Организация бухгалтерского учета кассовых операций и подотчетных сумм на примере ОАО «Астраханское стекловолокно»

1) авансовый отчет об  израсходованных в связи с  командировкой суммах и произвести  окончательный расчет по выданному  ему перед отъездом в командировку  денежному авансу на командировочные  расходы. К авансовому отчету  прилагаются документы, подтверждающие  расходы, связанные с командировкой. 

2) отчет о выполненной  работе в командировке, согласованный  с руководителем структурного  подразделения работодателя, в письменной  форме.

Трудовое законодательство содержит императивные нормы о запрете  направлять в командировку беременных женщин (ст.259 ТК РФ), работников в возрасте до 18 лет (ст.268 ТК РФ), сотрудников, с  которыми заключен ученический договор (ст.203 ТК РФ). Кроме того, статья 259 ТК РФ содержит перечень лиц, направление в командировку которых возможно лишь с их письменного согласия.

Для целей бухгалтерского учета расходы, связанные со служебными командировками (как внутри страны, так и зарубежными) должны признаваться как расходы по обычным видам  деятельности. Такие расходы отражаются в бухгалтерском учете следующими записями:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, …) Кредит 71 - на сумму расходов,

Дебет 19 Кредит 71 - на сумму НДС, относящуюся к соответствующему расходу.

Расходы, связанные с отдыхом, развлечениями, мероприятиями культурно-просветительского  характера, понесенные работником во время  командировки, представляют собой внереализационные  расходы (п. 12 положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99), утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н) и должны отражаться следующим  образом:

Дебет 91 Кредит 71

Если работодатель не принимает  полностью (либо в какой-то части) расходы  работника, осуществленные во время  служебной командировки, то соответствующие  суммы работник должен вернуть:

или в кассу организации;

или на расчетный счет;

или организация удерживает соответствующие суммы из заработной платы работника.

В этом случае в бухгалтерском  учете должны быть сделаны записи:

Дебет 71 Кредит 50 (51) - если работник возвращает соответствующие суммы в кассу (на расчетный счет) организации;

Дебет 70 Кредит 71 - если работник согласен с удержанием из заработной платы.

Если командировочные  расходы понесены на территории иностранного государства и оплачены в иностранной  валюте, то курсовые разницы, связанные  с расчетами с командированным  сотрудником, отражаются в бухгалтерском  учете по дебету или кредиту счета 91 "Прочие доходы и расходы". [20]

Рассмотрю следующую ситуацию:

Из кассы ОАО «АСВ»  выдано работнику Васильевой Н.Н. на командировочные расходы 17 000 руб.. Согласно представленному работником по возвращении из командировки и утвержденному руководителем ОАО «Астраханское стекловолокно» авансовому отчету на командировочные расходы составили 15 800 руб., остаток в размере 1 200  руб. Васильева Н.Н. внесла в кассу.

Составлю следующие проводки:

Д 71 К 50-17 000 руб. выдано под отчет на командировочные расходы

Д 20 К 71-15 800 руб. сумма командировочных расходов принята к учету

Д 50 К 71- 1 200 руб. сумма возвращена Васильевой Н.Н. в кассу

При этом командировочные  расходы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу  иностранной валюты, установленному ЦБ РФ, на дату утверждения авансового отчета (согласно приложению к положению  по бухгалтерскому учету "Учет активов  и обязательств, стоимость которых  выражена в иностранной валюте" (ПБУ 3/2000), утв. приказом Минфина России от 10.01.2000 № 2н). [8]

 

2.2.2. Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения  информации о расчетах с работниками  по суммам, выданным им под отчет  на административно - хозяйственные  и операционные расходы.

На выданные под отчет  суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции  со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции  со счетами, на которых учитываются  затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости  от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные  сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и  потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под  отчет.

Любому сотруднику предприятия  может понадобиться произвести какие-либо расходы для нужд самого предприятия (съездить в командировку, купить какие-то материалы, оплатить мелкие ремонтные  работы и т.д.). Для подобных случаев  сотруднику выдают наличные деньги. Произведя  расходы, сотрудник должен отчитаться перед руководством предприятия, составив специальный отчет и приложить  к нему все оправдательные документы. Выдача денег под отчет оформляется  записью:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50 "Касса"

Подотчетные суммы списываются  на основе отчета подотчетного лица. При  этом счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется, а дебетуются счета 10 "Материалы" если были приобретены  какие-либо ценности и/или счета  затрат. В ряде случаев сотруднику могут быть выданы деньги для приобретения товаров. В этом случае, на основании  отчета составляется запись:

Дебет 41 "Товары" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

Неизрасходованные суммы  возвращаются в кассу или удерживаются из заработной платы.

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции  со счетами:

Дебет 50 "Касса" - на суммы, возвращенные в кассу;

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - на суммы, удержанные из зарплаты;

Дебет 94 "Недостачи и  потери от порчи ценностей" - если сотрудник не отчитался за выданные ему денежные средства;

Дебет 73.2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" - если недостача  будет удерживаться в течение  нескольких отчетных периодов;

Дебет 91.2 "Прочие расходы" - если недостачу нельзя возместить.

Мы рассмотрели варианты, когда счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" сначала дебетуется, а  потом выданные сотруднику деньги списываются, т.е. случаи, когда этот счет выступает  как активный. Но на практике достаточно часто этот счет может оказаться  пассивным. Достаточно сослаться на случаи, когда сотрудник ездит  в командировку, и расходы ему  возмещают после возвращения.

