Дебіторська та кредиторська заборгованість, відображення її в обліку та контроль за її погашенням в ДП «Бердичівське лісове господарство

Для забезпечення ефективної перевірки обліку дебіторської та кредиторської заборгованості доцільно дотримуватись такої послідовності перевірки по кожній групі заборгованостей:

1. наявність, своєчасність та правильність укладання договорів;
2. виконання договірних зобов'язань;

3. аналіз динаміки заборгованості та виявлення простроченої і безнадійної заборгованості;

4. контрольна інвентаризація розрахунків;
5. звірка записів в регістрах, журнально-ордерній формі обліку та в Головній книзі;

6. звірка записів з договірними умовами та нормативними актами.

Контроль  за станом розрахунків здійснюється на основі:

• даних бухгалтерських розрахунків (рахунки 36, 37, 38, 63, 64, 68);
• Головної книги;
• журналів-ордерів;

• первинних документів (накладних, товарно-транспортних накладних, рахунків-фактур, авансових звітів);

• договорів;
• проектно-кошторисної та нормативної документації.

Аудиторська перевірка - це складний і тривалий процес. Аудитори постійно працюють над тим, щоб максимально скоротити час перевірок, не знижуючи при цьому їх якості і не збільшуючи аудиторський підприємницький ризик. Вирішення даної проблеми можливе лише за умови формування чіткої методики аудиту, під якою розуміють послідовність та порядок застосування окремих методів аудиторської перевірки та її організації з метою встановлення об'єктивної істини щодо наданої для перевірки інформації і доведення цієї істини через аудиторський висновок до користувачів фінансової звітності.

Під методом  розуміють спосіб дослідження, який визначає підхід до об'єктів, що вивчаються, планомірний шлях наукового пізнання і встановлення істини. В практиці метод аудиту характеризується як сукупність прийомів, за допомогою яких оцінюється стан ревізуємих об'єктів. Методи аудиту поділяються на 2 групи:

- методичні прийоми  проведення аудиторської перевірки;

- методичні прийоми  організації перевірки.

До складу методичних прийомів проведення аудиторської перевірки відносять: фактичну перевірку, документальну перевірку, підтвердження, спостереження, обстеження, опитування, перевірку механічної точності, аналітичні тести, сканування, обстеження, спеціальну перевірку, зустрічну перевірку.

Більшість з цих методів  можна використовувати при проведенні аудиту розрахунків з постачальниками  і замовниками.

Під фактичною перевіркою розуміють перевірку кількісного і якісного стану об'єктів, який встановлюється шляхом обстеження, огляду, обчислення, перерахунку, зважування, лабораторного аналізу та інших способів перевірки фактичного стану активів.

Документальна перевірка - це перевірка документів і записів, яка може бути формальною, арифметичною та по суті. Перевірка документів по суті дозволяє встановити законність і доцільність господарських операцій, правильність відображення операцій на рахунках, та включення до статей затрат та валових доходів.

Формальна перевірка полягає у візуальній перевірці правильності записів усіх реквізитів, у виявленні безпідставних виправлень, підчисток, дописувань у тексті і цифрах, у перевірці достовірності підписів посадових і матеріально відповідальних осіб.

Арифметична перевірка документів полягає в перевірці правильності розрахунків у документах, облікових регістрах і звітних формах.

Перевірка документів по суті дозволяє встановити законність і доцільність господарських  операцій, правильність відображення операцій на рахунках бухгалтерського  обліку та включення до статей затрат та доходів.

Підтвердження полягає в одержанні письмової відповіді від клієнта або третіх осіб з метою підтвердження точності інформації (наприклад, підтвердження дебіторської заборгованості).

Спостереження дає можливість одержати загальну характеристику можливостей клієнта на підставі візуального огляду.

Опитування - це одержання письмової або усної інформації від клієнта або про клієнта. Цей метод при аудиті розрахунків передбачає отримання інформації від працівників по розрахунках із заробітної плати, в якій формі вона виплачується - в товарній чи грошовій.

Перевірка механічної точності передбачає перевірку підрахунків і передачі інформації.

Сканування -  безперервний, по елементний перегляд інформації (перегляд первинних документів з метою встановлення незвичайного факту).

