Организация компьютерного учёта материалов

Учет на счете в целом и на его субсчетах ведется в разрезе субконто "Сотрудники", которому соответствует одноименный справочник. В этом справочнике хранится информация о сотрудниках предприятия.

Факт прихода материальных ценностей от подотчетного лица может быть оформлен двояко.

При первом варианте при сдаче подотчетным лицом материальных ценностей на склад факт прихода материалов оформляется в компьютерном учете при помощи уже знакомого нам документа "Поступление материалов". Этот документ формирует проводки в дебет счета 10 и кредит счета 60. Тем самым, с одной стороны, отражается факт поступления материальных ценностей на склад предприятия, а с другой стороны, фиксируется факт возникновения кредиторской задолженности перед поставщиками (продавцами) материальных ценностей. Кроме того, если в документе выбран реквизит "Дата и номер счета-фактуры", то он формирует еще и проводки по НДС в дебет счета 19 и кредит счета 60, причем полученный счет-фактура станет объектом аналитического учета на счете 19. Если выбран реквизит "Счет-фактура поставщиком не предъявлен", то НДС относится в дебет счета 19 по "пустому субконто".

При утверждении отчета подотчетного лица используется документ "Авансовый отчет", который формирует проводки в дебет счета 60 и кредит счета 71, которыми, с одной стороны, гасится задолженность перед поставщиками (продавцами) материальных ценностей, а с другой стороны, производится зачет суммы аванса, выданного подотчетному лицу.

Рассмотренный вариант реализует схему учета операций поступления материалов от подотчетных лиц, показанную на рисунке 5-б.

Второй вариант реализует схему учета операций поступления материалов от подотчетных лиц, показанную на рис. 5-а. При втором варианте при поступлении материальных ценностей на склад, использование документа "Авансовый отчет" ограничено. Дело в том, что документ "Авансовый отчет" формирует проводки в дебет любого выбранного счета и кредит счета 71. Таким образом, выбрав в качестве корреспондирующего счет 10, можно отразить факт оприходования материалов.

Однако если в стоимость материалов включен НДС, то должна быть сформирована дополнительная проводка по НДС в дебет счета 19.3. Однако в текущей типовой конфигурации не предусмотрено, что документ может формировать проводки по НДС. Тем самым, авансовый отчет может быть корректно использован во втором варианте учета только в тех случаях, когда НДС не включен в стоимость материалов и не требуется проводки по НДС.

Для организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами необходимо иметь сведения о подотчетных лицах. Поскольку деньги выдаются под отчет только сотрудникам предприятия, то сведения о подотчетных лицах берутся из справочника "Сотрудники".

Справочник "Сотрудники" предназначен для хранения информации о сотрудниках организации. Он используется как при выписке первичных документов, так и для ведения аналитического учета на счетах 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", 71 "Расчеты с подотчетными лицами", 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" и др.

В типовой конфигурации для справочника "Сотрудники" предусмотрена трехуровневая структура, тем самым допускается объединение сотрудников в произвольные группы и подгруппы, например, по категориям персонала и по подразделениям.

Рассмотрим порядок заполнения справочника сведениями, необходимыми для учета расчетов с подотчетными лицами на конкретном примере.

Задача 3

Приобретение материальных ценностей за наличный расчет на предприятиях торговли и у производителей осуществляется сотрудником:

ФИО - Крохин Дмитрий Юрьевич,

Паспортные данные - паспорт Х1-СБ № 546812, выдан ОВД "Отрадное" гор. Москвы 11 сентября 1976 г.

Подразделение - администрация,

Должность - водитель-экспедитор,

Необходимо в справочной информации компьютерной бухгалтерии отразить сведения о данном подотчетном лице,

Обратиться к справочнику "Сотрудники" можно через меню "Справочники - Сотрудники".

В силу того, что справочник "Сотрудники" предназначен не только для учета расчетов с подотчетными лицами, но и для расчетов по заработной плате и кадрового учета, соответственно в него включены все необходимые реквизиты, как для одного, так и для других участков учета.

