Преимущества ведения бухгалтерского учета и анализа с использованием 1С: Предприятия

Пользователю предоставляется  возможность ввода и обработки  информации описанной в конфигурации структуры с использованием алгоритмов, созданных на этапе конфигурирования.

Так как, конфигурирование системы процесс весьма сложный и требует специальных навыков программирования, бухгалтерами данный режим не используется, а основная работа бухгалтера происходит в режиме пользователя функционирующего на основе уже готовой конфигурации.

В программе используются следующие базовые понятия:

Константы. Как правило, константы используются для работы с постоянной и условно-постоянной информацией, но могут представлять собой и периодически изменяемые данные. В основном это наиболее общая информация об организации, в которой ведется учет: «Наименование предприятия», «Размер НДС», «ФИО главного бухгалтера» и т.д.

Справочники. Предназначены  для хранения сведений о множестве однотипных объектов, которые используются при ведении аналитического учета и для заполнения документов. Обычно справочниками являются списки основных средств, материалов, организаций, валют, товаров, сотрудников и другие. 1С:Предприятие поддерживает работу с многоуровневыми справочниками и подчиненными справочниками.

Перечисления. Перечисления используются в системе для описания наборов постоянных (не изменяемых пользователем) значений. Типичными примерами перечислений являются виды оплаты (наличная, безналичная, бартер), тип учредителя (юридическое лицо, физическое лицо), типы сотрудников предприятия (штатный, совместитель) и т.д.

Документы. Для отражения  любых событий, происходящих на предприятии, а также для управления расчетами и данными в 1C:Предприятии могут использоваться документы. Как правило, набор документов 1С:Предприятии совпадает с набором реальных физических документов, используемых в организации, которые требуется вводить в информационную базу: платежное поручение, счет, приходная и расходная накладная, кассовые ордера и т.д. Каждый документ имеет визуальное представление (экранную форму) и может иметь неограниченное количество реквизитов в шапке и в многострочной части, которые заполняются при его выписке (вводе в систему). Кроме того, документ обычно имеет печатную форму, которая представляет собой его «бумажный» эквивалент.

Журналы. Для просмотра  документов в 1С:Предприятии предусмотрены журналы. Журнал документов позволяет просмотреть список документов, разделенных по видам документов, или все документы сразу.

Отчеты и обработки. Отчеты применяются для получения  различной информации, содержащей итоги или детальную информацию, подобранную по определенным критериям. Отчеты используются как для анализа бухгалтерских итогов и движения средств (оборотно-сальдовая ведомость, журнал-ордер и т.д.), так и для формирования данных для налоговых инспекций и других инстанций (баланс, налоговая отчетность, отчеты во внебюджетные фонды).

Обработки используются для выполнения различных сервисных или регламентных действий, например, индексации цен в справочниках товаров.

2.2.Автоматизация по видам учета.

 

Для организации аналитического учета по бухгалтерским счетам в  системе 1C: Предприятие используются виды субконто. Виды субконто вводятся в конфигурацию для того, чтобы предоставить возможность назначать бухгалтерским счетам свойства ведения аналитического учета с использованием определенных типов данных.

Набор доступных видов субконто определяется на этапе конфигурирования.

Состав видов субконто, используемых в программе, определяется, с одной  стороны, требованиями нормативных  документов, регламентирующих порядок ведения на счетах аналитического учета (Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета), а с другой стороны, возможностью получения бухгалтерских итогов в разрезе объектов аналитики, как для составления отчетности, так и для внутренних целей предприятия.

Виды субконто в данной конфигурации имеют тип перечисление и справочник.

В программе 1С:Предприятие справочники служат для хранения условно-постоянной информации, поддержки внутрифирменных или общих классификаторов. Также справочники обычно используются для организации аналитического учета.

Система 1С:Предприятие позволяет  организовать многоуровневые справочники до 10 уровней вложенности. Использование многоуровневых   справочников   позволяет   организовать   условно-постоянную информацию и классификаторы с нужной степенью детализации, а также организовать ведение многоуровневого аналитического учета по счетам.

