Бухгалтерский учет, анализ и аудит дебиторской задолженности (на примере ООО «Рускомпозит»)

Прекращение обязательств с покупателями и заказчиками (помимо надлежащего  исполнения) как и при расчете  с поставщиками и подрядчиками, осуществляется в соответствии с Гражданским Кодексом РФ по основаниям: при зачете взаимных требований, новации, прощении долга, ликвидации юридического лица.

ООО «Рускомпозит»  ежеквартально проводит  сверки  расчетов со своими контрагентами (около 40) , которые  оформляются  актами  сверок. Акт  сверки  составляется  для  сверки  расчетов  с  покупателями  или  поставщиками  на  определенную  дату. Он включает  в  себя  данные, которые  подтверждают  факты  получения и оплаты  услуг. Акт  сверки составляется по каждому договору контрагента, подписывается  сторонами  и  скрепляется  печатями (Приложение 3) . Акт сверки  необходим для подтверждения правильности  расчетов  между  организациями.

Расчеты с подотчетными лицами в Обществе ведутся на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" субсчет 1 "Расчеты с подотчетными лицами в рублях" отдельно по каждому сотруднику. Так же открыт субсчет 11 "Расчеты с подотчетными лицами в валюте". Данный субсчет не используется в работе.

В последний рабочий день декабря  на предприятии издается приказ о подотчетных лицах, где указываются ФИО подотчетных лиц, их должности и максимальный размер подотчетной суммы. В связи со спецификой работы ООО «Рускомпозит», у большинства сотрудников работа связана с командировками в другие города.

На каждую командировку отдел кадров издает приказ. Ежеквартально финансовый директор составляет бюджет на командировочные расходы, поэтому работник составляет заявку на получение аванса на имя финансового директора ООО «Рускомпозит». Размер аванса определятся условиями командировки (пункт назначения, вид транспорта, продолжительность командировки). После этого заявка передается в бухгалтерию.  До получения аванса бухгалтерия проверяет наличие задолженности у подотчетного лица по предыдущему авансу. Если задолженности нет, бухгалтерия составляет расходный кассовый ордер, по которому и выдаются деньги главным бухгалтером (на предприятии отсутствует штатная единица кассира):

 Дебет счета 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами  в рублях»

Кредит счета 50.1 «Касса в организации в рублях»

Предварительно главный  бухгалтер по чеку берет наличные в банке:

Дебет счета 50.1 «Касса в  организации в рублях»

Кредит счета 51 «Расчетные счета»

Так как генеральный директор не всегда бывает на рабочем месте, и нет возможности подписать чеки для получения наличных в банке, то бухгалтер берет на командировочные расходы большую сумму, чем указана в заявке (на непредвиденные траты). Лимит остатка в кассе ООО «Рускомпозит» установлен банком нулевым, поэтому вся оставшаяся сумма выдается под отчет другому сотруднику:

Дебет счета 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»

Кредит счета 50.1 «Касса в организации в рублях»

Таким образом, возникает  задолженность сотрудников перед  ООО «Рускомпозит», т.е. дебиторская задолженность.

Также в подотчет получают денежные средства на основании приказа о подотчетных лицах секретарь на почтовые расходы и уборщица на хозяйственные нужды.

Об израсходованных  суммах подотчетное лицо обязано в трехдневный срок после возвращения из командировки или окончания срока, на который выдавались денежные средства, составить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет. К авансовому отчету прикладываются оправдательные документы (товарные чеки, проездные билеты, квитанции), командировочное удостоверение. Целесообразность расходов подтверждает руководитель отдела. Расходы проверяются бухгалтерией и утверждаются руководителем предприятия. Бухгалтер проверяет все первичные документы на правильность оформления и правильность заполнения авансового отчета.

Принятые бухгалтерией расходы по авансовому отчету оформляются с помощью следующих проводок:

Закупленные моющие средства уборщицей:

Дебет счета 10.6 «Прочие  материалы»

Кредит счета 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»

Хотя они должны списываться  сразу в затраты, так как у компании нет склада и закупаются они в пределах разовой потребности: 

Дебет 26 Кредит 71.

