Методики та практики інвентаризація на підприємствах України

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1.2. Орієнтована схема проведення інвентаризації

 

Інвентаризація проводиться як правило на перше число місяця. Це полегшує наступне порівняння її результатів  з показниками обліку. Якщо інвентаризація окремих цінностей не може бути закінчена  за один день, її можна починати до і закінчувати після першого числа, а дані інвентаризації коригувати станом на перше число.

Для проведення інвентаризаційної  роботи на підприємствах, розпорядчим  документом їх керівника створюються  постійно діючі інвентаризаційні комісії  у складі керівника структурних підрозділів, головного бухгалтера, які очолюються керівником підприємства або його заступником.

На підприємствах, де через великі обсяги робіт проведення інвентаризації не може бути забезпечено однією комісією, для безпосереднього проведення інвентаризації у місцях збереження та виробництва розпорядчим документом керівника підприємства створюються робочі інвентаризаційні комісії у складі інженера, технолога, механіка, виконавця робіт, товарознавця, економіста, бухгалтера та інших досвідчених працівників, які добре знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік.

Робочі інвентаризаційні комісії  очолюються представником керівника  підприємства, що призначив інвентаризацію. Забороняється призначати головою  робочої інвентаризаційної комісії у тих самих матеріально-відповідальних осіб, одного й того ж працівника два роки підряд.

Постійно діючі інвентаризаційні комісії:

1) проводять профілактичну роботу  щодо забезпечення, збереження цінностей,  заслуховують на своїх засіданнях  керівників структурних підрозділів з цього питання;

2) організовують проведення інвентаризацій  і здійснюють інструктаж членів  робочих інвентаризаційних комісій;

3) здійснюють контрольні перевірки  правильності проведення інвентаризації  товарно-матеріальних цінностей  у місцях збереження та переробки у між інвентаризаційний період. Основними завданнями перевірок і вибіркових інвентаризацій у між інвентаризаційний період є здійснення контролю за збереженням цінностей дотримання матеріально відповідальними особами правил їх зберігання і ведення первинного обліку;

4) перевіряють правильність визначення  інвентаризаційних різниць, обґрунтованість  пропозицій щодо заліків пересортиці  цінностей в усіх місцях їх  збереження;

5) при встановленні серйозних  порушень правил проведення інвентаризації та інших випадках проводять за дорученням керівника підприємства повторні суцільні інвентаризації;

6) розглядають письмові пояснення  осіб, які допустили нестачу чи  псування цінностей та інші  порушення, свої пропозиції щодо  регулювання виявлених нестач і втрат від псування цінностей, заліку внаслідок пересортиці відображають у протоколі. В протоколі мають бути наведені відомості про причини і винуватців нестач, втрат і лишків, вжиті заходи до винних осіб.

Робочі інвентаризаційні комісії:

1) здійснюють інвентаризацію майна, товарно-матеріальних цінностей, коштів, цінних паперів та інших грошових документів і незавершеного виробництва у місцях зберігання та виробництва;

2) разом з бухгалтерією підприємства  беруть участь у визначенні  результатів інвентаризації і розробляють пропозиції щодо заліку нестач і надлишків за пересортицею, а також списанню нестач у межах норм природного убутку;

3) вносять пропозиції з питань  упорядкування прийому, зберігання  і відпуску товарно-матеріальних  цінностей, поліпшення обліку та контролю за їх збереженням, а також реалізації непотрібних підприємству матеріальних цінностей і майна;

4) несуть відповідальність за  своєчасність і додержання порядку  проведення інвентаризації відповідно  до наказу керівника підприємства, за повноту і точність внесення до інвентаризаційних описів даних про фактичні залишки майна, матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, цінних паперів та заборгованості в розрахунках;

5) оформляють протокол із зазначенням  у ньому стану складського господарства, результатів інвентаризації і висновків щодо них, пропозицій про залік нестач та лишків за пересортицею, списанню нестач в межах норм природного убутку, а також понаднормових нестач і втрат від псування цінностей із зазначенням вжитих заходів щодо запобігання таких втрат і нестач.

Проведення інвентаризації активів  і зобов’язань складається з  наступних стадій: організаційна, підготовча, порівняльно-аналітична та результативна (підсумкова) стадії.

Процес здійснення будь-якої інвентаризації розпочинається з підготовки та видачі наказу на її проведення, що є внутрішнім документом і регламентує порядок проведення та об’єкти інвентаризації, оформлення необхідної документації.

