Организация бухгалтерского учета кассовых операций и подотчетных сумм на примере ОАО «Астраханское стекловолокно»

По истечении установленного в организации срока для выдачи заработной платы и прочих выплат кассир обязан в конце платежной  ведомости указать итоговые выплаченные  и депонированные (подлежащие выплате, но не выплаченные, а принятые на хранение до востребования) суммы, произвести сверку с общим итогом, подписать ведомость  и записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму. Ведомость должна быть подписана кассиром, главным бухгалтером и руководителем организации. На общую сумму, которая будет выплачена по ведомости, оформляется расходный кассовый ордер. Номер расходного кассового ордера и дата составления указываются в ведомости. На депонированные суммы, сдаваемые в банк, составляют один общий расходный кассовый ордер. При сдаче денег на расчетный счет составляется заявление на взнос наличными. Для подтверждения приема банк выдаст квитанцию, которая прикладывается к расходному кассовому ордеру.

В аналогичном порядке  могут оформляться и разовые  выдачи денег на оплату труда (при  уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам  производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

Платежные ведомости регистрируются в специальном журнале (форма N Т-53а). Ведомости на выдачу зарплаты хранятся в организации в течение 75 лет. Журнал заводится на один календарный  год и хранится в организации 5 лет.

Все приходные и расходные  кассовые документы должны быть заполнены  ответственными за это лицами четко  и ясно чернилами, шариковой ручкой или на машинке (пишущей, вычислительной). Никаких подчисток, помарок или  исправлений, даже и оговоренных, в  этих документах не допускается.

Выдавать приходные и  расходные документы на руки лицам, вносящим или получающим деньги, не разрешается. Прием и выдача денег  по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Приходные и расходные  кассовые ордера или заменяющие их документы сразу после их исполнения подписываются кассиром, а приложенные  к ним документы погашаются штампом  или надписью «Оплачено» с указанием числа, месяца, года.

3) Журнал регистрации  приходных и расходных кассовых  документов (форма № КО-3). До передачи  в кассу кассовые ордера и  заменяющие их документы регистрируются  бухгалтером в журнале регистрации  приходных и расходных кассовых  документов (каждому присваивается  соответствующий номер). Расходные  кассовые ордера, оформленные на  платежных (расчетно-платежных) ведомостях  на выплату заработной платы  и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их исполнения.

4) Кассовая книга (форма  № КО-4). Сразу же после получения  или выдачи денег данные приходных  и расходных кассовых документов  записываются кассиром в кассовую  книгу, которая должна быть  пронумерована, прошнурована, опечатана  сургучной печатью, а количество  листов заверено подписями руководителя  предприятия и главного бухгалтера. Кассовая книга является регистром  аналитического учета к счету 50 «Касса».

На предприятии должна быть только одна книга, и записи в  ней ведутся кассиром в двух экземплярах  через копировальную бумагу чернилами  или шариковой ручкой. Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как  первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как  второй экземпляр. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в  кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом  кассира и до конца операций за день не отрываются.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки "Остаток на начало дня".

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег  на следующее число и передает в бухгалтерию отчет вместе с  приложенными к нему документами  под расписку на первом экземпляре кассовой книги.

На ОАО «АСВ» при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В машинограмме "Вкладной лист кассовой книги" последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения  машинограмм "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности  и удобства использования машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

Полученные бухгалтерией кассовые отчеты и документы обрабатываются. Каждая запись проверяется по существу, сверяется с первичным документом, после чего проставляется в отчете шифр корреспондирующего со счетом 50 «Касса»  синтетического счета и субсчета. Остаток денег на начало дня по отчету кассира бухгалтер сверяет  с остатком денег на конец дня, показанным в предыдущем отчете, и  проверяет правильность выведенных оборотов и остатка.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или  другом заменяющем его документе, в  оправдание остатка наличных денег  в кассе не принимается. Эта сумма  считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются  излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

Приходные и расходные  кассовые документы, журнал регистрации  приходных и расходных кассовых ордеров, а также кассовая книга  могут вестись как ручным, так  и автоматизированным способами. [23]

 

2.1.2. Синтетический  и аналитический учет кассовых  операций

В бухгалтерском учете  движение наличных денежных средств  и денежных документов учитывается  на активном счете 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы денег и денежных документов в кассе предприятия на начало и конец месяца; оборот по дебету – суммы и документы, поступившие в кассу, а по кредиту – выданные суммы и документы, т.е. счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации.

При ведении бухгалтерского учета в журнально-ордерной форме  кассовые операции, записываемые по кредиту  счета 50, отражаются в журнале-ордере №1. Обороты по дебету этого счета  записываются в соответствующих  журналах-ордерах и в ведомости  №1. Основанием для заполнения журнала-ордера №1 и ведомости №1 служат отчеты кассира. Способы обработки кассовых отчетов в бухгалтерии зависят  от количества кассовых операций в  день и от частоты сдачи отчетов. Если число операций невелико, то данные отчетов после группировки их по корреспондирующим счетам заносятся  в учетный регистр по счету 50 «Касса», а если в день выполняется 3-15 операций, то по этому счету открывается  оборотно-сальдовая ведомость. Если в день выполняется более 15 операций, причем по нескольку операций на один корреспондирующий счет, к отчету прикладываются расшифровки, в которых общим итогом показываются суммы поступивших и выданных средств по данному счету. Информация расшифровок заносится в оборотно-сальдовую ведомость донной строкой.

