Составление платежного календаря производственного предприятия

1. Исполнение платежа согласно дневному плану оплаты расчетным отделом (бухгалтерией)
2. Предоставлением документа, подтверждающего факт платежа

 

Это два основных этапа  регистрации проведения платежа.

Если же возникает ситуация, в которой по каким-либо причинам платеж не был проведен, то обязательно должно быть проведено выяснение причин факта неоплаты и платеж должен быть перенесен на более поздний срок.

 

 

 

Глава 6. Регистрация поступления денежных средств.

Не менее важный этап формирования платежного календаря – регистрация поступления от контрагента. Это важная часть процесса формирования календаря по нескольким причинам:

1. После регистрации поступления можно рассчитывать на поступившие денежные средства
2. Если даты регистрации и прогнозные даты поступления не совпали, должен производиться анализ причин несоответствия

Рис.7 Регистрация получения платежа.

Процесс регистрации поступления  для последующего занесения его  в платежный календарь состоит  из нескольких итераций:

 

1. Фиксация факта поступления  платежа на счет. Примечание: после  поступления денежных средств  на счет, не следует сразу учитывать  эти денежные средства как  собственные, так как могут  возникнуть конфликтные ситуации, которые рассмотрим на следующих  шагах.

 

2. После фиксации факта  платежа, должен быть получен  документ, подтверждающий платеж  и указывающий его назначение  и лица, выполневшего платеж. Это  делается для того, чтобы на  следующем шаге списать часть  или полный объем денежных  средств по обязательствам плательщика.

 

3. Проверка документа и  платежа на корректность. На этом  шаге проверяется два параметра:  полнота оплаты по выставленным  счетам и правильность назначения  платежа. Если все условия корректности  соблюдены, то платеж добавляется  в платежный календарь числом, когда был получен платеж. Причем регистрация получения должна происходить не более чем за один рабочий день. Если произошла неполная оплата по выставленному счету или обязательствам, то заносим платеж в календарь и одновременно происходит урегулирование несоответствий. Если происходит переплата, то до занесения платежа

в календарь, происходит урегулирование несоответствий с лицом, осуществившим  платеж. В случае неверного назначения платежа – выход из процесса регистрации  платежа и начинается процесс выяснения причин выполнения данного платежа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 7. Определение оптимального окна использования ДС на счетах предприятия.

Для успешного управления финансами всегда необходимо иметь  запас денежных средств, который  целесообразно иметь на расчетном счете. Экономическая модель Миллера-Орра помогает ответить на вопрос определения политики управления финансами.

Она помогает ответить на вопрос: как  предприятию следует управлять  своим денежным запасом, если невозможно предсказать каждодневный отток или приток денежных средств? Миллер и Орр используют при построении модели процесс Бернулли - стохастический процесс, в котором поступление и расходование денег от периода к периоду являются независимыми случайными событиями.

Логика модели такова: остаток средств на счёте хаотически меняется до тех пор, пока не достигнет верхнего предела. Как только это происходит, предприятие начинает покупать достаточное количество ценных бумаг с целью вернуть запас денежных средств к некоторому нормальному уровню. Если запас денежных средств достигает нижнего предела, то в этом случае предприятие продаёт свои ценные бумаги и пополняет запас денежных средств до нормального уровня.

Реализация модели осуществляется в несколько этапов:

1.     Устанавливается минимальная величина денежных средств (QН). Она определяется из средней потребности предприятия в оплате счетов, возможных требований банка и др.

2.     По статистическим данным определяется вариация ежедневного поступления средств на расчётный счёт (V).

3.     Определяются расходы (P_X) по хранению средств на расчётном счёте и расходы (P_T) по взаимной трансформации средств и ценных бумаг.

4.     Рассчитывается размах вариации остатка денежных средств на расчётном счёте (S) по формуле:

 

5.     Рассчитывают верхнюю границу денежных средств на расчётном счёте (Qв), при превышении которой необходимо часть денежных средств конвертировать в краткосрочные ценные бумаги.

