Организация компьютерного учёта материалов

Документы переданы в бухгалтерию, необходимо отразить факт поступления инструмента в компьютерном учете. 01.08.08 от завода "Фрезер" по данной поставке получен счет-фактура № 34543 от 1 августа 2008 г.

Решение данной задачи следует начать с того, чтобы определить какой вид ТМЦ поступил на склад предприятия: основные средства или материалы? Обратимся к определению основных средств в соответствии с "Положением по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01":

При принятии к бухгалтерскому учету активов в качестве основных средств необходимо единовременное выполнение следующих условий:

а) использование в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг либо для управленческих нужд организации;

б) использование в течение длительного времени, т.е. срока полезного использования, продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;

в) организацией не предполагается последующая перепродажа данных активов;

г) способность приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.

Сроком полезного использования является период, в течение которого использование объекта основных средств приносит доход организации..."

Как видно из определения, необходимо единовременное выполнение нескольких условий, при этом не оговаривается, кем и как определяется срок полезного использования основного средства, а посему, бухгалтер может самостоятельно принять решение об отнесении к основным средствам того или иного актива, исходя из предполагаемой продолжительности его использования. В рассматриваемой задаче следует оценить приходуемый актив с точки зрения продолжительности его использования. Скорей всего, электродрели и электромеханические отвертки, активно используемые в производстве мебели, выйдут из строя ранее, чем через год, в отличие от, скажем, автомобиля, поэтому поступившие активы будем рассматривать как материалы, а не как основные средства.

Использование документа "Поступление материалов"

Для реализации поставленной задачи обратимся к документу типовой конфигурации "Поступление материалов". Это можно сделать через меню "Документы - Учет материалов - Поступление материалов". Кроме того, можно воспользоваться другим способом вызова данного документа: открыть журнал документов "Учет материалов" и из него перейти к режиму ввода нового документа.

После обращения к документу на экране развернется окно с формой диалога документа. Процесс ввода данных о поступлении материалов в форму диалога показан на рисунке 4.

Данный документ используется для оприходования любых видов материалов, в том числе и относящихся к инвентарю или хозяйственным принадлежностям.

В заголовочную часть документ вводятся обязательные реквизиты - "Дата" и "Номер", причем их значения устанавливаются автоматически.

Вид поступления определяется путем выбора в реквизите "Вид поступления:" одного из двух возможных вариантов: поступление от поставщика; поступление из переработки.

В нашем случае необходимо выбрать "Поступление от поставщика". Поле "Поставщик" заполняется путем выбора значения из справочника "Контрагенты".

Помимо этого, в поле "Договор" необходимо указать документ-основание поставки, путем его выбора из справочника "Договора (Счета)".

В реквизите "Склад" выбором из справочника "Места хранения" указывается склад, на который принимаются материалы.

Реквизит "Зачет аванса" управляет формированием проводок по зачету выплаченного поставщику аванса. Реквизит "Зачет аванса"

может принимать следующие значения: не зачитывать; только по договору; без указания договора.

Рисунок 4- Ввод документа "Поступление материалов" с одновременным заполнением справочника материалов

В данной ситуации следует выбрать значение "Только по договору". Это связано с тем, что ранее по счету № 231/37 была сделана предоплата, так что подобная установка определяет, что зачет предоплаты должен быть произведен по данному конкретному договору (счету), указанному в поле "Договор".

В реквизите "Налоги" выбором из выпадающего списка можно указать требуемый вариант расчета налогов, который задает ставки НДС, и порядок включения сумм этих налогов в сумму документа. Вариант расчета налогов выбирается из справочника "Варианты расчета налогов" в зависимости от того, как соответствующие суммы указаны в сопроводительных документах поставщика. Изначально в справочник включены следующие варианты расчета налогов:

1. без налогов - для случаев, когда материал поставляется без НДС;

2. НДС в сумме 18% - для случаев, когда сумма НДС (по ставке 18%) включается в стоимость материалов;

3. НДС сверху 18% - для случаев, когда сумма НДС (по ставке 18%) не включается в стоимость материалов;

Возможно включение иных вариантов расчета налогов в данный справочник. Учет "входного" НДС в документе организован так же, как и в любых других документах по оприходованию ценностей, работ услуг.

В шапке документа присутствует интерфейсный элемент - переключатель, который позволяет отразить факт поступления (или не поступления) счета-фактуры от поставщика.

В связи с тем, что по условию задачи на момент прихода ТМЦ счет-фактура еще не поступил (согласно постановке задачи, счет-фактура поступает позже - 1 августа 2008 г.), то следует выбрать варианта "Счет-фактура поставщиком не предъявлен". Это приведет к тому, что документ сформирует проводку по НДС, в которой сумма НДС будет отнесена на счет 19.1 со следующей спецификой в части отражения аналитики. По первому субконто будет явно определен контрагент "АО Процесс", а второе субконто вида "Счета-фактуры полученные" будет иметь "пустое" значение. Данная проводка по НДС является "временной". После поступления на предприятие счета-фактуры следует воспользоваться документом типовой конфигурации "Счет-фактура полученный", который сторнирует данную проводку и сформирует новую, в которой установит свои реквизиты в качестве значения второго субконто.

