Аудит кадровой работы в организации

При формирование дел, сотрудниками кадровой службы ЗАО «Управляющая компания «Гулливер» соблюдаются следующие общие правила:

- в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- вместе помещаются все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

- приложения помещаются вместе с основными документами;

- документы группируются в дело в пределах одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- документы постоянного и временного сроков хранения группируются раздельно в дело;

- дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- дело не должно превышать 250 листов.

Дела  сотрудниками  кадровой службы оформляются при их заведении и по завершении года.

Полное или частичное оформление дел осуществляется работниками кадровой службы в зависимости от сроков хранения.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу, которое предусматривает:

- подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление листа - заверителя дела;

- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

- оформление реквизитов обложки дела.

Полное или частичное оформление дел проводится в зависимости от сроков хранения.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного

(свыше 10 лет) хранения и  по личному составу. Полное оформление  дела предусматривает:

- подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела;

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются частично: допускается хранить их в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется специалистами кадровой службы по установленной форме.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения, проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения.

На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с предъявляемыми требованиями, ежегодно составляются описи. Но дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Изучив порядок организации хранения документов кадровой службы ЗАО «Управляющая компания Гулливер» были сделаны следующие выводы:

1 Кадровые документы хранятся в специальных шкафах и сейфах.

2 Соблюдаются правила формирования дел в соответствие с номенклатурой дел.

3 Соблюдаются правила оформления дел.

При проведение анализа организации хранения документов отдела кадров ЗАО «Управляющая компания «Гулливер» были выявлены следующие проблемы:

1 Низкая производительность труда.

2 Высокое количество ошибок в работе.

3 Низкое качество и достоверность кадрового учета.

4 Долгий процесс поиска нужной информации.

5 Большие затраты на содержание отдела кадров.

6 Низкий уровень защиты кадровой документации.

Для упрощения работы с документами отделу кадров ЗАО «Управляющая компания «Гулливер» необходима автоматизированная система. Она позволит ускорить поиск нужной информации, упорядочить хранение данных, увеличить производительность труда, уменьшить затраты и повысить уровень защиты кадровых документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

             3 Рекомендации по совершенствованию аудита кадровой работы в ЗАО «Управляющая компания «Гулливер»

 

3.1 Мероприятия по совершенствованию аудита кадровой работы в организации

 

Автоматизированная работа с кадрами и кадровой документацией должна избавить работников кадровой службы от выполнения рутинных операций при подготовке и учете приказов, найме и отборе работников, учет личных данных работников [13].

Создание и внедрение автоматизированной системы, направлено на достижение следующих целей :

– автоматизация работы кадровой службы;

– повышения производительности труда работников кадровой службы;

– уменьшения затрат на содержание кадровой службы.

Первая рекомендация по совершенствованию аудита кадровой работы в организации направлена на замену устаревшего программного обеспечения по работе с кадрами  «АиТ/ Управление персоналом» 2009 года на более усовершенствованное программное обеспечение «1С Зарплата и управление персоналом 8» 2013 года.

Назначение данной программы направлено на комплексный автоматизированный расчет оплаты труда работников и реализацию кадровой стратегии организаций. «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» – это готовое к работе решение, в котором учтены требования законодательства, реальная практика работы организации и мировые тенденции развития методов мотивации и управления персоналом.

Функциональные возможности программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» представлены в схеме  на рисунке 4.

Рисунок 4 - Схема функциональных возможностией программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8»

 

Данная программа направлена на решение следующих задач:

- ведение регламентированного  учета кадров и расчет заработной платы в организации  в соответствии с требованиями законодательства;

- исчисление необходимых налогов и взносов;

- оперативное отражение  изменений законодательства и  форм отчетности.

Также программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8» предоставляет ряд возможностей по автоматизации основных процессов работы с персоналом, необходимых для организации:

-планирование потребностей  в персонале(трудовых ресурсах);

Вид диалогового окна «Кадровое планирование » программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» приведен на рисунке 5.

 

Рисунок 5 - Скриншот диалогового окна «Кадровое планирование» программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8»

 

-подбор персонала и  работа с кандидатами;

Вид диалогового окна « Личные данные физического лица » программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» приведен на рисунке 6.

Рисунок 6 - Скриншот диалогового окна «Личные данные физического лица» программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8»

 

-управление мотивацией  персонала;

-планирование различных  мероприятий.