До складу інвентаризаційної комісії  доцільно включати фахівців добре обізнаних в складській справі, інженерно-технічних працівників, здатних дати оцінку технічного стану засобів; економістів, бухгалтерів; спеціалістів з маркетингу. Комісію очолює керівник підприємства або його заступник.

Наказ вручається голові інвентаризаційної  комісії перед початком інвентаризації або від’їздом до місця її проведення. Разом з ним видається пломбіратор або інші технічні засоби.

Перед проведенням інвентаризації керівник збирає інвентаризаційну комісію  і проводить інструктаж з наступних  питань:

- ознайомлення з виданим наказом, метою, завданнями, способами інвентаризації;

- висвітлення загальних правил  і специфічних особливостей в  методиці інвентаризації певних  об’єктів;

- уточнення об’єктів, які підлягають  інвентаризації;

- забезпечення бланками описів, канцтоварами, вимірювальними приладами склад комісії;

- ознайомлення з правилами оформлення  інвентаризаційних описів;

- пояснення порядку прийняття  заходів у випадку необхідності  проведення повторної інвентаризації;

- висвітлення обов’язків, прав  і відповідальності кожного члена інвентаризаційної комісії.

До початку проведення інвентаризації матеріально відповідальні особи  в присутності комісії складають  звіт про останні проведені операції відображають їх у регістрах обліку і разом з описом документів під розписку здають до бухгалтерії. Це дозволяє розмежовувати документи, що відносяться до моменту проведення інвентаризації та після її проведення, що має важливе значення для правильного визначення облікових даних та виведення результатів інвентаризації. Складений матеріально відповідальною особою звіт та додані первинні документи детально перевіряють члени комісії.

Інвентаризація повинна проводитись  в присутності всіх членів комісії  та матеріально відповідальних осіб. При колективній матеріальній відповідальності – з обов’язковою участю бригадира.

В приміщенні, де проводиться інвентаризація, сторонні особи не допускаються. Інвентаризаційна комісія зобов’язана:

- опломбувати всі місця зберігання  активів, де є окремі чи додаткові  входи та виходи;

- припинити операції щодо руху майна на складі;

- отримати та перевірити звіти  матеріально відповідальних осіб  з доданими до них виправдовуючи  ми документами. Для цього матеріально  відповідальній особі пропонується  рознести в книгу складського  обліку всі прибуткові та видаткові документи, з виведенням залишків на момент інвентаризації;

- взяти у матеріально відповідальних  осіб розписку;

- організувати необхідну підготовку  майна до інвентаризації;

- перевірити правильність ваговимірювальних  приладів.

Інвентаризація повинна проводитись так, щоб все майно було відображене в інвентаризаційних описах так, щоб виключалася можливість пред’явлення одних і тих же активів повторно.

Інвентаризація матеріальних цінностей  проводиться за місцем зберігання та окремо за матеріально відповідальними особами. Матеріальні запаси при інвентаризації записуються за окремим найменуванням із зазначенням номенклатурного номера, виду, групи, сорту і кількості.

На виявлені при інвентаризації непридатні або зіпсовані матеріальні  цінності додатково складають акти, в яких вказуються причини, ступінь і характер псування матеріальних цінностей, а також винні особи, які допустили їх псування.

Тара вписується до опису за видами, цільовим призначенням і якісним  складом. Наявність матеріальних цінностей, що знаходяться в дорозі, підтверджуються розрахунковими документами постачальника, а товарів відвантажених копіями пред’явлених покупцями документів на відвантаження цінностей.

Матеріальні цінності, які належать іншим підприємствам і знаходяться  на відповідальному зберіганні, інвентаризують одночасно з власними цінностями. На них складають окремий інвентаризаційний опис, в якому роблять посилання на відповідні документи, що підтверджують прийняття таких цінностей на відповідальне зберігання.

При інвентаризації зобов’язань перевірці підлягають всі первинні документи, що містять інформацію про виникнення та погашення (списання) зобов’язань. Зокрема в ході проведення інвентаризації зобов’язань слід встановити терміни їх виникнення та частину заборгованості, за якою минув строк позовної давності.

