Совершенствования методов учета основных средств

  3.1 Документальное оформление и аналитический учет основных средств

Сложившейся в настоящее время системой нормативного регулирования бухгалтерского учета законодательно установлены единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в РФ.

Все операции с основными средствами с момента их постановки на учет и до момента выбытия в ООО «Мостранс-Юг» оформляются типовыми первичными документами.

Действующие нормы предусматривают обеспечение единообразного ведения бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, осуществляемых организациями; составление и представление сопоставимой и достоверной информации об имущественном положении организаций, необходимой пользователям бухгалтерской информации.

Обеспечение бухгалтерской информацией внутренних и внешних пользователей является одной из основных целей бухгалтерского учета.

Обязательность документирования хозяйственных операций установлена Федеральным законом от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в редакции Федеральных законов от 23.07.1998 г. № 123-ФЗ, 28.03.2002 г. № 32-ФЗ, 31.12.2002 г. № 187-ФЗ, 31.12.2002 г. № 191-ФЗ).

В настоящее время все организации обязаны применять в процессе бухгалтерского учета унифицированные формы первичной учетной документации, содержащиеся в соответствующих альбомах унифицированных форм, разрабатываемых и утверждаемых Госкомстатом РФ.

Движение основных средств связано с осуществлением хозяйственных операций по поступлению, внутреннему перемещению и выбытию основных средств. Указанные операции оформляют типовыми формами первичной учетной документации.

Операциями по поступлению основных средств являются ввод их в действие в результате осуществления капитальных вложений, безвозмездное поступление основных средств, аренда, лизинг, оприходования неучтенных ранее основных средств, выявленных при инвентаризации, внутреннее перемещение.

Для учета движения основных средств (в том числе, оборудования, требующего монтажа) предусмотрены унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7.

С 2004 г. в  ООО  «Мостранс-Юг» применяются новые унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств,  приведенные в табл. 3.1.

Таблица 3.1

Унифицированные формы первичной учетной документации

Как видно из вышеприведенной таблицы формы подразделены на группы, в зависимости от назначения, состава и количества объектов основных средств, а также различных стадий движения основных  средств.

Поступающие основные средства принимает комиссия, назначаемая руководителем организации. Для оформления приемки комиссия составляет в одном экземпляре акт  о приеме-передаче основных средств на каждый объект в отдельности. Общий акт на несколько объектов можно составляется лишь в том случае, если объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты одновременно под ответственность одного и того же лица.

В актах указывается  наименование объекта, год постройки или выпуска заводом, краткую характеристику объекта, первоначальную стоимость, присвоенный объекту инвентарный номер, место использования объекта и другие сведения, необходимые для аналитического учета основных средств.

После оформления акт приемки-передачи основных средств перелают в бухгалтерию организации. К акту прилагают техническую документацию, относящуюся к данному объекту (паспорт, чертежи и т.п.).

На основании этих документов бухгалтерия производит соответствующие записи в инвентарные карточки основных средств, после чего техническую документацию передают в технический или другой отделы предприятия. В инвентарных карточках ведется аналитический учет основных средств.

Акт утверждает руководитель организации. При передаче основных средств другой организации акт составляют в двух экземплярах (для организации, сдающей, и организации, принимающей основные средства).

Помимо актов о приеме-передаче основанием для принятия объектов основных средств к учету служат расчетные и сопроводительные документы, подтверждающие их поступление в организацию:

• счет и счет-фактура поставщика на поступивший объект основных средств;
• документы (счета, счета-фактуры и др.), подтверждающие расходы, связанные с поступлении объекта основных средств и приведением его в состояние, пригодное для использования;
• платежно-расчетные документы, свидетельствующие об оплате объекта основных средств и расходов, связанных с его приобретением.
• договор о приобретении объекта основных средств (при приобретении объекта за плату);
• договор с подрядной организацией (при строительстве объекта основных средств подрядным способом);
• договор дарения и письменное сообщение (авизо) организации о принятии к учету безвозмездно полученного объекта НМД (при безвозмездном получении объекта основных средств);
• договор мены (при поступлении объекта основных средств в обмен на другое имущество) и др.

Поступившее на склад оборудование для установки оформляют актом о приемке оборудования, В акте указывают наименование оборудования, тип, марку, количество единиц, стоимость, обнаруженные дефекты. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается всеми членами приемной комиссии. В случае невозможности произвести качественную приемку оборудования при его поступлении на склад акт о приемке оборудования является предварительным, составленным по наружному осмотру.

На дефекты, выявленные в процессе ревизии, монтажа или испытания оборудования, составляется акт о выявленных дефектах оборудования. В нем указывают по каждому наименованию оборудования выявленные дефекты и мероприятия или работы для устранения выявленных дефектов. Акт подписывают представители заказчика, подрядчика и организации-исполнителя.

Внутреннее перемещение основных средств из одного цеха (производства, отдела, участка) в другой, а также их передачу из запаса (со склада) в эксплуатацию оформляют актом (накладной) приемки-передачи основных средств. Акт-накладную выписывает в двух экземплярах работник цеха (отдела) сдатчика. Первый экземпляр с распиской получателя и сдатчика передают в бухгалтерию для записи в инвентарной карточке, а второй остается у сдатчика для отметки о выбытии соответствующего объекта в инвентарном списке основных средств. Для оформления документации на списание объектов основных средств в организации (если наличие основных средств является существенным) приказом руководителя может быть создана постоянно действующая комиссия.

