Методики та практики інвентаризація на підприємствах України

На малоцінні швидкозношувальні  предмети, видані в індивідуальне  користування, допускається складання  групових інвентаризаційних описів із зазначенням осіб, яким надані такі предмети. А також, у процесі інвентаризації встановлюють правильність віднесення господарських засобів до групи малоцінних швидкозношувальних предметів.

До інвентаризаційної комісії  входять: голова комісії – завідуючий гуртожитком; члени комісії –  бухгалтер, майстер складу готової  продукції. На основі інвентаризаційних описів розглянемо приклад проведення інвентаризації малоцінних швидкозношувальних предметів, що знаходяться у різних матеріально-відповідальних осіб: майстра готової продукції – Ротар О.П; керівника виробництва – Гуски О.В; коменданта – Сербай П.Г; лікаря – Соколовської Н.А; головного механіка – Гульдіна В.Г; головного енергетика –Бербенюк В.М, Бублик А.В; вагаря – Гульдіна О.К; контрольного майстра – Ковбасюк Н.М; завідуючої їдальнею – Мунтьянова Л.О; майстра РБД – Кравець В.Х; майстра формування дільниці – Плохой В.С; механіка – Град В.В., та інвентаря.

Як і в попередніх досліджених  інвентаризаційних описах в даних  описах теж вказується інформація про  розписку, наказ № 93 від 22.11.2012 року, зняття фактичного залишку, що значиться на балансовому рахунку 22 "Малоцінні та швидкозношувальні предмети", станом на 01.12.2012 року.

Також, вказуються дані про наявність  товарно-матеріальних цінностей, із зазначенням  порядкового номеру, найменування, виду, сорту, групи товарно-матеріальних цінностей, номенклатурного коду, одиниці виміру, ціни, фактичної наявності, за даними бухгалтерського обліку. В кінці інвентаризаційного опису записується: всього, загальна кількість фактично (прописом), всього фактично за описом (прописом). Також вказується посада, підпис, прізвище, ім’я, по-батькові членів комісії та матеріально-відповідальної особи.

Один примірник інвентаризаційного опису залишається у матеріально-відповідальної особи, другий – передається у  бухгалтерію, де бухгалтер перевіряє  виявлені і відображені розбіжності в обліку, та результати інвентаризації. При виявлених розбіжностях фактичних даних з даними бухгалтерського обліку, бухгалтер ставить дату і підписується. В результаті проведеної інвентаризації малоцінних швидкозношувальних предметів по інвентаризаційних описах розбіжностей не виявлено, тобто фактичні дані дорівнюють бухгалтерським даним.

Таким чином, даний суб’єкт господарювання здійснює достовірний облік власних  матеріальних цінностей, що відповідає порядку проведення інвентаризації, згідно встановлених чинних законодавчих документів нашої держави.

2.4. Порядок проведення інвентаризації зобов’язань

Метою проведення інвентаризації зобов’язань  на підприємстві ВАТ "Ренійський цегельний завод" є встановлення правильності розрахунків за довгостроковими та поточними зобов’язаннями, обґрунтованості та реальності цих сум.

При інвентаризації об’єктом уваги  є кредиторська і дебіторська  заборгованість у розрахунках за неотфактуровані поставки, розрахунки по нестачах і збитках, із працівниками підприємства по заробітній платі, з підзвітними особами по претензіях та отриманих кредитах банків.

Кожен об’єкт інвентаризації має  вартісну оцінку, правильне визначення якої є однією з вимог дотримання принципу об’єктивності. Суми заборгованості за такими розрахунками обов’язково узгоджуються перед складанням річної фінансової звітності. Залишати їх в обліку неврегульованими не допускається. Специфіка проведення інвентаризації зобов’язань полягає в тому, що перевірка здійснюється за допомогою прийомів документального контролю:

• прийоми перевірки окремого документу: формальна перевірка; арифметична перевірка; нормативно-правова перевірка;
• прийоми перевірки декількох документів, що відображають одну і ту ж, або взаємно пов’язані операції: зустрічна перевірка; взаємний контроль;
• прийоми перевірки документів, що відображають рух однорідних цінностей: контрольне порівняння; відновлення кількісно-сумового обліку; хронологічна перевірка.

Зокрема, в ході проведення інвентаризації зобов’язань встановлюють терміни їх виникнення та частину заборгованості, за якою минув строк позовної давності. Суми, за якими минув строк позовної давності повинні бути списані з балансу, з відображенням у складі доходів.

В ході проведення інвентаризації потрібно:

1) оформити усім дебіторам та кредиторам підприємства та надіслати акти звірки заборгованості за надходженням із замовниками;

2) якщо це обумовлено договором,  вимагати від постачальників  надати розрахунково-платіжні документи,  за невідфактуровані поставки. Якщо, на підприємстві наявні невідфактуровані поставки, обов’язково необхідно з’ясувати їх причину. Постачальниками надаються відповідні документи або заявляється про відсутність заборгованості. Якщо, надання документів неможливе, постачальники повідомляють причини цього.

