Бухгалтерский учет и аудит в бюджетных учреждениях Казахстана

Если здания примыкают  друг к другу и имеют общую  стену, но каждое из них представляет собой самостоятельное конструктивное целое, они считаются отдельными инвентарными объектами.

Надворные постройки, ограждения и другие надворные сооружения, обслуживающие  здание (сарай, забор, колодец и др.), составляют вместе с ним один инвентарный  объект. Если эти постройки и сооружения обслуживают два и более зданий, они считаются самостоятельными инвентарными объектами.

Наружные пристройки к  зданию, имеющие самостоятельное  хозяйственное значение, отдельно стоящие  здания котельных, а также капитальные  надворные постройки (склады, гаражи и т.д.) являются самостоятельными инвентарными объектами.

Для организации учета  и обеспечения контроля за сохранностью активов каждому объекту (предмету), кроме библиотечных фондов, присваивается  инвентарный номер, который состоит  из восьми знаков. Первые три знака  обозначают субсчет, четвертый - группу и последние четыре - знака порядковый номер предмета в группе. По тем  субсчетам, по которым не выделены группы, четвертый знак обозначается нулем. Так, например, инвентарный номер 01010001 обозначает субсчет 010 "Здания" группа 1 "Здания производственного назначения", порядковый номер объекта 0001; инвентарный  номер 01630005 обозначает субсчет 016, группа 3 "Хозяйственный инвентарь", порядковый номер предмета 0005.

Когда инвентарный объект является сложным, т.е. включает те или  иные обособленные элементы, составляющие вместе с ним одно целое, на каждом таком элементе должен быть обозначен  тот же инвентарный номер, что  и на основном, объединяющем их объекте. Инвентарный номер обозначается на жетоне, который прикрепляется  к объекту, краской на объекте  или иным способом.

Инвентарный номер, присвоенный  объекту (предмету), сохраняется за ним на весь период его нахождения в данном государственном учреждении. Номера инвентарных объектов, выбывших или ликвидированных, не должны присваиваться  другим объектам.

Арендованные активы учитываются  на забалансовом счете 01 "Арендованные активы" под инвентарными номерами, присвоенными им арендодателем.

Стоимость приобретенных  активов записывается в дебет  соответствующих субсчетов счета 01 и кредит соответствующих субсчетов  раздела "Денежные средства" или  раздела "Расчеты". Одновременно делается запись по дебету соответствующего субсчета счета 20 или 21 и кредиту  субсчета 250.

На сумму выбывших из эксплуатации активов производится запись по кредиту соответствующих  субсчетов счета 01 и дебету субсчетов 250, 020.

Учет операций по выбытию  и перемещению активов ведется  в накопительной ведомости ф.438 (мемориальный ордер 9). Записи в накопительную  ведомость производятся по каждому  документу. При этом в графе "Итого" записывается сумма выбывших и перемещенных материальных ценностей, которая должна равняться сумме записей по дебету субсчетов. По окончании месяца итоги  по субсчетам записываются в книгу "Журнал-главная".

Аналитический учет активов  ведется на инвентарных карточках  ф.ф. ОС-6, ОС-8, НОС-6. Карточки ведутся  по каждому инвентарному объекту  (предмету). Однородные предметы учитываются на карточках ф.ОС-9.

Инвентарные карточки ф.ф.ОС-6, ОС-8, ОС-9, НОС-6 регистрируются в описи  инвентарных карточек по учету активов  ф.ОС-10. Опись ведется в одном  экземпляре. Записи в ней производятся в разрезе групп активов с  указанием года открытия карточек. Для каждой группы отводится соответствующее  количество страниц. Нумерация ведется  по каждой группе начиная с номера 1. В централизованных бухгалтериях описи ведутся в таком же порядке  по каждому обслуживаемому государственному учреждению. При выбытии и перемещении  активов в графе "Примечание" описи указывается дата (число, месяц, год) и номер мемориального ордера.

Инвентарные карточки хранятся в картотеках бухгалтерской службы, в которых они располагаются  по соответствующим субсчетам и  группам с подразделением внутри их по материально ответственным  лицам, а в централизованных бухгалтериях - дополнительно и по обслуживаемым  государственным учреждениям.