Ибо расходы возникают  не тогда, когда они оплачены, а  тогда, когда возникла необходимость  обязательство организации их оплатить (см. допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности, п.6 ПБУ 1/98). В этом случае счет 71 "Расчеты  с подотчетными лицами" становится пассивным. [22]

 

2.3.Применение автоматизированных бухгалтерских программ в учете кассовых операций

Руководителю российского  предприятия сегодня приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает  его постоянно держать под  контролем различные аспекты  финансово-хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом  количестве документов, содержащих разнородную  информацию. Грамотно обработанная и  систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

Если не брать во внимание умышленные противоправные действия, то все ошибки бухгалтерского учета  совершаются либо по небрежности (например, арифметические ошибки ), либо из-за незнания особенностей ведения бухгалтерского учета в России. Такие ошибки практически неизбежны при ручном учете или при использовании устаревших или нелегальных версий программных комплексов.

На ОАО «Астраханское  стекловолокно» применяется бухгалтерская  программа               1С: Бухгалтерия 8.2. Программа 1С: Бухгалтерия 8.2. является универсальной бухгалтерской  программой и предназначена для  ведения синтетического и аналитического учета по различным разделам.

Аналитический учет ведется  по объектам аналитического учета ( субконто) в натуральном и стоимостном выражениях.

Программа представляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

Кроме журнала операций программа  поддерживает несколько списков  справочной информации (справочников): план счетов; список видов объектов аналитического учета; списки объектов аналитического учета (субконто); констант и т.д.

На основании введенных  проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за год, квартал, месяц и за любой  период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться  по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется перерасчет).

После расчета итогов программа  формирует различные ведомости: сводные проводки, оборотно -сальдовую ведомость, оборотно -сальдовую ведомость по объектам аналитического учета; карточка счета; карточка счета по одному объекту аналитического учета; анализ счета (аналог Главной книги); анализ счета по датам; анализ счета по объектам аналитического учета; анализ объекта аналитического учета по всем счетам; карточка объекта аналитического учета по всем счетам; журнальный ордер.

В программе существует режим  формирования произвольных расчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском  языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки  и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме того данный режим используется для создания внутренних отчетов, для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.

Кроме того программа имеет  функции сохранения резервной копии  информации и режим сохранения в  архиве текстовых документов.

Работа пользователя, как  и в любой другой аналогичной  программе, начинается с настройки  плана счетов и ввода шаблонов новых типовых операций (помимо предусмотренных в базовом комплекте). Вместе с продуктом предлагается широкий перечень заполняемых форм первичных документов, но если пользователя не устраивает какой-либо документ, он может изменить его печатную форму и алгоритм заполнения. Пользуясь внутренним макроязыком, можно описать практически любой документ. Реализованные в базовом комплекте алгоритмы переоценки валюты и начисления амортизации требуют от пользователя строгого соблюдения правил отражения информации на счетах. [25]

 

2.4. Отражение движения  денежных средств в налоговом  учете и финансовой отчетности

ОАО «Астраханское стекловолокно» составляет бухгалтерскую отчетность, отражающую состав имущества и источники его формирования, включая имущество производств, хозяйств, иных структурных подразделений.

Минимальный объем финансовой информации о фирме содержат три документа: годовой баланс предприятия с данными за отчетный и предыдущий годы, отчет о прибылях и убытках и отчет о движении денежных средств.

Обобщенно наиболее важные показатели финансовых результатов  деятельности предприятия представлены в таблице «Отчет о прибылях и  убытках». Показатели финансовых результатов  характеризуют абсолютную эффективность  хозяйствования предприятия. Важнейшими среди них являются показатели прибыли, которая составляет основу экономического развития предприятия. Рост прибыли  создает финансовую базу для самофинансирования, расширенного производства, решение  проблем социальных и материальных потребности трудового коллектива. За счет прибыли выполняются также  часть обязательств предприятия перед бюджетом, банками и другими предприятиями и организациями. Таким образом, показатели прибыли становятся важнейшими для оценки производственной и финансовой деятельности предприятия. Они характеризуют степень его деловой активности и финансового благополучия. Конечный финансовый результат деятельности предприятия - это балансовая прибыль или убыток, который представляет собой сумму результата от реализации продукции (работ, услуг); результата от прочей реализации; сальдо доходов и расходов от внереализационных операций.

Отчетным годом для ОАО «АСВ» считается период с 1 января по 31 декабря включительно.

Организация представляет в  обязательном порядке годовую бухгалтерскую отчетность:

1. учредителям, участникам  юридического лица в соответствии  с учредительными документами;

2. государственной налоговой  инспекции (в одном экземпляре). Представление бухгалтерской отчетности  в другие адреса и с иной  периодичностью производится в  случаях, предусмотренных налоговым  и иным законодательством РФ  или учредительными документами.

ОАО «АСВ» представляет годовую бухгалтерскую отчетность не позднее 1 апреля следующего за отчетным года, а квартальную бухгалтерскую отчетность - не позднее 30 дней по окончании отчетного периода, если иное не предусмотрено законодательством РФ. В пределах указанных сроков конкретную дату представления бухгалтерской отчетности устанавливают участники (учредители) организации.

Бухгалтерскую отчетность подписывают руководитель и главный бухгалтер (бухгалтер) организации. В организации, где бухгалтерский учет ведется на договорных началах специализированной организацией или специалистом, бухгалтерскую отчетность подписывают руководитель этой организации и специалист, ведущий бухгалтерский учет.