Составление платежного календаря производственного предприятия

1.1.1.5.2.1 Система создает уведомление о том, что на счетах нехватка средств для произведения платежа и предлагает два пути решения:

1.1.1.5.2.1.1 (Автоматически)

1.1.1.5.2.1.1.1 Платежи с обязательным приоритетом остаются на своем первоначальном месте, далее система ищет платеж с наиболее высоким, но необязательным приоритетом, если он выполним, то ставится или остается на дате по умолчанию (крайний срок платежа минус Х дней или серединный) и так далее, пока не дойдем до невозможности выполнения определенного платежа – платеж_Х. Платежи с приоритетом равным или ниже, чем у платежа_Х переносятся на рабочий день, после дня оплаты последнего возможного платежа, на каждую дату происходит пересчет остатков, где остатки на счетах отрицательные – выделение красным цветом и рядом надпись «Внимание! Нехватка ДС», также красным

1.1.1.5.2.1.1.2 Система предлагает сохранить изменения, отменить или перейти к ручному режиму, п.1.1.1.5.2.1.2. При переходе к ручному режиму, изменения, сделанные автоматически,  не отменяются. При выборе кнопки отменить – переход к п.1.1.1.4.2.1

1.1.1.5.2.1.2 (Вручную)

1.1.1.5.2.1.2.1 Сотрудник_1 самостоятельно расставляет платежи по датам, система пересчитывает остатки на счетах, где остатки на счетах отрицательные – выделение красным цветом и рядом надпись «Внимание! Нехватка ДС», также красным.

1.1.1.5.2.1.2.2 Система предлагает сохранить изменения или отменить, при выборе кнопки отменить – переход к п.1.1.1.5.2.1

1.1.2 (Платеж не согласуется со статьями бюджета принятыми на предприятии)

1.1.2.1 Сотрудник, регистрирующий заявку, должен произвести полное описание платежа:

• Название контрагента
• Название платежа
• Сроки платежа (указаны в договорных обязательствах)
• Статья БДДС

1.1.2.2 Сотрудник нажимает кнопку отправить на согласование сотруднику из ЦФО, после подтверждения возможности платежа - казначею или другому промежуточному сотруднику, который еще не имеет право на добавление платежа в платежный календарь, если согласование прошло успешно – переход к следующему пункту, иначе откат до шага 1.1.2.1 с описанием проблемы согласования, написанным сотрудником, который выявил проблему. В результате успешного согласования – реестр платежей приобретает статус = Обновлен

1.1.2.3 Далее выполняются пункты (1.1.1.3 –1. 1.1.5)

1.2 (Сумма платежа меньше  максимальной_суммы_инициатора)

Выполнение п.1.1 с измененной цепочкой согласования (возможно добавление руководителя отдела инициатора, если в п1.1 он отсутствовал)

 

ВАЖНО: После  каждого изменения платежного календаря, приходит оповещение в расчетный  отдел о внесении изменения!

8.3 Описание части 2 алгоритма составления платежного календаря.

Добавление планового поступления.

На первом этапе прогнозирования  поступления денежных средств, выполняются  два последовательных действия:

1) Анализ действующих договоров

2) Анализ дебиторской задолженности

На основании анализа  договорных обязательств и отношений  с контрагентами можно спрогнозировать  примерную дату поступлений ДС (особенно если в договоре прописан график платежей). Необходимо отметить, что прогнозные поступления в платежном календаре следует каким-либо образом отмечать (например цветом), так как полной уверенности в поступлении этих платежей быть не может. Также на основании работы с дебиторской задолженностью можно прогнозировать поступления ДС на счет организации. В случае, отрицательного остатка на счетах организации в платежном календаре (неосуществимость выплат), необходимо привлечение заемных средств.

Здесь существует два способа, извлечение ДС из собственной кредитной  линии, в этом случае можно точно  указать дату поступления ДС, или использование обычного займа или кредита, то есть только прогнозирование даты получения ДС.

Также для привлечения ДС реализуется возможность продажи ценных бумаг с указанием даты и суммы полученных ДС.

 

Процесс добавления планового поступления представлен на рисунке:

 

 

 

 

 

 

Рис.11 Добавление планового поступления в платежный календарь.

 

 

 

 

2. Добавление планового поступления в платежный календарь.