Карточка ф.ОС-6 предназначена  для учета зданий, сооружений, передаточных устройств, машин и оборудования, инструментов, производственного (включая  принадлежности) и хозяйственного инвентаря, транспортных средств и др. Записи в ней производятся на основании  первичных документов: актов приемки  о вводе в эксплуатацию, технических  паспортов заводов-изготовителей  и других документов. В карточке указываются характерные признаки объектов (предметов): чертеж, модель, тип, марка, заводской номер, дата выпуска (изготовления), дата и номер акта ввода активов в эксплуатацию.

Кроме того, записывается краткая  индивидуальная характеристика объекта (предмета). В тех случаях, когда  в составе оборудования, приборов, вычислительной техники и т.д. имеются  драгоценные металлы, в разделе "Краткая  индивидуальная характеристика объекта" указывается перечень деталей, в  составе которых имеется драгоценный  металл, наименование детали и масса  металла, указанная в паспорте.

При перемещении активов  внутри государственного учреждения производится запись на оборотной стороне этой карточки.

Карточка ф.ОС-8 служит для  учета рабочего, продуктивного и  племенного скота, а также для  учета многолетних насаждений и  капитальных затрат по улучшению  земель (без сооружений).

В карточке приводится индивидуальная характеристика животного с указанием  возраста, масти, тавра, клички и т.п.

Многолетние насаждения учитываются  по инвентарным объектам с указанием  породы, количества высаженных единиц и площади. В стоимость объекта  включается сумма всех затрат, относящихся  к принятым в эксплуатацию площадям, независимо от окончания всего комплекса  работ.

Учет капитальных затрат по улучшению земель ведется в  разрезе мероприятий: планировка земельных  участков, корчевка площадей под пашню, расчистка зарослей, очистка водоемов с указанием занимаемой площади  и стоимости выполненных работ  по каждому мероприятию.

Карточка формы ОС-9 предназначена  для группового учета библиотечных фондов и сценическо-постановочных  средств.

Записи в карточках  производятся в количественном и  суммовом выражении.

Для библиотечных фондов открывается  одна карточка. Учет в ней ведется  только в денежном выражении общей  суммой.

По сценическо-постановочным  средствам карточки для группового учета открываются по материально  ответственным лицам на предметы одного наименования, близкие по размерам, качеству материала и цен с  указанием номенклатурного номера.

 

1.3 Учет материальных запасов

 

Под материальными запасами понимают различные вещественные элементы, используемые в процессе хозяйственной  деятельности в качестве предметов  труда. Они целиком потребляются в каждом хозяйственном или производственном цикле и полностью переносят  свою стоимость на расходы бюджетных  организаций и стоимость производимой ими продукции.

На счетах этого раздела  учитываются принадлежащие государственному учреждению, строительные материалы, оборудование к установке, материалы, продукты питания, топливо и горючее, корма, фураж, тара, запасные части к машинам  и оборудованию, продукция и изделия  подсобных хозяйств, молодняк животных и животные на откорме, материалы  для учебных, научных и других целей, а также материалы длительного  использования и на лабораторном испытании, спецоборудование для хоздоговорных  научно-исследовательских работ.

Материальные запасы отражаются в учете и отчетности по их фактической  стоимости, которая определяется, исходя из затрат их приобретения, включая  оплату процентов за приобретение в  кредит, предоставленный поставщиком, наценки (надбавки), комиссионные вознаграждения, уплаченные снабженческим, посредническим, внешнеэкономическим государственным  учреждениям, стоимость услуг товарных бирж, таможенные пошлины, расходы на транспортировку, хранение и доставку, осуществляемые силами сторонних государственных  учреждений.

Основными задачами учета  материальных запасов являются: обеспечение  сохранности и контроля за движением  и правильным использованием всех материальных ценностей; соблюдение установленных  норм запасов и расходов, своевременное  выявление неиспользуемых материалов, подлежащих реализации в установленном  порядке; получение точных сведений об остатках, находящихся на складах  государственных учреждений.

