Преимущества ведения бухгалтерского учета и анализа с использованием 1С: Предприятия

Ввод субсчета принципиально  не отличается от ввода счета. Если вводится новый субсчет для счета, который не был введен ранее, то в план счетов автоматически добавляется и сам счет.

При изменении настроек учета по субсчетам не могут быть отменены введенные настройки учета счета, которые автоматически распространяются на субсчета, а могут быть лишь включены дополнительные настройки. То есть, если по счету включено ведение валютного учета, то нельзя его отменить у субсчета, а если ведение валютного учета по счету не включено, то его можно включить по субсчету.

При редактировании настройки  аналитического учета счета предлагается диалог для выбора вида субконто из видов субконто определенных в конфигурации.

В диалоге выбора вида субконто существует возможность дополнительной настройки ведения аналитического учета.

Если у счета задан  один или более видов субконто, то у субсчета могут быть лишь добавлены  виды субконто справа от уже введенных  по счету.

Для счетов, созданных  в конфигурации, изменяться могут только дополнительные реквизиты счета, то есть код счета и настройки учета изменены быть не могут.

При изменении настроек счетов (аналитического, валютного, количественного учета, признака забалансовое) системе может потребоваться выполнить полный пересчет итогов. После изменения настроек счета будет выдано соответствующее предложение.

На этапе конфигурирования для любого реквизита планов счетов можно задать хранение истории изменения  его значения. Подобные реквизиты  планов счетов называются периодическими.

Если реквизит счета  является периодическим, то для него будет храниться не только самое  последнее значение реквизита, но и  все ранее существовавшие значения с датами их ввода. История изменения значения сохраняется отдельно для каждого счета, независимо от историй других счетов.

Если хранение истории  значения установлено для двух или  большего числа реквизитов планов счетов, на экран будет выдан список для  выбора нужного реквизита.

Таким образом, из рассмотренного выше следует, что план счетов в системе “1С:Предприятие” играет основополагающую роль в автоматизации бухгалтерского учета на предприятии. Именно в нем, благодаря установке разного рода реквизитов счетов, обусловливаются правила и структура ведения аналитического, количественного, валютного и синтетического учета. План счетов в системе “1С:Предприятие” воспринимается не только в традиционном бухгалтерском смысле, но и как основа алгоритмов автоматизации. Благодаря данным заложенным в план счетов строятся правила автоматического построения проводок в отдельных разделах автоматизации бухгалтерского учета. В тоже время он выступает как конструктор при подгонке автоматизации бухгалтерского учета для специальных нужд предприятия, создавая новые счета и определяя возможности для их включения в процес автоматизированного бухгалтерского учета. Правда некоторое колличество счетов, введенных в процессе конфигурирования и не подвластных обработке в плане счетов, существенно снижают возможности плана счетов как средства приспособления под определенные нужды предприятия программы автоматизации бухгалтерского учета силами самого бухгалтера. Для введения же изменений посредством “Конфигуратора” требуются специальные знания в области програмирования, что для бухгалтера не всегда возможно. Этот аспект существенно снижает как производительность системы так и возможности ее полноценного использования.

2.4.  Роль документов в автоматизации бухгалтерского учета.

 

В системе 1C: Предприятие информация о хозяйственных операциях, совершаемых на предприятии, может вводиться при помощи документов и сохраняться в журналах документов. При настройке конфигурации производится настройка документов и создаются необходимые журналы для их хранения.

Внешний вид журнала, его свойства, поведение управляющих  элементов определяются при настройке конфигурации задачи и, в общем случае, может быть самым разнообразным.

Документ может автоматически  формировать бухгалтерскую операцию, отражающую соответствующую хозяйственную операцию в бухгалтерском учете.

В процессе настройки  конфигурации задачи можно создавать практически неограниченное число журналов документов и назначать для хранения в одном журнале документы нескольких видов, причем одни и те же документы могут отображаться в нескольких журналах. Кроме того, в системе 1С:Предприятие существуют общие журналы, в которых отображаются все введенные в систему документы.

Так как вся работа с документами, в основном, ведется  в журналах, эти два понятия будут рассматриваться вместе.

Количество журналов документов, с которыми может работать пользователь, определяется его набором прав и устанавливается в Конфигураторе.

Журналы документов предназначены  лишь для удобного отображения списков  документов — документ не связан «жестко» с каким-либо журналом. Набор документов, отображаемых в том или ином журнале, полностью определяется конфигурацией. Один и тот же вид документа может отражаться в нескольких журналах.        