К счету 50 «Касса» могут  открываться при необходимости следующие субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы»;

50-4 «Касса в иностранной  валюте»;

50-5 «Касса филиала».

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в  кассе организации.

На субсчете 50-2 «Операционная  касса» учитываются средства, получаемые организацией при расчетах с населением, т.е. используется для учета денежных средств в кассах вокзалов, товарных контор и эксплуатационных участков отделений связи, остановочных пунктов, билетных и багажных кассах вокзалов, аэропортов, пристаней и т.д.

На субсчете 50-3 «Денежные  документы» учитываются находящиеся  в кассе организации денежные документы, ценные бумаги (оплаченные курортные путевки, оплаченные авиабилеты, почтовые марки, марки госпошлины, вексельные марки и др.), приобретенные на стороне.

Субсчет 50-4 «Касса в иностранной  валюте» предназначен для учета  кассовых операций в иностранной  валюте при осуществлении внешнеэкономической  деятельности, в том числе при  направлении работников в заграничные  командировки.

Субсчет 50-5 «Касса филиала» предназначен для учета кассовых операций обособленных филиалов и представительств, выделенных на отдельный баланс.

Счет 50 по дебету корреспондирует  с кредитом счетов: 90 «Продажи» - на поступившие в кассу наличные деньги за реализованную продукцию, работы и услуги; 51 «Расчетный счет» - на суммы, полученные из учреждений банка  на различные цели; 99 «Прибыли и убытки» - на излишки денег в кассе, выявленные инвентаризацией; 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на возвращенные ими в кассу  остатки неиспользованных подотчетных  сумм; 76 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» - на внесенные в кассу платежи в порядке погашения долгов; 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - на поступление денег за купленные товары в кредит, в счет погашения займов и рядом других счетов.

По кредиту счет 50 «Касса»  корреспондирует с дебетом счетов: 51 «Расчетный счет» - на внесенные в  банк наличные деньги; 69 «Расчеты по социальному  страхованию и обеспечению» - на выплаты из фонда социальной защиты; 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - на выданную наличными зарплату, премии; 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на выданные авансы в подотчет; 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - на выплаты наличными по исполнительным листам, депонентских сумм и т. д. [15]

Рассмотрю следующую ситуацию:

С расчетного счета  ОАО  «Астраханское стекловолокно» сняты  денежные средства в сумме 360 000 руб. для выплаты заработной платы. Не выданная в установленный срок зарплата в сумме 20 000 руб. возвращена в Банк на расчетный счет.

Операции оформляются  следующими бухгалтерскими проводками:

Д 50 К 51 – 360 000 руб. на сумму снятых с расчетного счета денежных средств для выплаты заработной платы.

Д 70 К 50 -340 000 руб. выплачена заработная плата работникам ОАО «АСВ»

Д 76 К 70- 20 000 руб. депонирована заработная плата

Д 51 К 50- 20 000 руб. денежные средства возвращены в Банк на расчетный счет

В кассах предприятий, как  правило, хранятся бланки документов строгой  отчетности: квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные  абонементы, талоны, билеты, бланки товаросопроводительных документов и т. п. Перечень документов, относящихся к бланкам строгой  отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются предприятием. Для их учета предназначен забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности». Аналитический учет их ведется по каждому виду бланков и местам хранения. [16]

Учет операций по специальным счетам в банках

Специальные счета открываются  банком для обособленного хранения части безналичных денежных средств клиента, предназначенных для конкретных целей. К счету 55 «Специальные счета в банках» могут быть открыты субсчета: 55-1 «Аккредитивы»; 55-2 «Чековые книжки»; 55-3 «Депозитные счета» и др.

На субсчете 55-1 «Аккредитивы» учитывается движение средств, находящихся в аккредитивах. Аккредитив представляет собой условное денежное обязательство банка, выдаваемое им по поручению клиента в пользу его контрагента по договору, согласно которому банк, открывший аккредитив (банк-эмитент), может произвести поставщику платеж или предоставить полномочия другому банку производить такие платежи при условии представления им документов, предусмотренных в аккредитиве, и выполнения других условий аккредитива. Предназначен для расчетов с одним получателем средств 
Плательщик представляет в обслуживающий банк заявление об открытии аккредитива, в котором по установленной форме содержатся обязательные реквизиты расчетных документов, а также указываются вид аккредитива; условия его оплаты (с акцептом или без акцепта); номер счета, открытый исполняющим банком, для зачисления средств по покрытому аккредитиву; срок действия аккредитива с указанием даты его закрытия; наименование продукции и услуг, для оплаты которых предназначен аккредитив, номер и дата основного договора, срок отгрузки товара и другие сведения. [10]

Если один из указанных  выше реквизитов отсутствует, то банк отказывает организации в открытии аккредитива.

В соответствии с Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации аккредитивы могут  быть покрытые (депонированные) и непокрытые (гарантированные), отзывные и безотзывные. Покрытые (депонированные) — аккредитивы, при открытии которых банк-эмитент  за счет средств плательщика перечисляет  сумму аккредитива (покрытие) с расчетного счета в распоряжение исполняющего банка поставщика на срок действия аккредитива При открытии непокрытого (гарантированного) аккредитива банк-эмитент предоставляет исполняющему банку право списывать средства с ведущегося у него корреспондентского счета в пределах суммы аккредитива Непокрытые (гарантированные) аккредитивы открываются только при наличии корреспондентских отношений между банком плательщика и банком поставщика.