При зустрічних перевірках відображення господарських операцій, що здійснюються між клієнтами і третіми особами, перевіряється в останніх та порівнюється з даними клієнта. Зустрічна перевірка застосовується також при вивченні одних і тих же показників у різних первинних документах клієнта, наприклад, обсяг викопаної роботи може бути зафіксований у первинних документах по нарахуванню заробітної плати і в документах по прийому продукції, робіт та послуг.

При методичних прийомах організації аудиторської перевірки  виділяють 4 основні методи організації цієї перевірки: суцільна перевірка (документальна і фактична), вибіркова, аналітична і комбінована.

При суцільній перевірці перевіряються всі масиви інформації без виключення стосовно господарських процесів, що відбулись у клієнта за період, що перевіряється. На підставі суцільної перевірки аудитор робить висновок щодо достовірності, доцільності та законності відображення в бухгалтерському обліку і звітності дій і подій, здійснених економічним суб'єктом за весь період, що перевіряється. Такі перевірки є найбільш точними, а ступінь ризику не виявлення зводиться до мінімального. Проте вони вимагають дуже великих трудових і матеріальних затрат. Тому при проведенні традиційних перевірок (обов'язковий аудит або аудит на замовлення клієнта) суцільна перевірка є недоцільною.

Вибіркова перевірка передбачає застосування аудиторських процедур менше ніж до 100% масивів інформації, які дозволяють аудитору отримати аудиторські докази і, оцінивши окремі характеристики вибраних даних, розповсюдити дієвість цих доказів на всю сукупність даних. Ризик не виявлення збільшується, оскільки за межами вибірки можуть залишатися факти порушень та помилок. Тому аудитор повинен уважно формувати вибірку з урахуванням мети аудиту, сукупності даних (генеральної сукупності) і обсягу вибірки. Вибірка повинна бути репрезентативною, тобто відображати всі основні властивості генеральної сукупності. Вибірковий метод перевірки дозволяє аудитору з найменшими витратами отримати результат щодо довіри до системи внутрішнього контролю клієнта.

Аналітична  перевірка це оцінка фінансових показників за допомогою вивчення вірогідних залежностей між ними,

Комбінована перевірка - це поєднання суцільної, вибіркової і аналітичної перевірки.

Отже, метод аудиторського  контролю - це сукупність методичних прийомів контролю процесів розширеного відтворення суспільне необхідного продукту, додержання його законодавчого та нормативно-правового регулювання в умовах ринкової економіки.

Контроль за виконанням договорів включає такі питання:

• повнота і своєчасність надання підприємством послуг, поставки продукції та товарів;
• повнота і своєчасність приймання замовниками продукції, товарів, послуг безпосередньо на місці їх надання;
• правильність визначення якості продукції, товарів, робіт, послуг;
• правильність застосування цін, надбавок, знижок;
• дотримання майнової відповідальності сторін за порушення договірних зобов'язань;
• повнота і своєчасність розрахунків;
• правильність і достовірність даних про якість поставленої продукції, партії товарів, наданих послуг;
• зіставлення договорів на поставку продукції, товарів, надання послуг та приймальних документів.

При розбіжності даних  про кількість відвантаженої продукції, поставлених товарів, наданих і прийнятих послуг з'ясовують причини, встановлюють винних осіб і вимагають відшкодувань заданих підприємству збитків.

Систематично контролюють визначення якості і застосування цін на продукцію, товари, послуги. Порядок визначення якості регламентується нормативно-технічною документацією (стандарти, технічні умови), яка передбачає різнобічну класифікацію продукції, товарів, послуг, нормування показників якості за степенем доброякості і добродійності. Важливе значення має звірка розрахунків, які здійснюються на основі даних особистих розрахунків покупців (замовників).

Перевірка дотримання діючої кореспонденції рахунків щодо обліку дебіторської та кредиторської заборгованості дає змогу виявити помилки у відображенні даних операцій та встановити факти умисного перекручення облікових даних з метою приховування зловживань.

Якщо ревізією виявлена тривала заборгованість окремих замовників, то за даними первинних документів (рахунків-фактур, накладних тощо), які підтверджують її виникнення, та за актом взаємної звірки розрахунків можна встановити причини несвоєчасних розрахунків і винних у цьому осіб.

