Организация компьютерного учёта материалов

9

Содержание

Введение ………………………………………………………………………....… 3

1 Организация компьютерного учёта материалов. Настройка плана счетов.

Аналитический учёт и формирование справочников ……..……...…………..…. 5

1.1 Настройка справочников ……………………………………..…………….…. 9

1.2 Ввод справочной информации ……………………………..……..……….… 11

2 Ввод и документальное оформление операций по приобретению материалов от поставщиков …………………………………………..……………………….. 14

3 Ввод и документальное оформление операций по приобретению материалов подотчётными лицами у производителя и в розничной торговле ………..…… 21

3.1 Учетная процедура …………………………………………..……………….. 21

3.2. Отчет подотчетного лица о расходовании подотчетной суммы ……...…... 23

4 Оприходование материалов при обнаружении недостачи ……………...…… 32

5 Ввод и документальное оформление операций по формированию фактической себестоимости материалов …………………………………………..……..……. 38

6 Ввод и документальное оформление операций по отпуску материалов в

производство, на общепроизводственные и общехозяйственные нужды ….… 46

7 Обобщение учётных данных и получение результатной информации.

Назначение, порядок формирования и использования стандартных отчётов ... 50

Заключение ………………………………………………………………………... 55

Список использованной литературы …………………………………...……….. 56

Введение

Материалы относятся к оборотным средствам однократного использования и входят в состав материально-производственных запасов. Затраты материальных ресурсов на предприятии занимают значительный удельный вес в себестоимости продукции. Поэтому усиление контроля за их использованием оказывает существенное влияние на рентабельность предприятия и его финансовое положение.

Рациональное использование сырья и материалов во многом определяется постановкой бухгалтерского учета и организации аналитических работ, что в условиях становления рыночной экономики требуется особого осмысления.

Так, от того, на сколько правильно мы учитываем материалы при их отпуске, например, в производство будет зависеть правильность учета затрат на производство, а значит и правильность формирования себестоимости продукции. Это в свою очередь оказывает непосредственное влияние на формирование финансовых результатов работы предприятия, его прибыли.

Анализ использования материалов в производстве играет огромную роль в организации производственного процесса. В ходе анализа выявляются случаи нерационального использования материалов в производстве, на основании данных полученных в ходе анализа, принимаются конкретные управленческие решения и меры по устранению отклонений от плана для достижения положительных результатов.

В связи с приближением учета к международным стандартам, роль и значение учета материалов и сырья трудно переоценить, а обсуждение актуальных проблем учета весьма своевременно. Этот факт придает большое значение учету и анализу сырья и материалов и позволяет сделать вывод об актуальности и необходимости изучения и исследования данной темы в настоящее время.

Проблеме анализа посвящены труды таких ученых-экономистов  как В.И. Стражева, Г.И. Савицкой, Н.А. Русак, Н.П. Кондракова, Н.Д. Прокопенко и др. Этими учеными внесен значительный вклад в развитие теории, методики, методологии анализа материальных ресурсов и использования материалов в производстве, в частности.

Вместе с тем критический обзор экономической литературы позволяет сделать вывод о том, что не все вопросы в этой области решены однозначно. В частности, среди экономистов отсутствует единство мнений по вопросу выбора факторов, влияющих на материалоемкость, материалоотдачу и на другие показатели, характеризующих эффективность использования материальных ресурсов; нет единства мнений по поводу методики расчета влияния этих факторов и т.д.

До сих пор среди экономистов не существует единого мнения по поводу того, как следует оценивать материалы при их отпуске, какой из трех методов, указанных в Основных положениях по составу затрат будет наиболее правильным и выгодным. Также ведутся дискуссии по поводу классификации материалов, по поводу того, где следует учитывать тару: в материалах или в основных средствах.

Основной целью данной работы является исследование методики компьютерного учета материалов.

1 Организация компьютерного учёта материалов. Настройка плана счетов. Аналитический учёт и формирование справочников

Обратимся к фрагментам рабочего плана счетов, относящимся к настройке счетов, используемых при отражении хозяйственных операций по приобретению материалов.

Учет материалов ведется на счете 10, на котором в плане счетов выделено несколько субсчетов для различных групп материалов (таблица 1).

Таблица 1 – Учет материалов

Настройка плана счетов типовой конфигурации предусматривает ведение количественного учета на всех субсчетах счета 10.

