Управління витратами комерційного банку

Процес управління банком неможливий без чіткої його організації, яка являє основу щоденної управлінської  діяльності. У процесі організації  формуються структури управління, місця виникнення витрат, носії витрат, а також відповідальні за їх виконання і поведінку особи [9].

Місце виникнення витрат – структурний підрозділ банку, який характеризується тим, що процеси, які реалізуються в ньому, є причиною виникнення витрат. Таким чином витрати групують з метою планування, контролю і визначення загального фінансового результату підрозділу або аналізу ефективності роботи підрозділів. Групування витрат за місцем їх виникнення дозволяє організувати внутрішній госпрозрахунок і визначити виробничу собівартість продуктів.

Класифікація витрат за носіями витрат залежить від специфіки  діяльності банку, оскільки у якості носія виступають усі розроблені продукти та послуги банку. Аналіз витрат за цим принципом дає змогу визначити шляхи і способи їх оптимізації, тим самим сприяючи економії витрат ресурсів банку та використання їх на більш доходні операції [17].

Для здійснення облікових  процедур витрати групуються за складом, економічним змістом, способом і часом включення в собівартість, тощо. За складом виділяють одноелементні та комплексні витрати. Одноелементними називаються витрати, які складаються з одного елемента (амортизація, заробітна плата). Ці витрати, незалежно від місця їх виникнення, не поділяються на різні компоненти. Комплексними називаються витрати, які складаються із декількох елементів (наприклад загальнобанківські витрати).

За економічним змістом  витрати класифікують за статтями калькуляції  і економічними елементами. Групування витрат за елементами необхідне, щоб  визначити трудомісткість, матеріаломісткість і вплив інших факторів на зміну обсягу і структури витрат. Елементи витрат передусім включають: витрати на залучення ресурсів, витрати на оплату праці, відрахування на соціальні заходи, амортизацію нематеріальних активів та основних засобів [39, с. 177].

За статтями витрат визначають собівартість певного об’єкта витрат, тобто калькуляцію. Статті – це витрати, які відрізняються між собою  функціональною роллю у процесі  розробки продуктів і місцем виникнення. Об’єкт витрат, який являє собою найбільший інтерес в банках, може бути представлений у якості послуги або продукту, але оскільки продуктом банку виступають певного роду послуги, то для цілей дослідження ці поняття визначимо під єдиною назвою «банківський продукт».

Групування витрат за призначенням відображає, на яку мету і в яких розмірах втрачені ресурси. Воно необхідне для визначення центрів зосередження витрат і пошуку резервів їх зменшення. До основних статей калькуляції відносять: залучені ресурси, основна і додаткова заробітна плата працівників, відрахування на соціальне страхування, витрати на утримання і експлуатацію обладнання, загальні адміністративні витрати, витрати на підготовку і освоєння нових продуктів, інші витрати. Перелік статей калькуляції може бути більш деталізованим або вузьким залежно від специфіки діяльності банку.

За впливом на базу оподаткування розрізняють:

• витрати, що відносяться на собівартість банківських продуктів, які зменшують базу оподаткування банку;
• витрати, що враховуються на витратних рахунках, але не зменшують базу оподаткування банку;
• витрати, що прямо переносяться на збитки банку і не враховуються при розрахунку бази оподаткування [25, с. 102].

Склад витрат за впливом  на базу оподаткування наведений у дод. Б.

По відношенню до обсягу наданих послуг виділяють змінні та постійні витрати. Змінні – це витрати, сума яких змінюється прямо пропорційно зміні обсягу наданих послуг (наприклад процентні витрати, витрати на відрядження та інші). Постійні – це частина витрат за певний період, загальна сума яких залишається незмінною при зміні обсягів наданих послуг ( наприклад заробітна плата працівникам банку, орендна плата за приміщення, амортизаційні відрахування) [18].

За ступенем усереднення  витрати поділяються на загальні і середні. Останні розраховуються відношенням загальної суми витрат до обсягу наданих послуг. При цьому також необхідно пам’ятати, що середні витрати розраховуються на базі чи то постійних, чи то змінних витрат.

По способу віднесення на собівартість витрати поділяються  на прямі (витрати, які прямо відносяться  на об’єкт) і непрямі (витрати, які не можуть бути віднесені до окремих підрозділів чи на окремі продукти).

За формою прояву виділяють  зовнішні витрати (плата за ресурси  їх постачальнику) та внутрішні (упущена  вигода, на яку йде банк, обравши  даний варіант використання усіх наявних ресурсів).

