Описание и анализ проблемной ситуации

На первом этапе в качестве критерия распознавания проблемы чаще всего используется целевая установка, по отклонению от которой и судят  о возникновении проблемы. Следовательно, руководители всех уровней должны иметь  четко сформулированные цели и задачи своей деятельности, чему способствует применение системы управления по целям (по результатам). В противном случае существование проблемы определяется чисто интуитивно или по мере поступления  сигналов, что существенно усложняет  последующий процесс принятия решений.

Этап разработки вариантов  решений (альтернатив) начинается с  постановки целей решения проблемы и формулирования критериев, по которым  следует оценивать предложения. Все критерии делят на две группы: критерии-ограничения, формулирующие конкретные условия допустимости той или иной альтернативы (например, в качестве ограничивающего условия решения проблемы роста производительности труда может рассматриваться критерий - Сохранение численности производственного персонала, и критерии оптимизации, позволяющие из допустимых вариантов выбрать наилучший.

Например, целью решения  проблемы, рассмотренной в табл. 2., может быть преодоление тенденции  к снижению производительности труда, а критерием отбора - конкретное значение этого показателя, ниже которого решения считаются нерациональными. Система ограничений, в рамках которой  решения считаются допустимыми, может включать такие критерии, как, например, размеры выделяемых ресурсов, лимит времени и т. д.

От того, насколько обоснованно  выбрана эта система критериев  и ограничений, зависит качество управленческих решений, а оно, в  свою очередь, предопределяет конкурентоспособность  организации, быстроту ее адаптации  к изменениям хозяйственной ситуации и в конечном счете эффективность и прибыльность.

Наиболее полно система  критериев оценки решений разработана  для структурированных проблем, позволяющих применять экономико-математические методы. С их помощью определяются лучшие решения, например, по таким  параметрам, как сроки окупаемости  капиталовложении, прирост доходов  или прибыли, минимизация текущих  издержек или максимизация производительности труда и т. п.

Нередко в качестве критерия выбора решения применяется фактор времени, особенно важный в условиях переходного периода, для которого характерна неустойчивость состояния  экономики и общества в целом. Задержка с принятием решения  или выбор решения, которое связано  с более длительным процессом  реализации, могут существенно снизить  ожидаемые результаты (из-за инфляции, изменения политики и прочих факторов внешней среды).

Поэтому на этапе выработки  курса действий менеджерам приходится анализировать большое количество вариантов решений, отличающихся' различными комбинациями используемых ресурсов организации.

При решении слабо структурированных  проблем возможность оценивать  варианты с помощью математического  аппарата, как правило, отсутствует. В этом случае для оценки решений  может применяться система взвешенных критериев, а сам процесс оценки осуществляется в три этапа.

На первом формируются  самые важные критерии — ограничения, необходимость выполнения которых  не вызывает сомнений. Альтернативные варианты оценивают по этим критериям  и разделяют на группы: соответствующие  требованиям, не соответствующие и  «сомнительные».

На втором этапе производится анализ по критериям оптимизации, каждый из которых получает рейтинг и  соответствующую оценку значимости.

На завершающем этапе  делается попытка установить те опасности, которые могут возникнуть при  принятии выбранного решения.

Приведем пример. Руководство  организации формирует управленческую команду, в состав которой принято  решение ввести специалиста по маркетингу. Были сформулированы первоначальные критерии-ограничения:

высшее управленческое образование;

стаж работы не менее 5 лет, в том числе по маркетингу не менее 3 лет;

знание отрасли, в состав которой входит предприятие.

По этим критериям отобраны две кандидатуры, дальнейшая оценка которых осуществляется по другим критериям, отражающим представление о важнейших  параметрах, которыми должен обладать человек на данной должности. Это: мотивация, межличностные отношения, а также  знания в области продаж и продукции. Каждый из этих критериев был оценен с точки зрения его значимости, которая определена по удельному  весу.

Выбор окончательного решения  из множества допустимых и предпочтительных производится с учетом последствий  его реализации. Они могут быть социальными, экономическими, организационными, технологическими, политическими, то есть могут затрагивать самые разные стороны деятельности организации и её окружения.

