Управління витратами комерційного банку

Фінансовий контроль витрат – це система внутрішнього контролю, що забезпечує концентрацію контролюючих дій з приводу формування та розподілу витрат для своєчасного виявлення відхилень фактичних результатів від передбачуваних бюджетами та фінансовими планами, прийняття оперативних управлінських рішень, що забезпечують її нормалізацію.

Головна мета контролю виконання фінансових планів полягає у виявленні відхилень реальних результатів діяльності від запланованих і необхідності своєчасного застосування заходів по забезпеченню виконання планів на різних рівнях. Завдання та періодичність контролю повинні базуватися на інформації їх управлінської звітності [23, с. 46].

Внутрішній контроль витрат повинен забезпечувати:

- контроль за ходом реалізації фінансових планів;

- визначення ступеня відхилення фактичних результатів діяльності банку від запланованих;

- дотримання принципів бухгалтерського обліку витрат, їх формування;

- контроль повноти врахування витрат банку;

- надійність і повноту фінансової, управлінської звітності щодо витрат банку;

- оцінку ефективності діяльності банку, його конкурентоспроможності.

Бухгалтерський контроль повинен забезпечувати, щоб витрати проводилися тільки після відповідних дозволів та в межах установлених лімітів, цін; проведення періодичної «інвентаризації» зобов'язань, що призводять до нарахування витрат; ефективний документообіг; проведення логічного й арифметичного контролю облікових операцій щодо витрат, та формування звітності за ними.

Адміністративний контроль повинен забезпечувати еквівалентні попередній, поточний і подальший контролі та перевірку дотримання встановлених правил проведення операцій з понесення витрат.

Попередній контроль (з метою попередньої оцінки ефективності банківських операцій до їх проведення тощо) проводиться для визначення потенційних витрат, ефективності [41].

Оперативний контроль ставить за мету виявляти недоцільні витрати на найбільш ранніх етапах, щоб внести відповідні корективи і діяльність.

Наступний контроль має результати, що насамперед використовуються в плануванні, прогнозуванні.

Арифметичний контроль повинен забезпечувати виявлення і виправлення помилок, пов’язаних з невірними розрахунками нарахованих відсотків, залишками за рахунками тощо.

Логічний контроль повинен забезпечувати відповідність чинному законодавству оформлення документів щодо відкриття, закриття рахунків, відповідність підписів на документах зразкам підписів уповноважених осіб, підписів для здійснення операцій та їх обліку [22].

Податковий контроль повинен забезпечувати нарахування податків, своєчасну та в повному обсязі сплату податків, дотримання податкового законодавства.

Отже, фінансовий контроль не обмежується здійсненням лише внутрішнього контролю за формуванням витрат банку. Він є ефективною координуючою системою забезпечення взаємозв’язку між формуванням інформаційної бази, фінансовим аналізом, фінансовим плануванням і внутрішнім фінансовим контролем.

Фінансовий контроль витрат доцільно поділити на такі основні етапи:

1. Визначення об’єкта контролю. Об’єктом фінансового контролю витрат є управлінські рішення за основними аспектами виникнення та розподілу витрат.

2. Визначення видів та сфери фінансового контролю. Відповідно до концепції побудови системи фінансового контролю він розподіляється на такі основні види:

- стратегічний контроль, основною сферою якого є фінансова політика та її цільові показники;

- поточний контроль, основною сферою якого є поточні фінансові плани;

- оперативний контроль, основною сферою якого є бюджети [42].

3. Формування системи пріоритетів контрольних показників. Всю систему показників, що входять у сферу кожного виду фінансового контролю, доцільно ранжувати за ступенем значущості. В процесі такого ранжування обираються пріоритети першого рівня як найбільш важливі з контрольних показників даного виду контролю. Потім формується система пріоритетів другого рівня, показники якого знаходяться у факторному зв’язку з показниками пріоритетів першого рівня. Аналогічно формується система пріоритетів третього та наступного рівнів. Такий підхід до формування системи контрольних показників в подальшому полегшить виявлення причин відхилення фактичних величин від передбачених відповідними завданнями.

4. Побудова системи моніторингу показників, що належать до фінансового контролю. Система моніторингу складає основу фінансового контролю, найбільш активну частину його механізму. Система фінансового моніторингу являє собою розроблений у банку механізм постійного спостереження за контрольними показниками формування витрат, визначення розмірів відхилень фактичних результатів від передбачених та виявлення причин цих відхилень [7].

