Аудит кадровой работы в организации

-отслеживания состояния  документов; 

-хранения документов.

Вид диалогового окна  «Действия по договору история» программы по кадровому документообороту «Кларис»  представлен на рисунке 12.

 

Рисунок 12 – Скриншот диалогового окна  «Действия по договору история» программы по кадровому документообороту «Кларис» 

 

Web система кадрового документооборота «Кларис» - это организация работы с кадровыми документами, основная масса которых используется в электронном виде и храниться централизованно.

Для каждого кадрового документа создается карточка данного вида и фиксируется все действия с кадровым документом: визирование, перемещения документа, комментарии и действия с документом.

Вид диалогового окна «Измененные записи» программы по кадровому документообороту «Кларис»  представлен на рисунке 13.

 

Рисунок 13 – Скриншот диалогового окна «Измененные записи» программы по кадровому документообороту «Кларис»

 

Автоматизируется взаимодействие между сотрудниками:

-постановка задач;

-оповещения;

- передача кадровых документов.

Карточки кадровых документов заполняются автоматически на основании предварительных описаний. Списки кадровых документов для визирования готовятся для каждого сотрудника кадровой службы, визирование происходит в два клика мышью. Ввод с клавиатуры минимален. Работники кадровой службы могут согласовывать документы с Ipad.

Система оповещений на Email и SMS может оперативно сообщать о любом изменении в карточке документа:

-изменение состояния;

- изменение сроков; 

- изменение ответственного сотруника.

Оповещения гибко настраиваются. В системе кадрового документооборота всегда легко проверить место нахождения документа, его состояние, историю действий с ним.

Вид диалогового окна «Настройка оповещения» программы по кадровому документообороту «Кларис» представлен на рисунке 14.

Рисунок 14 – Скриншот  диалогового окна «Настройка оповещения» программы по кадровому документообороту «Кларис»

 

Не секрет - автоматизация документооборота в организациях чаще всего вторичная задача. Возможность настройки маршрутов согласования, добавления справочников, необходимых полей в карточках документов, разграничение прав доступа - преимущества «Кларисс» для бизнеса, где автоматизация документооборота зачастую ограничена спецификой и бюджетом.

Вид диалогового окна «Договоры на согласования» программы по кадровому документообороту «Кларис» представлен на рисунке 15.

 

Рисунок 15 – Скриншот диалогового окна «Договоры на согласования» программы по кадровому документообороту «Кларис»

 

Интерфейс «Кларис» прост и понятен даже неподготовленным пользователям. Работа ведется в стандартных окнах - реестр кадровых документов и карточка кадрового документа.  Вся необходимая информация отражается сразу, переключение в различные режимы не требуется. «Кларис» производит запоминание привычек пользователя: настройка вид окна, отборка и упорядочение нужных документов возможно с помощью мыши. Все предпочтения пользователя система «Кларис» запомнит.

Вид диалогового окна «Реестр договоров полный» программы по кадровому документообороту «Кларис» представлен на рисунке 16.

 

Рисунок 15 – Скриншот диалогового окна «Реестр договоров полный» программы по кадровому документообороту «Кларис»

 

 «Кларис» легко адаптируется к регламенту кадрового документооборота, структуре предприятия, полномочиям, должностей. Автоматизация кадрового документооборота  стала доступна для штатного работника, знание в области программирования не требуется.

С вступлением в силу закона об электронной подписи, стало возможным обеспечение правовых условий для использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека (гражданина или индивидуального органа юридического лица) в документе на бумажном носителе.

Данная программа отвечает всем требованиям по защите и охране как персональных данных работников ЗАО «Управляющая компания «Гулливер», так и всей информацией, которая находится в распоряжении кадровой службы.

Итак, при внедрении системы электронного кадрового  делопроизводства достигается повышение оперативности управления документами кадровой службы, упрощается работа при создании и заполнении кадровых документов.

 Характеристика автоматизированной системы «1С: Зарплата и управление персоналом 8» представлена в таблице 8.

 

Таблица 8 - Характеристика автоматизированной системы кадрового делопроизводства «1С: Зарплата и управление персоналом 8»

Параметры	« 1С: Зарплата и управление персоналом 8 »
Стоимость (руб.)	От 4500
Гибкость	Высокая
Открытость структуры	Открытая
Наличие русскоязычной версии	Есть
Руководство пользователя	Есть

 

Внедрение данной программы позволит улучшить основные показатели в работе кадровой службы. Рассмотрим социально-экономическое обоснование предложенных рекомендаций.

          Характеристика автоматизированной  системы кадрового делопроизводства  «Кларис» представлена в таблицы 9.

