Бухгалтерский учет расчетов оплаты труда и аудит

В настоящее время  на предприятиях и в организациях используются три варианта организации такого аналитического учета: по расчетно-платежным ведомостям, раздельно по расчетным и платежным ведомостям  и по составленным машинным способом листкам "расчет заработной платы" (начислено, удержано и к выдаче) на основании которых заполняется платежная ведомость для выдачи заработной платы.                    

Первые два варианта используются в условиях ручной обработки  документации, а последний - в условиях автоматизации учета.

На ООО «Лидер» используется последний вариант расчета.

В соответствии с действующим  ТКРФ заработная плата может выдаваться работающим один или два раза в  месяц, в сроки, установленные в  коллективном договоре.

Если заработная плата  выдается два раза в месяц, то за его первую половину либо выдается аванс, либо делается полный расчет. Чаще выдается аванс. Размеры аванса и сроки его выдачи устанавливаются в коллективном договоре. Аванс устанавливается в процентном отношении к окладу или средней заработной плате за предыдущий период. Сумма аванса не должна быть больше фактически заработанной  за  соответствующий  период.  Обычно  аванс устанавливается на уровне 40% oт месячного заработка, учитывая, что удержания составляют примерно 10 процентов от начисленной суммы.

В настоящее время  чаще всего применяется порядок, при котором заработная плата начисляется и выдается один раз в месяц.

После поступления документов, в бухгалтерию, производится их группировка  с целью определения общего месячного  заработка каждого работника  и общего фонда заработной платы по предприятию в целом и по категориям работающих.

Основным сводным документом по исчислению заработной платы является расчетная ведомость (расчетный  Лист - та же расчетная ведомость  только на одного человека). Основанием для составления расчетной ведомости служат следующие первичные документы:

- накопительные карточки  заработной платы. 

- справки-расчеты на  отдельные виды доплат, сумм дополнительной  заработной платы и пособий  по временной нетрудоспособности;

- исполнительные листы  и заявления работников на различные вычеты и удержания из заработной платы;                   

- платежные ведомости  или расходные кассовые ордера  на выданные авансы.

 В платежной ведомости  содержатся только показатели, связанные  с выдачей заработной платы  на руки:

табельный номер, Ф.И.0., сумма к выдаче, расписка в получении.

Работники получают заработную плату либо в кассе предприятия, либо в отделении банка, в котором  открыт их личный счет.

Для выплаты заработной платы из кассы установлены жесткие  сроки - три дня с момента получения наличных денежных средств в учреждении банка. В эти дни разрешается хранить наличность в кассе сверх установленного лимита.

Выдается заработная плата только через кассу. При  децентрализации выплаты заработной платы кассир ведет специальную книгу регистрации платежных ведомостей и сумм, выданных наличными.

Если заработная плата  не получена в установленные сроки, то в платежной ведомости против Ф.И.0. работника специальным штампом  или от руки делается отметка '"депонировано", а не выданные суммы называются депонентскими.

На лицевой стороне  платежной ведомости кассир делает запись о ее закрытии. При этом указываются суммы, выданной наличными и депонированной заработной платы.

На депонентские суммы  составляется реестр не выданной заработной платы.

Закрытая платежная  ведомость и реестр не выданной заработной платы передаются кассиром в бухгалтерию ООО «Лидер». После их проверки бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на сумму выданной заработной платы, оформляет и передает его в кассу для составления отчета кассира.

Вся, не выданная в указанные  сроки, заработная плата подлежит возврату на расчетный счет предприятия. При этом в объявлении на взнос наличными указывается, что это депонированные суммы. Эти суммы банк не может направлять на погашение задолженности предприятия или на прочие выплаты, и обязан выдать их по первому требованию предприятия.

В бухгалтерии предприятия  учет депонентских сумм ведется в  Книге учета депонированных сумм. Книга открывается на год. Сумма  задолженности по невиданной заработной плате числится в учете в течение трех лет. По истечении этого срока сумма списывается в состав балансовой прибыли, как прибыль от внереализационных операций. Возможно, организовать учет депонированной заработной платы и на основании реестров не выданной заработной платы, в которых предусмотрены для этого соответствующие графы.