Процес формування системи моніторингу контрольних фінансових показників охоплює такі основні етапи:

- побудова системи інформативних звітних показників за кожним видом фінансового контролю;

- розробка системи узагальнюючих (аналітичних) показників, що відображають фактичні результати досягнення передбачених кількісних стандартів контролю, що здійснюється відповідно до системи контрольних показників;

- визначенні структури та показників форм контрольних звітів виконавців з метою формування системи носіїв контрольної інформації. Для забезпечення ефективності фінансового контролю така форма звіту повинна бути стандартизована і містити таку інформацію:

- фактично досягнуте значення контрольного показника в порівнянні з передбаченим;

- величину відхилення фактично досягнутого значення контрольного показника від передбаченого;

- факторний аналіз величини відхилення, якщо контрольний показник можна розділити на окремі складові;

- пояснення причин негативних відхилень за показником в цілому та окремими його складовими;

- визначення осіб, винних в негативному відхиленні показника, якщо це відхилення спричинене внутрішніми факторами діяльності підрозділу, філії та банку в цілому;

- визначення контрольних періодів за кожним видом фінансового контролю та кожною групою контрольних показників. Конкретизація контрольного періоду за видами контролю та групами показників визначається терміновістю реагування, яка необхідна для ефективного управління витратами у банку. З урахуванням цього принципу доцільно виділити:

- щотижневий (декадний контрольний звіт);

- щомісячний контрольний звіт;

- квартальний контрольний звіт [19].

Відхилення фактичних величин від планових можуть виникати за всіма параметрами, визначеними в плані банку, а саме:

- за вартісними параметрами (зовнішні і внутрішні витрати, залучення і розміщення ресурсів тощо);

- за параметрами фінансової структури банку (нові центри фінансової відповідальності, співвідношення у фінансовій структурі груп центрів різних типів тощо);

- по тимчасових параметрах (день, тиждень, місяць, квартал, рік тощо).

Розрізняють наступні види відхилень.

Абсолютне відхилення – різниця, отримана шляхом віднімання однієї величини від іншої. Прийнято вважати, що якщо відхилення позитивно впливає на прибуток банку, то його обчислюють із знаком «плюс». У зв'язку з цим в практиці обчислення абсолютних відхилень використовують підхід, при якому зростання фактичного показника в порівнянні з плановим позначають знаком «плюс», а зменшення - «мінус». Тобто, зростаючі (спадні) обсяги витрат банку у фактичному порівнянні з плановим періодом негативно (позитивно) вплинуть на прибуток банку і тому дані відхилення визначатимуться як негативні (позитивні) [24, с. 153].

Відносне відхилення – відхилення, що розраховується як відношення двох величин, виражене у відсотках. Найчастіше відносне відхилення обчислюється по відношенню до якого-небудь загального показника або параметра. Використання відносних відхилень підвищує рівень інформативності аналізу, що проводиться, і дозволяє виразніше оціниш зміни.

Селективні відхилення. Метод розрахунку селективних відхилень передбачає порівняння контрольованих величин в тимчасовому розрізі: квартал, місяць, день. Метод розрахунку селективних відхилень використовується для аналізу причин зміни бюджетних показників, що характеризують «сезонний» банківський продукт.

Кумулятивне відхилення – відхилення, розраховане як різниця між кумулятивними показниками. Кумулятивний показник являє собою суму, обчислену наростаючим підсумком. Кумулятивне відхилення дозволяє оцінити міру виконання плану за минулі періоди (наприклад, місяці) і можливу різницю до кінця бюджетного періоду (наприклад, кварталу або року). Випадкові коливання бюджетних показників, що виникають в окремих періодах, можуть призвести до значних відхилень на короткому відрізку часу. Кумуляція дозволяє компенсувати випадкові відхилення і точніше виявити тренд [16].

При наявності значних відхилень залежно від їх причин можливі такі альтернативні рішення: коригування або перегляд фінансових планів, якщо результати контролю свідчать про те, що подальше їх виконання в такому вигляді недоцільне; або внесення відповідних коректив у дії для досягнення запланованих цілей.