Командировочные расходы:

Дебет счета 20 «Основное  производство»

Кредит счета 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»

Почтовые расходы:

Дебет счета 20 «Общехозяйственные расходы»

Кредит счета 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»

Неизрасходованную сумму аванса подотчетное лицо может сдать в кассу или оставить для последующих расходов (это прописано в приказе о подотчетных лицах).

В 2007 г. Общество предоставило одному из сотрудников беспроцентный займ на покупку жилья в размере 400 000 руб. сроком на 5 лет. Начало погашения займа с июня 2009 г. Займ оформлен договором, заверенная копия которого находится в банке, где обслуживается расчетный счет организации.

Займ оформляется следующими проводками:

-Выдача беспроцентного  займа из кассы организации 

Дебет счета 73.1 «Расчеты по предоставленным займам»

Кредит счета 50.1 «Касса организации»

На счете 73.1 образовалась дебиторская задолженность.

-Возврат займа сотрудником

Дебет счета 50.1 «Касса организации»

Кредит счета 73.1 «Расчеты по предоставленным займам»

В этот же день наличные денежные средства сдаются в банк, и с сотрудника удерживается НДФЛ с суммы материальной выгоды от беспроцентного займа. Что касается НДФЛ, то при заключении беспроцентного договора займа у работника возникает налогооблагаемый доход в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах за пользование заемными средствами, полученными от организации. Удержание НДФЛ по ставке 35% (в договоре займа не прописано целевое назначение – покупка жилья) оформляется проводкой:

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит счета 68.1 «Налог на доходы физических лиц»

Так как полный расчет по займу будет только в 2011 году, то на конец 2009 года на счете 73 отражена дебиторская задолженность, которая найдет свое отражение и в бухгалтерском балансе.

В 2006-2007 годах бухгалтерский  учет в ООО «Рускомпозит» велся не квалифицированным бухгалтером. Не все первичные документы были отражены в бухгалтерском учете, многие документы оформлены с нарушением, некоторые документы вообще отсутствуют. В 2008 году был назначен новый генеральный директор, который принял на работу нового главного бухгалтера. В этом же году был заключен договор с аудиторской компанией о полном восстановлении бухгалтерского учета. После восстановления была проведена сверка расчетов с бюджетом в ИФНС по месту регистрации организации. В результате сверки по всем налогам оказались переплаты. По ЕСН и НДФЛ переплаты были незначительные, и генеральный директор принял решение о зачете данных переплат в пользу бюджета, чтоб не навлекать на организацию проверки по данным налогам. Таким образом, на счетах 68 и 69 образовалась дебиторская задолженность, которая до сих пор не погашена по нескольким налогам. Самая большая переплата выявлена по НДС. Ежеквартально главный бухгалтер направляет письмо в ИФНС о зачете переплаты по НДС (образовавшуюся в 2006-2008 годах) в счет оплаты НДС текущего года.

Из всего выше сказанного можно сделать вывод о том, что дебиторская задолженность  ведет к прямому отвлечению денежных средств из оборота, поэтому предприятию  необходимо научиться управлять  долгами дебиторов, чтобы не утратить полученной прибыли и уменьшить риск финансовых потерь.

Можно использовать ряд  способов предотвращения неоправданного роста дебиторской задолженности  и снижения потерь:

• избегать дебиторов с высоким риском неоплаты,     например, испытывающих финансовые трудности;
• периодически пересматривать предельный объем выполнения работ и услуг без оплаты, исходя из финансового положения покупателей и своего собственного;
• при необходимости обратиться в суд.

На сегодняшний день в Арбитражном суде рассматривается  дело об истребовании задолженности от должника ООО «Городские электрические сети» г. Вышний Волочек.

Истребование задолженности  происходит в Арбитражном суде по месту регистрации должника. Так  как ООО «Городские электрические  сети» зарегистрированы в городе Вышний Волочек, то на ООО «Рускомпозит» ложатся расходы не только на юридические услуги, но и дополнительные расходы на командировки. Поэтому генеральным директором принято решение о продаже данного вид задолженности по договорам цессии в 2010 году.

2.3. Отражение дебиторской задолженности

в бухгалтерской  отчетности

Дебиторская задолженность  отражается в бухгалтерской отчетности в составе активов организации, поскольку представляет собой часть  имущества организации, принадлежащую  ей по праву, но находящуюся у других хозяйствующих субъектов. Со временем эта задолженность должна быть оплачена организации денежными средствами или поставкой товаров (оказанием услуг, выполнением работ).