Выплата депонентских сумм оформляется либо расходным ордером, либо выполняющей его функции  отрезной частью листка книги учета  депонированных сумм. Выплата отпускных  и расчета при увольнении оформляется либо расходным ордером, либо платежной ведомостью.

Выплата отпускных и  расчета при увольнении оформляется  либо расходным ордером, либо платежной  ведомостью.

Синтетический учет расчетов с работниками по оплате труда  ведется на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Счет преимущественно пассивный, входит в группу счетов расчетов. На этом счете отражается состояние расчетов с работниками как состоящими, так и не состоящими в списочном составе предприятия по всем видам выплат.

 

По кредиту счета 70 отражаются все начисления заработной платы, премий, пособий, вознаграждений и др. как из фонда оплаты труда, так и из других источников.

По дебету счета 70 отражаются выплаченные суммы заработной платы, премий, пособий и др. доходов от участия в предприятии, а также суммы начисленных налогов, платежей по исполнительным документам и другие удержания. Начисленные, но не выплаченные в установленный срок (из-за неявки получателей) суммы отражаются по дебету счета 70 и кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

На счетах операции по расчетам с персоналом и удержаний  из заработной платы отражают следующим  образом:

 

Корреспонденция счетов по операциям начисления заработной платы, других выплат и удержаниям из начисленных выплат.

 Таблица 2.6.1.

Содержание операции	Дебет	Кредит
Начисление заработной платы, премий	20 (25, 26), 44	70
Начисление пособий  по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, единовременного пособия при рождении ребенка	69	70
Начисление ежемесячных пособий на детей в возрасте до 16 лет и др.; ежемесячных пособий на детей-инвалидов в возрасте до 16 лет и престарелых, достигших 80 лет	69	70
Начисление заработной платы по капитальным вложениям, осуществленным хозяйственным способом	08	70
Начисление заработной платы по капитальному и текущему ремонтам, выполненным хозяйственным способом	20 (25, 26), 44	70
Начисление заработной платы по исправлению брака	28	70
Начисление заработной платы по содержанию законсервированных производств	80	70
Начисление заработной платы по ликвидации (предупреждению) потерь от стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных событий	80	70
Возвращение излишне  выплаченной заработной платы	50	70
Начисление заработной платы за счет средств целевого финансирования	96	70
Начисления за счет других предприятий, организаций	76	70
Поступление компенсации  от превышения выплат за счет фонда  социальной защиты населения над суммой отчислений в этот фонд	51	69
Выплата заработной платы  из кассы наличными	70	50
Удержания налога на доходы с физических лиц из заработной платы	70	68
Удержания перерасхода  подотчетных сумм	70	71
Удержания за товары, купленные  в кредит, за предоставленные займы, возмещение недостач материальных ценностей и денежных средств	70	73
Удержания по исполнительным листам (штрафы, алименты и др.) и  профсоюзных взносов	70	76
Удержано по исполнительному  листу	70	76.1
Выдача депонированной заработной платы	76	50
Удержания по добровольному  страхованию в пользу соответствующих организаций	70	65

 

Начисление заработной платы и других видов выплат отражается по кредиту счета 70.

Выплаты работникам, которые в соответствии с действующими нормативными актами не включаются в состав затрат (издержек), например, материальная помощь, единовременные премии, ценные подарки и т.п., относятся за счет чистой прибыли.

Начисление сумм пособий  по временной нетрудоспособности, пособий  по беременности и родам и выплат, которые гарантированы обязательным социальным страхованием граждан, отражается в корреспонденции с дебетом счета 69 «Расчеты па социальному страхованию и обеспечению» по соответствующим субсчетам.

Бухгалтерские записи по начислению заработной платы отражаются в регистрах, предназначенных для  учета производственных затрат (издержек обращения).

Суммы заработной платы, пенсий, пособий, материальной помощи и т.д., выплаченные наличными, отражаются в корреспонденции с кредитом счетом 50 «Касса». Если вместо выдачи наличными  заработная плата перечисляется  со счета предприятия на счет работника, то счет 70 корреспондирует с кредитом счета 51 «Расчетные счета».

