Организация компьютерного учёта материалов

В ведомости "Анализ субконто", сформированной по субконто вида "Договоры" - "Счет № 31 от 23.07.2008", можно видеть, что по данному расчетному документу имеется дебетовое сальдо на счете 60.2 "Расчеты по авансам выданным (в рублях)" в сумме 384.00 руб. Этот остаток свидетельствует о том, что произведенная поставка материалов по счету № 31 полностью не покрыла ранее выполненную по нему оплату. Причем, наличие акта № 1 свидетельствует о том, что был зафиксирован факт недостачи материалов именно на эту сумму.

5 Ввод и документальное оформление операций по формированию фактической себестоимости материалов

Согласно ПБУ 5/98 себестоимость приобретенных материалов складывается не только из их покупной стоимости. В нее также включаются дополнительные расходы, такие как, оплата процентов за кредит, предоставленный поставщиком этих материалов, комиссионные вознаграждения (стоимость услуг) снабженческим, внешнеэкономическим и иным организациям, таможенные пошлины, расходы на транспортировку, хранение и доставку, осуществляемые силами сторонних организаций.

Возможны два варианта учета транспортно-заготовительных расходов (ТЗР).

При первом варианте транспортно-заготовительные расходы непосредственно в момент оприходования относятся на себестоимость поступивших МПЗ, пропорционально некоторому показателю (стоимости, объему, весу).

При втором варианте транспортно-заготовительные расходы в течение отчетного периода учитываются обособленно по видам (группам) материалов на тех же счетах и субсчетах. Ежемесячно бухгалтерия предприятия рассчитывает сумму и процент транспортно-заготовительных расходов ко всему объему материальных ценностей данного вида, которыми располагает предприятие. В конце месяца суммы ТЗР списываются на те же счета производственных затрат, на которые производилось списание МПЗ, пропорционально стоимости переданных в производство МПЗ. Несписанная часть ТЗР переходит в качестве начального сальдо на следующий отчетный период.

В компьютерной бухгалтерии настройки типовой конфигурации не предусматривают возможность обособленного учета ТЗР. В связи с этим в рассматриваемом варианте типовой конфигурации целесообразно ориентироваться на первый вариант учета транспортно-заготовительных расходов.

Для отражения факта поступления МПЗ предусмотрены документ "Поступление материалов" и др., которые позволяют учитывать приход каждой единицы материальных ценностей в стоимостном и натуральном выражении. Эти документы можно использовать и в случаях, когда в счет на поставку материалов включена сумма ТЗР. Однако при использовании данных документов в указанных обстоятельствах надо учитывать следующие факторы:

• в документе типовой конфигурации "Поступление материалов" не предусмотрено специальных полей (реквизитов) для ввода ТЗР, поэтому суммы ТЗР вводятся при помощи вспомогательного документа "Услуги сторонних организаций";

• часто в одном документе отражается приход нескольких материалов, что приводит к необходимости определения доли ТЗР, относящейся к каждому материалу (предмету), согласно некоторой пропорции. Документ "Услуги сторонних организаций" обеспечивает распределение суммы ТЗР пропорционально стоимости приобретенных материалов (предметов). Если требуется использование иных методов пропорционального распределения (например, по объему, весу и т.п.), то для этого понадобится выполнить соответствующие расчеты вручную или создать типовую операцию.

Рассмотрим реализацию ввода документа по приходу материалов при наличии ТЗР на следующем примере.

Задача 6

13.08.2008 на склад материалов № 2 от поставщика "НПО Боровик" поступили материалы в сопровождении товарно-транспортной накладной и счета № 37 от 12.08.2008 (счет не оплачен, срок оплаты счета до 15.08.2008) (таблица 5.1).

Таблица 5.1 – Данные счета №37

При приемке материалов количественных и качественных расхождений не обнаружено. На складе составлен приходный ордер № 7 от 12.08.2008 (таблица 5.2).