Поскольку в расчетных документах НДС включен в стоимость оборудования, то и в документе для реквизита "Налоги" следует установить значение "НДС в сумме 18%".

Если счет-фактура к моменту прихода ТМЦ на предприятие поступил, то следует выбирать вариант "Дата и номер счета-фактуры", тогда расположенное рядом поле станет доступным для редактирования. В него потребуется ввести реквизиты счета-фактуры поставщика. В этом случае помимо проводок по оприходованию материалов будет сформирована проводка по НДС, причем в качестве значения второго субконто будет установлен сам документ по приходу материальных ценностей. Указанные в документе реквизиты счета-фактуры будут использоваться при последующем формировании книги покупок.

Заполнение табличной части документа осуществляется посредством обращения к справочнику "Материалы" и выбором из него требуемого объекта учета. Если информация о приобретаемых материалах предварительно не была введена в справочник, то это можно сделать непосредственно в процессе заполнения данного поля. Причем можно сразу ввести в справочник все номенклатурные единицы материалов (см. рис. 4), перечисленные в счете, а затем, при заполнении последующих строк документа осуществлять их выбор.

После ввода всех строк документа можно сформировать печатную форму документа и вывести ее на принтер. Затем документ понадобится закрыть, подтвердить необходимость его сохранения и проведения.

3 Ввод и документальное оформление операций по приобретению материалов подотчётными лицами у производителя и в розничной торговле

3.1 Учетная процедура

Рассмотрим, как выполняются операции по приобретению материальных ценностей подотчетными лицами и как они отражаются в бухгалтерском учете предприятия.

Руководитель предприятия принимает решение о необходимости совершения операции по приобретению материальных ценностей, назначает ответственного за реализацию операции и оформляет его в виде приказа, распоряжения.

В бухгалтерии предприятия бухгалтером выписывается расходный кассовый ордер. Кассир принимает расходный кассовый ордер к исполнению, и на основании документа, подтверждающего личность, выдает сотруднику наличные. В кассовой книге регистрируется совершенная кассовая операция, которая отражается бухгалтерской проводкой в дебет счета 71.1 "Расчеты с подотчетными лицами (в рублях)" и кредит счета 50 "Касса" (рисунок 5).

При покупке МПЗ подотчетное лицо производит оплату приобретаемых МПЗ в кассу торгового предприятия. Наличные приходуются по приходному кассовому ордеру торгового предприятия, квитанция от которого остается у подотчетного лица.

Рисунок 5 - Схема бухгалтерских проводок операции приобретения материалов подотчетным лицом

Подотчетное лицо получает материальные ценности и необходимые сопроводительные документы: счет-фактуру, накладную.

Товарно-материальные ценности передаются подотчетным лицом на склад предприятия. Кладовщик проверяет количество и качество поступивших МПЗ на соответствие данным счета фактуры и накладной. На основании фактически полученных МПЗ, и сопроводительных документов выписывается приходный ордер, данные о поступивших материальных ценностях заносятся в карточку складского учета.

3.2 Отчет подотчетного лица о расходовании подотчетной суммы

В бухгалтерии предприятия подотчетным лицом заполняется авансовый отчет об использовании подотчетной суммы. К отчету прилагаются документы, подтверждающие выполненные затраты: квитанции приходных кассовых ордеров, накладные. В результате может быть выявлено недоиспользование или перерасход подотчетной суммы. На остаток недоиспользованной суммы в бухгалтерии выписывается приходный кассовый ордер, по которому остаток наличных денежных средств сдается в кассу. Данная операция отражается бухгалтерской проводкой в дебет счета 50.1 "Касса организации (в рублях)" и кредит счета 71.1 "Расчеты с подотчетными лицами (в рублях)" (рис. 5(а), операция 2).

На сумму перерасхода выписывается расходный кассовый ордер, по которому из кассы подотчетному лицу выплачиваются наличные. Кассовая операция отражаются в учете в обычном порядке проводкой в дебет счета 71.1 "Расчеты с подотчетными лицами (в рублях)" и кредит счета 50.1 "Касса организации (в рублях)" (рисунок 5(а), операция 2).

На основании авансового отчета и приходного складского ордера в бухгалтерском учете отражается приход материальных ценностей от подотчетного лица записями в дебет счетов материальных ценностей и кредит счета расчетов с подотчетными лицами на стоимость МПЗ. Вместе с тем, документом "Счет-фактура полученный" отражается сумма уплаченного НДС проводкой в дебет счета 19 и кредит счета расчетов с подотчетными лицами (рис. 5(а), операция 2).

Обратим внимание на то, что операции получения подотчетной суммы и окончательный расчет с подотчетным лицом относятся к кассовым операциям. Порядок их реализации в компьютерном учете рассматривался в главе 9 "Кассовые и банковские операции". Для этой цели в типовой конфигурации предусмотрены средства автоматизации ввода подобных операций при помощи встроенных документов "Приходный кассовый ордер" и "Расходный кассовый ордер". Эти документы автоматически регистрируются в журнале "Кассовая книга". Одновременно ими формируются необходимые бухгалтерские проводки.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". В рабочем плане счетов типовой конфигурации на данном счете предусмотрено два субсчета, соответственно для расчетов в рублях и в валюте (таблица 4.1).

Таблица 4.1- Рабочий план счетов с подотчетными лицами