Бухгалтерский учет и аудит в бюджетных учреждениях Казахстана

В первичных документах как в текстовой части, так  и цифровых данных подчистки и  неоговоренные исправления не допускаются.

Ошибки в первичных  документах исправляются путем зачеркивания неправильного текста или суммы  и надписания над зачеркнутым  правильного текста или суммы. Зачеркивание производится тонкой чертой так, чтобы  можно было прочитать ранее написанное. Исправление ошибки в первичном  документе должно быть оговорено  надписью "Исправлено" и подтверждено подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления.

Поступившие в бухгалтерскую  службу первичные документы обязательно  подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

Мемориально – ордерная форма бухгалтерского учета определяется следующими признаками: количеством, структурой и внешним видом учетных регистров, последовательностью связей между  документами и регистрами, а также  между самими регистрами и способом записи в них, то есть использованием тех или иных технических средств. Бухгалтерский учет исполнения смет расходов осуществляется по мемориально  – ордерной форме бухгалтерского учета в соответствии с Инструкцией  по бухгалтерскому учету в учреждениях  и организациях, состоящих на бюджете.

Состав учетных регистров  и последовательность записи в них  при мемориально – ордерной форме учета представлены на рисунке 1.

 

Рисунок 1 - Мемориально–ордерная форма  бухгалтерского учета.

 

 

Условные обозначения:                    запись

                                                          сверка записи

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Проверенные и принятые к учету документы систематизируются  по датам совершения операций (в  хронологическом порядке) и оформляются  мемориальными ордерами - накопительными ведомостями, которым присваиваются  следующие постоянные номера:

- мемориальный ордер  1 - накопительная ведомость по  кассовым операциям ф. 381;

- мемориальный ордер  2 - накопительная ведомость по  движению средств на бюджетных  счетах ф. 381;

- мемориальный ордер  3 - накопительная ведомость по  движению средств на специальных  и валютных счетах ф. 381;

- мемориальный ордер  5 - свод расчетных ведомостей  по заработной плате и стипендиям  ф.405;

- мемориальный ордер  6 - накопительная ведомость по  расчетам с организациями ф.408;

- мемориальный ордер  7 - накопительная ведомость по  расчетам в порядке авансовых  платежей ф.408;

- мемориальный ордер  8 - накопительная ведомость по  расчетам с подотчетными лицами  ф.386;

- мемориальный ордер  9 - накопительная ведомость по  выбытию и перемещению активов  ф.438;

- мемориальный ордер  10 - накопительная ведомость по  выбытию и перемещению малоценных  и быстроизнашивающихся предметов  ф.438;

- мемориальный ордер  11 - свод накопительных ведомостей  по приходу продуктов питания  ф.398;

- мемориальный ордер  12 - свод накопительных ведомостей  по расходу продуктов питания  ф.411;

- мемориальный ордер  13 - накопительная ведомость по  расходу материалов ф.396;

- мемориальный ордер  14 - накопительная ведомость начисления  доходов от реализации платных  услуг ф.409;

- мемориальный ордер  15 - свод ведомостей по расчетам  с родителями за содержание  детей ф.406.

По остальным операциям  и по операциям "Сторно" составляются отдельные мемориальные ордера ф.274, которые нумеруются начиная с 16 за каждый месяц в отдельности.

В государственных учреждениях, в которых по объему операций не требуется составления накопительных  ведомостей, корреспонденция счетов указывается на отдельных мемориальных ордерах ф.274 или на оттисках штампа, проставляемых непосредственно  на первичных документах с присвоением  соответствующих номеров, указанных  выше. Штамп должен содержать те же реквизиты, что и мемориальный ордер ф.274.

Отдельные мемориальные ордера составляются по мере совершения операций, но не позднее следующего дня (по получении  первичного документа), как на основании  отдельных документов, так и на основании группы однородных документов. Корреспонденция субсчетов в  мемориальном ордере записывается в  зависимости от характера операций по дебету одного субсчета и кредиту  другого субсчета или дебету одного субсчета и кредиту нескольких субсчетов, или, наоборот, по кредиту одного субсчета и дебету нескольких субсчетов.

Мемориальные ордера подписываются  главным бухгалтером или его  заместителем и исполнителем.

Все мемориальные ордера регистрируются в книге "Журнал-главная" ф.308. Учет в книге "Журнал-главная", как  правило, ведется по субсчетам.

Книга "Журнал-главная" открывается записями сумм остатков на начало года в соответствии с  заключительным балансом за истекший год. Записи в ней производятся по мере составления мемориальных ордеров, а при составлении мемориальных ордеров накопительных ведомостей один раз за месяц. Сумма мемориального ордера записывается сначала в графу "Сумма по ордеру", а затем в дебет и кредит соответствующих субсчетов. Сумма оборотов за месяц по всем субсчетам как по дебету, так и по кредиту должна быть равна итогу графы "Сумма по ордеру". Второй строкой после оборотов за месяц выводится остаток на начало следующего месяца по каждому субсчету.

Аналитический учет ведется  в учетных регистрах (в книгах, карточках, накопительных ведомостях и др.). Порядок записей в регистрах  учета изложен в соответствующих  разделах Инструкции.

По истечении каждого  отчетного месяца все мемориальные ордера, мемориальные ордера - накопительные  ведомости вместе с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом  порядке и сброшюрованы. При незначительном количестве документов брошюровку можно  производить за три месяца в одну папку. На обложке надписываются: наименование государственного учреждения или централизованной бухгалтерии; название и порядковый номер папки, дела; отчетный период год и месяц; начальный и последний  номера мемориальных ордеров; количество листов в деле.

