Организация бухгалтерского учета кассовых операций и подотчетных сумм на примере ОАО «Астраханское стекловолокно»

Курс доллара США 19.07.2012 составлял 36,4267 руб./$

Курс доллара США 20.07.2012 составлял 36,0910 руб./$

В бухгалтерском учете  ОАО «Астраханское стекловолокно»  подлежат отражению следующие проводки (не рассматриваются курсовые разницы по переоценке задолженности подотчетного лица и расчеты с подотчетным лицом):

16.07.2012

Дебет 50-1-2 Кредит 52 17 278,90 руб. (500 долларов США по курсу 34,5578 руб./$) – с валютного счета в кассу  организации получена наличная валюта

Дебет 71 Кредит 50-1-2 17 278,90 руб. (500 долларов США по курсу 34,5578 руб./$) – наличная валюта из кассы выдана в подотчет сотруднику

19.07.2012

Дебет 50-1-2 Кредит 71 1 821,36 руб. (50 долларов США по курсу 34,4267руб./$) –  отражен возврат подотчетным  лицом остатка денежных средств, полученных ранее в подотчет

20.07.2012

Дебет 91 Кредит 50-1-2 16,81 руб. (50 долларов США х (34,4267 руб./$- 34,0910 руб./$)) – отражена курсовая разница от переоценки наличной валюты в кассе организации

Дебет 52 Кредит 50-1-2 1 804,55 руб. (50 долларов США по курсу 34,0910 руб./$) – наличная валюты из кассы внесена  на валютный счет организации

Банк начисляет и выплачивает  проценты по валютным счетам в тех  валютах, по которым имеет доходы от их размещения на международном  валютном рынке. По текущим валютным счетам процентная ставка определяется на основе ставок по однодневным депозитам  на международном валютном рынке (исчисляется  средняя ставка по видам валюты за истекший квартал и уменьшается на 1,5%). [18]

 

2.1.4. Инвентаризация кассы в ОАО «АСВ»

В сроки, установленные руководителем  организации, а также при смене  кассиров производится внезапная инвентаризация кассы с полным пересчетом наличных денежных средств и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток наличных денежных средств в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

Для производства ревизии  кассы приказом руководителя организации  назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи  или излишка ценностей в кассе  в акте указывается их сумма и  обстоятельства возникновения.

В условиях автоматизированного  ведения кассовой книги должна производиться  проверка правильности работы программных  средств обработки кассовых документов. [11]

Результаты такой инвентаризации отражаются в описях, составленных по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»:

- ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств»;

- ИНВ-16 «Инвентаризационная  опись ценных бумаг и бланков  документов строгой отчетности».

 

 

Рассмотрим подробнее порядок заполнения каждого документа.

Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма N ИНВ-15) применяется  для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денежных средств, марок, чеков (чековых  книжек) и других), находящихся в кассе организации.

Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах  и подписываются всеми членами  комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся  для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в  бухгалтерию организации, второй –  остается у материально ответственного лица.

При смене материально-ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй – материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий – в бухгалтерию. Во время инвентаризации операции по приему и выдаче наличных денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.

Не допускается проведение инвентаризации при неполном составе  инвентаризационной комиссии. Никаких  подчисток и помарок в описях не допускается. Исправления оговариваются  и подписываются членами комиссии и материально ответственным  лицом. Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой  отчетности (форма № ИНВ-16) применяется  для отражения результатов инвентаризации фактического наличия, ценных бумаг  и бланков документов строгой  отчетности и выявления количественных расхождений их с учетными данными.

Опись составляется в двух экземплярах, подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии и  материально ответственным(и) лицом(ами). Один экземпляр описи передается в бухгалтерию организации, второй – остается у материально ответственного(ых) лица (лиц), который(е) принимает(ют) ценные бумаги или бланки документов строгой отчетности на ответственное хранение.

Путем сопоставления фактических  и учетных остатков выявляется результат  инвентаризации: излишек или недостача.

В случае выявления недостачи  денежных средств записи производятся по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». По недостающим  денежным средствам и документам по дебету счета 94 отражается их фактическая  стоимость.

На сумму выявленной при  инвентаризации недостачи денежных средств и документов в учете  осуществляется запись:

Дебет 94 Кредит 50 Субсчета 1 или 3.

Если недостача денежных средств и документов допущена по вине материально-ответственного лица – кассира, то ее сумма списывается в учете проводкой:

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»  Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей».

Возмещение суммы недостачи  возможно из заработной платы кассира, что отражается следующей записью:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

При отсутствии конкретного  виновного лица сумма недостачи  денежных средств, ранее отраженная по дебету счета 94, включается в состав внереализационных расходов организации  и списывается корреспонденцией счетов:

Дебет91.2 «Прочие расходы» Кредит счет 94

Кроме «внутренних» проверок, проверку соблюдения организацией лимита остатка наличных денежных средств в кассе осуществляют должностные лица банка, обслуживающего эту организацию. Согласно пункту 9 Указа Президента от 23 мая 1994 г. № 1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей» коммерческие банки обязаны осуществлять проверки соблюдения предприятиями и организациями порядка ведения кассовых операций и условий работы с наличностью и предоставлять сведения налоговым органам о результатах таких проверок.

