Организация компьютерного учёта материалов

Рассмотрим следующую задачу.

Задача 16

На предприятии “ЭПОС” имеются следующие места хранения товарно – материальных ценностей:

        общий склад;

        склад материалов;

        склад готовой продукции;

        инструментальная кладовая.

Необходимо заполнить справочник “Места хранения ТМЦ”, введя в него указанную информацию.

Для реализации поставленной задачи необходимо обратиться к форме ввода информации в справочник “Места хранения”. Это можно сделать через меню: “Справочники – Места хранения ТМЦ”. На экране развернется окно с формой ввода информации, представленной в виде списка. Ввод новых элементов в данный список осуществляется обычным способом: через меню “Действия – Новый”, при помощи клавиши Insert.

Средства автоматизации ввода хозяйственных операций

Для автоматизации вода хозяйственных операций по приобретению материалов и МБП предусмотрены документы: "Поступление материалов" и "Поступление МБП".

Документ “ Поступление материалов”

Приобретение материалов за плату у поставщика является наиболее распространенным способом поступления материалов.
Для отражения в учете операций, связанных с оформлением поступления материалов, приобретенных за плату у поставщиков, предназначен документ “Поступление материалов”.

Рис.37 Форма заполнения документа "Поступление материала"

В шапке документа указывается номер приходного ордера, дата, поставщик, основание и склад, на который принимаются материалы.
Реквизит “Поставщик” заполняется выбором поставщика материалов из справочника “Контрагенты”. Если сведения о поставщике в справочнике отсутствуют, то нужно выбрать пункт “Новый” в меню “Действия” и заполнить форму элемента справочника.
В реквизите “Договор” следует указать реквизиты накладной и счета – фактуры поставщика, по которой получены материалы. Они вводятся в справочник “Договора”, который подчинен справочнику “Контрагенты”. В открывающемся списке указываются только те накладные и счета – фактуры, которые относятся к конкретному поставщику.
В реквизит “Склад” выбором из справочника “Места хранения” указывается склад, на который принимаются материалы.
Реквизит “Зачет аванса” определяет способ зачета аванса, выданного поставщику. Реквизит “Зачет аванса” принимает следующие значения:

        не зачитывать;

        без указания договора;

        только по договору (см. п. “Зачет авансов”).

В табличную часть документа переносится информация из накладной поставщика. Здесь указывается наименование материала, количество, цена за единицу, сумма, НДС и общая сумма.
Для заполнения табличной части используется справочник “Материалы”. Форма списка этого справочника выдается на экран при вводе в табличную часть новой строки (пункт “Новая строка” меню “Действия”). Если от поставщика поступают материалы, информация о которых в справочнике отсутствует, то новый материал нужно сначала описать, открыв форму элемента справочника “Материалы” (пункт “Новый” меню “Действия”), а после сохранения нового элемента выбрать его в форме списка, дважды щелкнув мышью.
Если указанные материалы уже поступали в организацию ранее, то для заполнения табличной части документа можно воспользоваться кнопкой “Подбор”, расположенной в нижней части формы ввода. При этом открывается справочник “Материалы”, в котором следует выбрать наименование материала и указать полученное количество.
Если в справочнике у поступающего материала заполнен реквизит “Цена”, то значение реквизита переносится в табличную часть. Если оно не совпадает с ценой, указанной в документе поставщика, в графе “Цена” табличной части следует указать цену поставщика.
В реквизите “НДС” указывается сумма НДС, подлежащая уплате поставщику по конкретному материалу. Она указывается в соответствии с документами поставщика.
При поступлении в организацию материалов оформляется приходный ордер.
При проведении документа автоматически формируются проводки по дебету одного из субсчетов счета 10 и дебету счета 19.3 (если сумма НДС больше нуля) и кредиту субсчета 60.1 “Расчеты с поставщиками в рублях” по соответствующим объектам аналитического учета.
Конкретный субсчет счета 10 в проводках определяется автоматически по значению реквизита “Вид материала” конкретного элемента справочника “Материалы”.
Если поставщику был перечислен аванс, то, в зависимости от значения реквизита “Зачет аванса”, дополнительно может формироваться проводка по дебету счета 60.1 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками в рублях” в корреспонденции с кредитом счета 61 “Авансы выданные” на сумму зачтенного аванса.

