Преимущества ведения бухгалтерского учета и анализа с использованием 1С: Предприятия

Одной из наиболее удобных  возможностей системы отчетов 1С:Предприятии  является возможность детализации (расшифровки) отчетов. Стандартные  отчеты в данной конфигурации 1C:Предприятии представляют собой фактически целостную систему, которая позволяет формировать одни отчеты на основании других, детализируя данные отчета. При самом нижнем уровне детализации выполняется переход к конкретной проводке операции.

Печатные формы отчетов  показаны в Приложении 1:

Используемые на практике отчеты можно условно разделить на несколько типов.

Регламентированные  отчеты. Это отчеты, предназначенные, для передачи различным контролирующим инстанциями. Состав и содержание этих отчетов определяются различными государственными органами. Разумеется их состав зависит от страны в которой используется программа. Данные отчеты разрабатываются обычно фирмой 1С, и ее региональными партнерами для других стран. Кроме того, отдельные регламентированные отчеты могут создаваться самими пользователями программы, например, это может касаться специфических отраслевых или местных отчетных форм. Печатные формы по ним приведены в прил.1.

В комплект поставки 1С:Предприятия  входит набор регламентированных отчетов. Это, прежде всего, налоговые и бухгалтерские отчеты, предназначенные для предоставления налоговым органам, а также отчеты, предназначенные для предоставления в различные фонды.

Данный набор регламентированных отчетов ежеквартально обновляется фирмой «1C» и распространяется среди зарегистрированных пользователей программы.

Именно эти отчеты служат эквивалентами стандартных  форм бухгалтерской отчетности. Так  что формы и порядок составления этих отчетов хорошо известны бухгалтерам. Только при ведении ручного бухгалтерского учета им приходится самим заполнять и рассчитывать нужные для них данные. В системе 1С:Предприятие они рассчитываются, заполняются и формируются их печатные формы самостоятельно на основании данных бухгалтерского учета. Бухгалтеру достаточно просто приказать программе сформировать их.

Для формирования книги продаж в программе «1C: Предприятие» служит отчет «Книга продаж». Он формируется на основании введенных ранее документов «Счет-фактура» и «Запись книги продаж». При его вызове на экран выдается запрос параметров вывода отчета, в котором необходимо указать, за какой период формировать отчет.

Сформированный отчет открывается в виде табличного документа, который может затем быть выведен на печать.

Порядок формирования книги  продаж зависит от значения константы «Метод определения выручки», которая задает критерий включения в книгу продаж выписанных счетов-фактур.

Если константа принимает  значение «По отгрузке», в книгу  продаж будут включены документы «Счет-фактура» и «Запись книги продаж», даты которых попадают в период построения книги.

Если константа принимает значение «По оплате», в книгу продаж включаются документы, у которых в указанный период попадает дата оплаты (а не дата самого документа). Так как, в самом общем случае, дата оплаты может быть любой, то в книгу продаж будут включены документы с произвольной датой самого документа, но с датой оплаты, лежащей в диапазоне, указанном при построении книги продаж.

Для формирования книги  покупок в типовой конфигурации «1C:Предприятия» служит отчет «Книга покупок». Он формируется на основании введенных ранее документов «Запись книги покупок». При его вызове на экран выдается запрос параметров вывода данного отчета, в котором необходимо указать, за какой период формировать отчет.

Сформированный отчет  открывается в виде табличного документа, который может затем быть выведен на печать.

В книгу покупок будут  включены документы «Запись книги  покупок», у которых заполнены обе даты — дата оприходования товара (работы, услуги) и дата оплаты счета, и более поздняя из этих двух дат лежит в диапазоне, указанном при построении книги покупок. Записи в книге покупок упорядочиваются по более поздней дате из двух: даты оприходования товара или даты оплаты.

Следует иметь в виду, что подсчет итоговых сумм по графам книги покупок выполняется с учетом знаков сумм, введенных в реквизит «Всего покупок, включая НДС» и в реквизиты раздела «В том числе» документа «Запись книги покупок», и с учетом флажка «Включать в итоговые суммы». В самом общем случае, итоговые суммы в графах книги покупок могут быть не равны сумме значений по строкам книги покупок.