При внедрении программы «1С: Зарплата и управление персоналом 8» в кадровую службу ЗАО «Управляющая компания «Гулливер» кадровая служба приобретает важный инструментарий управления персоналом(трудовыми ресурсами), который осуществляет:

-весте поиска, отбора и сравнения кандидатов;

Вид диалогового окна «Набор персонала» программы  «1С: Зарплата и управление персоналом 8» приведен на рисунке 7.

          Рисунок 7 - Скриншот диалогового окна «Набор кадров» программы  «1С: Зарплата и управление персоналом 8»

               Вид диалогового окна «Типовая  анкета» программы «1С: Зарплата  и управление персоналом 8» приведен на рисунке 8.

 

Рисунок 8 - Скриншот диалогового окна «Типовая анкета» программы «1С: Зарплата и управление персоналом 8»

 

-эффективное использование  и развитие существующего кадрового потенциала организации;

-проведение оценки сотрудников, как по результатам работы, так и по компетенциям;

-планирование и проведение  обучения и повышения квалификации;

Вид диалогового окна «Заявка на обучение» программы  «1С: Зарплата и управление персоналом 8» приведен на рисунке 9.

 

Рисунок 9 – Скриншот диалогового окна «Заявка на обучение», программы  «1С: Зарплата и управление персоналом 8»

 

-управление карьерой и продвижением сотрудников;

-разработка и реализация  различных мотивационных схем;

-создание единой информационной  базы сотрудников компании;

-оценка эффективности кадровой работы.

Работники организации могут быть уверены в том, что в любой момент могут быстро получить необходимые им справки, сведения о своем отпуске, данные персонифицированного учета в Пенсионном фонде и т.д.

Представление регламентированной отчетности в государственные органы станет гораздо менее трудоемким процессом. Особенно это касается сведений для персонифицированного учета Пенсионного фонда (СЗВ-4, АДВ-11) и отчетности по налогу на доходы физических лиц (2-НДФЛ). Это дает возможность руководству видеть целостную картину по всей организации и отдельным элементам. Юридические лица, входящие в структуру предприятия, могут использовать общие списки физических лиц, классификаторы аналитической информации и т.д. При этом каждое юридическое лицо может вести учет по общей или упрощенной системе налогообложения в рамках одной и той же информационной базы.

Вид диалогового окна «Статистика кадров предприятия», «Статистика кадрового состава», «Коэффициент текучести кадров» программы  «1С: Зарплата и управление персоналом 8» представлен на рисунке 10.  

 

Рисунок 10 – Скриншот диалогового окна «Статистика кадров предприятия», «Статистика кадрового состава», «Коэффициент текучести кадров» программы  «1С: Зарплата и управление персоналом 8»

 

Функциональные возможности линейки решений «1С:Зарплата и управление персоналом 8» показаны в виде схемы на рисунке 11.

 

Рисунок 11 - Функциональные возможности линейки решений программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8»

 

Данное нововведение позволит усовершенствовать работу с кадрами, процесс найма и отбора персонала, начисление заработной платы и прочих операций, которые были недоступным в программном обеспечении  «АиТ / Управление персоналом».

Второй рекомендацией является совершенствование документационного обеспечения  на основе автоматизации.

На сегодняшний день необходимо отметить то, как в связи с внедрением электронно-вычислительной техники повысилась эффективность работы кадровых служб, но так как происходит постоянное обновление вычислительной техники (это связано с большими финансовыми, организационными и людскими затратами), то на многих участках работа строится традиционными методами. Вычислительная техника в кадровой службе ЗАО «Управляющая компания «Гулливер» была обновлена в 2008 году. На сегодняшний день произошло значительное изменение в техническом развитии вычислительной техники и программ для усовершенствования документационного процесса .

Автоматизированная система делопроизводства и документооборота должна бесперебойно работать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры работников структурных подразделений, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Полнофункциональная система осуществляет автоматизированную работу с документами любых типов на всех стадиях документооборотного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, это качество позволяет настроить данную систему на различных уровнях, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для ЗАО «Управляющая компания «Гулливер». Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

Предлагается ввести программу «Кларис» для  автоматизации кадрового делопроизводства и документооборота.

«Кларис» - программа кадрового документооборота предназначена для:

-регистрации документов;

-визирования документов;