В целях обеспечения  сохранности и правильной постановки учета материальных ценностей необходимо обеспечить надлежащую организацию  складского учета. Хранение материальных ценностей должно производиться  в специально приспособленных помещениях (складах). Порядок размещения материальных ценностей в складских помещениях должен обеспечивать быстроту операций по их приемке, выдаче и проведению инвентаризации. Ответственность за приемку, хранение и отпуск материальных ценностей возлагается на определенных материально ответственных лиц, назначенных приказом руководителя государственного учреждения. Смена этих лиц должна сопровождаться инвентаризацией складов и составлением приемо-сдаточных актов, утверждаемых руководителем государственного учреждения.

Места хранения материальных ценностей должны быть оснащены необходимым  весовым оборудованием, измерительными приборами, мерной тарой и другими  контрольными приспособлениями.

Учет материальных ценностей  ведется в количественном и суммовом выражении по наименованиям материалов и ответственным лицам. Материалы  и продукты питания учитываются  по стоимости их приобретения.

Учет материальных ценностей  на складе ведется материально ответственным  лицом в книге складского учета  материалов ф.М-17 только по наименованиям, сортам и количеству.

Бухгалтерская служба систематически осуществляет контроль за поступлением и расходованием материальных ценностей, находящихся на складе, а также  сверяет свои записи по учету материалов с записями, ведущимися на складе (кладовой).

Материалы и продукты питания  в учетные регистры по приходу  записываются на основании первичных  документов (счетов, актов и других) тем числом, когда получены ценности. В первичных документах должны быть указаны следующие данные: от кого поступили материалы или продукты питания, наименование, сорт, количество (вес), цена, сумма, дата поступления  на склад и расписка материально  ответственного лица, принявшего эти  ценности.

В тех случаях, когда  имеются расхождения с данными  документов поставщика, составляется акт приемки по ф.429. Акт составляется приемочной комиссией в двух экземплярах  с обязательным участием заведующего  складом и незаинтересованной стороны. Один экземпляр акта используется для  учета принятых материальных ценностей, другой для оформления претензионного письма поставщику.

Выдача материалов со склада производится по документам, утвержденным руководителем государственного учреждения. Для выдачи материалов применяются  следующие документы:

а) накладная (требование) ф.434 применяется при выдаче материалов со склада и при перемещении материалов внутри государственного учреждения. Накладная (требование) выписывается, как правило, в одном экземпляре;

б) меню-требование ф.298 и  ф.299 применяется для выдачи продуктов  питания со склада. Меню-требование составляется ежедневно на основании  норм раскладки продуктов питания  и данных о количестве довольствующихся.

Меню-требование с расписками лиц о выдаче и получении продуктов  питания передается в бухгалтерскую  службу в сроки, установленные графиком, но не реже трех раз в месяц.

Выдача продуктов питания  в лечебно-профилактических государственных  учреждениях производится по документам, установленным инструкцией уполномоченного  ведомства по согласованию с Министерством  финансов Республики Казахстан;

в) ведомость на выдачу кормов и фуража ф.397. Корма и фураж  отпускаются со склада в пределах установленных норм;

г) ведомость выдачи материалов на нужды государственного учреждения ф.410 применяется для выдачи хозяйственных  материалов, материалов для учебных  и других целей в течение месяца. При этом записи в ведомости следует  производить не в хронологическом  порядке, а для каждого вида материалов необходимо оставлять определенное количество строк, чтобы в конце  месяца по каждому виду материалов можно было получить общий итог;

д) заборная карта ф.431 применяется  как при ежедневном отпуске материалов и топлива, так и через определенные промежутки времени в течение  месяца.

Заборная карта выписывается на каждого получателя на несколько  наименований материалов для расходования по прямому назначению. Эта карта  выписывается в двух экземплярах, один из которых с распиской получателя хранится на складе, второй у получателя. При ежедневном отпуске материалов заборная карта выписывается сроком на 15 дней, а при периодическом  отпуске сроком на месяц.

Материалы и топливо  выдаются в пределах установленного лимита по предъявлении получателем  своего экземпляра заборной карты. Отпуск материалов сверх установленного лимита производится по накладной (требованию) ф.434.

В тех случаях, когда  выдача топлива со склада по накладной (требованию) или заборной карте  является невозможной, списание расхода  топлива производится по актам обмера остатков. В случае недостачи топлива  по акту обмера, в сравнении с  установленными нормами расходования, руководитель государственного учреждения принимает меры к выявлению причин перерасхода и в надлежащих случаях  меры взыскания;