Составление платежного календаря производственного предприятия

5.2 Система оповещает Сотрудника_1 о незакрытых поступлениях

 

5.3.1 (Не влияет на возможность платежей) Система предлагает два варианта пересчета платежного календаря: автоматически, вручную

5.3.1.1 (Автоматически)

5.3.1.1.1 Система переносит дату поступления на следующий рабочий день

5.3.1.1.2 Система начинает подсчет величины просрока и снижает коэффициент доверия, согласно алгоритму из п. Алгоритм утверждения прогнозируемой даты платежа

5.3.1.1.3 Сотрудник_1 подтверждает изменения, или переходит к п. 5.3.1.2 без сохранения изменений

5.3.1.2 (Вручную)

5.3.1.1.1 Сотрудник_1 вносит изменения вручную

5.3.1.1.2 Система начинает подсчет величины просрока и снижает коэффициент доверия, согласно алгоритму из п. Алгоритм утверждения прогнозируемой даты платежа

 

5.3.2 (Влияет на осуществление платежей) Система предлагает два варианта пересчета платежного календаря: автоматически, вручную

5.3.2.1 (Автоматически)

5.3.2.1.1 Система переносит дату поступления на следующий рабочий день

5.3.2.1.2 Система начинает подсчет величины просрока и снижает коэффициент доверия, согласно алгоритму из п. Алгоритм утверждения прогнозируемой даты платежа

5.3.2.1.3 Платеж, который становится невозможным осуществить, переносится на следующий рабочий день

5.3.2.1.4 Сотрудник_1 подтверждает изменения, или переходит к п. 5.3.2.2 без сохранения изменений

5.3.2.2 (Вручную)

5.3.1.1.1 Сотрудник_1 вносит изменения вручную

5.3.1.1.2 Система начинает подсчет величины просрока и снижает коэффициент доверия, согласно алгоритму из п. Алгоритм утверждения прогнозируемой даты платежа

 

 ВАЖНО: После каждого изменения платежного календаря, приходит оповещение в расчетный отдел о внесении изменения!

 

 

8.7 Дополнения  к алгоритму.

Рекомендуемые цепочки согласований:

1. Для регистрации платежа:

Сотрудник, получающий платежный документà Руководитель данного подразделенияàКазначейàРуководитель финансовой службы

 

2. Для прогнозирования поступлений:

Сотрудник подразделенияàРуководитель подразделения àРуководитель финансовой службы

 

Примечание:

Если по каким-либо причинам меняются сроки договорных обязательств при  проведении платежей, то сотрудник, который вносит изменения регистрирует новый платеж, с пометкой в поле: Дополнительное описание «Удалить предыдущую версию платежа». Если Сотрудник_1 принимает изменения, то он удаляет старый платеж из платежного календаря и реестра платежей, только затем регистрирует новый из реестра платежей.

Аналогично с документом «Прогноз поступления»

 

 

Глава 9. Описание функционала модуля платежного календаря в 1С:Предприятие 8. УПП.

9.1 Общий вид документа «Платежный календарь».

Документ «Платежный календарь» в 1С:Предприятие УПП выглядит следующим образом:

 

Рис.15 Общий вид документа «Платежный календарь»

 

Достоинства:

• Выглядит информативно
• В раскрывающемся списке (под ‘+’) содержатся различные аналитики движения ДС, которые легко настраиваются.
• Отрицательные остатки на счетах выделены ярким цветом
• Выписан список контрагентов
• Остатки по дням рассчитываются для каждого контрагента, начиная с первого

Недостатки:

• Нет разделения по видам деятельности предприятия (финансовую, оперативную, инвестиционную)
• При формировании списка контрагентов не учтены приоритетности выплат (первым в списке лучше ставить контрагента с наивысшим приоритетом)
• Столбец «Итого» желательно сделать строкой под контрагентами для лучшей информативности

 

В целом, общий вид документа  «Платежный календарь» в программе 1С:Предприятие УПП выглядит очень неплохо, но стоит внести изменения которые описаны в пункте недостатки.

 

9.2 Процесс добавления платежа в платежный календарь.

9.2.1 Настройка маршрута согласования заявки.

В программе 1С:Предприятие  УПП реализована возможность настройки маршрута согласования заявок и сотрудник, и сотрудник, обладающий достаточными полномочиями (например Финансовый директор), может в любой момент изменить эту последовательность.

 

Рис.16 Настройка маршрута согласования.

 

Также присутствует возможность просмотра состояния согласования.

Не присутствует возможность  настройки маршрутов согласования в случае, когда сумма больше лимитов  платежей инициатора и когда платеж – внебюджетный. В данной версии предусмотрен только один вид маршрута.

 

 

 

9.2.2 Внесение заявки на расходование денежных средств.

Рис.17 Внесение заявки на расходование ДС

 

При составлении заявки указываются  все необходимые данные для регистрации  платежа, а именно:

• Контрагент
• Договор
• Сумма
• Статья денежных средств
• Инициатор внесения заявки
• Доп.Описание
• Дата оплаты

Не указывается вид  деятельности

После нажатия кнопки ОК, заявка отправляется на согласование.

Как только она дошла до конечного сотрудника в цепочке  согласований, у него появляется возможность  только вручную установить дату платежа для внесения в платежный календарь. После этого производится пересчет остатков.

Нет возможности установить приоритет контрагента.

Заявка сохраняется в  справочнике «Заявки на расходование средств»

Никаких автоматических перестановок система произвести не позволяет

9.2.3 Закрытие заявок на расходование ДС.

 

Рис18. Закрытие заявок на расходование ДС.