Кроме журналов, формируемых  на стадии конфигурирования, в системе 1C: Предприятие существуют два предопределенных журнала — «Полный» и «Прочие».                                 

Полный журнал, как  видно из его названия, отображает документы всех видов, и позволяет  работать со всеми введенными в систему  документами (разумеется, в пределах назначенных пользователю прав доступа).                                                 

Журнал «Прочие» используется для отображения тех документов, для которых в процессе описания конфигурации явно не указан конкретный журнал, в котором он должен отображаться.

Окно с журналом документов в общем случае представляет собой таблицу, имеющую четыре колонки, соответственно обозначающие: дата — дата документа, время — время документа, документ—  наименование вида документа, номер—  номер документа.

Эти четыре графы, как  правило, присутствуют в любом журнале. Кроме них, при настройке конфигурации может быть определено неограниченное количество дополнительных граф. Дополнительные графы используются для вывода значений любых других реквизитов документов, которые отображаются в данном журнале. Каждая строка журнала является ссылкой на документ.

В заголовке окна журнала  выдается название журнала, заданное при  конфигурации, и интервал видимости  документов, который можно изменить при работе с журналом.

По значениям реквизитов, которые выводятся в основных и дополнительных графах журнала, можно осуществлять произвольный поиск.

Документы могут иметь  три возможных состояния:

1)документ записан,  но не проведен;

2)документ проведен ;

3)документ помечен  на удаление.

Механизм отбора документов предоставляет пользователю возможность просматривать в журнале документы, отобранные по некоторому значению их реквизитов или по видам документов: например, можно отобрать все документы по конкретному складу или конкретной организации-контрагенту, или отобрать все приходные накладные.

Механизм отбора настраивается  в конфигурации. На этапе конфигурирования определяются виды отбора. Пользователь может выполнять отбор документов, используя только те виды отборов, которые определены в конфигурации системы. Например, в системе может быть определено два вида отбора: «по складу» и «по контрагенту». Конкретный склад или контрагент документа будет являться значением отбора.

При устанновке отбора возможно задать колличество значений, которые будут выбираться при заполнении списка существующих значений до выдачи предупреждения. Это позволяет исключить ситуацию, когда заполнение списка существующих значений будет происходить очень долго. Эта функция полезна при обработке большого объема данных. Также возможно установить отбор по диапазонам дат и сумм в документах. Это полезно когда неизвестны их точные значения.

На протяжении всего  сеанса работы в системе хранятся истории отборов. Если потребуется, можно вернуться к проводившемуся раньше отбору и выбрать его еще  раз.

Отбор записей в журнале может быть включен принудительно. В этом случае при работе с журналом документов пользователь всегда работает со списком документов, отобранных по некоторому значению, например, только с документами, которые он сам создавал. При этом документы, введенные другим пользователем, будут ему недоступны. Принудительный отбор устанавливается на этапе конфигурирования и обычно не может быть отменен пользователем.

Как уже отмечалось выше, любая операция хозяйственной деятельности предприятия может быть зафиксирована путем ввода информации в документ соответствующего вида и записи этого документа в журнал.

Документ может иметь  две основные части: шапку и табличную часть.

К шапке относятся  реквизиты, которые являются общими для документа, то есть имеют один экземпляр на документ. Например, для такого документа, как счет, это название клиента, реквизиты клиента и размер скидки.Табличная часть документа представляет собой список однотипных данных, которых может встречаться более одного на документ. Это, например, список товаров с количеством и номенклатурой для того же счета. Такое построение позволяет бухгалтеру более быстро составлять документы. К тому же он не может держать в голове все данные нужные для оформления документа и при ведении ручного бухгалтерского учета бухгалтер не застрахован от ошибок. Такое же построение формы заполнения документа снижает вероятность появления ошибок. Если это обусловлено конфигурацией, форма ввода документа может проверять корректность и полноту введенных данных, что также снижает вероятность появления ошибок. В случае неправильного ввода могут появляться соответствующие сообщения. Практически любой документ имеет поля для ввода даты и номера документа. Эти реквизиты обязательны для заполнения, и программа не позволит закончить ввод документа, если они не заполнены. Данная функция позволяет автоматически вести учет документов и значительно снижает возможность их подложной выписки.

Уникальность номеров  и правила их автоматического  присвоения могут быть определены едиными для нескольких видов документов. Например, это может быть сквозная нумерация для приходных и расходных накладных.