При інвентаризації розрахункових взаємовідносин з постачальниками і підрядниками інвентаризаційна комісія перевіряє правильність і повноту оприбуткування майна, що надійшло, випадки переплат і недоплат, помилково занесені суми за неотримане майно або отримане від інших підприємств. З цією метою ознайомлюються з договорами, порядком оплати та перевіряють фактичний стан розрахунків за виписками банків.

На практиці при перевірці розрахунків  застосовують прийом зустрічної перевірки  та здійснюється шляхом відправлення листа, або шляхом відрядження працівників бухгалтерії на підприємство, яке є дебітором.

Розглянемо процес інвентаризації зобов’язань на підприємстві "ВАТ  Ренійський цегельний завод".

В ході перевірки дане підприємство використовує прийоми документального контролю, які були перелічені на початку. До складу інвентаризаційної комісії входять: голова комісії - головний бухгалтер; члени комісії - заступник головного бухгалтера; начальник цеху. А також в процесі проведення інвентаризації "ВАТ Ренійський цегельний завод" використовує акт звірки взаємних розрахунків, як з дебіторами так і з кредиторами.

Детальніше розглянемо дані акти звірок взаємних розрахунків. Як видно з даних, то "ВАТ Ренійський цегельний завод", має заборгованість перед такими підприємствами як: ТзОВ "Ерзі" та ТзОВ "Компанія Газ – Ойл", за отриману сировину, послуги. При зустрічній перевірці суми, відображені в актах звірки, як по ВАТ "Ренійський цегельний завод" так і по ТзОВ "Ірзі" та ТзОВ "Компанія Газ-Ойл" є ідентичні. Отже, фактичні дані співпадають з бухгалтерськими даними.

Особливістю є те, що ТзОВ "Компанія Газ-Ойл" веде автоматизований бухгалтерський облік, і це дає змогу одразу побачити всі зміни, які відбулися по даному постачальнику за рік.

Так як на ВАТ "Ренійський цегельний завод" ручна журнально-ордерна форма обліку, вони також ретельно ведуть облік даних постачальників, і в процесі інвентаризації перевіряють всі первинні документи, що містять інформацію про виникнення та погашення (списання) зобов’язань.

Дані акти звірки є підписані та завірені печаткою, а отже показують, що ТзОВ "Ірзі" так і ТзОВ "Компанія Газ-Ойл" погоджуються з сумою заборгованості ВАТ "Ренійський цегельний завод". Тепер зупинимось на актах звірки взаємних розрахунків, які вказують на те, що у ВАТ "Ренійський цегельний завод" є дебіторська заборгованість з такими підприємствами, як: ТОВ "Боянівка Імпекс ЛТД", ТОВ ПБФ "Ріка" та ТзОВ "Будматеріали" за продану продукцію (цеглу, блок). Дані акти звірки є також підписані обома сторонами та завірені печаткою таким чином, що ВАТ "Ренійський цегельний завод" погоджується з сумами заборгованості підприємств ТОВ "Боянівка Імпекс ЛТД", ТОВ ПБФ "Ріка" та ТзОВ ТД "Будматеріали", а отже в процесі проведенні інвентаризації зобов’язань на підприємстві ВАТ "Ренійський цегельний завод", при наявності актів звірок взаємних розрахунків розбіжностей фактичних даних з даними бухгалтерського обліку зобов’язань не виявлено.

Це вказує на та, що в процесі  своєї діяльності ВАТ "Ренійський цегельний завод" веде ретельний і правильний облік сум зобов’язань, та дотримується принципу об’єктивності, що дає змогу достовірно визначити вартісну оцінку об’єкта зобов’язань в період проведення інвентаризації.

3. Проблеми та шляхи вдосконалення порядку проведення інвентаризації

3.1. Недоліки в організації та методиці проведення інвентаризації

В ході дослідження з’ясувалось, що питання методики проведення інвентаризації не має закінченого вигляду. Значні недоліки в практичній діяльності є  результатом невизначеності даних  питань в теоретичному аспекті. Майже ніхто з авторів комплексно не розглядав методику, способи, процедури та методичні прийоми інвентаризаційного процесу. На наш погляд, залежно від об’єктів інвентаризації методика проведення її суттєво змінюється, перевірка матеріальних цінностей і коштів здійснюється в натурі способом перерахунку, зважування та вимірювання, а коштів у розрахунках – взаємним звіренням сум з іншими підприємствами і окремими особами, які є платниками підприємства або одержувачами коштів від нього.