Например, принимая решение  о строительстве филиала предприятия, необходимо учитывать, как это отразится  на его экономике, программах развития, какое влияние новое предприятие  окажет на экономическую и социальную среду его обитания и т.д. Если решение связано с освобождением  кадров, необходимо заранее определить направления передвижения персонала  или программу его переподготовки. Сложность выбора решения и прогнозирования  его последствий усугубляется тем, что этот процесс практически  всегда осуществляется в условиях действия факторов неопределенности и риска, характерных для рыночной экономики.

Организация выполнения принятого  решения - важнейший этап процесса управления. Решение должно быть доведено до исполнителей, которые получают четкую информацию о том, кто, где, когда и какими методами выполняет действия, связанные  с ним. Важнейшая задача руководителя на этом этапе - преодоление объективных  и субъективных препятствий и  создание условий для реализации решения. Наряду с методами прямого  воздействия (приказ, распоряжение, административное давление и т. д.) используются меры мотивации работников, воздействие  методами убеждения. Все они направлены на то, чтобы преодолеть сопротивление  нововведению, изменить взгляды и  повысить заинтересованность участников процесса реализации принятого решения, активизировать их деятельность и в конечном счете решить проблему, стоящую перед организацией.

Большое значение имеет контроль выполнения работ, связанных с реализацией  решения, так как он может выявить  не только отклонения от плана выполнения, но и недостатки самого решения, требующие  корректировки. Чтобы таких недостатков  было меньше, контрольную функцию  необходимо осуществлять на всех этапах процесса принятия решений. Это может  вызвать повторное рассмотрение процедур.

На практике этот процесс  более сложен и допускает не

Моделирование ситуаций при  принятии решения

только последовательность, но и параллельность ряда процедур, что позволяет значительно сократить  время принятия решений. Эффективность  же этого процесса во многом зависит  от методов, которыми оперируют менеджеры  и руководители при выполнении всех необходимых видов управленческих работ.

Ограничения в использовании  рациональной модели принятия решений. Классическая модель процесса принятия решений обеспечивает хороший результат  при наличии следующих условий: проблемы понятны; цели решения ясны; критерии и их значимость согласованы; альтернативы известны; последствия  реализации решения предсказуемы; лица, принимающие решения, не выступают против решения проблемы, учитывают возможные последствия ее реализации, ищут альтернативы, максимизирующие результат, и получают всю необходимую информацию.

Очевидно, что в реальной практике такие условия существуют 
не всегда, что и ограничивает возможности использования данной 
модели.

 

2.4 Альтернативные  модели процесса принятия решений

 

В управленческой практике условия  для принятия оптимальных решений  существуют редко. Процесс протекает  в условиях неопределенности, субъект  решения не всегда может объективно установить критерии оценки, приоритеты в их значимости, тем более, что и сами представления об их важности могут меняться при разных обстоятельствах. Информация также ограничена, что не позволяет использовать в процессе принятия решений все возможные варианты и оценки.

Поэтому на практике нередко  используется альтернативная модель ограниченной рациональности, позволяющая принимать  не оптимальное, а удовлетворительное решение, которое считается достаточно хорошим, так как отвечает поставленным ограничениям и обеспечивает улучшение  проблемной ситуации. Упрощенная модель описывает наиболее значимые черты  проблемы без охвата всей ее сложности, использует ограниченное число критериев (чаще всего те, которые уже испытаны и в прошлом давали неплохие результаты).

В составе модели выделяют следующие элементы (шаги):

Формулирование цели, которая  должна быть достигнута.

Определение значений критериев, которые можно считать ; приемлемыми.

3. Использование эвристического  подхода.

Эвристика - наука о продуктивном творческом мышлении, основу методов  которой составляют размышления  и прошлый опыт для поиска удовлетворительного  решения.

Механизм поиска предполагает последовательное во времени рассмотрение предлагаемых вариантов решений. Если первая альтернатива не удовлетворяет  выдвинутым критериям или оценивается  как неработоспособная, ее отбрасывают  и переходят к изучению следующего варианта. Так поступают до тех  пор, пока не появится приемлемый вариант, после чего поиск прекращается и остальные альтернативы не оцениваются. Такой подход позволяет сократить число изучаемых вариантов и время принятия решений.

4. Если среди предлагаемых  вариантов (чаще всего они являются  наиболее очевидными или повторяют  прошлые решения,принятые в аналогичной ситуации) не находится ни одного удовлетворительного, производится снижение уровня требований, что вызывает повторение шагов 1 и 2 для поиска нового альтернативного решения.

Найденное удовлетворительное решение оценивается с позиций  его практической реализуемости.