Суммы удержанного налога на доходы  физических лиц отражаются в корреспонденции с кредитом счета 68 «Расчеты по налогам и сборам»  по субсчету «Расчеты по налогу на доходы физических лиц».

Суммы отчислений, удержанные в Пенсионный фонд РФ, отражаются в  корреспонденции с дебетом счета 69 «Расчеты по социальному страхованию  и обеспечению» по субсчету 2 «Расчеты по пенсионному обеспечению».

Суммы   удержаний   по   исполнительным   листам   отражаются   в корреспонденции с кредитом счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и  кредиторами». В корреспонденции с кредитом того же счета 76 по субсчету "Депонированная заработай плата" отражается в учете депонирование заработной платы.

Суммы удержаний в счет погашения подотчетных сумм, не возвращенных в установленные нормативными актами сроки, отражаются в корреспонденции с кредитом сч.71 « Расчеты с подотчетными лицами».

Суммы удержаний за товары, проданные в кредит, отражаются в  корреспонденции с кредитом счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». В корреспонденции с кредитом того же счета, но по субсчету 1 «Расчеты по предоставленным займам» отражаются суммы удержаний из заработной платы в счет погашения ссуд на индивидуальное строительство, ссуд на строительство садовых домиков, ссуд молодым семьям, а также задолженности за форменную одежду. В корреспонденции с кредитом счета 76 отражаются суммы, удержанные из заработной платы работников в счет погашения задолженности за причиненный предприятию ущерб.

 

2.3.4 Аудит расчетов с персоналом  по оплате труда

Основной задачей проверки расчетов с рабочими и служащими  по оплате труда является проверка соблюдения нормативно-правовых актов  при начислении оплаты труда, удержаниях из нее и правильности ведения бухгалтерского учета расчетов по оплате труда.

Источниками информации, используемой в процессе контроля, являются аналитические и синтетические  данные по счетам 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 84 «Нераспределенная  прибыль», 76 «Расчеты  с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет «Расчеты по депонированным суммам»), первичные документы по учету выработки и начислению оплаты труда, листки о временной нетрудоспособности, расчеты на оплату отпусков и т.д., нормативные документы, регулирующие эти операции.

Начинать проверку расчетов с рабочими и служащими по оплате труда следует с установления соответствия показателей аналитического учета по счету 70 с записями в  главной книге и бухгалтерском  балансе на одну и ту же дату. Для  этого необходимо сверить сальдо по счету 70 на первое число в главной книге и в балансе предприятия с итоговыми суммами (к выдаче) расчетно-платежных ведомостей.

При выявлении расхождений  необходимо установить их причины.

Также необходимо сверить  данные по счету 76 (субсчет «Расчеты по депонированным суммам») с данными книги учета депонированной зарплаты.

Затем изучаются достоверность  первичных документов, правильность их заполнения, их соответствие требованиям  нормативных документов по начислению и выплате заработной платы и других видов оплаты труда. При этом особое внимание обращается на проверку табелей учета рабочего времени.

При повременной оплате труда проверяются правильность применения тарифных ставок или условий  контракта, а при сдельной - выполнение количественных и качественных показателей работы, правильность применения норм и расценок.

При проверке первичных  документов по учету труда и его  оплаты устанавливают наличие подписей должностных лиц, ответственных  за учет выполненных работ, правильность заполнения всех реквизитов, нет ли в документах подчисток, исправлений (неоговоренных) и т.д.

При проверке табелей  учета рабочего времени и нарядов, а также других первичных документов по начислению оплаты труда необходимо выяснить, нет ли случаев включения  в них вымышленных (подставных) лиц. Для этого следует проанализировать наряды по датам их выдачи, сопоставить фамилии рабочих в нарядах и табелях учета рабочего времени с данными учета личного состава. Необходимо проверить, нет ли случаев повторного начисления сумм по ранее оплаченным первичным документам, повторения фамилий одних и тех же лиц в нескольких расчетно-платежных ведомостях. Особое внимание следует обратить на наряды, выписанные на лиц, не состоящих в списочном составе предприятия и проработавших непродолжительное время.