Учет дополнительных расходов по приобретению

Фактическая себестоимость материалов определяется исходя из затрат на их приобретение, включая оплату процентов за кредит, предоставленный поставщиком этих материалов, таможенные пошлины, расходы на транспортировку, хранение и доставку, осуществляемые силами сторонних организаций.
Для отражения в учете прочих затрат организации по приобретению материалов в Комплексной конфигурации предназначен документ “Дополнительные расходы на приобретение”. Этот документ можно вводить либо на основании документа “Приобретение материалов” из журнала “Учет Материалов”, либо из меню “Документы” главного меню программы выбором пункта “Расходы – Дополнительные расходы на приобретение”.
В реквизите “Документ поступления” указывается документ “Поступление материалов”, отражающий факт поступления в организацию материалов, приобретенного за плату у поставщика. При вводе на основании этот реквизит заполняется автоматически, а при непосредственном вызове документа по отражению дополнительных расходов из главного меню – выбирается из списка документов.
В табличной части формы документа указываются фактические дополнительные расходы в данные материалы (кроме сумм, уплачиваемых поставщику). В графе “Наименование затрат” указывается статья дополнительных затрат, в графе “Корр. Счет” выбором из плана счетов – счет по кредиту и признаки аналитического учета. В графе “Сумма” табличной части указывается стоимость затрат, а в графе “в том числе НДС” – сумма НДС.
В форме документа имеется флажок “НДС не включается в первоначальную стоимость”. Если он установлен, то сумма НДС, указанная в документе, не включается в стоимость ОС.
Введенный документ “Дополнительные расходы на приобретение” помещается в журнал “Прочие” (меню “Документы” главного меню программы, пункт “Прочие документы – Журнал прочих документов”).
При проведении автоматически формируются проводки по дебету тех же счетов, которые были выбраны в документе – основании, в корреспонденции со счетом, указанным в табличной части документа в графе “Корр. счет”.

Документ “Поступление МБП”

Приобретение МБП за плату у поставщика является наиболее распространенным способом поступления МБП.
Для отражения в учете операций, связанных с оформлением поступления МБП, приобретенных за плату у поставщиков, предназначен документ “Поступление МБП”.

Рис.38 Заполнение формы документа "Поступление МБП"

В шапке документа указывается номер приходного ордера, дата, поставщик, основание и склад, на который принимаются МБП.
Реквизит “Поставщик” заполняется выбором поставщика МБП из справочника “Контрагенты”. Если сведения о поставщике в справочнике отсутствуют, то нужно выбрать пункт “Новый” в меню “Действия” и заполнить форму элемента справочника.
В реквизите “Договор” следует указать реквизиты накладной и счета – фактуры поставщика, по которой получены МБП. Они вводятся в справочник “Договора”, который подчинен справочнику “Контрагенты”. В открывающемся списке указываются только те накладные и счета – фактуры, которые относятся к конкретному поставщику.
В табличную часть документа переносится информация из накладной поставщика. Здесь указывается наименование МБП, количество, цена за единицу, сумма, НДС и общая сумма.
Для учета налога с продаж следует установить флажок “Учитывать НП”, при этом в документе автоматически устанавливается основная ставка налога с продаж. Для изменения ставки налога следует нажать кнопку выбора и выбрать другое значение.
Реквизит “Зачет аванса” управляет формированием проводок по зачету выплаченного поставщику аванса.
Реквизит “Зачет аванса” определяет способ зачета аванса, выданного поставщику. Реквизит “Зачет аванса” принимает следующие значения:

        не зачитывать;

        без указания договора;

        только по договору (см. п. “Зачет авансов”).

Для заполнения табличной части используется справочник “МБП”. Форма списка этого справочника выдается на экран при вводе в табличную часть новой строки (пункт “Новая строка” меню “Действия”). Если от поставщика поступают МБП, информация о которых в справочнике отсутствует, то новые МБП нужно сначала описать, открыв форму элемента справочника “МБП” (пункт “Новый” меню “Действия”), а после сохранения нового элемента выбрать его в форме списка, дважды щелкнув мышью.
Если указанные МБП уже поступали в организацию ранее, то для заполнения табличной части документа можно воспользоваться кнопкой “Подбор”, расположенной в нижней части формы ввода. При этом открывается справочник “МБП”, в котором следует выбрать наименование МБП и указать полученное количество.
Если в справочнике у поступающего МБП заполнен реквизит “Цена”, то значение реквизита переносится в табличную часть. Если оно не совпадает с ценой, указанной в документе поставщика, в графе “Цена” табличной части следует указать цену поставщика.
В реквизите “НДС” указывается сумма НДС, подлежащая уплате поставщику по конкретному МБП. Она указывается в соответствии с документами поставщика.
Если установлен флажок “Учитывать налог с продаж”, в табличной части появляется колонка “НП”, в которой записывается сумма налога с продаж, рассчитанная по указанной ставке.
Значение графы “Всего” подсчитывается автоматически по формуле (Количество*Цена) +НДС+НП.
При поступлении в организацию МБП оформляется приходный ордер.
При проведении документа автоматически формируются проводки по дебету субсчета 12.1 “МБП в запасе” и дебету счета 19.4 “НДС по приобретенным МБП” (если сумма НДС больше нуля) и кредиту субсчета 60.1 “Расчеты с поставщиками в рублях” по соответствующим объектам аналитического учета.
Если поставщику был перечислен аванс, то, в зависимости от значения реквизита “Зачет аванса”, дополнительно может формироваться проводка по дебету счета 60.1 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками в рублях” в корреспонденции с кредитом счета 61 “Авансы выданные” на сумму зачтенного аванса.