Таблица 5.2 – Приходный ордер №7

Документы переданы в бухгалтерию. Необходимо отразить приход материалов и ТЗР в компьютерном учете, при условии, что согласно учетной политике предприятия транспортно-заготовительные расходы включаются в себестоимость приобретенных материалов.

15.08.08 на предприятие поступил счет-фактура 84777 от 15.08.08 от поставщика НПО "Боровик", в который включены МПЗ и ТЗР. Для реализации поставленной задачи потребуется выполнить следующие действия.

1. Ввести документ "Поступление материалов", в котором отразить факт поступления материалов на склад по покупной стоимости.

2. Ввести документ "Услуги сторонних организаций", в котором указать сумму ТЗР, приходящуюся на поставку материалов, оприходованных предыдущим документом.

Порядок ввода документа "Поступление материалов" нам уже хорошо знаком. Заполнение формы документа показано на рисунке 10.

Рисунок 10- Ввод документа "Поступление материалов"

Обратим внимание на новый момент, проявляющийся при вводе данного документа. По данной поставке не было выполнено предварительной оплаты, в связи с чем, документ не должен выполнять зачет аванса. Однако бухгалтер может предварительно не выяснять данное обстоятельство. Так как во всех предыдущих примерах был принят порядок зачета авансов по договорам, то будем считать, что это - общий порядок работы предприятия. Руководствуясь этим принципом, бухгалтер может смело устанавливать соответствующий параметр в документе, в нашем случае - "Зачет аванса только по договору". Программа сама определит, был ли по данному договору авансовый платеж, и, поскольку такового не было, не станет формировать никаких проводок по его зачету.

В журнале «Учет материалов» (таблица 5.3) будет зафиксирована запись об операции, порожденной документом «Поступление материалов». Как видим, общая сумма соответствует документам поставщика.

Таблица 5.3- Журнал «Учета материалов»

Аналогичная запись будет зарегистрирована в журнале операций и общем журнале документов.

Следующим этапом должно стать распределение и списание ТЗР на стоимость материалов, оприходованных последним документом. Так, что этот документ нам еще понадобится при реализации второго этапа задачи - отражении дополнительных расходов по приобретению материалов.

Для отражения в учете прочих затрат организации по приобретению материалов в типовой конфигурации предусмотрен универсальный документ «Услуги сторонних организаций». Этот документ вызывается из журнала «Документы общего назначения», либо из меню "Документы - Общего назначения" главного меню программы. Можно также воспользоваться режимом «Ввод на основании», используя в качестве основания для ввода документ «Приобретение материалов».

Для использования режима «Ввод на основании» сначала в журнале документов следует найти документ, на основании которого будет вводиться новый документ. В нашем случае основанием является документ «Приход материалов № 0005», который зарегистрирован в журнале «Учет материалов». Установив курсор на данный документ, выберем требуемый нам режим ввода через меню «Действия - Ввести Ete на основании» или посредством пиктограммы на панели инструментов окна журнала. Программа предложит список, содержащий полный перечень видов документов, которые можно ввести на его основании. Выберем последнюю позицию из этого списка, и программа предложит для ввода форму документа "Услуги сторонних организаций", которая показана на рисунке 11.

В результате такой процедуры ввода, поле «Документ поступления» будет заполнено автоматически, причем в нем будет указан документ, выбранный нами в качестве основания для ввода. В шапке документа необходимо ввести значения следующих реквизитов. В качестве значения реквизита «Исполнитель» выбирается контрагент, оказавший услугу. В качестве значения реквизита «Договор» из справочника «Договоры» выбирается документ-основание данной хозяйственной операции. В качестве значения реквизита «Документ поступления» указывается документ «Поступление материалов № 0005», отражающий факт поступления в организацию материалов, приобретенных за плату. Документ вводится путем выбора из списка ранее введенных документов данного типа.

При использовании режима «Ввод на основании» все названные реквизиты заполняются автоматически. Также в качестве значения последнего реквизита могут быть использованы ссылки на документы: «Приобретение ОС за плату», «Поступление НМА», «Поступление товаров». В этих случаях документ будет заполняться информацией из соответствующих документов.