При зберіганні однорідного майна  в декількох місцях (склади, комори) в період інвентаризації в одному з них доступ до інших повинен  бути заборонений. Перед тим, як опломбувати  окремі місця зберігання майна, матеріально  відповідальна особа повинна зачинити їх на ключ при цьому ключі залишаються у матеріально відповідальної особи.

Припинення операцій з надходження  та відпуску майна не повинно негативно  впливати на роботу підприємства. Через  це важливо правильно здійснити  розрахунок потреб необхідних запасів для виробничих потреб на час інвентаризації та попередньо видати його зі складу. У тих випадках, коли зробити це не можливо, як виняток допускається здійснення господарських операцій з руху майна в процесі інвентаризації. Відпуск майна здійснюється при обов’язковій участі інвентаризаційної комісії.

Перевірка вагового господарства є  обов’язковою процедурою підготовчої  стадії. Наявні ваговимірювальні прилади  повинні бути перевірені за терміном клеймування і точністю виміру, а результати такої перевірки оформлені актом.

Під час перерви в роботі комісії  ключ від місця зберігання знаходиться  в матеріально відповідальної особи, а печатка – у голови комісії.

Початок інвентаризації вважається час  пред’явлення матеріально відповідальною особою комісії всіх виправдовуючи документів складання звіту опечатування і отримування розписки про повноту пред’явлення документів.

Інвентаризаційні описи складаються  тільки на дату початку інвентаризації з подальшим коригуванням на цю ж  дату фактичної наявності того майна по якому відбувся рух в період інвентаризації.

Бланки інвентаризаційних описів видає бухгалтерія заповнення будь-яких реквізитів в описах до початку інвентаризації забороняється. Грубим порушенням порядку  проведення інвентаризації є видача на руки комісії описів в яких відображена наявність активів за даними бухгалтерського обліку.

Інвентаризаційні описи складаються  окремо:

1) по кожній матеріально відповідальній  особі;

2) кожному місцю зберігання майна;

3) окремо на майно, що надійшло в ході інвентаризації;

4) окремо на майно, що знаходиться  на відповідальному зберіганні;

5) окремо на майно, зіпсоване  і не придатне для використання  в процесі виробництва.

Описи повинні складатися акуратно, без помарок і підчисток, текст  і цифри слід писати чітко і  розбірливо.

В процесі заповнення інвентаризаційних  описів здійснюють взаємну звірку кожної сторінки опису і у випадку  виявлення розбіжностей по окремих  позиціях негайно здійснюють перерахунок  порівняння тих запасів, по яких виявилися  розбіжності з фактом.

Допущені помилки при заповненні описів і неточності виправляють у всіх екземплярах. Якщо помилки були виявлені працівниками бухгалтерії, то про їх виправлення повідомляють осіб, що допустили помилки. Працівники бухгалтерії також підписуються при виправленні.

В інвентаризаційних описах не дозволяється залишати незаповнені рядки. В останніх листках вони прокреслюються. Ціни повинні відповідати одиниці виміру майна.

При оформленні інвентаризаційного опису  кожна його сторінка нумерується. В  кінці сторінки цифрами і прописом виводиться підсумок натуральних одиниць, записаних на сторінці. Після закінчення записів вказується кількість заповнених рядків кожна сторінка та опис в цілому підписуються всіма учасниками інвентаризації. Кількість примірників інвентаризаційних описів повинна бути достатньою, щоб не виникало необхідності їх додаткового складання. Оформлені згідно вимог інвентаризаційні описи підписуються всіма членами інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальною особою, яка також дає розписку про те, що інвентаризація проведена правильно і претензій до інвентаризаційної комісії вона не має.

За наслідками проведеної інвентаризації інвентаризаційною комісією складається  протокол із зазначенням в ньому  стану складського господарства результатів інвентаризації і висновків щодо них пропозицій щодо заліку недостатків та лишків при пересортуванні списання недостач в межах норм природного убутку а також понаднормових недостач і втрат від псування запасів. Ревізор повинен ознайомитись зі змістом протоколу. Протокол інвентаризаційної комісії повинен бути розглянутий і затверджений керівником підприємства в 5-ти денний строк. За результатами проведеної інвентаризації видається наказ керівника підприємства, відповідно до якого приймається рішення щодо виявлених розбіжностей. Облікові дані узгоджуються згідно з фактичними. Якщо матеріально відповідальна особа не погоджується з недостачею, надані нею пояснення обов’язково вивчаються. В такому випадку необхідно провести повторну інвентаризацію.