Учет дополнительных расходов по приобретению

Фактическая себестоимость МБП определяется исходя из затрат на их приобретение, включая оплату процентов за кредит, предоставленный поставщиком этих предметов, таможенные пошлины, расходы на транспортировку, хранение и доставку, осуществляемые силами сторонних организаций.
Для отражения в учете прочих затрат организации по приобретению МБП в Комплексной конфигурации предназначен документ “Дополнительные расходы на приобретение”. Этот документ можно вводить либо на основании документа “Приобретение МБП” из журнала “Учет МБП”, либо из меню “Документы” главного меню программы выбором пункта “Расходы – Дополнительные расходы на приобретение”.
В реквизите “Документ поступления” указывается документ “Поступление МБП”, отражающий факт поступления в организацию МБП, приобретенного за плату у поставщика. При вводе на основании этот реквизит заполняется автоматически, а при непосредственном вызове документа по отражению дополнительных расходов из главного меню – выбирается из списка документов.
В табличной части формы документа указываются фактические дополнительные расходы в данные материалы (кроме сумм, уплачиваемых поставщику). В графе “Наименование затрат” указывается статья дополнительных затрат, в графе “Корр. Счет” выбором из плана счетов – счет по кредиту и признаки аналитического учета. В графе “Сумма” табличной части указывается стоимость затрат, а в графе “в том числе НДС” – сумма НДС.
В форме документа имеется флажок “НДС не включается в первоначальную стоимость”. Если он установлен, то сумма НДС, указанная в документе, не включается в стоимость ОС.
Введенный документ “Дополнительные расходы на приобретение” помещается в журнал “Прочие” (меню “Документы” главного меню программы, пункт “Прочие документы – Журнал прочих документов”).
При проведении автоматически формируются проводки по дебету тех же счетов, которые были выбраны в документе – основании, в корреспонденции со счетом, указанным в табличной части документа в графе “Корр. счет”.

2 Ввод и документальное оформление операций по приобретению материалов от поставщиков

При поступлении материалов на склад, кладовщик проверяет комплектность поставки, ее соответствие документам поставщика, и при отсутствии отклонений составляет приходный ордер (форма № М4). Для сокращения количества первичных документов разрешается оформление поступивших товарно-материальных ценностей без использования приходных ордеров. При полном соответствии количества и качества поступившего груза сопроводительным документам разрешается непосредственно на документах поставщика проставлять и заполнять специальный штамп, содержащий основные реквизиты приходного ордера. Приходные документы передаются в бухгалтерию.

На основании приходных документов в бухгалтерии факт поступления материалов отражается проводками, схематично показанными на рисунке 3.

Рисунок 3. Схема бухгалтерских проводок по приобретению МПЗ

Первая проводка отражает факт оплаты поставщику материалов. Данная операция вводится по факту перечисления денежных средств на счет поставщика на основании выписки банка. Она может как предшествовать операции поступления материальных ценностей, так и вводиться после нее. Данные операции относятся к банковским. Для их ввода в типовой конфигурации предусмотрен документ "Банковская выписка", который был рассмотрен в главе 9 "Кассовые и банковские операции".

Вторая операция - "Поступление" отражается двумя проводками. Первая проводка списывает стоимость фактически поступивших материалов без НДС с кредита счета 60 в дебет счета учета материальных ценностей. Вторая проводка списывает сумму НДС с кредита счета 60 в дебет субсчета 3 счета 19.

Кроме того, если ранее поставщику была сделана предоплата, то возможен ввод третьей проводки по зачету суммы предоплаты в размере стоимости поступивших МПЗ.

Задача 2

29.07.2008 на инструментальный склад 000 "ЭПОС" от поставщика "завод Фрезер" поступили инструменты в сопровождении товарно-транспортной накладной № 1236 от 29.07.08 и счета № 231/37 от 23.07.2008, где указано (таблица 2.1):

Таблица 2.1- Данные товарно-транспортной накладной

При приемке инструмента количественных и качественных расхождений не выявлено. На складе составлен приходный ордер № 1, в нем отражена следующая информация (таблица 2.2).

Таблица 2.2- Данные приходного ордера №1