Стандартные отчеты. Обычно они входят в состав типовой конфигурации. Стандартные отчеты предназначенные для использования практически в любых организациях и для любых разделов бухгалтерского учета. В основном, они выдают бухгалтерские итоги в различных разрезах для любых указываемых счетов, видов субконто, валют. К стандартным относятся такие отчеты как «Оборотно-сальдовая ведомость», «Шахматка», «Анализ счета», «Карточка счета» и другие. Такие отчеты используются очень широко непосредственно при ведении бухгалтерского учета для анализа бухгалтерских итогов на уровне счетов, субсчетов, валют, объектов аналитики, различных периодов и детальных проводок.

Ниже мы рассмотрим в  отдельности стандартные отчеты имеющиеся в стандартной конфигурации 1С Предприятии.

Оборотно-сальдовая  ведомость. Оборотно-сальдовая ведомость содержит для каждого счета информацию об остатках на начало и на конец периода и оборотах по дебету и кредиту за установленный период. Этот отчет является одним из наиболее часто используемых отчетов в бухгалтерской практике. При выборе пункта «Оборотно-сальдовая ведомость» на экран будет выдан запрос для настройки параметров оборотно-сальдовой ведомости. В этом запросе надо указать:

• за  какой  период  необходимо  сформировать  оборотно-сальдовую ведомость. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода;

• составлять ли ведомость в целом по счетам (флажок «Данные по субсчетам» снят) и дополнительно показывать остатки и обороты на субсчетах (флажок «Данные по субсчетам» установлен);

• показывать ли для счетов с признаком валютного учета  остатки и обороты только в рублях (флажок «Данные по валютам» снят) или дополнительно по каждой валюте в отдельности (флажок «Данные по валютам» установлен). В первом случае в строках ведомости будет отражаться суммарный рублевый эквивалент валютных сумм, во втором — дополнительно показываться данные в валюте.

Ведомость приводится в виде списка, в котором для каждого счета и субсчета, имеющего ненулевое сальдо или обороты за данный период, приводятся код счета и субсчета, остаток на начало периода, обороты за период по дебету и по кредиту счета и остаток на конец периода.

Для счетов, по которым  ведется валютный учет, в оборотно-сальдовой  ведомости могут выводиться (если в настройке параметров отчета установлен флажок «Данные по валютам») отдельные строки по каждой валюте. В этих строках в графе «Счет», помимо наименования счета, указывается краткое наименование валюты, а суммы в них выражаются как в валюте, так и в рублевом эквиваленте.

В нижней строке ведомости  выводятся итоги по оборотам и  остаткам по всем счетам.

При просмотре ведомости вы можете получить более подробные сведения о показателях по интересующему вас счету.

На экран будет выдано меню, в котором вы должны будете выбрать, какой именно отчет по счету вас интересует:

• карточка счета;

• ведомость по субконто;

• анализ счета;

• отчет по проводкам;

• обороты счета (главная  книга);

• журнал-ордер (ведомость) по счету.

После этого будет  выдан соответствующий отчет.

Сводные проводки. Список сводных проводок — это отчет, содержащий обороты между счетами (суммы в дебет одного счета с кредита другого) за некоторый период времени.

При выборе пункта «Сводные проводки» на экран будет выведен  запрос параметров вывода сводных проводок. В этом запросе надо указать:

• за какой период необходимо сформировать отчет о сводных  проводках. Период задается выбором  даты начала периода и даты окончания  периода;

• выводить ли сводные  проводки без учета валют (при  этом для валютных счетов будут отражаться итоговые данные в рублях без детализации по валютам) или с учетом валют (т.е. с указанием данных по конкретной валюте);

• сортировать ли сводные  проводки в порядке счетов дебета проводки (флажок «По кредиту» снят) или в порядке счетов кредита проводки (флажок «По кредиту» установлен);

• Выводить ли обороты  по субсчетам (флажок «Данные по субсчетам» установлен) или только по основным счетам (флажок «Данные по субсчетам» снят).

После этого программа  сформирует список сводных проводок и выведет его для просмотра. Для каждой корреспонденции счетов, для которой в указанном периоде были выполнены какие-либо проводки, в списке сводных проводок выводятся номера и наименования счетов и итоговые суммы корреспонденции между ними. Если список сводных проводок приводится с учетом валют, то для валютных счетов указываются также и сведения по каждой валюте.