6.     Определяют точку возврата (TВ) величину остатка денежных средств на расчётном счёте, к которой необходимо вернуться в случае, если фактический остаток средств на расчётном счёте выходит за границы интервала (QН, QВ).

 

Пример. Приведены следующие данные о денежном потоке на предприятии:     

 Минимальный  запас денежных средств(Qн) - 10000 руб.     

 Расходы  по конвертации ценных бумаг  (P_T) - 20 руб.    

 Процентная  ставка - 11,6% в год    

 Среднее  квадратичное отклонение в день - 2000 руб

Определить политику управления средствами на расчётном счёте.

Решение.

1.     Расчёт показателя R_X

 R_X=0,0003 или 0,03% в день.

2.     Расчёт вариации ежедневного денежного потока:

3.     Расчёт размаха вариации

4.     Расчёт верхней границы денежных средств и точки возврата:

OВ=10000+18900=29900 руб.

TВ=10000+(1/3)*18900=16300 руб.

Итак, остаток средств на расчётном счёте должен варьировать в интервале (10000, 18900); при выходе за пределы интервала необходимо восстановить средства на расчётном счёте в размере 16300 руб.

 

 

Рис.8 Логика модели Миллера-Орра.

 

 

Глава 8. Алгоритм составления платежного календаря с помощью автоматизированный системы (модуль ERP-систем^[13]).

В данном пункте будет рассмотрен процесс создания модуля платежного календаря для ERP-систем, в частности для 1С Предприятие 8. С сравнением текущего функционала системы и предложениями для доработки специалистами 1С.

8.1 Подготовка  к описанию алгоритма.

1. Необходимо установить  последовательность согласования  платежа на предприятии и определить  сотрудника, чьи права доступа допускают добавление платежа в платежный календарь, а также изменение его характеристик (даты платежа, приоритета, статьи расходования ДС в бюджете).

Предлагается последовательность согласования, которая описана в  данной работе в п. Принципы, правила, последовательность формирования платежного календаря в разрезе расходования ДС.

2. Аналогично п.1, необходимо  определить последовательность  утверждения прогноза поступления  ДС и определить сотрудника, чьи  права доступа допускают добавление  прогноза поступления в платежный  календарь, а также изменение  его характеристик (даты поступления, коэффициента доверия, статьи доходов в бюджете)

Предлагается последовательность согласования, которая описана в  данной работе в п. Прогноз поступления ДС без привлечения заемных средств.

 

3. Необходимо, чтобы сотрудники, вносящие данные о расходовании ДС были ознакомлены со статьями БДДС.

 

4. Должно быть прописано  количество рабочих дней от  крайнего срока платежей (по умолчанию  – два рабочих дня) – Х дней, иначе, платеж будет ставиться в середину промежутка от занесения платежа в реестре платежей до крайнего срока оплаты платежа - серединный срок.

 

5. Устанавливается доверительный  порог, описанный в п. Алгоритм утверждения прогнозируемой даты платежа

 

6. Прописывается срок сверки  прогнозируемых поступлений, то  есть за Т дней до поступления должно быть проверено, не откладывается ли платеж. По умолчанию T = 5 рабочих дней (календарная неделя)

 

7. Сотруднику, который имеет полномочия  вносить заявки на оплату, присваивается  максимальная сумма проведения  платежа – максимальная_сумма_инициатора.

 

Примечание 1: Будем называть сотрудника, имеющего право вносить изменения в платежный календарь – Сотрудник_1.

 

Примечание 2: Сотрудник_1 имеет  возможность в любой момент пересчитать  платежный календарь любым угодным  для него способом, если в этом случае возникают кассовые разрывы – система оповещает о их появлении.

Перейдем непосредственно  к описанию алгоритма:

Алгоритм:

 

ВАЖНО: После  каждого изменения платежного календаря, приходит оповещение в расчетный  отдел о внесении изменения!