Аналитический учет на каждом из субсчетов ведется в двух независимых разрезах: номенклатуры материалов ("Материалы") и мест хранения ("Места хранения").

Следует обратить внимание на одну важную особенность настройки аналитического учета, которая может остаться незамеченной. Типовая конфигурация предусматривает ведение учета на счете 10 в разрезе номенклатуры материалов, как в стоимостном, так и в натуральном выражении. В то же время учет по местам хранения ведется только в количественном выражении.

Данный аспект настройки можно увидеть непосредственно в самой таблице "План счетов". В поле второго вида субконто к наименованию "Места хранения" добавлен признак "(К)". Это означает, что на данном счете (субсчете) по данному виду субконто отключено ведение учета в стоимостном выражении, а ведется только лишь количественный учет.

Управление параметрами количественно-суммового учета по субконто осуществляется при вводе или редактировании счета в плане счетов либо в режиме ведения бухгалтерского учета, либо конфигурирования. Поскольку счет 10 "Материалы" и его субсчета введены в конфигураторе, то изменить любые его параметры можно только в режиме конфигурирования. Если раскрыть план счетов в конфигураторе и поочередно обратиться к редактированию каждого вида субконто, прикрепленных к счету, можно увидеть, что для субконто "Материалы" установлены два признака: "Учет по сумме" и "Учет по количеству", в то время как для субконто "Места хранения" установлен только лишь второй из названных признаков (рис. 1).

У пользователя, в зависимости от особенностей организации ведения учета материалов, имеются широкие возможности по реорганизации существующей системы аналитического учета.

 (а)

 (б)

Рисунок 1 Установка дополнительных признаков организации аналитичского учета на счете 10 по субконто: "Материалы" (а) и "Места хранения" (б)

Во-первых, при отсутствии необходимости в ведении аналитического учета по складам (местам хранения) можно удалить второй вид субконто, установленный для счета 10. Эта операция также реализуется в режиме конфигурирования.

Во-вторых, на счете могут быть установлены другие признаки ведения аналитического учета, как вместо существующих, так и дополнительно к ним. Например, если возникает необходимость организации ведения аналитического учета в разрезе материально ответственных лиц, то в режиме конфигурирования понадобится выполнить следующее действие: в настройке рабочего плана счетов для счета 10 установить в качестве одного из аналитических признаков - субконто "Материально-ответственные лица".

Подобная операция создания нового вида субконто и соответствующего ему справочника рассматривалась в главе 14 "Учет арендуемых основных средств".

1.1    Настройка справочников

Для организации аналитического учета МБП и материалов использованы субконто вида "Материалы", "МБП" и "Места хранения". Каждому из этих видов субконто соответствуют одноименные справочники.
Прежде, чем приступать к вводу информации в справочники, следует обратить внимание на некоторые аспекты их организации. Порядок обращения к описаниям свойств справочников в режиме конфигурирования рассматривался в предыдущей главе на примере справочников основных средств. Рассмотрим, какие параметры справочников "Материалы", "МБП" и "Места хранения" установлены в типовой конфигурации.
Расскроем описание справочника "Материалы". Для этого необходимо выполнить следующие действия

        войти в режим конфигурирования,

        раскрыть окно с описанием дерева конфигурации,

        в дереве конфигурации раскрыть ветвь “Справочники”,

        в списке наименований справочников найти наименование “Материалы” и двойным щелчком мыши по этому наименованию раскрыть окно с параметрами описания данного справочника.

В окне описания параметров справочника можно выяснить наиболее важные его свойства.

        справочник является двухуровневым, т. к. для параметра “Количество уровней” установлено значение равное двум,

        данный справочник не подчинен др. справочникам, о чем свидетельствует установка параметра “Подчинен”,

        в справочнике осуществляется сплошное кодирование элементов независимо от разбиения их на группы, поскольку переключатель “Серии кодов” установлен в положение “Во всем справочнике”,

        тип кода – числовой,

        для ввода и редактирования элементов предусмотрена специальная форма диалога (для параметра “Редактировать” установлено значение “В диалоге”).

Обратимся к реквизитному составу справочника.
Помимо обязательных элементов “Код” и “Наименование” справочник включает реквизиты "Единица измерения" и "Цена".
Аналогичным образом можно выяснить основные параметры настройки остальных справочников.