Новый документ может  быть введен путем копирования уже  существующего документа. В результате на экран будет выдана форма документа, в которой все реквизиты, за исключением номера и даты документа, будут скопированы из реквизитов документа-образца, что также позволяет экономить время бухгалтера. Для этих же целей в 1С:Предприятии имеется возможность копировать информацию из документа одного вида в документ другого вида. В этом случае для ввода новых документов можно использовать механизм «на основании». Этот механизм позволяет, например, создать накладную, перенеся в нее информацию из ранее выписанного счета. Эта процедура позволяет дополнительно уменьшить возможность ошибок при заполнении документа.

Наряду с режимом  ввода «на основании», в системе 1С:Предприятие существует возможность  создания подчиненных документов, которая  позволяет организовывать цепочки  взаимосвязанных документов. Рассмотрим типичный пример реализации такой возможности. Клиенту был выписан счет на оплату товаров. При получении денег информация о платежном поручении была введена в систему со ссылкой на ранее выписанный счет. Позже, при выписке накладных на отпуск товаров по оплаченному счету, в накладные также была введена ссылка на счет. В этом случае между счетом и документами, которые «последовали» за счетом, устанавливаются отношения подчинения. При работе с таким счетом можно вызвать на экран список всех подчиненных ему документов для просмотра и редактирование этих документов. Возможность установки между документами отношений подчинения задается на этапе конфигурирования.

Часто режим ввода  «на основании» и возможность  создания подчиненных документов используются совместно. В приведенном выше примере заполнение накладных на отпуск товара удобно организовать при помощи ввода «на основании», тогда накладные можно заполнять путем переноса информации из ранее выписанного счета.

Если для документа  существует печатная форма, то она открывается в стандартном редакторе таблиц системы 1С:Предприятие. При необходимости, автоматически построенная печатная форма может быть отредактирована без распечатки.

При записи документа  в журнал существует возможность  указать время документа.

Возможность указания времени  записи документа является важной особенностью системы 1С:Предприятие. По времени записи документы сортируются в журнале в пределах одного дня, и в такой же последовательности документы будут обрабатываться при выполнении каких-либо расчетов или построении отчетов. Таким образом, время документа служит не столько для отражения астрономического времени его ввода в систему, сколько для четкого упорядочивания документов внутри даты.                   

Проведением документа называется действие, которое выполняет изменения других данных системы на основании информации документа. Это действие дает возможность документу влиять на бухгалтерские итоги, а также в некоторых случаях позволяет формировать бухгалтерские проводки на основе данных введенных в документ.

Обычно после проведения документ закрывается. В некоторых случаях при проведении документа возникает ситуация, из-за которой проведение не может быть выполнено. Например, при проведении расходной накладной обнаружено, что на складе не числится нужного количества товара. Будет выдано сообщение, о невозможности выполнить проведение документа. В этом случае документ не будет закрыт автоматически, а будет предложено закрыть документ. Если отказаться от закрытия документа, то можно внести в него исправления и заново попробовать провести документ. Эта функция документов позволяет вести дополнительный контроль за запасами на предприятии.

При отмене проведения документа  отменяются все действия, которые он выполнил в процессе проведения.

Для документов бухгалтерского учета проведение используется прежде всего для отражения в бухгалтерском  учете хозяйственной операции, информация о которой введена в документ.

Информация о движении средств отражается в бухгалтерском  учете в виде бухгалтерских операций, содержащих бухгалтерские проводки. В процессе проведения происходит собственно запись проводок операции и отражение их в бухгалтерских итогах.

Если документ становится не проведенным, то из журнала проводок удаляются проводки, сформированные этим документом. Также может быть удалена и операция, сформированная документом, если она сформирована только при проведении, что определяется в конфигурации. Кроме того, если документ при проведении изменял значения периодических реквизитов справочников, то изменения, сделанные этим документом, также удаляются.

При работе в журнале  документов и в форме документа  существует возможность открыть операцию текущего документа, открыть журнал проводок для показа проводок текущего документа, а также выполнить переход в журнал операций и журнал проводок по текущему документу.

Из всего выше сказанного выходит, что документы в системе 1С:Предприятие играют основную роль для ввода информации о хозяйственной  деятельности предприятия точно  также как и в ручном бухгалтерском учете. Но в программе они выполняют также роль основания для формирования бухгалтерских проводок на основе этой информации. Кроме того они выступают как средство контроля за правильностью ввода информации, наличии запасов на предприятии и возможностью выписки подложных документов. Также они используются для создания печатных форм стандартных документов используемых на предприятии.