Виды субконто, имеющие тип перечисление, предназначены для ведения аналитического учета по фиксированному набору значений. Такой вид субконто установлен для  тех счетов (субсчетов), для которых аналитический учет ведется по заданному набору значений. Как правило, такой набор значений регламентирован нормативными документами. Для некоторых счетов тип субконто «перечисление» используется для автоматизированного составления отчетности. Например, на счете «Расчеты по социальному страхованию» аналитический учет ведется по субконто «Платежи в фонды» типа перечисление «Платежи в фонды». Значениями перечисления являются отдельные составляющие расчетов: «взносы: начислено/уплачено», «взносы: доначислено/уплачено самостоятельно» и т. д.

В данной конфигурации содержится набор видов субконто, обеспечивающий возможность ведения аналитического учета по бухгалтерским счетам в необходимых разрезах, регламентированных требованиями к ведению аналитического учета по конкретным счетам плана счетов.

Виды субконто, имеющие  тип справочник, предназначены для  ведения аналитического учета с набором значений, задаваемых пользователем. Конкретный набор значений обычно определяется объектами учета конкретного предприятия. Как правило, справочник имеет наименование, совпадающее с наименованием соответствующего ему вида аналитического учета, например «Контрагенты», «Материалы», «Основные средства» и т. д.

Наличие субконто позволяет  более детально раскрыть информацию о средствах предприятия, накапливаемых на счетах бухгалтерского учета. В этом субконто похожи на субсчета — они позволяют получать более мелкую градацию итогов внутри одного счета по определенному признаку. Например, с помощью субконто можно вести учет денежных средств на каком-либо счете в разрезе организаций. При этом вывод информации при получении отчетов можно организовать таким образом, что внутри одного счета информация будет выдаваться по субконто, т. е. по организациям. С другой стороны, вывод информации можно организовать и по другому — так, чтобы информация собиралась по каждой организации со всех счетов, на которых ведется аналитический учет по организациям. Это позволяет получить полную информацию по взаиморасчетам с организацией, даже если они учитываются на нескольких синтетических счетах. Таким образом, использование субконто позволяет отслеживать наличие и движение средств не только по счету, но и по одному объекту аналитического учета.

Ведение аналитического учета по конкретному счету определяется настройкой субконто, задаваемой в плане счетов. Для одного счета может быть задано ведение аналитического учета по нескольким видам субконто. Аналитический учет, который основывается на нескольких видах субконто по одному счету, называется многомерным, то есть имеет несколько разрезов представления информации. Итоги можно получать как по контрагентам в разрезе основание, так и по основанию в разрезе контрагентов.

С другой стороны, аналитический  учет может быть многоуровневым, если одним из субконто счета является многоуровневый справочник. Например, на предприятии при учете товаров требуется получать информацию, как по отдельным товарам, так и по группам товаров. В этом случае справочник «Товары» будет иметь многоуровневую структуру. При такой организации справочника товаров можно в дальнейшем получать итоговую аналитическую информацию как по группе товаров, так и по каждому товару в отдельности.

По счету может также  вестись и количественный учет. Сама возможность ведения количественного учета задается на этапе конфигурирования. По конкретному счету будет вестись количественный учет, если для него задан соответствующий признак в плане счетов. Для количественного счета накапливается итоговая информация в количественном (натуральном) выражении. Возможность ведения количественного учета обычно используется в совокупности с аналитическим учетом. В этом случае можно получать более полную отчетную информацию по объектам аналитического учета — такую, например, как наличие товаров на складе, количество основных средств, закрепленных за одним подразделением и тому подобное.

Система 1С:Предприятие  позволяет вести валютный учет по нескольким валютам. Сама возможность ведения валютного учета задается в конфигурации системы. Все используемые валюты задаются в справочнике валют. Конкретный счет считается валютным, если ему задан соответствующий признак в плане счетов. Для всех валютных счетов итоговая информация накапливается на счете для каждой валюты отдельно, а также по счету в целом.

По каждой валюте итоговая информация по счету накапливается как в валютном выражении, так и в ее эквиваленте базовой валюты. Если в справочнике валют имеется курс, то при вводе проводок будет автоматически вычисляться сумма проводки по валютной сумме и текущему курсу. Также при ведении валютного учета, в системе 1С:Предприятие предусмотрен учет курсовых разниц. Ведение синтетического учета в полном объеме описано ниже по ходу работы.