Справочник Материалы

Для хранения списка поступающих в организацию материалов предназначен справочник “Материалы”. Справочник используется как для выписки первичных документов, так и для ведения аналитического учета на балансовых счетах 10 “Материалы”, 21 “Полуфабрикаты собственного производства” изабалансовом счете 003 “Материалы, принятые в переработку”.
В справочнике предусмотрена двухуровневая структура. Это позволяет при необходимости объединять материалы в произвольные группы по видам материалов, например, “Краска”, “Отделочные материалы” и т.д.
В форме списка справочника материалов предусмотрена кнопка для формирования оборотно – сальдовой ведомости по счету 10.
При вводе в справочник нового материала в форме элемента предлагается ввести: наименование, единицу измерения, цену и вид материала.
Каждому новому материалу программой автоматически присваивается внутренний учетный код.
В реквизите “Наименование” указывается наименование материала.
В реквизите “Единица измерения” выбором из справочника “Единицы измерения” указывается единица измерения материала.
В реквизите “Цена” указывается сумма фактических затрат по приобретению без НДС в расчете на единицу материала. При использовании документов типовой конфигурации значение этого реквизита заполняется автоматически.
Значения реквизитов “Единица измерения” и “Цена” данного справочника используются для автоматизации оформления первичных документов по движению материалов, а также для ведения количественного учета на счетах 10 “Материалы” и 003 “Материалы, принятые в переработку”.
Для автоматической генерации проводок по движению материалов при проведении документов по учету материалов предназначен реквизит “Вид материала”. В нем указывается, на каком субсчете счета 10 учитывается конкретный материал. Значение реквизита выбирается из списка субсчетов счета 10.

Справочник МБП

Для хранения сведений о МБП в Комплексной конфигурации используется справочник “МБП”. Справочник вызывается из меню “Справочники” выбором пункта“МБП”.
Данный справочник используется как для выписки первичных документов, так и для ведения аналитического учета на счетах 03.2 “Имущество, предоставляемое по договору проката”, 12 “МБП”, 13 “Износ МБП”.
Справочник “МБП” имеет двухуровневую структуру, т.е. в справочнике отдельные предметы можно объединить в произвольные группы по видам.
Справочник позволяет получать ответы по группе предметов или по конкретному предмету. Для этого необходимо в форме справочника выбрать предмет или группу предметов и нажать кнопку “Анализ субконто “МБП””. Отчет формируется за установленный в параметрах период бухгалтерских итогов. Период, за который необходимо сформировать анализ, можно установить также с помощью кнопки “Настройка” в верхней части сформированного отчета.
Если курсор установлен на элементе справочника, не являющегося группой, то для текущего предмета в нижней части формы будет указано количество предметов данного наименования по бухучету, находящихся в запасе на складе и находящихся в эксплуатации.
Каждому новому предмету автоматически присваивается внутренний учетный код.
В реквизите “Наименование” указывается наименование предмета.
В реквизите “Способ начисления амортизации” указывается способ погашения стоимости предметов. В типовой конфигурации поддерживается два основных способа, применяемых на практике, и устанавливаемых каждой организацией как элемент учетной политики: 100% и 50%.
Если в реквизите выбрано “100%”, то при отпуске предметов в производство или передачи их в эксплуатацию документами типовой конфигурации, автоматически по кредиту счета 13 начисляется амортизация на сумму, равную полной стоимости отпускаемых или передаваемых предметов.
Если в реквизите выбрано “50%”, то при отпуске предметов в производство или передачи их в эксплуатацию документами типовой конфигурации, автоматически по кредиту счета 13 начисляется амортизация на сумму, равную полной стоимости отпускаемых или передаваемых предметов. Остальные 50% амортизации начисляются при списании или выбытии предметов с учета с помощью документов типовой конфигурации.
В реквизите “Единица измерения” выбором из справочника “Единицы измерения” указывается единица измерения МБП.
В реквизите “Цена” указывается сумма фактических затрат по приобретению без НДС в расчете на один предмет.

1.2 Ввод справочной информации

Если на предприятии имеется устоявшаяся номенклатура материалов и МБП, то данные об этих объектах учета целесообразно ввести в справочник заранее, до ввода хозяйственных операций.
Справочник “Места хранения ТМЦ” предназначен для ведения списка мест хранения ТМЦ. Он организован в виде простого списка. Каждый элемент описывается двумя реквизитами: “Код” и “Наименование”.