Совершенствование финансовой политики предприятия ООО «Союз»

Недостаточно просто разработать объекты и формы отчетности. Процесс составления планов – есть коллективный процесс работы менеджеров, в течение которого планы обсуждаются, корректируются, утверждаются.

Рассмотрим этот процесс на примере планирования накладный расходов.

1. Финансовый  директор (менеджер) делает в системе  пометку о начале планирования.

2. Автоматически  всем указанным ранее пользователям  рассылается сообщение о начале  планирования следующего периода, и о сроках предоставления  плана. Все это в «1С» можно  реализовать.

3. Например, начальник отдела ИТ, в числе  прочих ответственных, получает  указанное сообщение и начинает  планировать, допустим, следующий месяц.

4. Он  указывает номер декады (недели, точную дату – все зависит  от выбранной модели), статью расхода  и сумму. Кстати, планируя закупку  нового компьютера, автоматическим  можно спланировать его амортизацию  по специальному или общему  графику, спланировать график оплаты  исходя из договора с поставщиком  техники и т.д.

5. Завершив  планирование, менеджер оценивает  свои планы, что-то меняет и  ставит отметку.

6. Автоматически  система формирует сообщение, что  тогда-то такой-то меняет и  ставит отметку.

7. Финансовый  директор, таким образом, получает  автоматически консолидированную  информацию от всех отделов.

8. Затем, как правило, полученные планы  не удовлетворяют финансового  директора (а может – генерального  директора или акционеров). Финансовый  директор или дает задания  подразделениям что-то изменить, или в пределах дозволенного меняет сам. Но с автоматическим предупреждением всех заинтересованных лиц.

9. В результате  в системе формируются приемлемые  для всех сторон (естественно, с  учетом их веса) бюджеты расходов  и платежей.

10. Финансовый  директор закрывает указанный  период для планирования, после  чего всем автоматически рассылаются  оповещения об утверждении (невозможности  дальнейшего изменения) бюджетов.

Это упрощенный вариант планирования. Учитывая требования конкретного менеджмента, процедура может быть проще или сложнее, например:

1. Финансовый  директор может отредактировать  плановые суммы, а начальник отдела  ИТ их еще уточнить. То есть  количество операций может быть  разным.

2. Расход  на приобретение техники может  рассчитываться как определенный  процент (норматив) от, скажем, объема  продаж. Тогда достаточно менеджерам  спланировать продажи, как автоматически  начальник отдела ИТ узнает  плановую величину расходов по  своему отделу.

В результате сформированы четкие планы расходов и выплат предприятия на предстоящий период. На практике процедура разработки и утверждения подобных планов занимает от 3 до 10 дней в зависимости от сложности бизнеса и скорости принятия решений.

Для наглядного примера предлагаем посмотреть на таблице 10 как будет выглядеть в предлагаемой программе бюджет движения денежных средств нашей компании.

Таблица 10

Бюджет движения денежных средств

Таким образом, бюджетирование – это своеобразный образ мышления категориями планов и бюджетов, стержень, вокруг которого объединяется деятельность предприятия, и что позволяет подразделениям объективно оценивать и сравнивать свои результаты, мотивировать на достижение целей.

Система бюджетирования неразрывно связана с учетом. Учет – это, прежде всего, система сбора и хранения информации. И основной задачей на этом этапе является обеспечение полноты и достоверности учитываемых данных, а также минимизация их потерь при передаче между сотрудниками предприятия. Учет бывает бухгалтерским, систематизирующий сбор и хранение информации о хозяйственно-финансовых операциях с целью получения фискальной отчетности, и управленческим, систематизирующим сбор и хранение первичных данных о хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, используемая для получения информации, необходимой для принятия. Общим для учетов является их объект – финансово-хозяйственная деятельность предприятия. А это означает совершенно формально, что информация о регистрируемых в системе операциях принципиально будет являться однократно вводимой. На практике это будет реализовываться следующими способами.

Каждый первичный документ порождает одну из нескольких бухгалтерских (совокупности проводок) и управленческих операций. Список и содержание этих операций, естественно, подлежат определению и настройке до начала и в течение опытной эксплуатации. В общем случае, один хозяйственно-финансовый документ может порождать не одну операцию, а цепочку связанных бухгалтерских и управленческих операций. Кроме того, синхронизация проведения соответствующих бухгалтерских и управленческих операций необязательна.

Качество учета зависит от организации его ведения. Решение этой проблемы в организационной структуре (в части отделов, занимающихся учетом), регламенте и средствах ведения учета. Они разрабатываются так, чтобы информация по фактическим операция для бюджетного управления предоставлялась менеджерам максимально оперативно и по всем операциям, которые влияют на исполнение бюджетов предприятия. Отдельной задачей является определение организации ввода данных для управленческого учета, определение того, какие данные можно автоматически забирать из бухгалтерских программ, а какие нужно вносить вручную, или передавать из других программ, в которых учитывается операционная деятельность. А такой качественный программный продукт для бюджетирования «1С:Предприятие, Конфигурация «Финансовое управление» позволяет решать эту проблему максимально просто, без повторного ввода данных и отставаний данных в бюджетах от текущего времени.