2.1 Сотрудник, планирующий  документ «плановое поступление» должен произвести полное описание поступления:

• Название контрагента

• Наименование поступления

• Вид деятельности (инвестиционная, финансовая, операционная)

• Сроки поступления (рекомендуется установление сроков согласно алгоритму из п. Алгоритм утверждения прогнозируемой даты платежа), если дата поступления больше текущей даты на T дней, то присвоить поступлению Тип=НаСверку, иначе – сверка пройдена
• Коэффициент доверия (рекомендуется выставление согласно алгоритму, описанному в п. Алгоритм утверждения прогнозируемой даты платежа)
• Коэффициент важности (рекомендуется выставление согласно алгоритму, описанному в п. Алгоритм утверждения прогнозируемой даты платежа)
• Дополнительное описание

2.2 Сотрудник нажимает кнопку отправить и документ «плановое поступление» отправляется на согласование с по цепочке согласований

2.3 Если все согласования прошли  успешно, то документ «плановое  поступление» приходит к Сотруднику_1 и выполняются следующие пункты, иначе документ «плановое поступление» возвращается к сотруднику создавшему этот документ, с описанием проблемы согласования и сотрудника, обнаружившего данную проблему, переход к пункту 2.1.

2.4 Сотрудник_1 утверждает поступление с изменением коэф. Доверия и важности (не рекомендуется изменение вручную), либо переход к п2.1

 

2.5.1 (Коэффициент доверия > доверительного порога, коэффициент важности = 0)

2.5.1.1 Система предлагает внести  поступление вручную или автоматически

2.5.1.1.1 (Автоматически)

2.5.1.1.1.1 Поступление ставится на  дату согласно алгоритму из п. Алгоритм утверждения прогнозируемой даты платежа. Пересчет остатков на счетах

2.5.1.1.1.2 Система предлагает сохранить изменения либо отменить изменения, при отмене переход к п.2.5.1.1.2

2.5.1.1.1.3(Стало возможно осуществление  платежей, которые находились в  зоне с отрицательным остатком  на счетах) Оповещение о возникшей ситуации

2.5.1.1.1.3.1 Система предлагает два  варианта

2.5.1.1.1.3.1.1 (Автоматически)

2.5.1.1.1.3.1.1.1 Система выбирает платеж  с наивысшим приоритетом, если  дата выхода из отрицательного  остатка укладывается в первоначальные  сроки платежа, то платеж возвращается на свое исходное место, иначе – платеж ставится на дату – дата поступления + 1 рабочий день. И так далее, пока возможно осуществление платежей.

2.5.1.1.1.3.1.1.2 Система предлагает сохранить  изменения либо отменить, при отмене переход к п.2.5.1.1.1.3.1.2

2.5.1.1.1.3.1.2 (Вручную) 

Сотрудник_1 самостоятельно изменяет даты платежей

2.5.1.1.2(Вручную)

Сотрудник_1 самостоятельно вводит дату поступления, пересчет остатков

2.5.2 (Коэффициент доверия > доверительного порога, коэффициент важности = 1)

2.5.2.1 Идентичное выполнение п.2.5.1.1, только при каждом изменении платежного календаря система должна выдавать сообщение «Есть риск кассового разрыва»

2.5.3  (Коэффициент доверия < доверительного порога, коэффициент важности = 1)

2.5.3.1 Система предлагает внести  поступление вручную или автоматически

2.5.3.1.1 (Автоматически)

2.5.3.1.1.1 Поступление ставится на  дату согласно алгоритму из п. Алгоритм утверждения прогнозируемой даты платежа. Пересчет остатков на счетах НЕ ПРОИЗВОДИТСЯ, платеж помечается определенным цветом

2.5.3.1.1.2 Система предлагает сохранить  изменения либо отменить изменения,  при отмене переход к п.2.5.3.1.2

2.5.3.1.2(Вручную)

Сотрудник_1 самостоятельно вводит дату поступления, пересчет остатков

 

ВАЖНО: После  каждого изменения платежного календаря, приходит оповещение в расчетный отдел о внесении изменения!

 

8.4 Описание части 3 алгоритма составления платежного календаря.

Регистрация платежей.

Процесс регистрации платежей является необходимой частью работы расчетного отдела, так как он является подтверждением выполнения обязанностей расчетного отдела.