Для реализации операций по учету расчетов с подотчетными лицами не обязательно заполнять все реквизиты справочника, достаточно ввести только те, которые имеют отношение к рассматриваемому участку.

Обратимся к форме ввода нового элемента справочника, которая показана на рисунке 6 и 7.

Рисунок 6 - Форма диалога справочника "Сотрудники"

В закладке "Общие сведения", которую мы видим на рисунке, отражаются основные сведения о сотруднике.

Закладки "Начисление з/пл", "Налог и отчисления" и "Начальные данные" используются для ввода информации, необходимой для расчетов по заработной плате.

Закладка "Паспорт" используется для ввода паспортных данных.

Таким образом, для обеспечения расчетов с подотчетными лицами достаточно ввести реквизиты, указанные в закладках "Общие сведения" и "Паспорт". Их заполнение, согласно условиям постановки задачи, показано соответственно на рисунках 6, 7 и не должно вызвать затруднений.

Рисунок 7- Ввод паспортных данных сотрудника

Введенные данные используются при выписке первичных документов: расходных и приходных кассовых ордеров, авансовых отчетов и ДР.

Рассмотрим первый вариант организации учета поступления материальных ценностей от подотчетных лиц. Для этого обратимся к очередному примеру.

21.07.2008 водителем-экспедитором Крохиным Д.Ю., в кассе предприятия по расходному кассовому ордеру № 2 получены под отчет наличные в размере 3000.00 руб. на приобретение материальных ценностей в мелкооптовом магазине при предприятии ГУП "Маяк" и на предприятии ТОО "Дубок".

22.07.2008 на предприятии ГУП "Маяк" Крохиным Д.Ю. за наличные приобретены следующие материальные ценности. В документах поставщика указано:

В этот же день тем же сотрудником на предприятии ТОО "Дубок" приобретены следующие материальные ценности. В документах поставщика указано (таблица 4.2):

Таблица 4.2- Данные документа поставщика

22.07.2008 приобретенные материальные ценности в полном объеме доставлены на склад материалов № 1, где приняты кладовщиком и оприходованы приходным ордером № 3. Одновременно в бухгалтерию переданы счета-фактуры № 3489 от 22.07.08 (от ТОО "Дубок") и № 3112 от 22.07.08 (от ГУП "Маяк").

Выполним ввод реквизитов документа "Поступление материалов" для реализации поставленной задачи.

На рисунке 8 показан пример заполнения документа для реализации первой части задачи, относящейся к поступлению материалов, приобретенных в ГУП "Маяк". Как правило, операции приобретения материальных ценностей подотчетными лицами не предполагают регулярных договорных отношений с поставщиками (продавцами). В таких случаях поле "Договор" заполнять не следует. Либо, в случае, когда надо удалить ранее неверно введенное значение, выбрать из справочника "Договоры (счета)" значение - "Без договора".

Поскольку на момент прихода материалов в бухгалтерию поступили счета-фактуры, необходимо в шапке документа установить соответствующий переключатель для того, чтобы можно было ввести реквизиты счета-фактуры в поле "Дата и номер счета-фактуры".

Рисунок 8 - Ввод документа "Приход материалов"

Данная особенность ввода документа будет иметь следующие последствия:

• документом будет сформирована проводка по учету НДС, который будет записан по дебету счета 19.3 (с заполненными двумя видами субконто);

• в проводке по НДС на счете 19.3 в качестве второго вида субконто "Счета-фактуры полученные" в качестве объекта аналитического учета будет установлен документ "Поступление материалов", породивший эту проводку;

• для данного прихода материалов не потребуется вводить документ "Счет-фактура полученный";

• сам документ "Поступление материалов" будет использоваться в качестве основания при использовании документа "Запись в книгу покупок".

Имеются особенности заполнения табличной части. Заметим, что в документах ГУП "Маяк" для каждого материала указана стоимость с учетом НДС. В связи с этим, при заполнении табличной части документа достаточно ввести наименование материала, количество и заполнить только графу "Сумма", внеся в нее общую стоимость материала с НДС. Программа автоматически рассчитает пропущенные реквизиты.