3.3. Аудит обліку дебіторської та кредиторської заборгованості

Від правильної організації обліку дебіторської та кредиторської заборгованості залежать фінансові результати діяльності підприємства. Важливим організаційним моментом є укладання договорів контрактації та збуту продукції, якими встановлені умови і порядок розрахунків, тому насамперед слід звернути увагу на своєчасність укладання договорів, обґрунтованість у них обсягів, якості, строків, цін, способу транспортування, зустрічного продажу товарів та інших умов. При цьому треба враховувати, що урядом щорічно уточнюються умови і порядок формування державних ресурсів лісогосподарської продукції, визначається матеріальне стимулювання товаровиробників.

Аудит виконання  договорів включає такі основні поняття: повноту і своєчасність реалізації підприємством лісогосподарської продукції; повноту і своєчасність приймання продукції організаціями безпосередньо на підприємстві та вивезення її власним транспортом згідно з умовами договору та по окремих ЇЇ видах; повноту і правильність отоварювання (зустрічного продажу) продукції товарами переробки; правильність визначення якості продукції та її залікового об’єму; застосування цін, надбавок, знижок; відшкодування транспортно-експедиційних витрат за діючими нормативами та тарифами; правильність оплати простою машин при очікуванні приймання продукції; своєчасне подання і повернення тари обома сторонами відповідно до умов договору; дотримання майнової відповідальності сторін за порушення договірних зобов'язань, своєчасність і повноту перерахування авансів та використання їх за призначенням, а також остаточних платежів.

Особливо важлива роль належить поточному аудиту дотримання умов розрахунків з боку керівників, спеціалістів обліково-економічної служби. Правильність і достовірність даних про об’єм відвантаженої продукції перевіряють зіставленням товарно-транспортних накладних, специфікацій-накладних, подорожніх листів, звітів про рух лісопродукції та даними синтетичного обліку. При розбіжності даних про кількість відвантаженої і прийнятої продукції з'ясовують причини, встановлюють винних осіб та вимагають відшкодування підприємству збитків.

Практика аудиту свідчить про численні факти обрахувань підприємств покупцями шляхом зниження якості продукції, а також, і договірних цін. Тому лісогосподарські підприємства повинні стежити за правильністю визначення породи лісопродукції, її якості згідно з ДСТУ, які повинні використовуватись всіма покупцями лісогосподарської продукції не залежно від їх власної оцінки. Усі ці факти перевіряють на основі товарно-транспортних накладних. Перевіряють також правильність визначення якості і застосування цін на продукцію переробки деревини.

Порядок визначення якості регламентується нормативно-технічною  документацією (стандарти, технічні умови), яка передбачає різнобічну товарознавчу класифікацію, велику кількість характеристик продукції (фізичних, хімічних, органолептичних), нормування показників якості за ступенем доброякісності і повноцінності.

За правильністю визначення якості продукції зобов'язані стежити спеціалісти-технологи. Відшкодування покупцями транспортно-експедиційних витрат перевіряють за даними рахунка 70 "Доходи від реалізації" та первинних документів, які є підставою для відображення на ньому змін, а саме: товарно-транспортних накладних, подорожніх листів автомобілів, нарядів на відрядну роботу, реєстрів-розрахунків та ін., а також передбачених нормативів на ці витрати.

Важливе значення має  взаємна звірка розрахунків (інвентаризація ) яка здійснюється на основі платіжних документів і даних особових рахунків покупців у журналах-ордерах, реєстрів на реалізацію продукції або машинограм.

Окрему групу розрахунків  становлять експортно-імпортні операції, порядок яких визначається законодавством України про зовнішньоекономічну діяльність, валютне регулювання, митний контроль, а також нормативними документами (положення, інструкція тощо ). Слід зазначити, що у цьому виді діяльності виявлено багато зловживань, фактів спекуляції, неперерахування валюти, несвоєчасності платежів. У зв'язку із цим аудитори повинні виявляти випадки порушення законодавств, невиконання експортних поставок, несанкціонованих товарообмінних (бартерних) операцій, експорту товарів за необґрунтовано низькими, експорту неякісної продукції, подання неправильної інформації у митній, валютно-фінансовій реєстраційній документації та інше.