 

Этот процесс наглядно описан на рисунке:

Рис.12 Регистрация платежей.

 

3 Регистрация  платежей.

3.1 Сотрудник расчетного отдела  закрывает платеж на текущую  дату, платежу присваивается статус=закрыт и присваивается номер платежного документа, подтверждающего оплату, иначе платеж считается не закрытым

3.2 Система оповещает Сотрудника_1 о незакрытых платежах

3.3 Система предоставляет два  пути решения: автоматический, ручной

3.3.1 (Автоматически)

3.3.1.1 Система переносит дату  платежа на следующий рабочий  день

3.3.1.2 Сотрудник_1 либо принимает  изменения, либо переходит к  п.3.3.2 без сохранения изменений

3.3.2 (Вручную)

3.3.2.1 Сотрудник_1 меняет даты платежей

ВАЖНО: После каждого изменения платежного календаря, приходит оповещение в расчетный отдел о внесении изменения!

 

8.5 Описание части 4 алгоритма составления платежного календаря.

Сверка дат поступлений.

На предприятиях всегда должно проверяться  точно ли была спрогнозирована дата поступления, ведь от этого факта может зависеть попадет ли предприятие в кассовый разрыв или нет

 

Процесс сверки дат поступлений  изображен на рисунке:

 

 

Рис.13 Сверка даты поступлений.

 

4 Cверка даты  поступления

4.1 За Т дней до совершения планируемого поступления сотруднику, внесшему платеж отправляется сообщение о подтверждении даты

4.2 Статус поступления меняется  на Статус=НаСверке

4.3.1 (Сотрудник подтверждает дату)

4.3.1.1 Статус поступления  меняется на Статус=Ожидается

4.3.2 (Сотрудник указывает в описании другую дату и причину изменения)

4.3.2.1 (По вине контрагента)

4.3.2.1.1 Изменить коэффициент доверия  (рекомендуется согласно Алгоритму утверждения прогнозируемой даты платежа)

4.3.2.1.2 Удалить поступление

4.3.2.1.3 Пересчет остатков

4.3.2.1.4 Отправить сообщение сотруднику  о планировании нового поступления

4.3.2.1.5 Выполнить п.2.1

4.3.2.2 (По вине сотрудника предприятия)

4.3.2.2.1 Удалить поступление

4.3.2.2.2 Пересчет остатков

4.3.2.2.3 Отправить сообщение сотруднику  о планировании нового поступления

4.3.2.2.4 Выполнить п.2.1

 

8.6 Описание части 5 алгоритма составления платежного календаря.

Регистрация поступлений.

Процесс регистрации поступления  для последующего занесения его  в платежный календарь состоит  из нескольких итераций:

 

1. Фиксация факта поступления  платежа на счет. Примечание: после  поступления денежных средств  на счет, не следует сразу учитывать  эти денежные средства как  собственные, так как могут  возникнуть конфликтные ситуации, которые рассмотрим на следующих  шагах.

 

2. После фиксации факта  платежа, должен быть получен  документ, подтверждающий платеж  и указывающий его назначение  и лица, выполнившего платеж. Это делается для того, чтобы на следующем шаге списать часть или полный объем денежных средств по обязательствам плательщика.

 

3. Проверка документа и  платежа на корректность. На этом  шаге проверяется два параметра:  полнота оплаты по выставленным  счетам и правильность назначения  платежа. Если все условия корректности  соблюдены, то платеж добавляется  в платежный календарь числом, когда был получен платеж. Причем регистрация получения должна происходить не более чем за один рабочий день. Если произошла неполная оплата по выставленному счету или обязательствам, то заносим платеж в календарь и одновременно происходит урегулирование несоответствий. Если происходит переплата, то до занесения платежа 

в календарь, происходит урегулирование несоответствий с лицом, осуществившим  платеж. В случае неверного назначения платежа – выход из процесса регистрации  платежа и начинается процесс выяснения причин выполнения данного платежа.

 

Процесс регистрации поступления  представлен на рисунке:

 

Рис. 14 Регистрация поступления

 

5 Регистрация поступлений

5.1 Сотрудник расчетного отдела закрывает поступление на текущую дату, поступлению присваивается статус=закрыт и присваивается номер платежного документа, подтверждающего оплату, иначе поступление считается не закрытым.