Порядок составления  и представления бухгалтерской  отчетности регулируется Приказом Минфина РФ от 6 июля 1999 года № 43н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99)».

В существующих формах отчетности, по 2010 г. включительно²², организаций отражаются:

- информация о дебиторской  задолженности - в Бухгалтерском балансе (форма №1);

- сведения о движении  дебиторской  задолженности (то  есть остаток на начало и  конец года) - в разделе «Дебиторская  и кредиторская задолженность»  Приложения к бухгалтерскому  балансу (форма №5). 

Главный бухгалтер ООО  «Рускомпозит» при составлении годовой отчетности не заполняет Приложение к бухгалтерскому балансу (форма №5). Поэтому отражение дебиторской задолженности можно увидеть только в Бухгалтерском балансе (форма №1) в строках 230 и 240.

По Федеральному закону от 24.07.2007 № 209-ФЗ (ред. от 27.12.2009) "О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации" компания ООО «Рускомпозит» относится к малому предприятию. Так как сумма активов бухгалтерского баланса по состоянию на конец года, предшествовавшего отчетному, превышает 20 млн. рублей, то соответственно подлежит обязательному аудиту. По Приказу Минфина РФ от 22.07.2003 № 67н (ред. от 18.09.2006) "О формах бухгалтерской отчетности организаций" субъекты малого предпринимательства, обязанные проводить аудиторскую проверку достоверности бухгалтерской отчетности в соответствии с законодательством Российской Федерации, имеют право не представлять в составе бухгалтерской отчетности Отчет об изменениях капитала (форма № 3), Отчет о движении денежных средств (форма № 4), Приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5) при отсутствии соответствующих данных. Этим и руководствуется главный бухгалтер.

 При составлении  бухгалтерской отчетности необходимо  сгруппировать дебиторскую задолженность  по срокам образования. При  краткосрочной задолженности платежи ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты - строка 240. При долгосрочной задолженности платежи ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты – строка 230.

По статье «Покупатели  и заказчики» группы  статей  «Дебиторская задолженность» отражается числящиеся на отчетную дату в учете задолженность покупателей и заказчиков в сумме за  выполненные работы и оказанные услуги.  Так, по балансу ООО «Рускомпозит» на 31.12.2009 г.,  дебиторская задолженность покупателей и заказчиков составляет 15597 тыс. рублей (строка 241), а дебиторская   задолженность   поставщиков  отдельно не учитывается.

Общая дебиторская задолженность  на 31.12.2009 г. составляет 22704 тыс. рублей (строка 240).

При установлении соответствия данных синтетического и аналитического учета данным бухгалтерского баланса, необходимо обратить внимание, создаются  ли резервы по сомнительным долгам, так как в балансе дебиторская задолженность, по которой был создан резерв, должна быть в отчетности уменьшена на сумму резерва.

В ООО «Рускомпозит» учетной политикой не предусмотрено создание резерва по сомнительным долгам, поэтому в отчетности дебиторская  задолженность отражаются в тех суммах, по которым представлены в синтетическом и аналитическом учете.

Строка 240 «Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)»  рассчитывается как сумма остатков по Дебету счетов 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" 606 тыс. рублей + 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" 15597 тыс. рублей + 68 "Расчеты по налогам и сборам" 5092 тыс. рублей + 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" 452 тыс. рублей + 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" 0 тыс. рублей + 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" 300 тыс. рублей + 71 "Расчеты с подотчетными лицами" 43 тыс. рублей +76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" 614 тыс. рублей.

Бухгалтерский баланс (форма  №1) не дает возможность видеть четкую картину состояния расчетов с разными дебиторами. Поэтому в целях повышения эффективности контроля и анализа дебиторской задолженности целесообразно ввести в практику работы бухгалтерии ООО «Рускомпозит» составление формы  №5  «Приложение к бухгалтерскому балансу», что позволит главному бухгалтеру своевременно выявлять просроченную задолженность и принимать меры по ее устранению.

 

 

ГЛАВА 3. АУДИТ И АНАЛИЗ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ В ООО «Рускомпозит»