Методика аудиторской проверки учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

3.4. Проверка организации первичного учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

         При проверке учета расчетов с поставщиками и подрядчиками аудитору необходимо оценить качество первичной информации, поступающей в систему бухгалтерского учета. Связано это с тем что практически все документы по расчетам поступают  на предприятие извне , увеличивая внутрихозяйственный и контрольные риски при проведении аудита. При проведении аудита организации первичного учета по разделу учета расчетов с поставщиками и подрядчиками применяются следующие методы сбора аудиторских доказательств.

1. Проверка достоверности (полноты и точности) фактов оприходования товарно-материальных ценностей (ТМЦ), принятия к учету работ, услуг.

С помощью этой процедуры  достигается уверенность в том, что в организации присутствует вся первичная документация по всем поступившим ценностям и всем оказанным услугам за отчетный период. По операциям по приобретению работ, услуг путем непредставительной выборки в зависимости от предмета договоров, их стоимости и прочих факторов. Проверяя полноту отражения приобретенных работ, услуг, аудитор может использовать информацию о типичном "наборе" услуг, предоставляемых проверяемой организацией за определенный период, полученную, например, в результате устного опроса или просмотра учетных регистров за предыдущие периоды. При этом аудитору надлежит сверить данные первичных приходных документов с договорами и на поставку Приложение с тем или иным поставщиком. Для этого мы смотрим Таблицу № 10. Журнал учета полученных счетов-фактур, акты приемки работ , услуг.

Затем проверяем наличие счетов-фактур от поставщиков по каждой конкретной сделке по журналу регистрации счетов-фактур (Приложение № 9 Сч.ф № 33 от 21.03.07, Приложение № 10 Сч. ф № 35 от 23.03.07).

 После этого необходимо  сверить полученные данные с регистрами бухгалтерского учета по Счету 60 «Расчеты с поставщиками» Таблица № 11. по Договору № 865/07 от 09.03.07 и по Договору № 861/07 от 12.0207 . (Приложение №11. Договор № 865/07 , Приложение № 12. Договор № 861/07)

Таблица № 11 Карточка счета 60.

         Из произведенных действий явно видно, что работы выполнены и приняты  в  соответствии с договорными обязательствами. Оплата произведена полностью. Стороны полностью выполнены обязательства по договору. Счета фактуры имеют унифицированную форму и соответствуют требованиям Законодательства РФ, налога на добавленную стоимость по Актам сдачи-приемки работ (Приложение №13. Акт приемки работ по Договору № 865/07 от 23.03.07г. и, Приложение № 14.Акт приемки работ № 861/07 от 21.03.07 г. ) и по счетам фактурам выделен правильно и подтверждает правомерность возмещения налога на добавленную стоимость.

         2.2. Проверка оперативности регистрации фактов поступления сырья, оказания услуг.

        Аудитор должен установить причины расхождений (если таковые есть) между датами совершения хозяйственных операций и сроками их регистрации в учете, а также выяснить, разовый или систематический характер носят такие факты. Из беседы с главным бухгалтером (или его заместителем) аудитор должен выяснить, каким образом и в какие сроки обрабатываются поступившие на предприятие документы, каковы основные каналы поступления документов, ведется ли их централизованная регистрация и т.д. Полезно также ознакомиться с перечнем постоянных и разовых контрагентов предприятия, причем документам последних уделить особое внимание.

        В ЗАО «СтройТехника» документы от подрядчиков в основном только при личном контакте  и в очень редких случаях по почте, так как предприятие имеет постоянных подрядчиков то проблем с совершением хозяйственных операций не возникает.

Все процессы с подрядчиками отслеживает и лично проверяет Заместитель главного бухгалтера, при малейших нарушениях, несовпадениях документы возвращаются обратно с объяснениями причин.

        2.3. Проверка соблюдения графика документооборота.

С помощью этой процедуры  устанавливается наличие или  отсутствие графика документооборота по операциям с поставщиками и  подрядчиками, на все ли первичные  документы он составлен, а также  работает ли этот график в действительности. При необходимости аудитор может также лично проследить за движением конкретного документа и исполнением сроков его создания и обработки. Если графиков документооборота нет или они подготовлены формально, то появляется риск того, что некоторые первичные документы могут отсутствовать или быть утеряны, будут приняты к учету (т.е. проверены и обработаны) несвоевременно, например в следующем отчетном периоде, а также риск приписок и прочих злоупотреблений.

Следовательно, на документацию, на которую нет графиков документооборота или если эти графики реально не работают, при проведении следующей процедуры аудитор должен обратить особое внимание.

         Документ в переводе с латинского означает свидетельство, доказательство, поэтому любая хозяйственная операция оформляется документом, который подтверждает факт ее свершения и делает бухгалтерскую запись юридически законной. Благодаря документу точно известно место, время, объект учета и ответственные лица. Документом в учете подтверждается законность и обоснованность всех текущих учетных записей.

        Под документооборотом в бухгалтерском учете понимают порядок и путь прохождения документов по всем инстанциям с момента их составления до сдачи в архив.

Движение первичных  документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, который составляется бухгалтером и утверждается руководителем предприятия.

         В графике документооборота устанавливается назначение первичных документов, порядок их оформления и сроки сдачи в архив. График документооборота может быть оформлен в виде схемы, графика или перечня работ, с указанием исполнителей и сроков движения документов. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, и сроки предоставления этих документов. Схема документооборота в ЗАО «СтройТехника» выглядит следующим образом:

• Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в ЗАО «СтройТехника» осуществляет главный бухгалтер.
• Первичные учетные документы в ЗАО «СтройТехника» составляться в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно после ее окончания;
• Все первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат передаче в архив. До передачи документов в архив они хранятся в бухгалтерии в специальных шкафах ;
• ЗАО «СтройТехника» соблюдает определенные правила и сроки хранения документов в архиве. Например, первичные и учетные документы хранятся в течение 5 лет, инвентаризационная документация, акты проведения ревизии — 3 года, бухгалтерские отчеты и балансы, квартальные балансы — 3 года, годовые — 10 лет, лицевые счета рабочих и служащих — 75 лет и т.д.;
• Документы принимаются к учету , если они правильно оформлены (имеют унифицированные, т. е. типовые формы) и содержат обязательные реквизиты;
• И уже на основе первичных документов составляются бухгалтерские проводки и формируется исходная информация.