За календарними періодами  здійснення витрати поділяються на поточні й одноразові. Поточні – це ті види витрат, що вносяться постійно походу надання послуг. Звичайно це витрати, періодичність яких менше місяця. До них передусім належать видатки на комунальні послуги, оренду, заробітну плату. Одноразові витрати – це ті, що вносяться один раз і протягом тривалого періоду часу. Як правило, це витрати на придбання основних фондів, програмного забезпечення [6].

Інша класифікація витрат, яка може бути використана в процесі управління, передбачає можливість контролю окремих статей витрат з боку конкретних виконавців. Якщо керівник підрозділу може регулювати чи значно вплинути на рівень витрат, то такі витрати можна віднести до регульованих. Витрати, на рівень яких не може впливати керівник підрозділу, можна вважати нерегульованими [20].

Класифікація банківських  витрат є досить широкою через  значну диференціацію витрат залежно  від цілей, сфер, напрямків, термінів здійснення, а тому виникає потреба в їх управлінні.

1.3. Система управління витратами банку

Для забезпечення  своєї  діяльності банки здійснюють відповідні витрати, обсяг та структура яких залежить від обсягів та вартості витрачених у процесі діяльності трудових, матеріальних і фінансових ресурсів, тому процес формування  витрат банку і управління ними в практичній діяльності є одним із факторів забезпечення його фінансової стабільності.

Управління витратами  являє собою процес обліку, аналізу, планування і контролю з метою  розробки і прийняття ефективних управлінських рішень, направлених на оптимізацію витрат і стимулювання їх зниження. Воно є важливою функцією економічного механізму банку.

Організації системи  управління витратами передбачає реорганізацію  усієї системи управління, її диференціацію з метою стимулювання економії ресурсів і зниження витрат. Такими підсистемами керують відповідні структурні одиниці банку залежно від його розміру. На сьогодні пропонується створення дворівневої системи управління. Зовнішня – фінансова – має забезпечувати облік майна, виявлення результатів діяльності банків та складання звітів, а внутрішня – управлінська – забезпечувати вирішення управлінських завдань на основі одержання оперативної, своєчасної і достовірної інформації про витрати і результати в цілому у банку і його окремих ділянках, що здійснюється на підставі результатів виконання бюджетів центрів. Розробку стандартів витрат здійснюють підрозділи, які відповідають за ті чи інші статті витрат [28, с. 94].

Головною метою управління витратами банку є мінімізація його непродуктивних витрат, тобто тих витрат, що не призводять до збільшення прибутку. Скорочуючи непродуктивні витрати, банк може оперативно сформувати резерв коштів, що можуть бути спрямовані на його розвиток [9].

Управління витратами  має на меті досягнення визначених результатів діяльності банку найбільш економічним способом. При цьому завдання менеджерів банку з управління витратами завжди конкретизуються в залежності від загальних цілей розвитку банку, строків та обсягів виконуваних операцій, зовнішніх факторів. Основними завданнями управління витратами банку є:

• оцінка ефективності діяльності банку;
• забезпечення якісного аналізу витрат банку, який дозволятиме у повному обсязі оцінити ефективність використання всіх ресурсів банку, виявити резерви зниження витрат, зібрати інформацію для підготовки планів і прийняття раціональних управлінських рішень;
• планування витрат як напрямку перспективного прогнозування розвитку банку, зіставлення фактичних витрат з плановими, оперативне виявлення відхилень та вживання заходів щодо їх ліквідації;
• створення системи управлінського обліку витрат, який є необхідним для підготовки інформації керівництву банку у цілях прийняття управлінських рішень із скорочення або оптимізації витрат банку;
• організація контролю у системі управління витратами. Ефективність контролю обумовлюється коректувальними управлінськими рішеннями, направленими на приведення фактичних витрат до планових;
• вибір найбільш раціональних способів та методів оптимізації витрат;
• розробка методик управління витратами банку [30].

Основним завданням  управління витратами є створення  механізму, що забезпечує оптимізацію  витрат банку, приведення їх у відповідність  з обраною прибутковістю. Цей  механізм повинен стати основою  для забезпечення прибуткової роботи кожного банківського підрозділу і водночас зменшити залежність банку від ринкової ситуації.

Стосовно структури  системи управління витратами зазначимо, що вона являє собою сукупність організаційно-структурної (об’єкт та суб’єкт управління), функціональної (інструментарій) підсистем та підсистеми забезпечення, взаємодія яких спрямована на оптимізацію витрат банку.

Об’єктом управління витратами є фактори, що впливають  на формування витрат банку. Суб’єктами управління витратами виступають керівники  і спеціалісти банку, тобто керівна підсистема. Саме ці виконавці повинні забезпечувати управління витратами у відповідності до положень його управлінського обліку [31].

Основними інструментами  управління витратами можна вважати  планування, контроль і аналіз витрат.