 

           Таблица 9 -  Характеристика автоматизированной системы кадрового делопроизводства «Кларис»

 

Параметры	« Кларис»
Стоимость (руб.)	От 5000
Гибкость	Высокая
Связь с подразделениями	Есть
Наличие электронной подписи	Есть
Sms оповещение	Есть
Email оповещение	Есть
Защита от несанкционированного доступа	Есть

 

              Данная программа позволит работникам кадровой службы сократить затраты рабочего времени на проведение операций, которые ранее производились вручную и в бумажном варианте.

 

 

3.2 Социально-экономическое  обоснование предложенных рекомендаций

 

 

         Рассмотрим социальное обоснование предложенных рекомендаций.

Внедрение программы ««1С: Зарплата и управление персоналом 8»

и программы по автоматизации работы с документами «Кларис» позволит:

– произвести повышение производительность труда (в десятки и сотни раз);

– осуществить рост качества и достоверности кадрового учета;

– осуществить переход от учета к анализу кадров организации;

– привести кадровый учет предприятия в порядок и в соответствие с законодательными документами.

Решение многих вопросов (особенно отчетность) станет возможно решать за несколько минут вместо нескольких часов и дней. Снижение количества ошибок будет связано с тем, что контроль осуществляются программой. Повышение полноты достоверности и полноты кадрового учета повлияет на повышение обоснованности принимаемых важных решений.

Данная система позволяет осуществить переход от простого учета кадров на более высокий уровень. Появится возможность производить анализ движения кадров по разным направлениям, легкость получения нужной управленческой информации на основе имеющихся данных.

Рассмотрим экономическое обоснование предложенных рекомендаций.

Работник кадровой службы в среднем затрачивает время на следующие процессы, которые представлены в таблице 10 [3].

 

Таблица 10 - Характеристика основных процессов работника кадровой службы

 

Характеристика процесса	Время выполнения (минуты)
Составление протоколов о непрерывном стаже	110
Формирование отчета о численности работников	70
Составление табеля рабочего времени администрации и линейного персонала	60
Составление графика очередных отпусков	100
Формирование приказа по отпускам	30
Формирование приказа по личному составу	35
Формирование приказа об увольнении	15
Формирование документов к назначению пенсий и пособий	60
Итого	480

 

В результате применения автоматизированной системы работник отдела кадров может выполнять эту же работу, затрачивая при этом следующее время (Таблица 11).

 

 Таблица 11 - Характеристика основных процессов кадровой службы

 

Характеристика процесса	Время выполнения (минуты)
1	2
Составление протоколов о непрерывном стаже	30

 

Продолжение таблицы 11

1	2
Формирование отчета о численности работников		25
Составление табеля рабочего времени администрации и линейного персонала		60
Составление графика очередных отпусков		70
Формирование приказа по отпускам		10
Формирование приказа по личному составу		15
Формирование приказа об увольнении		15
Формирование документов к назначению пенсий и пособий		15
Итого		240

 

Трудозатраты на поиск и подготовку документов в отделе кадров за год определяются по формуле (4):

 

                                                     Тз =Фpв × Ч,                                                         (4)  

 

где Фpв – годовой фонд рабочего времени одного работника, часов;

Ч- количество работников, человек.

Трудозатраты двух работников отдела кадров составят:

Тз = 2056×2 = 4112 человеко-часов

После внедрения системы работник отдела кадров может выполнять весь перечень тех же операций уже за 4 часа. Тогда годовой фонд рабочего времени составит (формула 5):

 

                                                        Фрв дo = К×Т,                                                    (5)

 

где К – количество календарных дней в году (257), дней;

Т – протяженность рабочего дня (4), часов.

Фрв  = 257×4=1028 часов

Трудозатраты составят:

Тз = 1028×2 = 2056 человеко-часов

Снижение трудозатрат на поиск и подготовку документов определяется по формуле 6:

 

                                               Сpтз = ТЗдo –  ТЗпoсле,                                               (6)

 

где  ТЗдo, ТЗпoсле - соответственно величины трудозатрат работников до внедрения программного комплекса и после, человеко-часов.

Для отдела кадров снижение трудозатрат составит:

Стз =4112-2056=2056 человеко-часов

Проведенные расчеты представлены в таблице 12.

       Таблица 12 – Экономическое обоснование предложенных мероприятий

Показатели	Значение показателя
Продолжительность рабочего дня до внедрения мероприятий (часы)	8
Календарный фонд времени (дни)		365
Выходные (дни)		96
Праздничные (дни)		12
Годовой фонд рабочего времени 1 – го работника до внедрения мероприятий (часы)		2056
Количество работников отдела (чел.)		2
Трудозатраты до внедрения мероприятий (человеко-часы)		4412
Продолжительность рабочего дня после внедрения мероприятий (часы)		4
Годовой фонд рабочего времени 1 – го работника после внедрения мероприятий (часы)		1028
Трудозатраты после внедрения мероприятий (человеко-часы)		2056
Снижение трудозатрат (человеко-часы)		2056