 

Ответственным лицом после  проведения заявок производится закрытие заявок на расходование средств.

В 1С:Предприятие УПП не предусмотрено приложение документов, подтверждающих факт оплаты. Что является серьезным недостатком данной части функционала.

После закрытия заявок, платежи  автоматически убираются из документа  «Платежный календарь» и происходит пересчет остатков.

Если заявка не была закрыта  вовремя, никаких оповещений не выводится. Она также продолжает висеть в платежном календаре на своем прежнем месте.

 

 

 

 

 

9.3 Процесс добавления поступления в платежный календарь.

Процесс добавления поступления  денежных средств в платежный  календарь реализован идентично процессу добавления платежа, за исключением того факта, что здесь отсутствует согласование поступления. То есть сразу после регистрации поступления оно вносится в платежный календарь.

Также в отличие от добавления платежа, при внесении поступления  можно указать основание поступления платежа.

Данный функционал добавления поступления в платежный календарь  является очень неполным и рекомендуется  его составлять в соответствии с  алгоритмом составления платежного календаря с помощью автоматизированный системы, описанным в данной работе в п.9.

 

9.4 Оценка функционала модуля «Платежный календарь» в 1С:Предприятие 8. УПП.

Как было показано выше модуль «платежный календарь» уже реализован в 1С:Предприятие УПП, но у него есть и свои серьезные недостатки, о которых стоит напомнить еще раз:

 

Расходная часть

Что присутствует:

• Описание платежа и контрагента
• Цепочка согласований
• Отслеживаемый статус согласований
• Закрытие заявок на расходование
• Ручное добавление платежей

 

Что отсутствует:

• Проверка сумм расходования для инициатора внесения заявки
• Добавление нескольких цепочек согласования  для различных случаев
• Автоматичое внесение заявок в платежный календарь
• Приоритетность платежей
• Подтвеждение факта оплаты платежными документами
• Нет оповещений о незакрытых платежах

 

 

Доходная часть

Что присутствует:

• Описание поступления и контрагента
• Ручное добавление поступлений

 

Что отсутсвует:

• Цепочки согласований
• Коэффиценты доверия
• Сверка дат
• Закрытие поступления
• Коэффициент важности платежа
• Автоматическое внесение поступлений
• Оповещения о незакрытии поступлений
• Алгоритм утверждения даты поступления

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Заключение.

 

В данной работе стояла задача формирования платежного календаря  производственного предприятия, после  проведения анализа составления  всех частей данного документа (расходной и доходной частей), был предложен алгоритм составления платежного календаря с помощью автоматизированной системы, а также проведено сравнение данного алгоритма с реализацией документа «Платежный календарь» в 1С:Предприятие УПП. Еще одним итогом проведения данной работы является алгоритм прогнозирования и утверждения даты поступлений денежжных средств, также показана возможность использования модели Миллера-Орра при составлении платежного календаря.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Библиографический список.

1.Бланк И.А.  «Основы финансового менеджмента»  В 2-х томах. Изд.: Ника-центр, 1999г.

2. http://www.cfin.ru  «Построение системы оперативного управления финансами»

3. Постникова  И.С., Лисицына Е.В.  Журнал «Финансовый менеджмент» №4, 2007

4. http://www.intalev.ru «Платежный календарь»

5. http://systecs.ru «Платежный календарь»

 Приложение 1

Список  терминов:

[1] Валовой денежный поток - разница между денежными поступлениями и выплатами компании (обычно на конец финансового года)

 

[2] Центр финансовой ответственности (ЦФО) - структурное подразделение предприятия, которое несет ответственность за финансовые результаты: выручку, прибыль/убытки и затраты

 

[3] Кассовый разрыв (cash gap) - временный недостаток денежных средств, необходимых для финансирования наступивших очередных расходов

 

[4] Контрагент – физ. лицо или юр. лицо, принявшее на себя те или иные обязательства по договору. Каждая из сторон в договоре по отношению друг к другу является контрагентом.

 

[5] Бюджет организации — календарный план доходов и расходов организации, сформулированный в стоимостных и количественных величинах для принятия решений, планирования и контроля в процессе управления деятельностью компании. Бюджет организации составляется в натуральном и/или денежном выражении и определяет потребность компании в ресурсах, необходимых для получения прогнозируемых доходов.

 

[6] Ликвидность компании (liquidity) - достаточность имеющихся денежных и других средств для оплаты обязательств в текущий момент

 

[7] Дебиторская задолженность - сумма долгов, причитающихся предприятию, фирме, компании со стороны других предприятий, фирм, компаний, а также граждан, являющихся их должниками, дебиторами

 

[8] Абсолютная ликвидность – величина, характеризующаяся коэффициентом абсолютной ликвидности

 

Коэффициентом абсолютной ликвидности (cash ratio) - финансовый коэффициент, равный отношению денежных средств и краткосрочных финансовых вложений к краткосрочным обязательствам (текущим пассивам)

 

[9] Оборотные средства - средства, которые компания использует для осуществления своей повседневной деятельности, целиком потребляемые в течение производственного цикла. Их обычно делят на товарно-материальные ценности и денежные средства.

К ним относятся:

• Запасы (активы)
• сырьё, материалы, топливо, энергия, полуфабрикаты, запчасти
• затраты в незавершённом производстве
• готовая продукция и товары
• расходы будущих периодов
• НДС по приобретённым ценностям
• Дебиторская задолженность (<12 мес.)
• Краткосрочные финансовые вложения
• Денежные средства на счетах и в кассе
• Прочие оборотные активы (малоценные и быстроизнашивающиеся предметы)