У процесі планування встановлюються граничні загальні витрати  в підрозділах і в цілому по банку. Фактичний рівень витрат обчислюється за даними поточного обліку. Порівняння фактичних витрат з плановими  дає змогу оцінювати роботу підрозділів  з використання ресурсів, з’ясовувати причини відхилень фактичних витрат від планових і відповідно стимулювати менеджерів банку для прийняття управлінських рішень щодо зниження рівня витрат. Планування витрат є важливим елементом процесу управління, який визначає майбутній обсяг і структуру витрат, а також заходи їх зниження, що деталізується в розробці фінансових планів.

Інструментом реалізації фінансової  стратегії банку служать  бюджети – плани проведення банківських  операцій (за обсягами, тривалістю, структурою) з урахуванням майбутніх доходів і витрат банку в цілому та його окремих структурних підрозділів. Бюджети формуються з огляду на фактичні значення фінансових показників з орієнтацією на стратегічні цілі та завдання банку [32].

У процесі фінансового  планування встановлюються планові значення показників банківського балансу та звіту про прибутки і збитки. Оскільки об’єктом планування є рівень витрат, то основний вид планів, що використовується в даній системі управління є «План доходів і витрат банку».

Контроль витрат передбачає розробку і здійснення системи контролюючих  заходів стосовно дотримання планів доходів і витрат, бюджетів, кошторисів, норм і нормативів, виявлення відхилень та виконання дій по їх нормалізації. Контроль за фінансово-господарською діяльністю банку здійснює Спостережна Рада, ревізійний комітет і служба внутрішнього аудиту. Без його висновку загальні збори акціонерів не правомочні затвердити баланс. Тактичний контроль здійснюється спеціалізованими комітетами, що створюються відповідно до фінансової структури банку на рівні окремих центрів відповідальності або бізнес-напрямків. Під центром відповідальності розуміють організаційну єдність місць витрат з центром, відповідальним за їхній рівень. Формування місць витрат і центрів відповідальності здійснюється за функціональною та територіальною ознаками. Оперативний контроль реалізується представниками функціональних відділів відповідно до службових обов’язків [24, с. 115].

Аналіз слугує вихідною точкою прогнозування, планування, управління економічними об’єктами і процесами, що в них протікають. Аналіз витрат передбачає проведення комплексу заходів, спрямованих на дослідження обсягу і структури витрат з метою їх оптимізації, виявлення резервів підвищення ефективності діяльності як окремих підрозділів, так і банку в цілому [27].

На етапі планування витрат застосування інструментів аналізу  дозволяє виявити тенденції зміни  обсягів і структури витрат, порівняти  фактичні дані із запланованими, визначити  фактори, які впливають на коливання  рівня витрат банку. Необхідно зазначити, що аналіз використовується на всіх стадіях планового періоду: слугує інформаційною базою для прийняття управлінських рішень, обґрунтовує і готує їх, а також узагальнює і оцінює результати рішень на основі підсумкової інформації.

Якщо ж розглядати аналіз витрат як елемент функції контролю, то необхідно зазначити, що передусім він забезпечує оцінку ступеня виконання планів банку і наявність можливих відхилень, а також дозволяє визначити ефективність використання всіх ресурсів банку, виявити резерви зменшення витрат, підготувати матеріали для прийняття раціональних управлінських рішень.

Результати аналізу  витрат банку мають першочергове значення для широкого кола користувачів, як зовнішніх, так і внутрішніх по відношенню до банку [13, с. 24].

Процес управління витратами  банку базується на визначеному  інформаційному забезпеченні, яке формується відповідно до завдань, які необхідно  вирішити. Побудова інформаційної бази управління витратами ґрунтується  на класифікації економічної інформації за джерелами її утворення. Правову інформацію містять закони України, які регламентують діяльність банківської системи, а також закони, які визначають загальні правові засади регулювання діяльності суб’єктів економічних відносин України. Джерелом директивної інформації є постанови Кабінету Міністрів України, постанови і накази Міністерства фінансів України, Національного банку України, інших міністерств та відомств, виконання яких обов’язкове для банків [30].

Отже, огляд вищезазначеного  матеріалу дає змогу визначити управління витратами як процес цілеспрямованого формування витрат щодо їхніх видів, місць та носіїв за постійного контролю рівня витрат і стимулювання їхнього зниження. Воно є важливою функцією економічного механізму будь-якого підприємства. Крім того, управління витратами – це комплекс заходів уповноважених суб’єктів, спрямованих на мінімізацію непродуктивних витрат банку для підвищення ефективності його діяльності, визначити сутність, мету, завдання та інструментарій управління витратами.