При просмотре списка сводных проводок можно получить более подробные сведения по конкретному счету. При таком запросе на экран будет выведен отчет по журналу проводок, содержащий проводки с данной корреспонденцией счетов.

  Шахматка. Шахматка — это отчет, содержащий табличное представление оборотов между счетами за некоторый выбранный период. Шахматка часто используется бухгалтерами, так как дает наглядное представление о движении средств и обязательств организации.

Перед построением шахматки на экран будет выведен запрос параметров построения отчета. В этом запросе надо указать:

• за какой период необходимо сформировать шахматку. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода;

• выводить ли шахматку без учета валют (при этом для  валютных счетов будут отражаться итоговые данные в рублях без детализации по валютам) или с учетом валют (т.е. с указанием данных по конкретной валюте);

• выводить ли обороты  по субсчетам (флажок «Данные по субсчетам» установлен) или только по счетам в целом (флажок «Данные по субсчетам» снят).

Шахматка представляет собой таблицу, в которой строки соответствуют дебетуемым счетам, столбцы — кредитуемым счетам, а в ячейках (клетках) на пересечении выводятся суммы оборотов за выбранный период в дебет счета, указанного в левой части строки, с кредита счета, указанного в верхней части содержащего данную ячейку столбца. Слева и сверху в шахматке отображаются номера счетов дебета и кредита, а справа и снизу — обороты по этим счетам.

В этом отчете существует также возможность запросить  детализацию сведений по выделенной курсором корреспонденции счетов. На экран будет выведен отчет по журналу проводок, содержащий проводки с данной корреспонденцией счетов.

Обороты счета (Главная книга). Отчет «Обороты счета» используется для вывода оборотов и остатков счета за каждый месяц. Он может быть очень полезен при подведении итогов и составлении отчетности.

В запросе настройки  оборотов счета надо указать:

• за какой период необходимо сформировать отчет. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода;

• по какому счету формировать  отчет. Если счет не указан, отчет формируется по всем счетам в целом без разделения остатков и оборотов по субсчетам;

• выводить ли обороты  по счету без учета валют (при  этом для валютных счетов будут отражаться итоговые данные в рублях без детализации  по валютам) или с учетом валют (т.е. с указанием данных по конкретной валюте);

• выводить ли обороты  по субсчетам (флажок «Данные по субсчетам» установлен) или только по счетам в целом (флажок «Данные по субсчетам» снят).

Кроме того, в этом запросе  можно установить, должны ли выводиться остатки на начало и конец периода, суммарные обороты за период и обороты с другими счетами по дебету и кредиту данного счета.

Отчет представлен в  виде таблицы, каждая строка которой  содержит обороты по счетам за месяц. Количество строк в отчете зависит от количества полных и неполных календарных месяцев, вошедших в период отчета. Количество колонок зависит от количества счетов, корреспондирующих с данным счетом в этом периоде.

При детализации на экран  будет выведен отчет по журналу  проводок, содержащий все проводки по счету за отчетный период (если курсор установлен на ячейку с начальным или конечным сальдо или с оборотами), или все проводки с указанной корреспонденцией счетов (если курсор установлен на ячейку с данными о корреспонденции счетов).

 Журнал-ордер и ведомость по счету. Отчет «Журнал-ордер и ведомость по счету» по существу представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо), детализированный по датам (периодам) или по проводкам (операциям).

В запросе настройки  отчета надо указать:

• за какой период необходимо сформировать отчет. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода;

• по какому счету формировать  отчет;

• выводить ли обороты  по счету без учета валют (при  этом для валютных счетов будут отражаться итоговые данные в рублях без детализации по валютам) или с учетом валют (т.е. с указанием данных по конкретной валюте);

• выводить ли обороты  по субсчетам (флажок «Данные по субсчетам» установлен) или только по счетам в целом (флажок «Данные по субсчетам» снят);

• выводить ли остатки  на начало и конец периода, суммарные  обороты за период и обороты с  другими счетами по дебету и кредиту  данного счета;

• вариант детализации  отчета:

Проводка   -     каждая строка отчета соответствует проводке;

Операция    -   каждая строка отчета соответствует операции;

Дата      -      каждая строка отчета соответствует дате;

Неделя   -       каждая строка отчета соответствует неделе;

Декада  -    каждая строка отчета соответствует декаде,