В бухгалтерских книгах до начала записей нумеруются все  страницы (листы). На последней странице листа за подписью главного бухгалтера делается надпись: "В настоящей  книге всего пронумеровано _____ страниц (листов)". Кассовая книга ф. КО-4, ф.440, приходно-расходная книга учета  бланков трудовых книжек и вкладышей  к ним ф.449, кроме того, должны быть прошнурованы и опечатаны сургучной  или мастичной печатью, а количество листов в фф. КО-4 и 440 заверено подписями  руководителя государственного учреждения и главного бухгалтера и ф.449 - руководителем  государственного учреждения.

На каждой книге надписывается: наименование государственного учреждения, централизованной бухгалтерии и  год, на который книга открыта. В  книге должно быть оглавление открытых в ней субсчетов. При переносе записей на другую страницу книги  в оглавлении по данному субсчету делается отметка о переносе записи с указанием номеров новых  страниц.

Книги бухгалтерского учета  при наличии в них по истечении  года свободных листов могут быть использованы для записи операций следующего года. В этих случаях книги сдаются  в архив один раз в 2 года.

Карточки (кроме карточек по активам) регистрируются в реестре  карточек ф.279, который ведется для  каждого счета отдельно. Карточки для учета активов регистрируются в описи инвентарных карточек по учету активов ф.ОС-10.

Карточки хранятся в  картотеках, в которых они располагаются  по субсчетам с подразделением внутри их по материально ответственным  лицам, а в централизованных бухгалтериях и по обслуживаемым государственным  учреждениям.

Карточки учета материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и т.п. сдаются в архив в подшитом виде вместе с реестром карточек, регистрами и другими бухгалтерскими документами ежегодно или один раз в два года. В такие же сроки сдаются в архив карточки учета активов, выбывших в течение года.

Опись инвентарных карточек по учету активов ф.ОС-10 сдается  в архив, когда в ней имеются  отметки о списании инвентаря  по последней инвентарной карточке фф. ОС-6, 8, 9. При сдаче инвентарных  карточек в архив без описи  они записываются в отдельной  ведомости, в которой указываются  номер карточки и название списанного инвентаря, а в централизованных бухгалтериях, кроме того, и наименование обслуживаемого государственного учреждения.

Записи в регистрах  бухгалтерского учета производятся с первичных документов не позднее  следующего дня после их получения. По окончании каждого месяца в  регистрах аналитического учета  подсчитываются итоги оборотов и  выводятся остатки по субсчетам.

Исправление ошибок, обнаруженных в записях бухгалтерского учета  за текущий год, производятся в следующем  порядке:

а) обнаруженная ошибка за данный отчетный период до момента  представления бухгалтерского баланса, не требующая изменения данных мемориального  ордера, исправляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм и  текста так, чтобы можно было прочитать  зачеркнутое и надписывается  над зачеркнутым исправленный текст  и сумма. Одновременно здесь же на полях против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается оговорка "Исправлено";

б) обнаруженная ошибочная  запись до момента представления  бухгалтерского баланса, вызванная  ошибкой в мемориальном ордере, в  зависимости от ее характера исправляется дополнительным мемориальным ордером  или по способу "Красное сторно"; точно так же исправляются ошибки во всех случаях, когда они обнаружены в записях бухгалтерского учета  за тот отчетный период, за который  баланс уже представлен. Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению  ошибок, а также исправления способом "Красное сторно" оформляются  мемориальными ордерами, в которых, помимо обычных реквизитов, делается ссылка на номер и дату мемориального  ордера, исправляемого данным мемориальным ордером.

Сохранность первичных  документов, учетных регистров, бухгалтерских  отчетов и балансов, оформление и  передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.

Первичные документы, учетные  регистры, бухгалтерские отчеты и  балансы до передачи их в архив  должны храниться в бухгалтерии  в специальных помещениях или  закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

В бухгалтерском архиве государственного учреждения дела хранятся в течение установленных сроков. По истечении сроков хранения дела в установленном порядке сдаются  в соответствующий государственный  архив. Документы, удостоверяющие сдачу дел в архив, хранятся постоянно в бухгалтерской службе.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских  отчетов и балансов государственных  учреждений может производиться  только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судами и органами налоговой службы на основании постановления  этих органов в соответствии с  налоговым и уголовно-процессуальным законодательством Республики Казахстан.

С разрешения и в присутствии  представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные  лица государственного учреждения могут  снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.

Если изымаются недооформленные  тома документов (не подшитые, не пронумерованные  и т.д.), то с разрешения и в присутствии  представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные  лица государственного учреждения могут  дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

В случае пропажи или  уничтожения первичных документов руководитель государственного учреждения назначает приказом комиссию по служебному расследованию причин пропажи или  уничтожения.

В необходимых случаях  для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который подписывается  членами комиссии и утверждается руководителем государственного учреждения.

Для контроля за правильностью  бухгалтерских записей по счетам синтетического и аналитического учета  составляются оборотные ведомости  фф. М-44, 285 и 326 по каждой группе аналитических  счетов, объединяемых соответствующим  синтетическим счетом. Итоги оборотов и остатки по каждому аналитическому счету оборотных ведомостей сверяются  с итогами оборотов и остатками  этих субсчетов книги "Журнал-главная" ф.308.