В ходе  проверки банк контролирует:

1) полноту оприходования денег, полученных с расчетного счета;

2) полноту сдачи денег в банк для зачисления на расчетный счет;

3) расходование наличных, поступивших в кассу, на цели, согласованные с банком;

4) соблюдение установленной предельной суммы расчетов наличными между юридическими лицами;

5) соблюдение на каждый день проверяемого периода установленного банком лимита остатка наличных денег в кассе;

6) ведение кассовой книги и других кассовых документов.

По результатам проверки банк оформляет справку.

В случае, когда проверкой  выявлены факты нарушений порядка  работы с наличностью, первый экземпляр справки направляется банком налоговому органу по месту учета предприятия.

Размеры финансовых санкций  за нарушение Порядка ведения  кассовых операций

определены в Указе  Президента РФ от 23.05.99 г. № 1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов  и иных

обязательных платежей».

Ответственность за несоблюдение (нарушение) кассовой дисциплины в соответствии с порядком ведения кассовых операций несут руководитель предприятия, главный бухгалтер и кассир. [25]

 

2.2. Организация учета подотчетных сумм в ОАО «Астраханское стекловолокно»

2.2.1. Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами по хозяйственным расходам

Список работников, имеющих  право получать деньги под отчет  на хозяйственные нужды, определяется приказом руководителя предприятия в начале года.

Выдача наличных денег  из касс производится по:

- расходному кассовому  ордеру формы КО-2, при разовых  выдачах наличных денег под  отчет на расходы, связанные  со служебными командировками  работников, и другие выдачи отдельным  лицам;

- платежной ведомости  с последующим проставлением  на ней реквизитов расходного  кассового ордера либо приложением  расходного кассового ордера  на общую сумму выплаченных  наличных денег по платежной  ведомости (ведомостям) без составления  расходного кассового ордера на каждого получателя при выдаче нескольким лицам наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи.

На титульном листе  платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличных денег  за подписями руководителя и главного бухгалтера юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя  или лиц, ими уполномоченных, с  указанием сроков выдачи и суммы  наличных денег прописью.

При выдаче наличных денег  по платежной ведомости получатели предъявляют документы, удостоверяющие или подтверждающие их личность, и  расписываются за получение денег  в соответствующей графе платежной  ведомости.

Выдача наличных денег  работникам может производиться  по удостоверению, выданному юридическим  лицом, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца удостоверения, подписи должностного лица и оттиска  печати юридического лица, выдавшего  удостоверение.

Платежная ведомость выписывается либо оформляется с помощью технических  средств с указанием по итогу  суммы наличных денег цифрами  и прописью.

В графе напротив фамилии, собственного имени, отчества получателя средств цифрами проставляется  сумма причитающихся к получению  наличных денег.

В соответствии с приказом руководителя подотчетные лица получают наличные деньги, выдаваемые на основании  оформленного расходно-кассового ордера (РКО).

Основными реквизитами расходно-кассового  ордера являются:

наименование организации;

номер документа и дата его составления;

сумма, подлежащая выдаче;

ФИО работника, которому необходимо выдать аванс;

документ, на основании которого оформляется данный РКО;

документ, удостоверяющий личность работника;

сумма прописью и подписи  руководителя, главного бухгалтера, подотчетного лица и кассира, выдавшего аванс.

Документами, подтверждающими  расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются:

кассовый ордер формы  КО-1, квитанция формы КВ-1, квитанция  формы 20-фс, другие приходные документы, утвержденные в соответствии с законодательством;

кассовый чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального  предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, идентификатор  кассира.

В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются кассовый чек и товарный чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального  предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, подписанные  лицом, непосредственно осуществившим  отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов.

В исключительных случаях  допускается использование личных денежных средств физических лиц, состоящих  в трудовых отношениях, в интересах  субъекта хозяйствования, предпринимателя  с применением наемного труда  на приобретение товарно-материальных ценностей, оказание услуг в пределах норм расчетов наличными денежными  средствами между субъектами хозяйствования, установленных обслуживающим учреждением банка.

Основным первичным документом, подтверждающим израсходованные суммы  и предназначенным для отчета подотчетных лиц по хозяйственным  или командировочным расходам, является авансовый отчет (типовая форма АО-1).

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре и является комбинированным первичным документом, поскольку, с одной стороны, в  нем обобщается информация об израсходованных  средствах, а с другой - он служит основанием для включения этих сумм в состав производственных затрат, издержек обращения или внереализационных расходов. Авансовый отчет составляется подотчетным лицом самостоятельно на основании документов, подтверждающих расходование сумм выданного ранее аванса. [12]

 

Учет командировочных  расходов

При направлении работника  в командировку необходимо оформить ряд документов, а именно:

1) служебное задание (форма  Т-10а);

2) приказ руководителя  организации о направлении сотрудника  в командировку (форма Т-9 или Т-9а);

3) командировочное удостоверение  (Т-10) при командировке на территории  РФ.

Указанные формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее Постановление Госкомстата  РФ № 1).

Работник по возвращении  из командировки обязан представить  работодателю в течение 3 рабочих  дней (п.26 Постановления № 749):