Принятие решения, отвечающего  всем перечисленным выше требованиям.

Наблюдение за ходом выполнения принятого решения, оценка затрат и  внесение корректировок по будущим  решениям.

Предположим, решается проблема снижения себестоимости продукции. В задании разработчиками предложены три критерия выбора: сокращение затрат на единицу продукции не менее чем на 3%; доля заработной платы в общей себестоимости не должна превышать 24%, косвенных затрат — 28%. Сравнение предлагаемых разработчиками вариантов осуществляется последовательно по указанным критериям до тех пор, пока не будет найден вариант, отвечающий всем трем условиям отбора. Именно он и будет выбран как удовлетворительное решение проблемы.

При таком подходе очень  важна последовательность, в которой  рассматриваются варианты (в отличие  от оптимизационной моде оцениваются  все возможные альтернативы). И  даже если просмотр возможных вариантов  продолжается, это делается чаще всего  лишь для подтверждения обоснованности уже сделанного выбора. Прошлый опыт при этом становится решающим фактором выбора, поэтому предпочтение отдается тому решению, с которым субъекты решения знакомы или сталкивались на собственной практике.

 

2.5 Ретроспективная  модель

 

Ретроспектива - обзор прошлых  событий, обращение к прошлому) известна еще и как модель безусловного предпочтения. Этот подход к принятию решений базируется на интуитивном выборе решения, которое рассматривается как наиболее приемлемое и базируется на прошлом опыте лица, принявшего решение. Весь процесс принятия решений в этом случае строится таким образом, чтобы обосновать заранее выбранный вариант, используя при этом весь арсенал научных доказательств. Элементы этого процесса:

Лицо, принимающее решение, принимает вариант решения, базируясь  на своем прошлом опыте, интуиции и предпочтениях.

Принявший решение руководитель убежден в рациональности своих  действий, в логичности и обоснованности сделанного выбора.

Производится обоснование  правильности принятого решения (в  том числе с использованием научных  методов) путем рассмотрения факторов, оказывающих на него влияние.

Решение принимается, и организуется процесс наблюдения за ходом его  реализации.

 

Заключение

 

Подводя итоги, можно сказать, что в силу сложности проблемной ситуации разработка решений неизбежно  превращается в процесс. По определению, любой процесс - это изменение  чего-то во времени. При этом неважно, проходят ли изменения непрерывно, плавно или, наоборот, - дискретно, скачкообразно.

Можно совершенно уверенно утверждать, что при разработке решений в  сложных ситуациях наблюдаются  постепенные (во времени) и скачкообразные (мгновенные) изменения в сознании ЛПР представлений о существе стоящей перед ним проблемы. Раз  речь идет о действительно сложных проблемных ситуациях (а не мнимых, надуманных), то ясное понимание и наилучшее решение не могут родиться спонтанно, мгновенно, в одночасье.

Если проблема несложна, а  ситуационные факторы ясны и управляемы, процесс принятия решений может  быть достаточно прост и скор. В  этом случае после уяснения проблемной ситуации принимается решение, которое  оказывает на нее прямое воздействие  и приводит систему (управляемый  объект) в состояние, соответствующее  заданному. При решении относительно несложных проблем часто используется интуитивный подход. Если проблемная ситуация не так очевидна, а ее решение неоднозначно, то процесс принятия решений требует структуризации, которая позволит определить его этапы и процедуры. В управленческой литературе выделяют три основных подхода к описанию процесса принятия решений: рациональная (классическая) модель, административная (модель ограниченной рациональности) и ретроспективная модель.

Рациональная (классическая) модель процесса принятия решений - это  самая ранняя попытка смоделировать  процесс принятия решений, отражающая классический подход к пониманию  его сущности. В соответствии с  нею процесс представляет собой  прямоточное движение от одного этапа  к другому: после выявления проблемы и установления условий и факторов, приведших к ее возникновению, производится разработка решений, из которых выбирается лучшее. Количество разрабатываемых  и рассматриваемых вариантов  зависит от многих факторов, и прежде всего от имеющихся в распоряжении разработчиков времени, ресурсов и  информации. Главным ограничителем  является время, в течение которого должно быть принято решение. Поэтому  параллельно с разработкой вариантов  производится их оценка, а окончательное 
решение принимается путем выбора лучшего из тех, которые были 
подготовлены и рассмотрены в запланированный период времени.