2.3. План счетов.

 

Перед учетом любых хозяйственных  операций прежде всего определяется план счетов, на основе которого в дальнейшем будет вестись бухгалтерский учет. На предприятиях может использоваться стандартный план счетов, установленный нормативными документами а также другие специальные планы счетов.

Система счетов зависит  от учетной политики предприятия. Как  правило, на предприятии используется один план счетов, но на некоторых предприятиях, таких как совместные, может использоваться и несколько планов счетов. В системе 1С:Предприятие предусмотрена возможность ведения нескольких планов счетов.

Сам план счетов создается на этапе конфигурирования. При этом часть счетов может быть введена уже на этапе конфигурирования, такие счета обычно играют важную роль в работе различных элементов конфигурации — документов, отчетов. Остальные счета вводятся уже при работе с информационной базой. Такой дифференцированный ввод счетов служит защитой от возможных ошибочных действий пользователя при работе с программой, которые могут нарушить целостность учета.

Если при конфигурировании системы было назначено несколько  планов счетов, то в верхней части таблицы будут присутствовать закладки с названиями планов счетов.

В списке счетов выводятся  колонки, отражающие различные данные счета:

Код. – полный код счета, включающий все коды вышестоящих счетов;

Наименование – наименование счета (субсчета): строка, отражающая назначение счета;

Вал. – признак ведения валютного учета. Используется, если в конфигурации установлено ведение валютного учета. Если по счету или субсчету ведется валютный учет, то в графе «Вал.» ставится «+»;

Кол. – признак ведения количественного учета. Если по счету или субсчету ведется количественный учет, то в графе «Кол.» ставится «+»;

Заб. – признак забалансового счета. Если счет является забалансовым, то в графе «Заб.» ставится «+». Забалансовые счета не могут корреспондировать с балансовыми счетами. С другой стороны, по забалансовым счетам не контролируется соблюдение принципа двойной записи;

Акт. – признак активности счета. Данный признак может иметь значения: «А» — активный, «П» — пассивный, «АП» — активно-пассивный;

Субконто1, субконто5 –  это виды субконто счета. Количество этих колонок субконто определяется настроенным в конфигурации максимальным количеством субконто счетов.

Значения колонок определяют ведение аналитического учета по данному счету по указанным видам субконто. Например, указание в колонке «Субконто» вида субконто «Материалы» будет определять ведение учета по данному счету в разрезе материалов.

Все эти настройки  в плане счетов позволяют при  ведении бухгалтерского учета автоматически  выполнять валютный учет, количественный, а также выполнять проводки по хозяйственным операциям.

План счетов имеет  многоуровневую структуру. На верхнем  уровне находятся счета, на нижних —  подчиненные им субсчета. Как правило  план счетов имеет два уровня вложенности, соответствующих  схеме «счет-субсчет».

Как уже говорилось выше, план счетов содержит часть счетов и субсчетов, введенных на этапе  конфигурирования системы. Такие счета  практически недоступны для редактирования в сеансе работы пользователя. Эти  счета играют важную роль в целостной работе всей системы бухгалтерского учета на предприятии. У таких счетов можно редактировать только дополнительные реквизиты, если таковые имеются в плане счетов.

При вводе нового счета  программа задает вопрос, будут ли у счета субсчета? Если ответить утвердительно, то счет при записи становится группой, т. е. счетом верхнего уровня, и в дальнейшем может иметь субсчета. Счет-группа не может быть использован в проводках: в них могут быть использованы только его субсчета.

Если же при вводе счета ответить, что счет не будет иметь субсчетов, то такой счет не будет являться группой. Счет, не являющийся , группой, используется в проводках. Если в дальнейшем для такого счета потребуется ввести субсчета, то это можно будет сделать.

При вводе первого же субсчета данного счета в плане счетов будет автоматически создана группа с тем же кодом, который имел данный счет, а к коду самого счета будет добавлен код субсчета (0). То есть, фактически, существовавший ранее счет станет субсчетом созданной группы, при этом группа будет иметь тот же код, что был у счета.

На созданном субсчете будут автоматически отражены все  итоги, которые были на счете. Такой  механизм позволяет сохранять существующие итоги по счету, не имевшем субсчетов, на созданном автоматически субсчете.