Организация компьютерного учёта материалов

4 Оприходование материалов при обнаружении недостачи

Если при приемке материальных ценностей обнаружены количественные или качественные расхождения фактически поступивших ценностей с данными сопроводительных документов поставщика, то вместо приходного ордера составляется "Акт о приемке материалов" по форме № М-7. Данная форма документа также используется для оформления материальных ценностей, поступивших без платежных документов.

Акт составляется приемной комиссией, назначенной приказом руководства предприятия, с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации, заведующего складом и представителя отдела снабжения предприятия.

Акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр передается в бухгалтерию предприятия и является основанием для бухгалтерских записей, второй - передается в отдел снабжения для оформления и предъявления претензий поставщику или сообщения ему о необходимости доплаты за излишки. Наличие акта исключает выписку приходного ордера.

Схема бухгалтерских проводок, используемых для отражения операций по приходу материалов с недостачей, показана на рисунке 9.

Сумма недостач может либо относиться в дебет счета 76.5 "Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами (в рублях)" и в кредит счета 60.1 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в рублях)", либо остаться "висеть" на дебете счета 60.1 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в рублях)".

Реализация в компьютерной бухгалтерии

Стандартный документ типовой конфигурации "Поступление материалов" предназначен для ввода информации приходного ордера и не в полной мере отвечает требованиям ввода актов приемки материальных ценностей, составляемых при обнаружении отклонений. В нем отсутствуют реквизиты, отражающие величину отклонения от обязательств по поставке. Соответственно не производится формирование проводок, отражающих претензию поставщику на величину выявленного отклонения.

Рисунок 9- Схема бухгалтерских проводок операции поступления материалов от поставщика при обнаружении недостачи

Тем не менее, данный документ в сочетании с режимом ручного ввода операций может быть использован и для отражения фактов поступления материальных ценностей с недостачей. Рассмотрим конкретную задачу из хозяйственной деятельности условного предприятия "ЭПОС".

Задача 5: 02.08.2008 на склад материалов № 1 от поставщика НПО "Боровик" поступили материалы в сопровождении товарно-транспортной накладной и счета № 31 от 23.07.2008. В счете указано:

При приемке материалов обнаружена недостача материала "Плита ДСП 1.0х0.6" вместо 400 единиц продукции в наличии оказалось 360 единиц. Составлен акт № 1 от 02.08.2008, в котором указано:

Документы переданы в бухгалтерию. Необходимо отразить факт поступления материалов и факт недостачи в компьютерном учете. Отразить претензию поставщику НПО "Боровик" по недостаче материалов и выставить счет на сумму недостачи.

Для реализации поставленной задачи потребуется выполнить следующие действия.

1. В справочник "Материалы" вводятся сведения о новых материалах, при этом цена материалов указывается без НДС. Также можно вообще не вводить цену, тогда цена может быть введена непосредственно при вводе документов.

2. При помощи стандартного документа "Поступление материалов" вводятся фактические данные по приходу материалов, указанные в акте.

3. Претензия поставщику на величину отклонения отражается в учете в режиме ручного ввода операций.

Использование документа "Поступление материалов"

Рассмотрим некоторые особенности порядка ввода документа "Поступление материалов".

В табличную часть документа вводится информация о фактически поступивших материальных ценностях. Сначала в графе "Материалы" из соответствующего справочника выбирается некоторый материал, затем вводятся необходимые количественно-суммовые реквизиты. Причем возможны несколько вариантов их ввода.

Если указанные материалы уже поступали в организацию ранее, то для заполнения табличной части документа можно воспользоваться кнопкой Подбор, расположенной в нижней части формы ввода. При этом открывается справочник "Материалы", в котором следует выбрать наименование материала и указать фактически полученное количество.

Если в справочнике "Материалы" у поступающего материала заполнен реквизит "Цена", то значение реквизита переносится в табличную часть. Если оно не совпадает с ценой, указанной в документах поставщика, то значение графы "Цена" следует исправить, указав цену поставщика.

В реквизите "НДС" указывается сумма налога на добавленную стоимость, подлежащая уплате поставщику по конкретному материалу. Она рассчитывается документом автоматически, но при необходимости может быть изменена вручную в соответствии с документами поставщика.

Возможен вариант, когда в документах поставщика по каждой материальной позиции указаны суммы, включающие НДС. В этих случаях пользователь имеет возможность сначала ввести поступившее количество материала, а затем - общую стоимость материала (графа "Сумма"). Тогда документ автоматически рассчитает цену, а также сумму НДС и поместит их в соответствующие графы. Следует учитывать, что подобного рода операция возможна только в случае, если в реквизите "Налоги" указан вариант расчета налогов "НДС в сумме 18%".

Например, при вводе первой строки табличной части документа пользователь может поступить следующим образом.

1. В графе "Материал" выбрать требуемый материал.

2. В графу "Количество" вести количество фактически поступившего материала (150 шт.).

3. В графу "Сумма" ввести стоимость данного материала, включая НДС (1800.00 руб.).

На основе этих данных программа сама рассчитает цену (12.00 руб.), а также сумму НДС (300.00 руб.). Разумеется, при необходимости, любые рассчитанные программой данные могут быть изменены вручную.

Результаты ввода документа

Документ "Поступление материалов № 2" будет зарегистрирован в журнале операций и журнале документов "Учет материалов". Проведение документа обеспечит:

• формирование необходимого числа проводок по оприходованию всех материальных ценностей на конкретный субсчет счета 10 "Материалы" - операция 2 на рисунке 9;

• формирование одной проводки по учету НДС - операция 3 на рисунке 9.

• если ранее поставщику был перечислен аванс (предоплата), то, в зависимости от значения реквизита "Зачет аванса",

дополнительно формируется проводка в дебет счета 60.1 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками в рублях" и кредит счета 60.2 "Расчеты по авансам выданным (в рублях)" на сумму зачтенного аванса - операция 4 на рисунке 9.

Итоги взаиморасчетов с поставщиком продукции можно увидеть в стандартных отчетах, формируемых программой. В этом плане достаточно информативна ведомость "Анализ субконто". При обращении к данной ведомости следует установить режим формирования по субконто "Договоры", тогда с ее помощью можно получить информацию не только о состоянии взаиморасчетов с конкретными контрагентами, но в разрезе каждого документа-основания.

Анализ субконто

Договоры: Счет № 31 от 23.07.2008 3 Квартал 2008 г.