, если сумма  платежа, заявленного ответственным  распорядителем, соответствует остатку  лимита (проверку проводят финансовые службы), то она включается в платежный  календарь. Для исполнения платежного календаря формируется дневной план платежей (реестр), который должен быть утвержден руководителем предприятия до конца предыдущего рабочего дня. Утвержденный дневной план платежей служит распоряжением исполнителю (бухгалтерии) о подготовке платежных документов и совершении платежей. С целью проведения скользящего планирования, необходимо ежедневно получать данные об остатках лимитов ответственных распорядителей, а также остатках платежных средств на счетах и в кассе предприятия.

Глава 3. Принципы, правила, последовательность формирования платежного календаря в разрезе расходования ДС.

При построении движения денежных средств компании следует выделить два направления работы. Первое — формирование бюджетов движения денежных средств, статей ДДС и иных аналитик^[10] (организации, договоры, контрагенты), лимитирующих выплаты ДС. Второе — описание движения заявок (платежных реестров) в контексте участников процессов, временных рамок, что рассматривается как бизнес-процесс предприятия, направленный на реализацию документа «Платежный календарь» с точки зрения взаимодействия подразделений и менеджмента предприятия, требующий четкой координации и пристального внимания со стороны руководителей и исполняющего персонала.  После того как эти два этапа сформированы, внесение и утверждение платежа в платежный календарь становится довольно прозрачным процессом.

3.1 Основные этапы разработки системы платежного календаря.

1. Формирование плановых  данных (этот процесс реализуется  в рамках бюджетирования^[11] и является обязательным подготовительным этапом, т.к. проверка возможности оплат осуществляется по плановым данным).

2. Определение перечня  аналитик (статья ДДС, контрагенты,  договоры, источник ДС), в контексте  которых будет проводиться проверка возможности выплат и поступлений.

3. Построение механизма  формирования реестров платежей, дневного плана оплаты

4. Описание процесса «Добавление расходной части в платежный календарь», определение в его рамках ответственных лиц по процедурам, задачам.

5. Регламентация и документарное оформление процесса «Добавление расходной части в платежный календарь».

6. Автоматизация процесса «Добавление расходной части в платежный календарь».

3.2 Содержание этапов.

1. Формирование  плановых данных.

Предполагается, что компания имеет финансовую структуру с выделенными ЦФО, бюджетирование как инструмент управления внедрен и работает. Этот этап является основой для платежного календаря, т.к. проверка возможности оплаты/поступления происходит в разрезе определенных плановых данных.

Важно составить бюджет движения денежных средств (Далее – БДДС^[12]) относительно денежных потоков по основной, инвестиционной и финансовой деятельности, для чего необходимо иметь бюджеты как основной деятельности, так и инвестиционных проектов.

За каждой статьей целесообразно  закрепить ответственного (т.е. работника, который принимает решения и  несет ответственность как за плановые, так и за фактические  показатели, отклонения факт-плана).

2. Определение  перечня аналитик.

Перечень аналитик позволяет  создать инструмент для проверки выплат/ поступлений на возможность  реализации.

Можно использовать следующие  аналитики: ЦФО, источник ДС, контрагент (получатель ДС), договор с контрагентом (в рамках которого будут осуществлены выплаты), статья ДДС (по которой пройдут выплаты ДС), проект (по которому идут инвестиционные выплаты), приоритет платежа.

Выделяя аналитики в учетной  системе, необходимо помнить о принципе экономической целесообразности —  завышенные требования к перечню аналитик делают систему трудоемкой и немобильной. Поэтому следует остановиться на перечне, минимально необходимом для решения задач, поставленных компанией перед учетной системой.

3. Построение  механизма формирования реестров  платежей, заявок.

После определения аналитик и реквизитов платежа формируется инструментарий оплаты/поступления ДС. Система оперативного управления финансами предприятия, реализуемая через процесс «Платежный календарь», включает в себя несколько участников (сотрудник, отдел, служба), и каждому необходим инструмент, с которым он будет работать в данной системе. Сотрудники отделов и служб подают заявки на выплату/поступление ДС, а руководство или сотрудники, уполномоченные принимать решения, реализуют их через реестры заявок. Заявка представляет собой документ-запрос на поступления или выплаты ДС, содержащий описательную информацию о данной операции. В заявке отражаются все утвержденные аналитики, вспомогательные реквизиты, приоритетность, если необходимо, и поле для комментариев каждого из участников будущего процесса платежного календаря.

Реестр заявок — это  перечень заявок, консолидированных  по определенному признаку (дата, ответственный, источник ДС, вид статей).

И заявка, и реестр заявок на выплату ДС должны содержать полный и достаточный объем информации для принятия решения о выплате/поступлении денег.

 

4. Описание процесса «Добавление расходной части в платежный календарь».

После проверки и одобрения  оплаты предоставленных заявок считается, что платежный календарь как процесс реализован в реестрах, утвержденных заявках.

Далее нужно ответить на вопросы: кто, что, когда и в какие сроки. Именно на данном этапе важен процесс разработки платежного календаря, который устанавливает порядок взаимодействия работников и, следовательно, определяет результат платежной дисциплины предприятия и его репутацию добросовестного партнера. Вариантов взаимодействия работников в процессе согласования заявок множество, и каждое предприятие вырабатывает схему, целесообразную и удобную для него.

 

При проектировании процесса необходимо следовать определенным принципам:

• достаточность полномочий и функций участников процесса

это означает, что каждая из согласующих и утверждающих сторон имеет право на принятие того или  иного решения по платежу;

• организационная обеспеченность

любой хозяйственный платеж или заявка на поступление должны иметь единый орган согласования и утверждения, и ни одно подразделение, участие которого в процессе предусмотрено, не может быть исключено из цикла  формирования платежного календаря;

• возможность контролирующей функции

все заявки должны иметь достаточный  уровень проверки возможности оплаты, во избежание несанкционированных выплат;

• динамизм

система денежных платежей должна иметь оптимальную процедуру  согласования, отвечающую требованиям платежной дисциплины предприятия (как правило, продолжительностью от двух до пяти дней), а процесс утверждения платежей оптимизирован в соответствии с работой с поставщиками

 

Наиболее наглядный вариант  представления процесса — графический, в виде диаграммы BPMN (рисунок).

5. Регламентация процесса «Добавление расходной части в платежный календарь ».

На заключительном этапе процесс управления денежными потоками закрепляется в регламентных документах, которые утверждаются внутренним приказом и являются обязательными для исполнения всеми подразделениями и работниками компании. Внутренний документ, определяющий правила функционирования платежной системы компании, должен содержать информацию о порядке прохождения заявок на оплату, сроках, лицах, ответственных за согласование и утверждение, обязанностях и полномочиях сотрудников, последовательности действий.

 

 

Рис.3 Описание процесса «Добавление расходной части в платежный календарь» в условиях дефицита денежных средств.

Рис.4 Описание процесса «Добавление расходной части в платежный календарь» в условиях профицита денежных средств.

6. Автоматизация процесса «Добавление расходной части в платежный календарь».

Для поддержания оперативного управления денежными потоками потребуется  автоматизация соответствующих процессов. Программное обеспечение должно позволять:

создавать электронные учетные  документы платежной системы (например заявки на оплату или реестры);