Организация компьютерного учёта материалов

Переключатель «Расчеты» может устанавливаться в положение «в рублях»и «в валюте», соответственно определяя вид расчетов за оказанные услуги - в базовой валюте Российской Федерации или в иностранной валюте.

В шапке документа присутствует переключатель, который позволяет отразить факт поступления (или не поступления) счета-фактуры от поставщика на выполненные услуги. Данный выбор будет влиять на порядок формирования проводок по НДС.

Выбор варианта «Счет-фактура поставщиком не предъявлен» приведет к тому, что проводка по НДС документом формироваться не будет.

При выборе варианта «Дата и номер счета-фактуры» расположенное рядом поле станет доступным для редактирования. В него потребуется ввести реквизиты счета-фактуры поставщика. В этом случае помимо проводок по учету затрат на приобретение материалов будет сформирована проводка по НДС.

Реквизит «Зачет аванса», аналогично тому, как это было в приходных документах, управляет формированием проводок по зачету выплаченного поставщику аванса. Реквизит «Зачет аванса» может принимать следующие значения: не зачитывать; только по договору; без указания договора.

В реквизите «Налоги» выбором из выпадающего списка можно указать требуемый вариант расчета налогов, который задает ставки НДС, и порядок включения сумм этих налогов в сумму документа. Вариант расчета налогов выбирается из справочника «Варианты расчета налогов» в зависимости оттого, как соответствующие суммы указаны в сопроводительных документах поставщика.

В табличной части формы документа указываются фактические дополнительные расходы по приобретению (заготовлению) материалов, указанные в документе-основании (кроме сумм, уплачиваемых поставщику). В графе «Наименование услуг» указывается наименование дополнительных затрат, в графе "Сумма" указывается стоимость произведенных затрат, в графе "Сумма НДС" — сумма налога на добавленную стоимость, а в графе "Сумма НП" - сумма налога с продаж.

Рисунок 11- Ввод и распределение транспортно-заготовительных расходов при помощи документа "Услуги сторонних организаций"

При проведении документа автоматически формируются проводки по дебету тех же субсчетов, которые были выбраны в документе-основании, в корреспонденции со счетом 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Если в табличной части документа-основания были указаны несколько материалов, то дополнительные расходы распределяются между отдельными материалами пропорционально их стоимости.

6 Ввод и документальное оформление операций по отпуску материалов в производство, на общепроизводственные и общехозяйственные нужды

1. Ввод кассовых операций по получению наличных с расчетного счета, выдачи наличных подотчетному лицу, возврат неиспользованной суммы в кассу предприятия осуществляется при помощи документов "Приходный кассовый ордер" и "Расходный кассовый ордер", входящих в состав типовой конфигурации.

2. Операция оприходования материальных ценностей, приобретенных в розничной торговле, имеет некоторые особенности по сравнению с аналогичной операцией по приобретению МПЗ у производителя или в оптовой торговле.

Особенность операции состоит в отсутствии проводки по НДС, поскольку при покупке МПЗ в розничной торговле не производится выделение НДС из стоимости материальных ценностей. Таким образом, в этом случае может быть использован вариант организации компьютерного учета с использованием документа "Авансовый отчет" без промежуточного счета для расчетов с поставщиками. Рассмотрим реализацию данного варианта компьютерного учета на конкретном примере хозяйственной деятельности.

Задача 7

25.07.2008 водителем-экспедитором транспортного отдела Крохиным Д.Ю. в кассе предприятия по расходному кассовому ордеру № 3 получены под отчет наличные в размере 300,00 руб. на приобретение канцтоваров на предприятиях розничной торговли,

25.07.2008 в магазине "Луч" Крохиным Д.Ю., за наличные приобретены материальные ценности, В товарном чеке отражена следующая информация (таблица 6.1).

Таблица 6.1- товарный чек

25.07.2008 Приобретенные материальные ценности в полном объеме доставлены на общий склад, где приняты кладовщиком и оприходованы приходным ордером.

25.07.2008 в бухгалтерию предприятия Крохиным Д.Ю. представлен авансовый отчет с приложением приходного складского ордера и оправдательных документов. Отчет утвержден в сумме 256 руб. 40 коп.

Не будем останавливаться на вопросе использования документа "Расходный кассовый ордер" для отражения в учете факта выдачи из кассы подотчетной суммы сотруднику предприятия, поскольку он уже неоднократно рассматривался в данном пособии.

Использование документа "Авансовый отчет"

Использование документа "Авансовый отчет" будет иметь некоторые особенности по сравнению с порядком его применения для решения предыдущей задачи. В связи с этим, основной акцент будет сделан на те новшества в использовании документа, которые диктуются условием задачи.

Рассмотрим заполнение лицевой стороны документа (рисунок 12). В процессе ее заполнении бухгалтер имеет возможность выяснить итог взаиморасчетов с подотчетным лицом, не прибегая к стандартным отчетам. Для этого достаточно после заполнения поля «Сотрудник» нажать экранную кнопку «Показать». В поле, расположенном выше этой кнопки, отобразится сумма остатка или перерасхода по предыдущим авансам. В нашем примере эта сумма равна 46 руб. 74 коп. Именно таким был итог взаиморасчетов по предыдущему авансу.