Контроль является выбором системы стандартов и нормативов. Он определяет возможности анализа и тем самым является формальным языком, описывающим цели, которые мы реально можем достичь. Существенная часть контроля в бюджетном управлении заключается в план-фактном сравнении данных.

Контроль должен выполняться постоянно, в текущем режиме и для наиболее критических операций заявитель (желающий получить результаты операции) подает заявку на исполнение, указывая оперативные параметры, чего он хочет добиться. Приведем пример:

Чтобы потратить денежные средства, например, сотрудник в компании делает заявку на выплату денежных средств. Указывает требуемую сумму, способ платежа, контрагента и пр., в общем, указывает известную ему управленческую аналитику. Заявка автоматически становится доступной руководителю заявителя.

1. Руководитель  подразделения проверяет ее целесообразность, корректность и т.д. если все  нормально – направляет ее  дальше.

2. Финансовый  директор проверяет наличие средств  в бюджете по указанной статье  денежных средств, подразделении, и  в случае соответствия бюджету  – устанавливает приоритет выплаты.

3. В назначенный  день, когда подходит приоритет, финансовый директор включает  заявку в реестр платежей, чтобы  бухгалтерия провела утвержденный  платеж.

4. Далее  бухгалтер получает реестр, в  качестве приказа платежей на  конкретный день, формирует первичные  документы на оплату и т.д.

В этом примере важными являются два момента:

- Контроль  и решение о совершении действия  принимаются еще до этого действия. При этом сам контроль может  быть многоэтапным. В результате  компания уверена, что совершает  только необходимые и эффективные  действия.

- В случае  невыполнения каждого этапа его  исполнитель сообщает предыдущему  причину своего несогласия, чтобы  можно было внести изменения. Коллектив работает слаженно. Да, это определенная бюрократия, увеличивающая  количество согласований. Но в  пределах разумного, используя современные  средства автоматизации выполнения  работ на всех этапах согласования, включая передачу информации.

Фаза анализа необходима для определения сильных и слабых сторон бизнеса. Причем нужно помнить как о субъективных, так и об объективных факторах.

В бюджетном управлении анализу в первую очередь подлежат отклонения от плановых величин. Поначалу основной причиной этих отклонений будет тривиальное некачественное планирование (или чрезмерно оптимистичное, или чрезмерно пессимистичное), но буквально через 3 – 9 месяцев план-фактные отклонения из-за этих факторов уже будут в пределах 10 – 15 %, а то и меньше.

С другой стороны, полезными бывают и сравнения данных в динамике, и структурный анализ, и анализ основных групп, и многое другое. Наконец, финансовый анализ, позволяет оценить последствия каждого решения, и выбрать оптимальное.

Направленный для анализа множество, как и вариантов принятия решений. Бюджетирование как система предоставляет полный набор финансовой информации для принятия решений, и самых возможных решений в таком случае будет не одно или два, а целый спектр.

Таким образом, были рассмотрены фазы контроля и анализа – заключительные этапы управленческого цикла, которые подлежат автоматизации и являются обязательными звеньями грамотно построенной и бесперебойно работающей системы бюджетного управления компанией.

Бюджетирование выполняет структурообразующую роль в развитии предприятия, проектируя его будущее. Описав в формальных терминах и цифрах будущее состояние через месяц, квартал, год – все сотрудники начинают понимать, к чему стремится их компания и к чему они должны стремиться.

При автоматизации системы управления предприятием автоматизируются все три фазы: планирования, контроля (учета) и анализа. Внедрение автоматизированной системы управления финансами предприятия «1С:Предприятие, Конфигурация «Финансовое управление» позволит всем службам нашего предприятия управлять своей деятельностью: закупкой, транспортировкой, прямыми расходами. Это даст возможность компании работать как единому целому, устанавливая единые для всей компании ценности, цели и правила игры, а также облегчит взаимодействие между всеми службами и повысит эффективность работы самой компании.

В программе автоматизации реализовывается методика бюджетирования, которая направлена на поддержку деятельности руководителей на всех этапах управления. Настройка программы бюджетирования происходит таким образом, что цели бюджетирования соответствуют целям развития компании.

Результатом этого внедрения будет экономия и средств, и рабочего времени, а так как осуществляется с привлечением специалиста, то будет иметь и некоторые затраты, которые впоследствии оправдаются.

На данный момент на нашем предприятии установлена многопользовательская программа «1С:Предприятие 7.7». Комплексная поставка данного продукта включает: платформу, типовую конфигурацию «Торговля+Склад», «Бухгалтерия», «Зарплата+Кадры» (производство, услуги, бухгалтерия, торговля+склад, зарплата+кадры), и дополнительную конфигурацию бухучет УСН и финансовое планирование. Это упрощенный вариант, который входит в комплект поставки комплексной конфигурации. За период эксплуатации в течение 30 месяцев данная конфигурация себя окупила.