Як відомо, неякісне проведення інвентаризацій не забезпечує попередження нестач та розкрадань. У результаті більше половини цінностей і коштів підприємств можуть приховуватися. У практиці зустрічалися випадки, коли замість двох і більше членів комісії (не рахуючи матеріально відповідальних осіб) інвентаризація проводилася тільки однією особою або, навпаки, для інвентаризації формально призначається комісія у складі б - 8 чоловік, а фактично проводять її 1 - 2 члени комісії. Це сприяє приховуванню нестач, а іноді призводить до того, що окремі цінності записувалися в опис за даними книг або карток, зі слів матеріально відповідальних осіб, що сприяло припискам цінностей і прихованню нестач. Існують й інші випадки і способи приховування нестач. Наприклад, у процесі інвентаризації окремі матеріально відповідальні особи непомітно робили перестановку проінвентаризованих матеріальних цінностей у бік непроінвентаризованих. Для посилення контролю і попередження цих фактів приховування нестач і крадіжок цінностей інвентаризацію на об'єктах збереження варто проводити в порядку розташування цінностей на складі.

 Суттєвим недоліком методики  проведення інвентаризацій є  те, що окремі члени робочих  інвентаризаційних комісій не  контролюють при інвентаризації  наявність цінностей, необгрунтовано  довіряють перерахування (перемірювання, зважування) їх самим матеріально відповідальним особам і записують дані із їх слів. Інколи завідувачі складів переконують недосвідчених членів комісії, щоб замість грошей, які вони обіцяють здати в касу як виторг, комісія включила в опис різні матеріальні цінності. У зв'язку із цим інвентаризаційні комісії зобов'язані перевіряти сутність і вірогідність звітів матеріально відповідальної особи, зіставляти їх дані із журналами обліку виданих доручень, здійснювати оперативне звіряння з місцевими постачальниками для контролю своєчасності і правильності оприбуткування матеріальних цінностей, що надходять на підприємство до проведення інвентаризації.

Мають місце також факти приховування нестач шляхом укладання в період з попередньої до початку наступної інвентаризації недостовірних актів на списання бою і псування цінностей. У результаті необґрунтовано списують цінності в кількостях, що перевищують їх надходження, або допускають повторне списання раніше списаних, але ще не знищених цінностей. Для розкриття таких фактів приховування нестач варто здійснювати прийоми контрольно-вибіркового порівняння з метою перевірки вірогідності руху цих цінностей у період між інвентаризаціями.

Нерідко комісія при інвентаризації обмежується тільки підрахунком кількості місць тари, заповненої матеріалами. У свою чергу, це використовується матеріально відповідальними особами для того, щоб разом із заповненою цінностями тарою підрахувати і порожню (бочки, ящики тощо), яка обліковується комісією при інвентаризації як заповнена. З метою недопущення приховування нестач і розкрадань необхідно, щоб комісія при перерахуванні таких цінностей робила перестановку тари з одного місця на інше і здійснювала перевірку її вмісту. Це підсилить контроль з боку інвентаризаційних комісій і не дасть можливості матеріально відповідальним особам приховувати можливі нестачі. Вищезазначені питання актуальні тому, що на практиці в ряді випадків інвентаризаційні комісії не контролюють наявність цінностей, довіряють облік їх проводити матеріально відповідальним особам без ретельного контролю за цими операціями, що сприяє дописуванню в інвентаризаційних описах і перекручуванню результатів інвентаризації.

Особливо актуальними є питання  організації і методики проведення раптової інвентаризації цінностей на об'єктах, що пояснюється необхідністю посилення контролю за їх збереженням. Для цього необхідно при інвентаризацій на невеликих за обсягом виробництвах здійснювати суцільну інвентаризацію цінностей на всіх об'єктах.

Незважаючи на значну перевагу при повних інвентаризацій, здійснюваних у два-три прийоми, усе ж у цих умовах цілком не виключається можливість приховування нестач шляхом обміну безтоварних документів на внутрішнє перекидання матеріалів між об'єктами. Дослідження практики проведення інвентаризацій дає змогу зробити висновок про те, що майже в 10 випадках із 100 нестачі приховуються шляхом виписування перед початком інвентаризації безтоварних і безгрошових документів.

При збереженні цінностей у різних ізольованих приміщеннях у однієї матеріально відповідальної особи (бригади) інвентаризацію варто проводити послідовно за місцями збереження цінностей. Матеріальні цінності, що надійшли на склад під час інвентаризації, приймаються матеріально відповідальними особами в присутності членів інвентаризаційної комісії, заносяться до окремого опису й оприбутковуються за звітом після інвентаризації. З метою посилення контролю за правильністю внесення до опису матеріалів інветаризаційна комісія зобов'язана здійснювати після закінчення інвентаризацій контрольно-вибіркові перевірки інветаризаційних описів. Такі перевірки спрямовані на встановлення негативних явищ (включення до опису матеріалів без їх фактичного перерахування, неправильне складання розрахунків при визначенні ваги вагомістких цінностей або включення до основного опису тих цінностей, що надійшли в період інвентаризації тощо). Інвентаризаційний опис має певне значення для річної фінансової звітності. Виявляється це в тому, що попередньо складений Баланс на підставі рахунків бухгалтерського обліку в обов'язковому порядку підлягає зіставленню з інвентаризаційним описом.