 

8.2 Описание части 1 алгоритма составления платежного календаря.

Добавление  платежа.

Система оперативного управления финансами предприятия, реализуемая  через процесс «Платежный календарь», включает в себя несколько участников (сотрудник, отдел, служба), и каждому необходим инструмент, с которым он будет работать в данной системе. Сотрудники отделов и служб подают заявки на выплату/поступление ДС, а руководство или сотрудники, уполномоченные принимать решения, реализуют их через реестры заявок. Заявка представляет собой документ-запрос на поступления или выплаты ДС, содержащий описательную информацию о данной операции. В заявке отражаются все утвержденные аналитики, вспомогательные реквизиты, приоритетность, если необходимо, и поле для комментариев каждого из участников будущего процесса платежного календаря.

Реестр заявок — это  перечень заявок, консолидированных  по определенному признаку (дата, ответственный, источник ДС, вид статей).

И заявка, и реестр заявок на выплату ДС должны содержать полный и достаточный объем информации для принятия решения о выплате денег.

На основании реестра  заявок Сотрудник_1 выставляет дату платежа.

 

Графически процесс представлен  на рисунках:

 

 

Рис.9 Описание процесса «Добавление расходной части в платежный календарь» в условиях дефицита денежных средств.

 

Рис.10 Описание процесса «Добавление расходной части в платежный календарь» в условиях профицита денежных средств.

1. Добавление платежа в платежный календарь.

1.1 (Сумма платежа меньше  максимальной_суммы_инициатора)

1.1.1 (Платеж согласуется со статьями бюджета принятыми на предприятии)

1.1.1.1 Сотрудник, регистрирующий заявку, должен произвести полное описание платежа:

• Название контрагента
• Наименование платежа
• Сроки платежа (указаны в договорных обязательствах)
• Статья БДДС
• Дополнительное описание
• Вид деятельности (инвестиционная, финансовая, операционная)

1.1.1.2 Отправка по цепочке согласований, если согласование прошло успешно – переход к следующему пункту, иначе откат до шага 1.1.1.1 с описанием проблемы согласования, написанным сотрудником, который выявил проблему. В результате успешного согласования – реестр платежей приобретает статус = Обновлен

1.1.1.3 Система отправляет уведомление Сотруднику_1 об изменении состояние реестра платежей.

1.1.1.4 Сотрудник_1 устанавливает приоритет платежа, если платеж совершается впервые и система запоминает приоритет платежа для контрагента. Если платеж к контрагенту производится не впервые, то Сотрудник_1 имеет возможность либо изменить приоритет платежа, либо оставить его значение, которое было присвоено ранее. (Примечание: приоритет платежа должен иметь непустое значение)

1.1.1.5.1 (Есть достаточно средств на счетах компании для совершения платежа в сроки: крайний срок платежа минус Х дней или серединный)

1.1.1.5.1.2

Система предлагает внести платеж вручную или автоматически

1.1.1.5.1.2.1 (Автоматически)

1.1.1.5.1.2.1.1 Система ставит платеж на дату: последний срок платежа минус Х дней, пересчет остатков на счетах

1.1.1.5.1.2.1.1.1 (После внесения платежа, становится невозможным выполнение платежа с датой – позже вносимого)  - переход к п.1.1.1.5.2 ( первый невыполнимый платеж – становится вносимым платежом)

1.1.1.5.1.2.1.2 Сотруднику_1 предлагается сохранить изменения или внести изменения вручную, п.1.1.1.5.1.2.2 
1.1.1.5.1.2.2 (Вручную)

1.1.1.5.1.2.2.1 Сотрудник устанавливает дату платежа самостоятельно, пересчет остатков на счетах.

1.1.1.5.2 (Недостаточно средств на счетах компании для совершения платежа в сроки: крайний срок платежа минус Х дней или серединный)