Останнім етапом контролю є формування системи алгоритмів дій з усунення відхилень:

- «нічого не робити». Така форма передбачена, якщо розмір відхилень (негативних або позитивних) значно нижчий ніж передбачений критерій критичного розміру відхилень;

- «усунути відхилення». Така система передбачає процедуру пошуку та реалізації резервів для забезпечення виконання цільових планових чи нормативних показників;

- «змінити систему планових або нормативних показників». Така система дій використовується у тих випадках, коли можливості нормалізації окремих аспектів формування прибутку банку обмежені або вони взагалі відсутні чи в тих випадках, коли фактично досягнуті показники значно перевищують планові [16].

Таким чином, ефективна система управління витратами передбачає не лише постановку планових завдань по центрам фінансової відповідальності, але і своєчасний контроль і аналіз виконання планів з метою ухвалення ефективних управлінських рішень.

 

 

2.4. Методичні підходи до аналізу витрат банку

 

Сконцентрованим вираженням результатів роботи банку за певний період є його звіт про прибутки і збитки. Тому аналіз витрат грунтується на базі даних саме цієї форми звітності. Аналіз витрат передбачає проведення комплексу заходів, спрямованих на дослідження обсягу і структури витрат з метою їх оптимізації, виявлення резервів підвищення ефективності діяльності як окремих підрозділів, так і банку в цілому. Проведення аналізу є необхідним і обов’язковим на кожному з етапів управління витратами [15].

Метою аналізу є оцінка поточного стану банку, розробка рекомендацій щодо поліпшення ситуації, яка склалася, та пошук шляхів отимізації розміру і структури витрат.

Завдання економічного аналізу витрат в системі управління ними зводяться до наступного:

- виявлення тенденцій і закономірностей функціонування банку;

- визначення витрат, що їх несе банк, їх групування і оцінка;

- виявлення факторів, які впливають на формування витрат банку;

- планування і розробка показників і нормативів на основі запланованого розвитку ресурсної база;

- контроль за виконанням планів і дотримання нормативних показників, пов'язаних з наданням послуг клієнтам банку, залученням коштів, операційними доходами і господарськими витратами;

- розрахунок ефективності і оцінки ризиків різноманітних варіантів розміщення ресурсів як власних, так і залучених коштів.

- пошук внутрішніх ресурсів підвищення ефективності діяльності банку (як у фінансовій – зменшення обсягу нерентабельних послуг, ризику розміщення коштів, так і у «виробничий» сфері – оптимізація використання трудових, матеріальних ресурсів тощо);

- аналіз і обгрунтування оптимальних рішень, пов’язаних з управлінням важливими показниками і напрямками діяльності банку [26, с. 84].

Для забезпечення аналізу виконання фінансових планів банку доцільно використовувати наступні види аналізу: ранжування, кластерний аналіз, аналіз трендів, план-факт аналіз.

Ранжування реалізує методику проведення порівняльного аналізу центрів прибутку і центрів витрат, бізнес-напрямів, філій і банківських продуктів за статтями попередньо розроблених планів. Використання даного методу аналізу дозволяє:

- виявляти найбільш і найменш прибуткові підрозділи;

- виявляти найбільш і найменш прибуткові банківські продукти і послуги;

- порівняти витрати і доходи різних підрозділів банку.

Результати порівняльного аналізу доходів і витрат різних підрозділів можуть бути використані для розробки технології мінімізації витрат, а також для обгрунтування організаційних рішень.

Кластерннй аналіз дозволяє об’єднувати статті бюджету в групи (кластери) за деякими ознаками, порівнювати ці групи і виявляти серед них найбільш і найменш впливові. Наприклад, можна визначити найбільш і найменш прибуткові групи статей центрів прибутку, бізнес-напрямів, філій і байку в цілому.

При проведенні даного аналізу обчислюються граничні значення статей для кожної з груп, а потім досліджувані значення статей відносяться до відповідної групи. Кількість груп визначається виходячи з потреб аналізу [15].

За допомогою кластерного аналізу можливо виконати наступні аналітичні дослідження:

- сегментація власної клієнтської бази, тобто визначення найбільш і найменш стійких груп споживачів банківської продукції серед безлічі клієнтів;

- аналіз наочної області, наприклад, аналіз організаційно-штатної структури (кадровий аналіз) або аналіз фінансової структури банку.