Аудит кадровой работы в организации

Уровень текучести кадров, характеризуется  показателями: оборот по приему персонала, оборот по увольнению персонала, коэффициент текучести работников (Таблица 5).

 

Таблица 5 - Данные по оценке уровня текучести кадров  2011-2013 гг.

 

Показатель		2011 г.	2012 г.	2013 г.
Численность ППП персонала на начало года		65	68	70
Приняты на работу		7	5	2
Выбыли		4	3	5
В том числе:       -по собственному  желанию		4	3	4
-уволены за нарушение трудовой дисциплины		0	0	1
Коэффициент оборота по выбытию работников		0,06	0,04	0,07
Коэффициент оборота по приему работников		0,10	0,07	0,02
Коэффициент текучести работников	6,15		4,41	7,14

 

Коэффициент оборота по приему персонала (Кпр)

Кпр = Чпр ÷ ,         (1)

 

где Чпр.- количество принятого на работу персонала,

-Коэффициент оборота  по выбытию (Кв)

 

 

                                          Кв = Чвыб ÷ ,                                                           (2)

 

где Чвыб. - количество уволившихся работников,

- среднесписочная численность  персонала.

 

Кт = Ку ÷ Чср * 100   ,          (3)

 

где Кт – коэффициент текучести работников;

Ку – количество уволенных работников;

Чср – среднесписочная численность.

 

          Как видно из таблицы 5 количество уволенных работников за период с 2011-2013 годы не значительно. В качестве основной причины увольнения и, как следствие, текучести кадров, увольняемые работники указывают в анкетах, заполняемых ими при увольнении, - неудовлетворенность уровнем заработной платы.

 Качественная характеристика трудового потенциала косвенно характеризует уровень теоретических знаний работников, являющийся одним из составляющих компетентности персонала, а именно образовательный уровень сотрудников (Таблица 6).

 

Таблица 6 - Качественная характеристика образовательного уровня работников ЗАО «Управляющая компания «Гулливер» за 2011-2013 гг.

 

Показатель	2011 г.		2012 г.		2013г.
	Чел.	Уд. вес, %	Чел.	Уд. вес,       %	Чел.	Уд. вес,       %
Промышленно-производственный персонал, имеющий образование: -высшее  -неполное высшее -среднее специальное	35 6 24	53,8 9,2 37	39 3 26	57,3 4,4 38,2	41 3 26	58,5 4,2 37,1

 

Как видно из таблицы 6 наибольшее количество работников имеют высшее образование в их число входят руководители и специалисты, а так же часть рабочих. Среднее специальное образование имеют служащие и рабочие.

Проанализировав основные показатели состава, структуры и движения кадров в ЗАО «Управляющая компания «Гулливер» за 2011- 2013 годы, необходимо выявить основные проблемы аудита кадровой работы.

 

2.3 Аудит кадровой работы в организации

 

 

           Организация аудита кадровой работы представляет собой сложную структуру и охватывает различные объекты деятельности организации[13].

            Поэтому, изучив все составляющие аудита кадровой работы, рассмотрим поподробнее процесс ведения кадровой документации в ЗАО «Управляющая компания «Гулливер».

            При оформлении распорядительных документов ЗАО «Управляющая компания «Гулливер» (приказов, протоколов, актов и т.д.) выполняются типовые операции, связанные непосредственно с согласованием, подписанием, утверждением документов, с доведением их до сведения работников и руководителей. При этом на документах ставятся стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Отдельные надписи называются реквизитами документа и влияют на его юридическую силу, в связи, с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативами. Необходимо подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов[2].

Организационно-распорядительные документы, оформляемые или используемые в кадровой службе ЗАО «Управляющая компания «Гулливер», представлены на рисунке 5.

 

Рисунок 3 – Организационно-распорядительные документы в ЗАО «Управляющая компания Гулливер»

 

 Организационные документы:

1 Положение о кадровой службе.

2 Должностные инструкции работников.

3 Правила внутреннего трудового распорядка.

4 Штатное расписание.

5 Графики отпусков.

Весь процесс работы кадровой службы с документами автоматизирован частично. Используется такая компьютерная программа как «АиТ/ Управление персоналом» 2009 года. Назначение данной программы- комплексная система автоматизации управления персоналом.