Рисунок 12 - Использование документа "Авансовый отчет" для выдачи нового аванса сотруднику

Оборотная сторона авансового отчета (рисунок 13) заполняется сведениями из документов по приобретению материальных ценностей в розничной торговле. В графе «Сумма» для каждой номенклатурной единицы указывается стоимость, включающая все налоги. Графу "НДС" необходимо пропустить не заполняя.

Рис. 13. Заполнение оборотной стороны авансового отчета.

Приобретенные материалы относятся к категории прочих материалов, они характеризуются широкой номенклатурой и малой стоимостью, составляющей незначительную часть от стоимости материальных запасов предприятия. В этой связи, допускается вести учет на одном аналитическом счете группы материалов, не детализируя его до конкретной номенклатурной единицы.

7 Обобщение учётных данных и получение результатной информации. Назначение, порядок формирования и использования стандартных отчётов

Рассмотрим, какие операции выполняются в компьютерном учете при утверждении авансового отчета сотрудника, истратившего подотчетную сумму на приобретение материальных ценностей. Для этого продолжим рассмотрение примера хозяйственной деятельности словного предприятия.

Задача 8

23.07.2008 в бухгалтерию предприятия Крохиным Д.Ю. представлен авансовый отчет № 1 в сопровождении приходного складского ордера и оправдательных документов. Отчет утвержден в сумме 3018 руб. 00 коп.

Необходимо отразить указанные факты хозяйственной деятельности в компьютерном учете.

В бухгалтерии предприятия подотчетным лицом заполняется авансовый отчет об использовании подотчетной суммы. Типовая конфигурация предоставляет возможность сформировать данный документ непосредственно на компьютере, сохранить его в базе данных, а также сформировать все необходимые проводки. Причем проводки могут быть сформированы для двух ранее рассмотренных вариантов учета: непосредственно в дебет счета 10 и кредит счета 71, либо в дебет счета 60 и кредит счета 71.

Для реализации поставленной задачи потребуется реализовать второй вариант учета, поскольку оприходование материалов было осуществлено при помощи документа "Приход материалов", который сформировал проводки в дебет счета 10 и кредит счета 60. Теперь, при утверждении авансового отчета, необходимо отразить расходование подотчетной суммы на погашение задолженности перед поставщиком за поставленные материальные ценности.

Воспользуемся документом типовой конфигурации "Авансовый отчет" для решения задачи. Компьютерный документ, как и его бумажный аналог, имеет две стороны - лицевую и оборотную, которые доступны посредством соответствующих закладок. Пример заполнения лицевой стороны документа в соответствии с условием задачи показан на рисунке 14.

Дадим некоторые комментарии по заполнению данной экранной формы.

Прежде всего, нужно установить тип авансового отчета - "рублевый". В соответствии этому суммы выдаваемых средств и суммы расходов будут учитываться в рублях.

Реквизит "Сотрудник" заполняется выбором из справочника "Сотрудники", в нашем примере - Крохин Д.Ю. В реквизите "Наименование аванса" указывается, на какие цели был выдан аванс.

Рисунок 14 - Заполнение лицевой стороны документа "Авансовый отчет"

Ниже указывается сумма выданного аванса, количество приложенных к авансовому отчету оправдательных документов. Если расчеты с сотрудником по предыдущему авансовому отчету полностью не завершены, то указывается сумма задолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчету. Ее можно ввести вручную или с помощью кнопки «Показать». Во втором случае в документе будет показано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

Закладка «Оборотная сторона» окна диалога, показанная на рисунке 15, позволяет ввести в табличную часть документа данные о выполненных расходах.

В ней указывается следующая информация. В графы «Дата С...» и «по...» вводится дата или интервал дат совершения расходов;

В графе «Порядковый № документа» указываются порядковые номера, проставленные бухгалтером на оправдательных документах.

Рисунок 15 - Заполнение оборотной стороны авансового отчета

В графу «Кор.с» вводится счет, корреспондирующий по дебету со счетом 71. Для решения поставленной задачи следует выбрать счет 60.1.

Далее следуют три графы «Субконто1-3» в них вводятся объекты аналитического учета, соответствующие выбранному корреспондирующему счету.

Здесь следует отметить, что хотя на счете 60.1 учет ведется по двум видам субконто «Контрагенты» и «Договоры», при заполнении граф «Субконто1-3» выбрано значение только одного первого субконто. Субконто договоры пропущено при вводе. Это объясняется тем, что расчеты сданными организациями не ведутся в разрезе договоров, вследствие чего значение субконто 2 остается пустым.

В графу «Сумма» вводится общая сумма расходов на указанные цели согласно представленным оправдательным документам или по расчету. В том случае, когда указанные расходы оплачены с учетом налога на добавленную стоимость, возмещаемого в установленном порядке из бюджета, то ниже следует указать сумму НДС. В графу «Кому, за что и по какому документу» вводится текст, раскрывающий назначение расходов. Для печати авансового отчета в форме документа следует нажать кнопку «Печать». Авансовый отчет можно напечатать на одной стороне листа целиком, для этого в закладке «Оборотная сторона» следует отключить флажок «Печатать оборотную сторону с новой страницы». Печатная форма документа, сформированная программой, приведена на рисунке 16. В отчете по использованию аванса программой может быть выявлено недоиспользование или перерасход подотчетной суммы. Информация об этом указывается в соответствующих графах печатной формы документа.