В компетенцию комиссии входят:

• осмотр объекта, подлежащего списанию с использованием необходимой технической документации, а также данных бухгалтерского учета, установление непригодности объекта к восстановлен дальнейшему использованию;
• установление причин списания объекта (физический и моральный износ, реконструкция, нарушение условий эксплуатации, аварии, стихийные бедствия и иные чрезвычайные ситуации, длительное не использование объекта для производства продукции либо для управленческих нужд);
• выявление лиц, по вине которых произошло преждевременное выбытие объектов основных средств из эксплуатации, внесение предложений о привлечении этих лиц к ответственности, уставленной действующим законодательством;
• возможность использования отдельных узлов, деталей, материалов списываемого объем оценка исходя из цен возможного использования;
• осуществление контроля за изъятием из списываемых объектов основных средств цветных и драгоценных металлов, определением их количества, веса;
• составление актов о списании объектов основных средств.

Для оформления списания объектов основных средств должны использоваться следующие унифицированные формы первичной учетной документации:

• для объекта основных средств — ант о списании объекта основных (кроме автотранспортных средств) по форме № ОС-4;
• для автотранспортных средств — акт о списании автотранспортных средств (форма №  4а);
• для групп объектов основных средств — акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) по форме № ОС-46.

Акты должны содержать год изготовления или постройки объекта, дату поступления в организаций дату ввода в эксплуатацию, первоначальную стоимость объекта (для переоцененных объектов — восстановительную стоимость), сумму начисленной амортизации, количество проведенных капиталы) ремонтов, причины списания и возможность использования отдельных узлов и деталей списываем» объекта.

При списании автотранспортных средств дополнительно указываются пробег автомобиля и техническая характеристика агрегатов и деталей автомобиля и возможности дальнейшего их использования.

Данные акты составляются в двух экземплярах, подписываются членами комиссии и утверждала руководителем организации или уполномоченным им лицом,

Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств, и является основанием для сдачи на склад запасных частей, материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания объекта основных средств

При списании зданий или сооружений дополнительно к форме № ОС-4 составляется акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений m форме № М-35 .В случае списания автотранспортного средства в бухгалтерию вместе с актом формы № передается акт об аварии, с указанием причин, вызвавших аварию, если она имела место, а также документ, подтверждающий снятие его с учета в Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел РФ (ГИБДД — ГАИ).

Соответствующие записи о списании объекта основных средств производятся в документе, открываемом по месту его нахождения. В частности, бухгалтерия организации делает соответствующие записи в инвентарные карточки (книгу) учета объектов основных средств. Инвентарные карточки на объекты основных средств, списанных с бухгалтерского учета в течение отчетного месяца, хранятся до конца месяца обособленно от инвентарных карточек других объектов основных средств. Затем они хранятся в общем порядке в течение срока, определяемого руководителем организации.

Правильное оформление первичных учетных документов, их проверка и последующее отражение в бухгалтерском учете являются важнейшими элементами работы любого бухгалтера. Установленным законом нормам придается большое значение в учете хозяйственных операций на основании правильно оформленных первичных документов. Именно на основании первичных учетных документов ведется бухгалтерский учет. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции, они должны содержать достоверные данные.

3.2. Синтетический учет поступления, движения и выбытия основных средств

Для учета наличия и движения основных средств в ООО «Мостранс-Юг» используется активный, инвентарный, балансовый счет 01 «Основные средства». По дебету этого счета отражается остаток основных средств на начало периода и поступления, а по кредиту  их выбытие. Учет ведут по первоначальной стоимости.

Поступление основных средств на предприятии осуществляется за счет:

• Нового строительства объектов;
• Приобретения за плату;
• Внесения учредителями в счет вклада в уставный капитал;
• Безвозмездного получения от юридических и физических лиц;
• В обмен на другое имущество.

Поступление основных средств оформляется актом приемки-передачи типовой формы ОС-1. Акт составляется комиссией, назначенной руководителем. В состав комиссии входят: главный инженер, главный бухгалтер, рабочие. Представитель передающей стороны. На каждый объект составляется отдельный акт в двух экземплярах. В акте указывается его номер и дата составления, наименование организации, сдающей и принимающей объект, его заводской номер, инвентарный номер, первоначальная стоимость, год выпуска и дата ввода в эксплуатацию, норма амортизации, размер отчислений в ремонтный фонд, результаты испытания объекта, номер синтетического и аналитического счета, подписи членов комиссии и лица ответственного за сохранность поступившего объекта. На поступивший объект открывается инвентарная карточка, о чем  также делается отметка в акте.  Инвентарные карточки  хранятся в специальной картотеке по классификационным группам. Акт приемки-передачи утверждается руководителем предприятия. К акту прилагается техническая документация на принятый объект (паспорт, чертежи). На основании акта приемки-передачи производятся записи на счетах бухгалтерского учета.

Все затраты, связанные с поступлением основных средств,  относят сначала в дебет счета 08 «Вложения во внеоборотные активы», а по кредиту этого счета затраты списываются и объекты приходуются  в состав основных средств.