Программа включает модули:

 -кадры;

-зарплата;

-табельный учет;

-учет рабочего времени;

-учет выполненных работ (наряды);

-персонифицированный пенсионный учет;

-планирование штатных  расписаний;

-автоматизация работы с негосударственным пенсионным фондом.

Данная программа на сегодняшний день не в полной  мере удовлетворяет потребности кадровой службы. Происходят большие затраты рабочего времени   на ввод и обработку информации, сложность работы, большое число монотонных операций.

Что касается непосредственной работы кадровой службы ЗАО «Управляющая компания «Гулливер», то в процессе её работы  издаются приказы о приеме и увольнении, подписываются трудовые договоры с работниками, вносятся записи в трудовые книжки, ведутся личные карточки работников. Подобные документы составляют минимально обязательный объем документов кадровой службы.

Приказами по кадрам оформляются:

- предоставление отпуска;

-объявление поощрений и взысканий;

-изменение условий труда;

-присвоение разрядов, классности;

-установление размеров оплаты труда;

-командирование сотрудников .

Этапы трудовой деятельности сотрудников зафиксированы в документации по личному составу. К данной документации относятся:

-  трудовой договор;

- приказы по личному  составу (о приеме на работу, переводе, предоставлении отпусков, увольнении  и т.д.);

- личные карточки работников;

- трудовые книжки;

- табель учета рабочего  времени;

- график отпусков;

- личные заявления работников.

Наиболее важной функцией кадровой службы организации выступает документированное сопровождение процесса движения кадров. К данной деятельности относятся повышение по службе, понижение, перевод, прекращение трудового договора. Для данной цели разработана инструкция, определяющая порядок оформления при приеме, переводе, увольнении и учете работников организации, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу.

Руководители организаций непосредственно несут персональную ответственность за правильность организации делопроизводства в своей фирме.

Под объемом документооборота организации выступает объем документов, которые получает и создает организация за определенный период времени. Показатели объема документооборота направлены на определение технологической оснащенности процессов работы с документами, анализа различных аспектов управленческой деятельности.

 В документационном  обеспечении организации выделяют три группы документов:

- поступающие (входящие);

- отправляемые (исходящие);

- внутренние.

Количество входящих, исходящих и внутренних документов кадровой службы за 2011-2013 годы представлено в «Таблица 7».

 

Таблица 7 - Количество входящих, исходящих и внутренних документов кадровой службы ЗАО «Управляющая компания «Гулливер» за 2011-2013 годы.

 

Год	Количество входящих документов, шт.	Количество исходящих документов, шт.	Количество внутренних документов, шт.	Итого, шт.
2011	850	911	547	2308
2012	946	1046	796	2788
2013	1054	1123	1009	3186

 

Анализируя количество документов в кадровой службе организации   с 2011 – 2013 годы, отмечена тенденция роста.

Стабильное увеличение количества кадровых документов  связано с расширением организационной структуры компании за счет расширения сферы деятельности, образования новых управлений, отделов.

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций.

Исходящие документы - это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности компании, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков:

- бланк компании для письма;

- бланк для письма управления развития бизнеса;

- общий бланк для всех  других видов документов (служебная  записка, докладная записка и  т.д.).

Внутренний документ – это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его. Внутренние документы Компании по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

- организационные документы, которые регламентируют деятельность компании (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);

- распорядительные документы, издаваемые генеральным директором, его заместителями и руководителями структурных подразделений;

- информационно-справочные  документы, создаваемые для решения  оперативных вопросов (докладные  и служебные записки, акты, справки  и т.д.).

При постоянном росте количества персонала, отделов, можно сделать вывод о том, что количество внутренних документов возрастает.

Внутренние документы в компании оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название организации, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера.

Все внутренние и исходящие документы составляются и обрабатываются в организации при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 2009, многие документы заполняются от руки.

Данный пакет программ по  работе с документами является устаревшим и малоэффективным, поскольку затрачивается большое количество времени на разработку и заполнение кадровых документов.

При переписке внутри организации сотрудники используют докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника организации другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Докладная и служебная записка, по своему содержанию и оформлению, схожи.